CORRESPONDENCIA

BRIAN MARIN

9 Mar 201903:08

Summary

TLDREn este video, Guy, el guía de gestión documental, nos presenta el proceso de recepción y despacho de documentos. Se destaca la importancia de verificar el contenido y la información de la comunicación, así como el uso de sistemas manuales o electrónicos para su radicación. El script ilustra cómo los mensajeros o patinadores recolectan, verifican y reparten documentos, asegurando su correcta entrega y seguimiento. El objetivo es garantizar una gestión eficiente y controlada de la correspondencia en una organización.

Takeaways

📄 A la hora de tramitar un documento, es importante verificar el contenido de la información recibida.
📝 La comunicación de los documentos puede radicarse de forma manual o electrónica.
💾 Los datos de la comunicación se ingresan en una base de datos.
📂 Las comunicaciones se clasifican por dependencias para su distribución.
📬 Los mensajeros o patinadores recogen las comunicaciones de las dependencias y las llevan a la oficina de despacho.
🔄 Se verifica la información de las comunicaciones comparando la recibida con la respuesta.
📑 Se sacan dos copias de la comunicación radicada: una para la oficina de despacho y otra para la dependencia productora.
📇 El consecutivo se utiliza como control de las comunicaciones.
📈 Se ingresa la información de las comunicaciones en la base de datos y se entrega al mensajero.
🚚 El mensajero dirige las comunicaciones a su destino final, dejando constancia y relación de las comunicaciones entregadas.

Q & A

¿Cuál es el tema principal del video?
-El tema principal del video es el recibo y despacho de documentos.
¿Qué se debe hacer una vez recibido un documento?
-Una vez recibido el documento, se debe verificar el contenido de la información.
¿Qué se hace después de revisar la comunicación de un documento?
-Después de revisar la comunicación de un documento, se procede a radicarlo, lo cual puede hacerse de forma manual o electrónica.
¿Cómo se ingresan los datos de la comunicación en el sistema?
-Se ingresan los datos de la comunicación en una base de datos, utilizando un formato específico.
¿Cuál es la función de los clasificadores en este proceso?
-Los clasificadores cumplen la función de separar las comunicaciones por dependencias para ser repartidas posteriormente por los patinadores o mensajeros.
¿Qué hace el mensajero o patinador en el proceso de despacho de correspondencia?
-El mensajero o patinador recoge la correspondencia producida en las dependencias y la lleva a la oficina de despacho de correspondencia.
¿Qué se verifica en la oficina de despacho de correspondencia?
-Se verifica la información de las comunicaciones comparando la comunicación recibida con la respuesta.
¿Cuántas copias se sacan de la comunicación radicada y qué se hace con ellas?
-Se sacan dos copias: una se deja en la oficina de despacho de correspondencia para crear el consecutivo y la otra se envía a la dependencia productora.
¿Qué se hace cuando se ingresa la información de las comunicaciones en la base de datos?
-Se entrega al mensajero o patinador las comunicaciones, diligenciando el formato de entrega de correspondencia y dejando constancia de las comunicaciones entregadas.
¿Cuál es el paso final del mensajero o patinador en este proceso?
-El paso final del mensajero o patinador es dirigir las comunicaciones a su destino.
¿Qué invita el presentador a los espectadores a hacer al final del video?
-El presentador invita a los espectadores a continuar con el recorrido virtual y los ve en el siguiente video.