You're writing emails wrong | Victoria Turk | TEDxAthens

Summary

Dans cet épisode de TEDx Shorts, Victoria Turk, rédactrice en chef chez Wired UK, partage des conseils pratiques pour améliorer votre étiquette numérique. Elle propose une approche simplifiée de l'écriture d'e-mails, recommandant des salutations concises, une communication claire et un choix judicieux des destinataires en utilisant les champs 'To' et 'CC'. Elle souligne l'importance de définir des limites pour réduire le stress lié à la gestion des e-mails et encourage à respecter les horaires de travail pour éviter l'overload numérique. Un guide essentiel pour rendre nos échanges en ligne plus efficaces et amicaux.

Takeaways

• 😀 Utilisez des salutations simples comme 'Bonjour [prénom]' au lieu de 'Cher', qui est trop formel dans la plupart des situations.
• 😀 Ne répétez pas constamment 'Bonjour' dans une conversation par email en cours. Un seul salut au début suffit.
• 😀 Soyez concis et direct dans le corps de votre email, évitez le jargon, les bavardages et les explications longues.
• 😀 Assurez-vous que l'objet de l'email est clair et précis pour respecter le temps du destinataire.
• 😀 Suivez le principe 'Assumez que l'autre est plus occupé et plus intelligent que vous'.
• 😀 Pour la signature, utilisez des formules simples comme 'Cordialement' ou 'Meilleures salutations'. Évitez des formules trop informelles ou trop formelles comme 'Cordialement' ou 'Bien à vous'.
• 😀 Ne signez pas avec des acronymes comme 'Cdt' ou 'Bise', cela peut sembler impoli ou trop familier.
• 😀 Respectez la règle du 'cc' : Mettez les destinataires principaux dans le champ 'À' et les autres qui ne doivent pas répondre dans le champ 'cc'.
• 😀 Ne soyez pas constamment disponible par email, établissez des limites horaires raisonnables pour la consultation et la réponse aux messages.
• 😀 Les emails doivent être envoyés pendant des heures de travail raisonnables. Évitez de répondre à des emails en dehors de ces plages, sauf en cas d'urgence.
• 😀 Envisagez de mettre en place la méthode 'Inbox Zero' pour garder votre boîte de réception sous contrôle et réduire le stress lié aux emails.

Q & A

Pourquoi l'étiquette des e-mails est-elle importante dans le contexte professionnel ?

L'étiquette des e-mails est essentielle car elle permet de respecter le temps des autres, d'éviter les malentendus et d'établir une communication professionnelle efficace et respectueuse.

Quel est le salut approprié à utiliser dans un e-mail professionnel selon Victoria Turk ?

Il est recommandé d'utiliser 'Hi' suivi du prénom dans la plupart des cas. Les salutations formelles comme 'Dear' sont à réserver aux situations officielles, comme un briefing ou une invitation.

Pourquoi est-il important d'éviter les petits bavardages dans les e-mails ?

Les petits bavardages prennent du temps et peuvent être perçus comme une perte de temps pour le destinataire. Il est préférable d'aller droit au but pour respecter son emploi du temps.

Que recommande Merlin Mann concernant la communication par e-mail ?

Merlin Mann recommande de supposer que chaque destinataire d'un e-mail est plus intelligent, plus occupé et plus impliqué que nous. Cela pousse à être plus concis et à éviter toute information non essentielle.

Quelles sont les erreurs courantes dans la formulation des signatures d'e-mail ?

Les signatures comme 'Yours sincerely' sont trop formelles, 'Cheers' trop décontractées, et 'Kind regards' un peu pompeuses. 'Best' ou 'Best wishes' sont les signatures les plus appropriées dans un contexte professionnel.

Que signifie le 'règle du CC' dans l'étiquette des e-mails ?

La règle du CC stipule que les personnes devant répondre à l'e-mail doivent être placées dans le champ 'To', tandis que celles qui n'ont besoin que de l'information mais n'ont pas à répondre doivent être ajoutées dans le champ 'CC'.

Pourquoi faut-il éviter d'envoyer des e-mails en dehors des horaires de travail ?

Envoyer des e-mails en dehors des horaires de travail peut induire une pression inutile sur les destinataires, qui peuvent se sentir obligés de répondre immédiatement. Il est important de respecter les heures de travail pour maintenir un équilibre sain.

Comment les e-mails étaient-ils envoyés dans les années 1970, et en quoi cela a-t-il changé ?

Les premiers e-mails envoyés dans les années 1970 étaient des mises à jour pratiques et concises entre collègues sur le réseau ARPANET. Aujourd'hui, les e-mails ont évolué pour devenir des messages plus formels et longs, mais l'idée de concision reste primordiale.

Quels sont les avantages de la méthode 'Inbox Zero' mentionnée par Merlin Mann ?

La méthode 'Inbox Zero' aide à maintenir une boîte de réception vide ou presque vide en réduisant le stress lié à la gestion des e-mails et en organisant les messages de manière à ne pas être submergé.

Que faire si l'on reçoit un e-mail avec plusieurs destinataires ?

Il est important de vérifier si l'on est un destinataire principal ('To') ou en copie ('CC'). Si vous êtes en 'CC', il est probable que vous n'ayez pas à répondre, mais que vous soyez inclus pour votre information.