Conta Como realizar un inventario

Summary

Este video explica el proceso de realización de un inventario físico en un centro comercial. Se discuten los objetivos del inventario, como determinar el valor de las existencias y ajustar diferencias entre el inventario contable. Se describen los roles de los participantes, incluyendo contadores, supervisores y auditores, y se detallan las responsabilidades de cada uno. Además, se presentan los preparativos necesarios, como la preparación de bodegas, góndolas y áreas de ventas, y se enfatiza la importancia de la concentración y la precisión en el conteo para evitar errores.

Takeaways

• 📦 El inventario físico es un recuento de mercancías en una tienda para conocer el valor en pesos de las existencias, determinar utilidades o pérdidas y ajustar diferencias con el inventario contable.
• 👥 Todo el personal participa en el inventario físico, excepto aquellos con dificultades para leer o escribir; se asignan roles como contadores, supervisores y auditores según su experiencia y responsabilidad.
• ⏰ El inventario se realiza de 9 de la noche a 7 de la mañana, con un receso para alimentos proporcionados por la empresa.
• 🏪 El bodeguero debe asegurarse de que cada mercancía esté en su lugar correspondiente, sin cajas abiertas ni productos en lugares incorrectos.
• 📝 El gerente entrega un plano de la tienda con áreas numeradas para registrar la ubicación física de los productos y se asignan personas para capturar estos datos.
• 🧊 Las góndolas, vitrinas y congeladores deben prepararse con mercancías organizadas de atrás hacia adelante y productos vencidos o dañados deben ser retirados.
• 📋 La mesa de control debe organizar el material de trabajo, asignar áreas difíciles a personal experimentado y recolectar hojas de conteo de auditores.
• 🔢 Los contadores cuentan en silencio mientras los supervisores anotan las cantidades; ambos deben estar de acuerdo en las cifras para evitar errores.
• 🧐 Los auditores deben conocer bien sus áreas, asegurar que contadores y supervisores sigan los procedimientos y resolver cualquier duda durante el conteo.
• 🚫 No se permite sacar mercancía al piso de ventas una vez iniciado el inventario y se debe asegurar que las áreas asignadas estén bien delimitadas.

Q & A

¿Qué es un inventario físico y para qué sirve?

Un inventario físico es el recuento físico de las mercancías existentes en la tienda a una determinada fecha. Sirve para determinar el valor en pesos de la mercancía en existencia, conocer el valor total de la mercancía para determinar la utilidad o pérdida durante el año, y para conocer las diferencias de faltante, sobrante de cada producto al compararlo con el inventario contable, realizando los ajustes necesarios.

¿Quiénes participan en un inventario físico y cuál es su papel?

Todos el personal a excepción de aquellos que por su bajo nivel de estudios se les dificulte leer o escribir participan en un inventario físico. Los contadores son empleados con poca experiencia en el levantamiento de un inventario, los supervisores son empleados con experiencia y un alto sentido de responsabilidad, y los auditores son el personal administrativo, jefes y subgerentes de departamento, gerentes y subgerentes de tienda.

¿Cuál es el horario para levantar el inventario en el centro comercial Guajardo?

El horario para levantar el inventario es de nueve de la noche a siete de la mañana.

¿Qué se debe verificar durante la preparación para el inventario físico en las bodegas?

Se debe verificar que cada mercancía esté en el lugar que le corresponde, que todas las cajas estén cerradas y de origen, y que el contenido de piezas sea igual al original de la caja. También se debe verificar que las cajas en repack estén correctamente identificadas y que no haya piezas sueltas en bodega al momento del inventario.

¿Cómo se prepara la elaboración del pre-lista para el inventario?

El gerente entrega un plano de las áreas de la tienda numeradas al departamento de sistemas. Se necesitan diez personas, cinco de sistemas y cinco de piso de venta, para registrar la ubicación física de cada tipo de producto y su ubicación en su respectiva área dentro del mapa. El orden de captura es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.

¿Qué se debe hacer con los productos vencidos o en malas condiciones durante la preparación de góndolas y congeladores?

Los productos vencidos, sin etiquetas o en condiciones no aptas para su venta, como bolsas rotas, platos golpeados o enmohecidas, deben ser retirados y reportados como merma o devolución según sea el caso.

¿Cuál es el procedimiento para el levantamiento de inventario físico en piso de ventas?

El gerente habrá elaborado un plano de todo el piso de ventas con los muebles de exhibición y las mercancías principales. Se llenarán hojas para la mesa de control, dividiendo cada góndola en áreas numeradas y colocando cartulinas para delimitar las áreas. El gerente asignará contadores, supervisores y auditores a cada área.

¿Qué obligaciones tiene el responsable de mesa de control durante el inventario?

El responsable de mesa de control debe dotarse de material de trabajo, tener ordenadas las hojas de cada área, asignar áreas difíciles a personal con más experiencia, registrar la hora de inicio y final del conteo, recolectar las hojas de los auditores correctamente llenadas y entregarlas al departamento de sistemas.

¿Cuáles son las responsabilidades de un contador y un supervisor durante el inventario de piso de venta?

Presentarse 15 minutos antes del inicio del inventario, trabajar junto con el supervisor asignado, identificar y contar los productos en la área asignada, cotejar las cantidades hasta estar de acuerdo, evitar distracciones y errores, y entregar las hojas al auditor de la área al terminar.

¿Qué responsabilidades tiene el auditor de áreas durante el inventario?

El auditor debe conocer perfectamente las áreas que le tocan auditar, asegurarse de que los contadores y supervisores realicen el inventario según los procedimientos, aclarar dudas, revisar un 40 por ciento de cada área en cuanto a productos con cantidades mayores o riesgo de error, y entregar las hojas con su nombre a la mesa de control al terminar.