⑨-Yoomで問合せ業務自動化【GoogleフォームからNotion、そしてSlackへ通知】

Summary

本動画では、樋口氏が日常業務の効率化に向け、Googleフォームからの問い合わせ内容をノーションのデータベースに自動入力し、スラックへ通知するフローを紹介しています。ノーコードツール「U」を活用することで、異なるツール間の連携を簡単に自動化可能です。設定手順やテスト方法、各ツールの連携方法を丁寧に解説しており、手作業の入力や通知作業を削減し、業務効率化を実現できます。デジタル化のステップとして、自動化の実践例と今後の活用アイデアも提示されており、すぐに取り組める内容です。

Takeaways

• 😀 Googleフォーム・Notion・Slack・U（ノーコードツール）を連携することで業務の自動化が可能になる
• 😀 問い合わせ対応の従来フロー（手入力・手動通知）は多くの企業でまだ行われている
• 😀 Googleフォームの回答を自動でNotionのデータベースに登録できる
• 😀 登録された情報をトリガーにSlackへ自動通知する仕組みを構築できる
• 😀 ノーコードツールUを使えばツール間連携の自動化フローを簡単に作成できる
• 😀 Notionでは問い合わせ管理用のデータベースとプロパティ設計が重要になる
• 😀 Googleフォームの項目とNotionのプロパティ名を揃えると設定がスムーズになる
• 😀 各ツールはアカウント連携とID設定で簡単に接続可能
• 😀 Slackでは通知先チャンネルを指定し、メッセージ内容も自由にカスタマイズできる
• 😀 自動化により転記作業の削減・入力ミスの防止・業務効率化が実現できる
• 😀 Googleフォーム単体の通知は情報確認が不便なためSlack連携が有効
• 😀 デジタル化の次のステップは「データ収集・整理・連携の自動化」である
• 😀 小さな自動化でも積み重ねることで大きな業務改善につながる
• 😀 ノーコードツールを活用すれば専門知識がなくても自動化に挑戦できる

Q & A

今回の動画の主な目的は何ですか？

今回の動画は、Googleフォームからの問い合わせ内容をNotionのデータベースに自動で入力し、さらにSlackで通知するフローを紹介することで、日常業務の自動化を体験してもらうことが目的です。

使用されるツールは何ですか？

今回使用するツールは、Notion、Googleフォーム、Slack、そして自動化を行うツールであるUの4つです。

従来の問い合わせ管理作業はどのように行われていましたか？

従来は営業担当者やジムの担当者がGoogleフォームの問い合わせ内容をNotionのデータベースに手動で入力し、Slackで通知する作業も手動で行っていました。

自動化フローではどのような流れで情報が処理されますか？

お客様がGoogleフォームに入力すると、その内容が自動でNotionのデータベースに登録され、登録された情報を基にSlackで営業担当者に通知が送られるという流れです。

Notionのデータベースにはどのような情報を設定できますか？

Notionのデータベースには、問い合わせ日、問い合わせ内容、担当者、電話番号など、管理したい情報をプロパティとして追加できます。

Slackへの通知はどのように設定しますか？

Slackに通知を送る際は、連携アカウントを設定し、通知先のチャンネルを選択します。その後、メッセージ内容にGoogleフォームの回答を載せる項目を設定することができます。

Googleフォーム単体での通知にはどのような制限がありますか？

Googleフォームの通知は管理者のメールアドレスにしか届かず、問い合わせ内容の詳細はフォームの管理ページにアクセスしないと確認できないため、情報共有には不便があります。

この自動化フローを導入する利点は何ですか？

手動で行う入力作業を減らすことで入力ミスを防止でき、問い合わせ対応の効率化や業務のデジタル化が進みます。また、必要な情報を即座に関係者へ通知できる利点もあります。

Uというツールの役割は何ですか？

Uは、Googleフォーム、Notion、Slackなどの異なるツールをノーコードで連携し、自動化フローを簡単に作成できるツールです。

今回の動画で伝えたい自動化の重要なポイントは何ですか？

重要なポイントは、単なる情報共有ではなく、日常の繰り返し作業を自動化することで業務効率化を実現し、入力ミスを減らすことができる点です。データを集め、整理する作業をデジタルに任せることで、より高度な業務改善につなげることができます。

このフローのテスト方法はどうなっていますか？

Uの設定画面から「テスト」ボタンを押すことで、Googleフォームの回答がNotionに正しく登録され、Slackに通知されるかを確認できます。