Norma ISO 9001:2015 7.5.3 Control de la información documentada Control de documentos y Registros

Academia ISO

19 Oct 202109:45

Summary

TLDREl video proporciona una guía detallada sobre cómo establecer un procedimiento de control de documentos y registros en un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9000:2015. Se destaca la importancia de la información documentada y se sugiere crear un solo procedimiento abarcativo. Se discuten los objetivos, incluyendo establecer directrices para desarrollar, mantener y controlar documentos y registros. Se mencionan las diferencias entre manuales de calidad, procedimientos y instrucciones de trabajo, y se enfatiza la necesidad de que la documentación sea accesible en formato impreso o electrónico. Además, se abordan políticas como la actualización de documentos, la creación de nuevas versiones, la aprobación por parte de la autoridad competente y el control de registros a través de formatos estandarizados. El video también promueve la suscripción al canal y la activación de notificaciones para recibir actualizaciones.

Takeaways

📚 El objetivo del procedimiento de control de documentos es establecer directrices para desarrollar, mantener y controlar los documentos y registros del sistema de gestión de calidad.
📈 La estructura documental del sistema de gestión de calidad incluye el manual de calidad, procedimientos y instrucciones de trabajo.
🖥 La documentación del sistema de gestión de calidad puede mantenerse en formato impreso o electrónico, dependiendo de las herramientas de la organización.
🔍 Los usuarios del sistema de gestión de calidad deben poder consultar los manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo en la plataforma proporcionada.
📝 Las modificaciones a manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo deben generar una nueva versión del documento, la cual debe ser administrada por el personal encargado.
🗓 Todos los documentos actualizados deben mencionar la fecha de revisión y la fecha de liberación para el control de versiones.
📋 Los manuales y procedimientos nuevos o actualizados deben ser aprobados por el titular de la área correspondiente antes de su implementación.
🏢 Es importante que los documentos tengan una revisión previa por parte de una persona con la autoridad suficiente para garantizar la calidad y el alineamiento con los objetivos.
📑 Los formatos para generar registros en el sistema de gestión de calidad deben ser tomados de la plataforma electrónica o documental designada.
📧 La lista maestra de documentos debe incluir todos los documentos vigentes con sus fechas de emisión y niveles de versión.
📲 Asegurar que el personal esté al tanto de las políticas y procedimientos de control de documentos y registros es fundamental para el éxito del sistema de gestión de calidad.

Q & A

¿Qué es el objetivo principal de establecer un procedimiento de control de documentos o control de registros en un sistema de gestión de calidad?
-El objetivo principal es determinar las directrices para desarrollar, mantener y controlar los documentos y registros del sistema de gestión de calidad de la organización, proporcionando confianza de que cumplirán con los requisitos.
¿Qué son las cuatro actividades fundamentales del sistema de gestión de calidad según el script?
-Las cuatro actividades fundamentales son: aseguramiento de calidad, que proporciona confianza en el cumplimiento de los requisitos; y otras tres que no se mencionan explícitamente en el script pero que forman parte del sistema de gestión de calidad.
¿Cuál es la diferencia entre un documento y un registro según la norma ISO 9000?
-Un documento es la información y su medio de soporte, mientras que un registro es el documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades realizadas.
¿Qué niveles constituye la estructura documental de un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9000?
-La estructura documental consta de tres niveles: el primer nivel es el manual de calidad, el segundo nivel son los procedimientos y el tercer nivel incluye las instrucciones de trabajo y otros documentos adecuados.
¿Cómo se debe gestionar la documentación del sistema de gestión de calidad en términos de medios?
-La documentación del sistema de gestión de calidad puede mantenerse en medios impresos o electrónicos, lo que facilita la compartición, elaboración y difusión de los documentos.
¿Qué política debe incluir un procedimiento de control de documentos o registros sobre la consulta de la documentación por parte de los usuarios?
-Debe incluir que los usuarios del sistema de gestión de calidad podrán consultar los manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo en la plataforma electrónica o documental, dependiendo de la forma en que la organización decida difundir los documentos.
¿Qué sucede con los documentos cuando se realizan modificaciones a manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo?
-Cuando se realizan modificaciones, se genera una nueva versión del documento que debe ser enviada al personal encargado para que actualice la lista maestra de documentos y pueda identificar el documento obsoleto.
¿Qué información debe incluirse en todos los documentos actualizados de un procedimiento de control de documentos o registros?
-Todos los documentos actualizados deben mencionar la fecha de revisión y la fecha de liberación para que se pueda identificar la versión vigente del documento.
¿Quién debe aprobar los manuales y procedimientos de nueva creación o actualización antes de su implementación?
-Los manuales y procedimientos deben ser aprobados por el titular de la área donde se aplicará dicho manual o procedimiento y también deben pasar por una revisión por la misma persona o por alguien con suficiente autoridad y jerarquía.
¿Qué es lo que se debe recordar sobre el control de registros en el sistema de gestión de calidad?
-Se debe recordar que todos los formatos utilizados para mantener y generar la evidencia de las actividades en el sistema de gestión de calidad deben ser tomados de la plataforma electrónica o documental que la organización utilice.
¿Cómo se pueden seguir las competencias y contenidos relacionados con la gestión de calidad y el ISO 9000?
-Se pueden seguir las competencias y contenidos relacionados a través de las redes sociales como LinkedIn y Facebook, escuchar en Spotify y ver los vídeos en YouTube, suscribiéndose al canal de la academia Hecho.
¿Por qué es importante activar la campaña de notificaciones en YouTube para los contenidos de la academia Hecho?
-Activar la campaña de notificaciones es importante para recibir avisos inmediatos cuando se sube nuevo contenido relacionado con la gestión de calidad y el ISO 9000, lo que permite a los usuarios mantenerse actualizados y mejorar sus conocimientos.

Outlines

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📚 Control de Documentos y Registros en SGC

El primer párrafo aborda la importancia del control de documentos y registros en un sistema de gestión de calidad (SGC). Se menciona la necesidad de incluir políticas y controles en un procedimiento único para gestionar tanto documentos como registros. Se destaca la relación con el requisito 7.5 de la norma ISO 9000:2015, que trata sobre la información documentada en un SGC. Se sugiere establecer un objetivo claro para el procedimiento, relacionado con las actividades de aseguramiento de calidad, y se definen los términos 'documento' y 'registro' según la norma ISO 9000. Además, se habla sobre la estructura documental, diferenciando entre manual de calidad, procedimientos y instrucciones de trabajo.

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📋 Políticas para el Control de Documentos y Registros

El segundo párrafo se enfoca en las políticas que deben incluirse en el procedimiento de control de documentos y registros. Se destaca la importancia de que el personal comprenda los diferentes niveles de la estructura documental y la forma en que la documentación puede mantenerse, ya sea en formato impreso o electrónico. Se menciona la necesidad de que los usuarios del SGC puedan consultar los manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo a través de una plataforma electrónica o documental. También se aborda la gestión de modificaciones en documentos, la importancia de actualizar la lista maestra de documentos con información sobre las versiones y la fecha de revisión, y la aprobación de nuevos o actualizados manuales y procedimientos por parte de la autoridad competente. Finalmente, se resalta la importancia de utilizar los formatos adecuados para generar registros y la necesidad de que provengan de la plataforma del SGC.

Mindmap

Keywords

💡Academia Hizo

La 'Academia Hizo' es el nombre del canal de YouTube que presenta el video. Se dedica a enseñar herramientas y métodos para la mejora continua en organizaciones, utilizando un enfoque fácil y sencillo. En el video, se hace referencia a la academia como el lugar donde se aprenden técnicas para el control de documentos y registros en un sistema de gestión de calidad.

💡Control de Documentos

El 'Control de Documentos' es un proceso clave en el sistema de gestión de calidad que abarca cómo desarrollar, mantener y controlar los documentos. En el video, se sugiere incluir este proceso en un procedimiento único para gestionar tanto documentos como registros, y se relaciona con la buena práctica 7.5 de la norma ISO 9000:2015.

💡ISO 9000:2015

La 'ISO 9000:2015' es una norma internacional que establece los requisitos para un sistema de gestión de calidad. En el video, se menciona como la base para las políticas y controles que deben incluirse en el procedimiento de control de documentos y registros, destacando la importancia de la información documentada en el sistema de gestión de calidad.

💡Sistema de Gestión de Calidad

Un 'Sistema de Gestión de Calidad' es una serie de procesos y procedimientos que una organización utiliza para garantizar la calidad de sus productos o servicios. El video se centra en cómo establecer directrices para el control de documentos y registros dentro de dicho sistema, para cumplir con los requisitos de calidad.

💡Procedimiento

Un 'Procedimiento' es un conjunto de instrucciones detalladas que describe cómo llevar a cabo una tarea específica. En el contexto del video, se habla de establecer un procedimiento para el control de documentos y registros, que incluirá cómo se van a gestionar y actualizar estos documentos en la organización.

💡Documentación Electrónica

La 'Documentación Electrónica' se refiere a la forma digital en la que se pueden mantener los documentos del sistema de gestión de calidad. El video menciona que la documentación puede mantenerse en medios impresos o electrónicos, y destaca la facilidad que las tecnologías de información ofrecen para compartir y difundir documentos en una organización.

💡Plataforma Electrónica

Una 'Plataforma Electrónica' es una herramienta o sistema utilizado para almacenar, compartir y gestionar documentos y procedimientos de forma digital. En el video, se sugiere que los usuarios del sistema de gestión de calidad deberían poder consultar manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo a través de una plataforma electrónica o documental.

💡Versión de Documento

La 'Versión de Documento' es un número o fecha que indica la iteración o el estado actual de un documento. El video destaca la importancia de actualizar y mencionar la fecha de revisión y la fecha de liberación en las nuevas versiones de documentos, para mantener la lista maestra de documentos actualizada.

💡Aprobación de Documentos

La 'Aprobación de Documentos' es el proceso mediante el cual un documento es revisado y aceptado como válido por una autoridad competente. El video menciona que todos los manuales y procedimientos nuevos o actualizados deben ser aprobados por el titular de la área correspondiente antes de su implementación.

💡Lista Maestra de Documentos

La 'Lista Maestra de Documentos' es un registro que contiene información sobre todos los documentos vigentes en una organización, incluyendo sus fechas de emisión y versiones. El video indica que es responsabilidad de un administrador del sistema de gestión de calidad mantener actualizada esta lista.

💡Registros

Los 'Registros' son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de las actividades realizadas. En el video, se habla de la importancia de incluir controles para los registros en el procedimiento, y de que estos deben ser tomados de la plataforma electrónica o documental de la organización.

Highlights

El canal de la academia es una herramienta para enseñar mejoras continuas en gestión y calidad.

Se sugiere crear un solo procedimiento para controlar documentos y registros en el sistema de gestión.

Las políticas y controles a incluir están relacionados con el requisito 7.5 de la ISO 9000:2015.

El objetivo del procedimiento es establecer directrices para el desarrollo, mantenimiento y control de documentos y registros.

La norma ISO 9000 define un documento como información y su medio de soporte.

Un registro es un documento que presenta resultados o evidencia de actividades realizadas.

Es importante diferenciar los niveles de la estructura documental: manual de calidad, procedimientos y instrucciones de trabajo.

La documentación del sistema de gestión de calidad puede mantenerse en formato impreso o electrónico.

Los usuarios del sistema de gestión de calidad deben poder consultar los documentos en la plataforma proporcionada.

Cuando se realizan modificaciones, se debe actualizar la lista maestra de documentos y se debe identificar el documento obsoleto.

Todos los documentos actualizados deben mencionar la fecha de revisión y la fecha de liberación.

Los manuales y procedimientos nuevos o actualizados deben ser aprobados por el titular de la área correspondiente.

Es esencial que los procedimientos y manuales alineen los procesos con los objetivos del sistema de gestión de calidad.

Todos los formatos utilizados para generar registros deben ser tomados de la plataforma electrónica o documental del sistema.

Se ofrecen recursos adicionales en redes sociales y Spotify para aumentar competencias en gestión y calidad.

Se anima a la suscripción y activación de notificaciones para recibir actualizaciones de contenido nuevo.