CORRESPONDENCIA
Summary
TLDREn este video, Guy, el guía de gestión documental, nos presenta el proceso de recepción y despacho de documentos. Se destaca la importancia de verificar el contenido y la información de la comunicación, así como el uso de sistemas manuales o electrónicos para su radicación. El script ilustra cómo los mensajeros o patinadores recolectan, verifican y reparten documentos, asegurando su correcta entrega y seguimiento. El objetivo es garantizar una gestión eficiente y controlada de la correspondencia en una organización.
Takeaways
- 📄 A la hora de tramitar un documento, es importante verificar el contenido de la información recibida.
- 📝 La comunicación de los documentos puede radicarse de forma manual o electrónica.
- 💾 Los datos de la comunicación se ingresan en una base de datos.
- 📂 Las comunicaciones se clasifican por dependencias para su distribución.
- 📬 Los mensajeros o patinadores recogen las comunicaciones de las dependencias y las llevan a la oficina de despacho.
- 🔄 Se verifica la información de las comunicaciones comparando la recibida con la respuesta.
- 📑 Se sacan dos copias de la comunicación radicada: una para la oficina de despacho y otra para la dependencia productora.
- 📇 El consecutivo se utiliza como control de las comunicaciones.
- 📈 Se ingresa la información de las comunicaciones en la base de datos y se entrega al mensajero.
- 🚚 El mensajero dirige las comunicaciones a su destino final, dejando constancia y relación de las comunicaciones entregadas.
Q & A
¿Cuál es el tema principal del video?
-El tema principal del video es el recibo y despacho de documentos.
¿Qué se debe hacer una vez recibido un documento?
-Una vez recibido el documento, se debe verificar el contenido de la información.
¿Qué se hace después de revisar la comunicación de un documento?
-Después de revisar la comunicación de un documento, se procede a radicarlo, lo cual puede hacerse de forma manual o electrónica.
¿Cómo se ingresan los datos de la comunicación en el sistema?
-Se ingresan los datos de la comunicación en una base de datos, utilizando un formato específico.
¿Cuál es la función de los clasificadores en este proceso?
-Los clasificadores cumplen la función de separar las comunicaciones por dependencias para ser repartidas posteriormente por los patinadores o mensajeros.
¿Qué hace el mensajero o patinador en el proceso de despacho de correspondencia?
-El mensajero o patinador recoge la correspondencia producida en las dependencias y la lleva a la oficina de despacho de correspondencia.
¿Qué se verifica en la oficina de despacho de correspondencia?
-Se verifica la información de las comunicaciones comparando la comunicación recibida con la respuesta.
¿Cuántas copias se sacan de la comunicación radicada y qué se hace con ellas?
-Se sacan dos copias: una se deja en la oficina de despacho de correspondencia para crear el consecutivo y la otra se envía a la dependencia productora.
¿Qué se hace cuando se ingresa la información de las comunicaciones en la base de datos?
-Se entrega al mensajero o patinador las comunicaciones, diligenciando el formato de entrega de correspondencia y dejando constancia de las comunicaciones entregadas.
¿Cuál es el paso final del mensajero o patinador en este proceso?
-El paso final del mensajero o patinador es dirigir las comunicaciones a su destino.
¿Qué invita el presentador a los espectadores a hacer al final del video?
-El presentador invita a los espectadores a continuar con el recorrido virtual y los ve en el siguiente video.
Outlines
📚 Introducción a la Gestión Documental
El guía de gestión documental, Guy, presenta el primer tema de la serie: el proceso de recepción y envío de documentos. Se menciona que después de recibir un documento, es importante verificar su contenido y luego proceder a radicarlo, ya sea de forma manual o electrónica. Se describe el proceso de ingreso de datos en una base de datos y cómo se clasifican y repartan las comunicaciones entre las dependencias y los mensajeros o patinadores.
Mindmap
Keywords
💡Gestión documental
💡Recibo y despacho
💡Radicar
💡Base de datos
💡Clasificadores
💡Patinadores o mensajeros
💡Oficina de despacho de correspondencia
💡Consecutivo
💡Formato de entrega
💡Diligenciamiento
💡Correspondencia
Highlights
Inicio del primer tema sobre gestión documental.
Importancia de verificar el contenido del documento recibido.
Procedimiento de radicación de documentos, ya sea manual o electrónica.
Ingreso de datos de comunicación en una base de datos.
Función de los clasificadores en la organización de comunicaciones.
Rol de los patinadores o mensajeros en la distribución de documentos.
Proceso de recepción y verificación de correspondencia por parte del mensajero.
Comparación de la comunicación recibida con la respuesta antes de radicarla.
Creación de un consecutivo para control de comunicaciones.
Envío de una copia de la comunicación a la dependencia productora.
Inclusión de información de comunicaciones en la base de datos.
Entrega de comunicaciones al mensajero o patinador y diligenciamiento del formato de entrega.
Constancia y relación de comunicaciones entregadas por el mensajero.
Dirigir las comunicaciones al destino correcto.
Conclusión del tema de despacho y recepción de correspondencia.
Invitación a continuar el recorrido virtual sobre gestión documental.
Anteojos al próximo vídeo sobre la temática.
Transcripts
[Música]
hola qué tal amigos
yo soy guy tu guía de gestión documental
y en estos momentos daremos inicio a
nuestro primer tema a tratar que es
recibo y despacho de documentos sin nada
más que decir empecemos
a la hora de tramitar un documento
debemos tener en cuenta lo siguiente una
vez recibido el documento verificamos el
contenido de la información después de
revisar la comunicación de dicho
documento procedemos a radicar esto se
puede producir de dos maneras de forma
manual o de forma electrónica veamos el
siguiente ejemplo
como paso a seguir ingresamos los datos
de la comunicación en una base de datos
como el formato que vemos en pantalla
este proceso se ubica la comunicación es
en los clasificadores el cual cumple la
función de separar las comunicaciones
por dependencias para después ser
repartidas por las personas encargadas
llamada patinadores o mensajeros
pero a su vez recoge las comunicaciones
de las dependencias para direccionar las
a la oficina de despacho de
correspondencia donde se procede de la
siguiente manera primero el mensajero o
patinador recoge de las dependencias la
correspondencia producida y la lleva a
la oficina de despacho de
correspondencia segundo se verifica la
información de las comunicaciones
comparando la comunicación recibida con
la respuesta
radica la comunicación y se sacan dos
copias dejando una copia en la oficina
de despacho correspondencia para crear
el consecutivo que funciona como control
de las comunicaciones y la otra se envía
a la dependencia productora
cuando se ingresa a la base de datos la
información de las comunicaciones
se entrega al mensajero o patinador las
comunicaciones diligenciando el formato
entrega de correspondencia dejando
constancia y relación de las
comunicaciones entregadas
como pasó el mensajero o patinador
dirige las comunicaciones a su destino
bueno esto ha sido todo por el día de
hoy con el tema de despacho y recibe
correspondencia espero que les haya
quedado bien claro acerca de este tema
los invito para que continúen con este
recorrido virtual y los veo en el
siguiente vídeo
[Música]
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