Información Documentada

Summary

El curso virtual de Lteam Gestión de la Información Documentada se enfoca en la creación, control y integridad de la información para mejorar la eficiencia y la gestión de riesgos en una organización. Se explica el ciclo documental, la importancia de la documentación y los principios de homogeneidad, extensión, consenso y equilibrio. Se destaca que los documentos deben responder a preguntas clave sobre actividades y procesos, y se menciona la norma ISO 9001, que establece criterios para el control de la información y la evidencia de conformidad en auditorías.

Takeaways

• 📚 La gestión de la información es fundamental para la creación, control e integridad de la información de una organización.
• 🔍 El ciclo documental es el punto de partida para la gestión de información, definiendo criterios de creación y control de documentos.
• 📈 Identificar la información y tipos de documentos necesarios es esencial para planificar la estructura documental.
• 🖥 Es importante considerar el soporte de los documentos, ya sea físico o digital.
• 📝 La documentación debe ser homogénea, extensa, consensuada y equilibrada.
• 🔑 La creación de documentos sigue un proceso que incluye identificación, creación, aprobación, uso y control.
• 📋 Los documentos deben responder a preguntas clave sobre actividades para garantizar claridad y comprensión.
• 📊 La documentación puede utilizar diferentes metodologías, como cursogramas, flujogramas o pictogramas.
• 🔗 La ISO 9001 establece requisitos para el control de la información, incluyendo identificación, almacenamiento, preservación y acceso.
• 🛡️ La organización debe mantener y proteger la información documentada para demostrar conformidad y mejorar el sistema de gestión.

Q & A

¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de la información documentada?

El objetivo principal es la creación, control e integridad de la información de una organización, lo que permite la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de riesgos y la continuidad del mismo.

¿Qué es el ciclo documental y cómo inicia la gestión de la información?

El ciclo documental es el proceso por el cual un equipo de trabajo define los criterios de creación y control de los documentos según las necesidades de los procesos y recursos de la organización. La gestión de la información inicia con este ciclo.

¿Qué se debe identificar para planificar la estructura documental?

Se debe identificar la información, los tipos de documentos requeridos y el medio de soporte que los contiene, ya sea físico o digital.

¿Cuáles son los principios a tener en cuenta al elaborar la documentación?

Los principios a tener en cuenta son Homogeneidad, Extensión, Consenso y Equilibrio.

¿Cómo se inicia la elaboración de un documento según el guion?

La elaboración de un documento inicia con la identificación de la necesidad, sigue con su creación, aprobación, uso y termina en la definición de los criterios de disponibilidad y control del mismo.

¿Qué métodos se pueden utilizar para elaborar documentos?

Los documentos pueden elaborarse utilizando métodos como cursogramas, flujogramas, pictogramas, entre otros.

¿Cuáles son las preguntas clave que deben responder los documentos que describen el desarrollo de actividades?

Los documentos deben responder a las preguntas de qué se hace, por qué lo hace, quién lo hace, cuándo lo hace, dónde lo hace y cómo se hace.

¿Qué es lo que la documentación no debería ser según el curso?

La documentación no debería ser un fin en sí misma, sino que debería ser una actividad que aporte valor al sistema de gestión de calidad.

¿Cuáles son las nueve condiciones que el control de la información debe garantizar según la ISO 9001?

Las nueve condiciones son: identificación, almacenamiento, preservación, acceso, recuperación, distribución, retención, disposición y control de cambios.

¿Qué información documentada debe mantener una organización según la ISO 9001?

La información documentada que debe mantener una organización incluye el alcance del sistema, la operación de los procesos, la política y objetivos de calidad, y la información requerida para la eficacia del sistema, el control de la producción y provisión del servicio.

¿Cómo la ISO 9001 trata la información documentada de origen externo?

La ISO 9001 establece que la información documentada de origen externo que la organización determine como necesaria debe ser identificada y controlada según sea apropiado.

¿Qué papel juega la documentación en las auditorías según el guion?

La documentación juega un papel básico en las auditorías, proporcionando los criterios para llevar a cabo su ejecución y las evidencias para la demostración de la conformidad y mejora del sistema de gestión.