Norma ISO 9001:2015 7.5.3 Control de la información documentada Control de documentos y Registros

Summary

El video proporciona una guía detallada sobre cómo establecer un procedimiento de control de documentos y registros en un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9000:2015. Se destaca la importancia de la información documentada y se sugiere crear un solo procedimiento abarcativo. Se discuten los objetivos, incluyendo establecer directrices para desarrollar, mantener y controlar documentos y registros. Se mencionan las diferencias entre manuales de calidad, procedimientos y instrucciones de trabajo, y se enfatiza la necesidad de que la documentación sea accesible en formato impreso o electrónico. Además, se abordan políticas como la actualización de documentos, la creación de nuevas versiones, la aprobación por parte de la autoridad competente y el control de registros a través de formatos estandarizados. El video también promueve la suscripción al canal y la activación de notificaciones para recibir actualizaciones.

Takeaways

• 📚 El objetivo del procedimiento de control de documentos es establecer directrices para desarrollar, mantener y controlar los documentos y registros del sistema de gestión de calidad.
• 📈 La estructura documental del sistema de gestión de calidad incluye el manual de calidad, procedimientos y instrucciones de trabajo.
• 🖥 La documentación del sistema de gestión de calidad puede mantenerse en formato impreso o electrónico, dependiendo de las herramientas de la organización.
• 🔍 Los usuarios del sistema de gestión de calidad deben poder consultar los manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo en la plataforma proporcionada.
• 📝 Las modificaciones a manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo deben generar una nueva versión del documento, la cual debe ser administrada por el personal encargado.
• 🗓 Todos los documentos actualizados deben mencionar la fecha de revisión y la fecha de liberación para el control de versiones.
• 📋 Los manuales y procedimientos nuevos o actualizados deben ser aprobados por el titular de la área correspondiente antes de su implementación.
• 🏢 Es importante que los documentos tengan una revisión previa por parte de una persona con la autoridad suficiente para garantizar la calidad y el alineamiento con los objetivos.
• 📑 Los formatos para generar registros en el sistema de gestión de calidad deben ser tomados de la plataforma electrónica o documental designada.
• 📧 La lista maestra de documentos debe incluir todos los documentos vigentes con sus fechas de emisión y niveles de versión.
• 📲 Asegurar que el personal esté al tanto de las políticas y procedimientos de control de documentos y registros es fundamental para el éxito del sistema de gestión de calidad.

Q & A

¿Qué es el objetivo principal de establecer un procedimiento de control de documentos o control de registros en un sistema de gestión de calidad?

El objetivo principal es determinar las directrices para desarrollar, mantener y controlar los documentos y registros del sistema de gestión de calidad de la organización, proporcionando confianza de que cumplirán con los requisitos.

¿Qué son las cuatro actividades fundamentales del sistema de gestión de calidad según el script?

Las cuatro actividades fundamentales son: aseguramiento de calidad, que proporciona confianza en el cumplimiento de los requisitos; y otras tres que no se mencionan explícitamente en el script pero que forman parte del sistema de gestión de calidad.

¿Cuál es la diferencia entre un documento y un registro según la norma ISO 9000?

Un documento es la información y su medio de soporte, mientras que un registro es el documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades realizadas.

¿Qué niveles constituye la estructura documental de un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9000?

La estructura documental consta de tres niveles: el primer nivel es el manual de calidad, el segundo nivel son los procedimientos y el tercer nivel incluye las instrucciones de trabajo y otros documentos adecuados.

¿Cómo se debe gestionar la documentación del sistema de gestión de calidad en términos de medios?

La documentación del sistema de gestión de calidad puede mantenerse en medios impresos o electrónicos, lo que facilita la compartición, elaboración y difusión de los documentos.

¿Qué política debe incluir un procedimiento de control de documentos o registros sobre la consulta de la documentación por parte de los usuarios?

Debe incluir que los usuarios del sistema de gestión de calidad podrán consultar los manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo en la plataforma electrónica o documental, dependiendo de la forma en que la organización decida difundir los documentos.

¿Qué sucede con los documentos cuando se realizan modificaciones a manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo?

Cuando se realizan modificaciones, se genera una nueva versión del documento que debe ser enviada al personal encargado para que actualice la lista maestra de documentos y pueda identificar el documento obsoleto.

¿Qué información debe incluirse en todos los documentos actualizados de un procedimiento de control de documentos o registros?

Todos los documentos actualizados deben mencionar la fecha de revisión y la fecha de liberación para que se pueda identificar la versión vigente del documento.

¿Quién debe aprobar los manuales y procedimientos de nueva creación o actualización antes de su implementación?

Los manuales y procedimientos deben ser aprobados por el titular de la área donde se aplicará dicho manual o procedimiento y también deben pasar por una revisión por la misma persona o por alguien con suficiente autoridad y jerarquía.

¿Qué es lo que se debe recordar sobre el control de registros en el sistema de gestión de calidad?

Se debe recordar que todos los formatos utilizados para mantener y generar la evidencia de las actividades en el sistema de gestión de calidad deben ser tomados de la plataforma electrónica o documental que la organización utilice.

¿Cómo se pueden seguir las competencias y contenidos relacionados con la gestión de calidad y el ISO 9000?

Se pueden seguir las competencias y contenidos relacionados a través de las redes sociales como LinkedIn y Facebook, escuchar en Spotify y ver los vídeos en YouTube, suscribiéndose al canal de la academia Hecho.

¿Por qué es importante activar la campaña de notificaciones en YouTube para los contenidos de la academia Hecho?

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