The Best Way to Organize Your Computer Files

Summary

El video ofrece una guía detallada para organizar y sistematizar los archivos en tu computadora, comparando el proceso con la organización de archivos en papel. Destaca la facilidad de no tener que manejar el peso o el espacio físico de los archivos digitales, pero también la complejidad de organizar la creciente cantidad de documentos, imágenes y archivos de música en la computadora. El presentador sugiere crear una estructura de carpetas lógica y usable, similar a una estructura en árbol, que empiece en una 'raíz' como Google Drive y se ramifique en categorías de la vida, como 'Colegio' o 'Proyectos de aprendizaje'. Además de organizar por categoría, se abordan estrategias para nombrar archivos de manera específica y el uso de aplicaciones de sincronización en la nube como Google One para mantener los archivos actualizados y accesibles desde cualquier lugar. Se discute la importancia de tener una estrategia de respaldo que abarque más que la sincronización en la nube, como el uso de servicios de respaldo en la nube como Backblaze o CrashPlan, y cómo utilizar accesos directos y favoritos en el sistema operativo para acceder rápidamente a carpetas y archivos usados con frecuencia. El video concluye con una recomendación de libro y una oferta de prueba gratuita de Audible, destacando la importancia de ser un esencialista y estar alineado con las prioridades personales.

Takeaways

• 🗂️ **Organización de archivos digitales**: La transición de archivos analógicos a digitales hace que la organización sea más importante y accesible.
• 🖥️ **Dificultades en la organización digital**: A diferencia de los archivos físicos, no se nos enseña a organizar archivos digitales de forma eficaz.
• 📁 **Estructura de carpetas**: Es fundamental crear una estructura de carpetas lógica y usable que facilite la búsqueda de archivos.
• 🌳 **Estructura en árbol**: Utilizar una estructura en árbol, similar a la de un árbol o sistemas circulatorios, para organizar de manera eficiente.
• 📏 **Organización por categorías**: Organizar los archivos en categorías principales que representen áreas de la vida o 'cuencas'.
• 📅 **Organización por fecha**: Utilizar la organización por fecha cuando sea más apropiado, como en el caso de clases universitarias.
• 📝 **Nomenclatura de archivos**: Asignar nombres específicos a los archivos para que sean fácilmente comprensibles en el contexto de su ubicación.
• ☁️ **Uso de aplicaciones de sincronización en la nube**: Utilizar una aplicación de sincronización en la nube como Google One para mantener archivos actualizados y acceder a ellos desde cualquier lugar.
• 🔒 **Seguridad y respaldo**: Implementar una estrategia de respaldo que abarque más que la sincronización en la nube para proteger contra la pérdida de datos.
• 🔗 **Atajos y acceso rápido**: Utilizar atajos, Quick Access o Favorites para acceder rápidamente a las carpetas y archivos más utilizados.
• 📚 **Esencialismo**: Adoptar un enfoque esencialista al tomar decisiones sobre los proyectos y archivos que se crean, para mantener la organización.

Q & A

¿Por qué es importante organizar los archivos en tu computadora?

Es importante porque, aunque los archivos digitales no ocupan espacio físico, pueden acumularse rápidamente y volverse difíciles de encontrar si no están organizados correctamente. Además, una estructura organizada facilita el acceso rápido a los archivos y mejora la eficiencia en la gestión de la información.

¿Cuál es la primera regla para organizar los archivos en tu sistema?

La primera regla es que cada archivo debe estar dentro de una carpeta específica que lo represente adecuadamente, evitando dejar archivos en la pantalla de inicio o en carpetas genéricas como 'Documentos' o 'Descargas'.

¿Qué estructura de carpetas se recomienda para organizar los archivos de manera eficiente?

Se recomienda una estructura en forma de árbol, donde los archivos se organizan en carpetas anidadas, similares a las ramas de un árbol, lo que permite una fácil navegación y localización de los archivos.

¿Cómo se puede mantener la estructura de archivos lógica y expandible?

Se debe crear una estructura que refleje la forma en que el cerebro organiza la información y que sea flexible para adaptarse a futuros cambios. Además, es importante ser consistente al guardar nuevos archivos y crear nuevas carpetas.

¿Por qué se recomienda utilizar una aplicación de sincronización en la nube como Google One como raíz de la estructura de archivos?

Una aplicación de sincronización en la nube permite mantener todos los archivos actualizados y accesibles desde diferentes dispositivos, lo que mejora la eficiencia y reduce el riesgo de perder información en caso de fallos en el hardware.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar Google One en comparación con otras opciones de sincronización en la nube?

Google One ofrece 15 gigabytes de espacio gratuito, lo que es más que la mayoría de sus competidores. Además, ofrece un plan de 100 gigabytes por solo 2 dólares al mes, lo que es más económico que otros servicios que requieren pagar por planes más grandes de espacio de inmediato.

¿Qué estrategias se pueden usar para respaldar y proteger los archivos contra la pérdida o el acceso no autorizado?

Además de la sincronización en la nube, se pueden utilizar aplicaciones de respaldo en la nube como Backblaze o CrashPlan para crear copias de seguridad adicionales de los datos. También se puede usar un disco duro externo para realizar copias de seguridad manuales periódicas.

¿Cómo se pueden usar los atajos o alias para acceder más rápido a las carpetas y archivos más utilizados?

Los atajos o alias permiten crear vínculos directos a carpetas o archivos específicos, lo que reduce el tiempo necesario para navegar a través de múltiples niveles de carpetas. Las funciones de 'Acceso rápido' o 'Favoritos' en los exploradores de archivos de Mac y Windows también facilitan esta tarea.

¿Qué libro se recomienda para mejorar la organización y la concentración en las prioridades personales?

Se recomienda el libro 'Essentialism: The Disciplined Pursuit of Less' de Greg McKeown, que trata sobre cómo concentrarse en lo esencial y mejorar la eficiencia personal.

¿Cómo se puede obtener una versión en audio del libro 'Essentialism' de forma gratuita?

Se puede obtener una versión en audio del libro 'Essentialism' registrándose en audible.com/thomas o enviando un texto con el nombre 'Thomas' al 500-500, lo que incluye un período de prueba gratuito de 30 días de servicio de Audible.

¿Qué ventajas ofrece Audible para los usuarios que deseen disfrutar de audiolibros?

Audible ofrece una biblioteca extensa con los mejores vendedores y una amplia variedad de géneros. Además, su aplicación está diseñada con funciones útiles como el temporizador de sueño, la capacidad de agregar notas en puntos específicos de un audiolibro y controles fáciles para avanzar o retroceder.

¿Cómo se puede mantener la estructura de archivos intacta y asegurar que los nuevos archivos se guarden de manera organizada?

Se debe mantener una vigilancia constante al guardar nuevos archivos y crear nuevas carpetas, asegurándose de que cada archivo se almacene en la carpeta adecuada y se nombre de manera específica para facilitar su posterior búsqueda.