Norma ISO 9001:2015 7.5.3 Control de la información documentada Control de documentos y Registros
Summary
TLDREl video proporciona una guía detallada sobre cómo establecer un procedimiento de control de documentos y registros en un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9000:2015. Se destaca la importancia de la información documentada y se sugiere crear un solo procedimiento abarcativo. Se discuten los objetivos, incluyendo establecer directrices para desarrollar, mantener y controlar documentos y registros. Se mencionan las diferencias entre manuales de calidad, procedimientos y instrucciones de trabajo, y se enfatiza la necesidad de que la documentación sea accesible en formato impreso o electrónico. Además, se abordan políticas como la actualización de documentos, la creación de nuevas versiones, la aprobación por parte de la autoridad competente y el control de registros a través de formatos estandarizados. El video también promueve la suscripción al canal y la activación de notificaciones para recibir actualizaciones.
Takeaways
- 📚 El objetivo del procedimiento de control de documentos es establecer directrices para desarrollar, mantener y controlar los documentos y registros del sistema de gestión de calidad.
- 📈 La estructura documental del sistema de gestión de calidad incluye el manual de calidad, procedimientos y instrucciones de trabajo.
- 🖥 La documentación del sistema de gestión de calidad puede mantenerse en formato impreso o electrónico, dependiendo de las herramientas de la organización.
- 🔍 Los usuarios del sistema de gestión de calidad deben poder consultar los manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo en la plataforma proporcionada.
- 📝 Las modificaciones a manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo deben generar una nueva versión del documento, la cual debe ser administrada por el personal encargado.
- 🗓 Todos los documentos actualizados deben mencionar la fecha de revisión y la fecha de liberación para el control de versiones.
- 📋 Los manuales y procedimientos nuevos o actualizados deben ser aprobados por el titular de la área correspondiente antes de su implementación.
- 🏢 Es importante que los documentos tengan una revisión previa por parte de una persona con la autoridad suficiente para garantizar la calidad y el alineamiento con los objetivos.
- 📑 Los formatos para generar registros en el sistema de gestión de calidad deben ser tomados de la plataforma electrónica o documental designada.
- 📧 La lista maestra de documentos debe incluir todos los documentos vigentes con sus fechas de emisión y niveles de versión.
- 📲 Asegurar que el personal esté al tanto de las políticas y procedimientos de control de documentos y registros es fundamental para el éxito del sistema de gestión de calidad.
Q & A
¿Qué es el objetivo principal de establecer un procedimiento de control de documentos o control de registros en un sistema de gestión de calidad?
-El objetivo principal es determinar las directrices para desarrollar, mantener y controlar los documentos y registros del sistema de gestión de calidad de la organización, proporcionando confianza de que cumplirán con los requisitos.
¿Qué son las cuatro actividades fundamentales del sistema de gestión de calidad según el script?
-Las cuatro actividades fundamentales son: aseguramiento de calidad, que proporciona confianza en el cumplimiento de los requisitos; y otras tres que no se mencionan explícitamente en el script pero que forman parte del sistema de gestión de calidad.
¿Cuál es la diferencia entre un documento y un registro según la norma ISO 9000?
-Un documento es la información y su medio de soporte, mientras que un registro es el documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades realizadas.
¿Qué niveles constituye la estructura documental de un sistema de gestión de calidad según la norma ISO 9000?
-La estructura documental consta de tres niveles: el primer nivel es el manual de calidad, el segundo nivel son los procedimientos y el tercer nivel incluye las instrucciones de trabajo y otros documentos adecuados.
¿Cómo se debe gestionar la documentación del sistema de gestión de calidad en términos de medios?
-La documentación del sistema de gestión de calidad puede mantenerse en medios impresos o electrónicos, lo que facilita la compartición, elaboración y difusión de los documentos.
¿Qué política debe incluir un procedimiento de control de documentos o registros sobre la consulta de la documentación por parte de los usuarios?
-Debe incluir que los usuarios del sistema de gestión de calidad podrán consultar los manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo en la plataforma electrónica o documental, dependiendo de la forma en que la organización decida difundir los documentos.
¿Qué sucede con los documentos cuando se realizan modificaciones a manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo?
-Cuando se realizan modificaciones, se genera una nueva versión del documento que debe ser enviada al personal encargado para que actualice la lista maestra de documentos y pueda identificar el documento obsoleto.
¿Qué información debe incluirse en todos los documentos actualizados de un procedimiento de control de documentos o registros?
-Todos los documentos actualizados deben mencionar la fecha de revisión y la fecha de liberación para que se pueda identificar la versión vigente del documento.
¿Quién debe aprobar los manuales y procedimientos de nueva creación o actualización antes de su implementación?
-Los manuales y procedimientos deben ser aprobados por el titular de la área donde se aplicará dicho manual o procedimiento y también deben pasar por una revisión por la misma persona o por alguien con suficiente autoridad y jerarquía.
¿Qué es lo que se debe recordar sobre el control de registros en el sistema de gestión de calidad?
-Se debe recordar que todos los formatos utilizados para mantener y generar la evidencia de las actividades en el sistema de gestión de calidad deben ser tomados de la plataforma electrónica o documental que la organización utilice.
¿Cómo se pueden seguir las competencias y contenidos relacionados con la gestión de calidad y el ISO 9000?
-Se pueden seguir las competencias y contenidos relacionados a través de las redes sociales como LinkedIn y Facebook, escuchar en Spotify y ver los vídeos en YouTube, suscribiéndose al canal de la academia Hecho.
¿Por qué es importante activar la campaña de notificaciones en YouTube para los contenidos de la academia Hecho?
-Activar la campaña de notificaciones es importante para recibir avisos inmediatos cuando se sube nuevo contenido relacionado con la gestión de calidad y el ISO 9000, lo que permite a los usuarios mantenerse actualizados y mejorar sus conocimientos.
Outlines
📚 Control de Documentos y Registros en SGC
El primer párrafo aborda la importancia del control de documentos y registros en un sistema de gestión de calidad (SGC). Se menciona la necesidad de incluir políticas y controles en un procedimiento único para gestionar tanto documentos como registros. Se destaca la relación con el requisito 7.5 de la norma ISO 9000:2015, que trata sobre la información documentada en un SGC. Se sugiere establecer un objetivo claro para el procedimiento, relacionado con las actividades de aseguramiento de calidad, y se definen los términos 'documento' y 'registro' según la norma ISO 9000. Además, se habla sobre la estructura documental, diferenciando entre manual de calidad, procedimientos y instrucciones de trabajo.
📋 Políticas para el Control de Documentos y Registros
El segundo párrafo se enfoca en las políticas que deben incluirse en el procedimiento de control de documentos y registros. Se destaca la importancia de que el personal comprenda los diferentes niveles de la estructura documental y la forma en que la documentación puede mantenerse, ya sea en formato impreso o electrónico. Se menciona la necesidad de que los usuarios del SGC puedan consultar los manuales, procedimientos e instrucciones de trabajo a través de una plataforma electrónica o documental. También se aborda la gestión de modificaciones en documentos, la importancia de actualizar la lista maestra de documentos con información sobre las versiones y la fecha de revisión, y la aprobación de nuevos o actualizados manuales y procedimientos por parte de la autoridad competente. Finalmente, se resalta la importancia de utilizar los formatos adecuados para generar registros y la necesidad de que provengan de la plataforma del SGC.
Mindmap
Keywords
💡Academia Hizo
💡Control de Documentos
💡ISO 9000:2015
💡Sistema de Gestión de Calidad
💡Procedimiento
💡Documentación Electrónica
💡Plataforma Electrónica
💡Versión de Documento
💡Aprobación de Documentos
💡Lista Maestra de Documentos
💡Registros
Highlights
El canal de la academia es una herramienta para enseñar mejoras continuas en gestión y calidad.
Se sugiere crear un solo procedimiento para controlar documentos y registros en el sistema de gestión.
Las políticas y controles a incluir están relacionados con el requisito 7.5 de la ISO 9000:2015.
El objetivo del procedimiento es establecer directrices para el desarrollo, mantenimiento y control de documentos y registros.
La norma ISO 9000 define un documento como información y su medio de soporte.
Un registro es un documento que presenta resultados o evidencia de actividades realizadas.
Es importante diferenciar los niveles de la estructura documental: manual de calidad, procedimientos y instrucciones de trabajo.
La documentación del sistema de gestión de calidad puede mantenerse en formato impreso o electrónico.
Los usuarios del sistema de gestión de calidad deben poder consultar los documentos en la plataforma proporcionada.
Cuando se realizan modificaciones, se debe actualizar la lista maestra de documentos y se debe identificar el documento obsoleto.
Todos los documentos actualizados deben mencionar la fecha de revisión y la fecha de liberación.
Los manuales y procedimientos nuevos o actualizados deben ser aprobados por el titular de la área correspondiente.
Es esencial que los procedimientos y manuales alineen los procesos con los objetivos del sistema de gestión de calidad.
Todos los formatos utilizados para generar registros deben ser tomados de la plataforma electrónica o documental del sistema.
Se ofrecen recursos adicionales en redes sociales y Spotify para aumentar competencias en gestión y calidad.
Se anima a la suscripción y activación de notificaciones para recibir actualizaciones de contenido nuevo.
Transcripts
[Música]
[Música]
hola qué tal te habla tu amigo examina y
toda la mascota bienvenida aquí al canal
de la academia hizo somos la herramienta
somos el canal y somos la academia donde
te enseñamos de una manera fácil y
sencilla las herramientas y los métodos
de mejora continua para que tú lo
simplemente es en tu organización y si
eres nuevo aquí te pido que te suscribas
y que también a que activen
esa campaña de notificaciones para que
youtube te avise al momento que estoy
subiendo un nuevo contenido aquí en el
canal de la academia el día de hoy te
voy a mostrar qué políticas o controles
tienes que incluir en tu procedimiento
de control de documentos o tu
procedimiento de control de registros te
sugiero que solamente hagas un solo
procedimiento donde incluyas cómo vas a
y controlar los documentos y los
registros de tu sistema de gestión y
calidad pues bueno recuerda que este
estas políticas que te voy a explicar
pues tienen que ver con el requisito o
la buena práctica 7.5 que nos habla de
la información documentada en un sistema
de gestión de calidad con base a la
norma iso 9000 2015 pues bueno vamos
para que te explique que debes de
considerar en el control de documentos o
en el control de registros en tu sistema
de gestión de calidad iso 9000
[Música]
antes de que te explique que debes de
considerar en tu procedimiento de
control documentos o tu procedimiento de
control de registros pues déjame
explicarte
el objetivo que tienes que establecer
recuerda que el sistema de gestión de
calidad se basa en cuatro pilares uno de
los pilares que te hablo es tiene que
ver con las actividades de aseguramiento
de calidad donde nosotros vamos a
proporcionar confianza de que está van a
cumplir los requisitos ahora bien este
procedimiento tiene que ver con las
actividades de aseguramiento de calidad
y pues bueno yo te sugiero que en este
procedimiento de control de documentos o
control de registros establezcas como
objetivo que en el documento relacionado
con el control de documentos pues vas a
determinar las directrices para
desarrollar mantener y controlar los
documentos y registros del sistema de
gestión de calidad de tu organización
ahora bien
le voy a recordar las definiciones de
documento como lo define la norma iso
9000 recuerdo que es el vocabulario
el documento lo define como la
información y su medio de soporte ahora
bien un registro que es pues bueno
también en la norma iso 9000 que es el
vocabulario también nos indica que es un
registro y básicamente la norma lo
define que registro es el documento que
presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de las actividades
desempeñadas da clic acá arriba y te voy
a mandar al capítulo donde te explico el
requisito o la buena práctica del
7.5 relacionada con la información
documentada en un sistema de gestión de
calidad cual es la primera política que
tienes que incluir
[Música]
pues bueno primero tienes que hacer la
diferencia entre los niveles de la
estructura documental de tu sistema de
gestión de calidad te recuerdo que en el
primer nivel pues viene lo que es un
manual de calidad da clic acá arriba y
te voy a mandar al capítulo donde
explicó la norma 10.013 y les explico
que debes de considerar en tu manual de
calidad de tu sistema de gestión iso
9000 como a nivel 2 vamos a tener los
procedimientos y como nivel 3 vamos a
tener las instrucciones de trabajo y
otros documentos adecuados para tu
sistema de gestión de calidad da clic
acá arriba y te voy a mandar al capítulo
donde les explico la diferencia entre
proceso procedimiento e instrucciones de
trabajo y otros documentos
primero tiene que quedar bien definida
esa diferenciación entre el personal que
va a aplicar el procedimiento de control
de documentos o control de registros
otra política que debes de incluir en tu
procedimiento de control de documentos o
registros pues bueno le tenemos que
decir al personal que toda la que toda
la documentación del sistema de gestión
de calidad puede mantenerse en medio
impreso o en medio electrónico
recordemos que ahora ya con las
tecnologías de información pues bueno ya
se nos facilita más el poder compartir
el poder elaborar y el poder difundir
los documentos del sistema de gestión de
calidad en tu organización
otra política pues bueno hay que
dejarles claro que los usuarios del
sistema de gestión de calidad podrán
consultar los manuales procedimientos e
instrucciones de trabajo en la
plataforma ya sea electrónica o
documental
recordemos que va a depender de la
manera de difundir los documentos va a
depender mucho de las herramientas que
tengas en tu organización hay algunas
organizaciones que tienen una plataforma
o un software electrónico para elaborar
y para difundir los procedimientos y hay
otras organizaciones que todavía se
encuentran en en con sistemas
documentales en papel las dos maneras
son actuales las dos maneras son
vigentes y muy vigentes va a depender
quién va a leer la información y cómo se
la vamos a distribuir para que la pueda
consultar en el momento adecuado y de
cierta manera pueda generar esa
aplicación del procedimiento de control
de documentos y control de registros
otra política que debes incluir pues
básicamente tiene que ver con las
modificaciones a manuales procedimientos
e instrucciones de trabajo van a generar
una nueva versión del documento y hay
que enviarlo al personal encargado que
administra el sistema de gestión de
calidad esto para qué pues hay que
enviar se lo para que él pueda sustituir
el documento actualizado en la lista
maestra de documentos y también puede
identificar el documento obsoleto
recuerda que todo administrador de un
sistema de gestión de calidad debe de
tener una lista maestra donde se
integren todos los documentos con las
fechas de emisión y con el nivel de
versión que se encuentran totalmente
vigentes en la organización
otra política es de que debes de incluir
que todos los documentos actualizados de
vending deben de mencionar la fecha de
revisión y la fecha de liberación
recuerda que la norma no se establece
que si tiene que establecer la fecha o
el nivel de versión en cual en qué
momento o en oa partir de qué fecha
entran en vigor las nuevas versiones de
tu sistema de gestión de calidad en la
parte documental ya sean manuales
procedimientos o instrucciones de
trabajo y otros documentos
también otro alineamiento que debes
incluir y que yo te sugiero que debas
incluir es que todos los manuales y
procedimientos de nueva creación o
actualización deben ser aprobados por el
titular del área donde se desarrolle
donde se aplique ese manual ese
procedimiento es instrucción de trabajo
y otros documentos antes de que los
aprueben también deben de haber una
revisión por esta misma persona persona
o por otro u otra posición que tenga la
suficiente autoridad y jerarquía para
dar esta aprobación y revisar que el
contenido del procedimiento el contenido
del manual o el contenido de la
instrucción de trabajo nos va a asegurar
los resultados para alinear los procesos
a los objetivos del sistema de gestión
de calidad
y por último pues bueno hay que recordar
como parte del control de registros que
todos los formatos que se utilicen en el
sistema de gestión de calidad requeridos
para mantener y generar la evidencia las
actividades deben ser deben de ser
tomados de la plataforma electrónica o
la plataforma documental que se tenga es
muy importante hacerle esta aclaración
al personal que todo formato que baje
para generar los registros deben de
generarse y deben de bajarse de la
plataforma donde se encuentran ubicados
los procedimientos del sistema de
gestión de calidad
bueno te dejo un par de vídeos que te
pueden ayudar a seguir aumentando sus
competencias sígueme en todas mis redes
sociales linkedin facebook
escúchame en spotify sígueme en linkedin
y también ve todos mis nuestros vídeos
en youtube te recuerdo también que te
suscribas al canal de la academia hizo y
que también a que activen
esa campana de notificaciones para que
youtube te avise al momento que estoy
subiendo un nuevo contenido recuerda que
yo soy el camino y estoy aquí para
ayudarte hasta luego
[Música]
[Aplausos]
[Música]
[Aplausos]
[Música]
Ver Más Videos Relacionados
¿Qué es la información documentada ISO 9001? | ¿Cuál es la información documentada obligatoria?
DOCUMENTOS del Departamento de PRODUCCION 🏭 Tablero de control, Orden de Trabajo.
Información Documentada
TRAC: Tips para publicar en la revista médica del IMSS
ISO 14001 versión 2015 7.5 Información documentada en ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental
ARQUEO DE CAJA | Asientos de ajuste y formato fácil paso a paso
5.0 / 5 (0 votes)