Ordenación documental
Summary
TLDREste script de video ofrece una visión detallada del proceso de organización y transferencia de archivos en la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. Se enfoca en la segunda parte del proceso, que es la ordenación documental, una tarea crucial para la eficiencia en la consulta de documentos. El video explica los diferentes sistemas de ordenación, como los alfabéticos, numéricos y mixtos, y cómo cada entidad debe elegir el que mejor se adapte a sus necesidades y tipos de archivos. Se destaca la importancia de la cronología y la aplicación de principios archivísticos como el de procedencia y el de orden original. Además, se abordan conceptos como unidades documentales simples y complejas, y cómo deben ser manejadas en la ordenación para mantener la integridad del expediente. El video es una guía práctica para aquellos encargados de la gestión de archivos, subrayando la importancia de la precisión y la coherencia en la organización de documentos.
Takeaways
- 📂 La ordenación documental es el proceso de organizar internamente cada expediente para facilitar la consulta de documentos.
- 📄 Los sistemas de ordenación básicos son alfabéticos, numéricos y mixtos, y cada entidad decide según sus necesidades y tipos de archivos.
- 🔍 Para documentos como contratos, se puede utilizar una ordenación numérica cronológica, mientras que para historiales laborales, un sistema numérico o alfanumérico puede ser más adecuado.
- ✋ Es fundamental respetar el principio de procedencia y el orden original de los documentos para mantener la coherencia en la organización de los archivos.
- 🗓️ La fecha de producción de los documentos es la referencia principal para la ordenación cronológica, pero si falta, se puede usar la fecha de recibido.
- 📆 En caso de expedientes largos, se pueden agrupar los documentos por meses o períodos de vigencia para facilitar la ordenación.
- 🔢 Se ordenan los documentos dentro de cada mes de forma ascendente, comenzando por el más antiguo.
- 📑 Las unidades documentales simples y complejas deben ser consideradas a la hora de ordenar; las complejas no deben desintegrarse y se archivan con la fecha del documento principal.
- 📝 Es importante conocer y aplicar los principios archivísticos en todas las etapas, incluida la ordenación, para reflejar correctamente las actuaciones administrativas.
- 🔄 La ordenación documental sigue a la clasificación y precede la descripción documental, formando parte integral del proceso de organización de archivos.
- 💡 Para cualquier duda o comentario, se puede intercambiar información y resolver dudas en la sección de comentarios del video.
Q & A
¿Quién es el presentador del vídeo sobre la organización y transferencia de archivos?
-El presentador del vídeo es Servando Ni Garros.
¿Cuál es el tema principal del segundo vídeo de la serie?
-El tema principal del segundo vídeo es la ordenación documental como parte del proceso de organización de archivos.
¿Qué es la ordenación documental y qué implica?
-La ordenación documental es el proceso de organizar internamente cada expediente para encontrar un sistema de ordenación más adecuado para la consulta de cada documento.
¿Cuáles son los sistemas de ordenación básicos que se mencionan en el vídeo?
-Los sistemas de ordenación básicos mencionados son alfabéticos, numéricos y mixtos, cada uno con sus subdivisiones.
¿Cómo decide una entidad cuál es el sistema de ordenación que más se adecúa a sus documentos?
-Cada entidad decide según sus tipos de archivos y necesidades de consulta, y la decisión recae en el responsable del archivo o el archivista.
¿Por qué no se recomienda aplicar el mismo sistema de ordenación a todas las series y subseries documentales?
-No se recomienda porque cada tipo de documento, como contratos o historiales laborales, puede requerir un enfoque de ordenación diferente para facilitar la consulta y la comprensión de la información.
¿Cómo se organiza internamente un expediente cuando se aplica un sistema de ordenación numérico cronológico?
-Se organiza de manera que los documentos se agrupan por meses y dentro de cada mes se ordenan cronológicamente, de más antiguo a más reciente.
¿Qué principios archivísticos son importantes durante la ordenación documental?
-Algunos principios importantes son el principio de procedencia, el principio de orden original y el principio de orden natural de los documentos.
¿Cómo se abordan los documentos que no tienen una fecha de producción en la ordenación documental?
-Si un documento no tiene una fecha de producción, se toma como referencia la fecha de recibido del documento para ubicarlo cronológicamente dentro del expediente.
¿Qué es una unidad documental compleja y cómo se ordena?
-Una unidad documental compleja es una que contiene diferentes tipos de documentos pero que forman parte del mismo trámite. Se debe conservar toda la unidad y archivarla con la fecha de producción del documento inicial.
¿Cuál es el siguiente paso después de la ordenación documental en el proceso de organización de archivos?
-El siguiente paso después de la ordenación documental es la fase de descripción documental.
Outlines
📂 Proceso de Ordenación Documental
Este primer párrafo introduce la segunda parte de la serie de videos sobre la organización y transferencia de archivos en la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. Se centra en el proceso de ordenación documental, que es interno a cada expediente y busca un sistema de ordenación más adecuado para la consulta de cada documento. Se mencionan diferentes sistemas de ordenación como alfabético, numérico y mixto, y se destaca la importancia de que cada entidad elija el sistema que mejor se adapte a sus documentos y necesidades. Además, se explora la idea de ordenar documentos cronológicamente y se da un ejemplo hipotético de cómo ordenar una serie de contratos.
🗓 Fechas de Producción y Ordenación Cronológica
El segundo párrafo se enfoca en cómo se identifican las fechas de producción de los documentos para la ordenación cronológica. Se describe que la mayoría de los documentos traen una fecha de producción que se utiliza como referencia para la ordenación. Se menciona que en casos complejos, como contratos que abarcan varios años, se debe mantener la secuencia cronológica de los documentos. Además, se discute la importancia de aplicar principios archivísticos, como el principio de procedencia y el principio de orden original, para reflejar las actuaciones administrativas en el orden en que se dieron. Se destaca la importancia de entender estos principios para evitar errores en la ordenación del expediente.
📑 Unidades Documentales Simples y Complejas
El tercer párrafo aborda el tema de las unidades documentales simples y complejas en el contexto de la ordenación documental. Se define una unidad documental simple como un informe de supervisión, que tiene un formato único y no incluye anexos. Por otro lado, una unidad documental compleja consta de diferentes tipos de documentos que forman parte del mismo trámite y no deben desintegrarse. Se da un ejemplo de una oferta de contrato con anexos que tienen fechas diferentes a la oferta misma. Se enfatiza la importancia de conocer y aplicar estos conceptos para evitar errores en la ordenación y para mantener la coherencia y la lógica en el desarrollo de las actuaciones administrativas. Al final, se menciona que una vez ordenados todos los expedientes, se procede a la fase de descripción documental.
Mindmap
Keywords
💡Organización de archivos
💡Ordenación documental
💡Clasificación
💡Serie documental
💡Unidades documentales simples y complejas
💡Fecha de producción y recibo
💡Principios archivísticos
💡Descripción documental
💡Acta de liquidación
💡Expediente
💡Contrato
Highlights
Un cordial saludo a todos, comienza el video con una presentación personal.
Continuación de la serie de vídeos del proyecto de organización y transferencia de archivos.
Introducción al video número 2, enfocado en la ordenación documental.
Importancia de la clasificación como primera fase en la organización de archivos.
Explicación de la división de series y subseries documentales.
Ejemplo hipotético de ordenación de la serie de órdenes actas y contratos.
Mencion de los sistemas de ordenación: alfabéticos, numéricos y mixtos.
Decisión de cada entidad sobre el sistema de ordenación más adecuado para sus archivos.
Diferenciación entre consultar un contrato y una historia laboral en términos de ordenación.
Aplicación de principios archivísticos en todas las etapas, incluida la ordenación documental.
Importancia de mantener el principio de procedencia y el orden original en la ordenación.
Ejemplo de cómo no aplicar correctamente el principio de orden natural puede afectar la lógica de los documentos.
Proceso de ordenación documental cronológica y su influencia en la búsqueda de información.
Consideración de fechas de producción o recibo para documentos sin fecha de producción.
Técnica de agrupación por meses para expedientes largos y su ordenación cronológica.
Diferenciación entre unidades documentales simples y complejas en la serie de contratos.
Definición técnica de unidad documental simple y compleja según el acuerdo 0 27 del archivo general de la nación.
Importancia de no desintegrar unidades documentales complejas al ordenar los expedientes.
Conclusión de la ordenación documental y transición a la fase de descripción documental.
Invitación a dejar comentarios y resolver dudas en el enlace proporcionado.
Transcripts
[Música]
y mucho
[Música]
un cordial saludo para todos mi nombre
es servando ni garros y damos
continuación a la serie de vídeos del
proyecto de organización y transferencia
de los archivos del grupo contractual de
la dirección administrativa y financiera
de la policía nacional
en esta ocasión el vídeo número 2 damos
continuidad es la parte de la ordenación
documental como uno de los procesos de
la organización de archivos entonces
aquí estamos vamos a voy a tocar el
proceso número 2 de ordenación
documental
si no han visto el vídeo anterior que
desde clasificación lo pueden consultar
y van a darse cuenta pues ya la primera
fase que hicimos que es la parte de la
clasificación
la clasificación la terminamos entrando
en materia la terminamos en la parte de
la división de las series y sus serios
documentales de una misma unidad
administrativa para este caso el grupo
contractual hicimos el ejemplo
hipotético de que encontramos la serie
de órdenes actas
y contratos digamos acá tenemos cuatro
tipos de series documentales entonces
aquí ya empezamos a aplicar el tema de
la de la ordenación que es la ordenación
documental la ordenación documental ya
hace referencia netamente a la
ordenación interna de cada expediente es
decir ya entramos a buscar un sistema de
ordenación más adecuado para la consulta
de cada documento entonces siempre en
primera en primera instancia como en el
vídeo anterior lo mencionamos teníamos
la parte de la clasificación
identificamos según la tabla de
retención documental cada serie y sub
serie documental lo que hace la
ordenación es ordenar internamente cada
expediente es decir un ejemplo entonces
vamos a suponiendo que esto va a
ser la serie de contratos de un mismo
expediente porque pueden haber serie de
contratos después va a ser un contrato
este va a ser otro si entonces la
ordenación va a ser es internamente de
esa agrupación
ya hemos clasificado
los sistemas de ordenación básicamente
son alfabéticos numéricos y mixtos y
cada uno de ellos con sus subdivisiones
entonces pues la idea bueno esto lo
pueden encontrar en la cartilla de
ordenación del archivo general de la
nación igualmente cada entidad decide o
de acuerdo a pesar a sus tipos de
archivos cuál es el sistema de
ordenación que más se adecúa para sus
documentos no no está bien visto aplicar
un mismo sistema de ordenación para
todas las series y sub series
documentales
no es lo mismo consultar por ejemplo un
contrato que una historia laboral o yo
no puedo conocer una historia laboral y
agarrar y ordenarlas simplemente de
cronológicamente por ordenar la temática
mente o alfanuméricos y hay diferentes
sistemas y
está en la decisión del responsable de
archivo de la archivista decidir cuál es
el sistema que más se adecua a esos
documentos para que lo puedan consultar
más fácil digamos para el tema de
contratos podemos utilizar una
ordenación numérica cronológica o una
ordenación en la que tú puedas consultar
los contratos mediante el número de
contrato o digamos para el tema de una
historia laboral se se ordenaría o se se
utilizaría un sistema de ordenación
donde se pueda consultar con la cédula
de la persona entonces sería numérico o
en un mixto numérico con el nombre
alfanumérico o alfabético por el nombre
de la persona por apellido así cada
cada entidad determinar cuál es el
sistema de ordenación que más se adecua
a sus necesidades y al tipo de archivo
que va a ordenar en este caso bueno
continuamos con digamos con la
ordenación interna del expediente para
ello pues vamos a aplicar un sistema
numérico cronológico el cual pues además
de permitirnos consultar la información
como les dije anteriormente por número
de contrato o sea este expediente lleva
un número consecutivo de contrato pero
aún así va también a guardar la
cronología de las actuaciones
administrativas en el orden que fueron
surgiendo desde su principio hasta su
liquidación o hasta la terminación del
trámite cuando hace la ordenación
documental uno arranca a ordenar un
expediente hasta que lo finaliza luego
el otro luego
independientes que esa fue la fase que
nos dejó la parte de la clasificación
entonces en este caso vamos a dejar esto
aquí aparte y vamos a hacer un ejemplo
hipotético como les venía 40 comentando
de cómo ordenar una experiencia entonces
bueno esto es en nuestro grupo de
documentos de contrato lo que vamos a
hacer es identificar las fechas de
producción de los documentos en la
mayoría de casos los documentos van a
traer su fecha de producción y esa fecha
va a ser la fecha que se va a tomar como
referencia para la ordenación
cronológica que quiere decir igualmente
va a ir desde el más antiguo hasta el
más reciente el más antiguo a reposar en
la parte superior del expediente y el
más reciente va a reposar en la parte de
atrás es decir enero febrero marzo abril
mayo y hasta llegar aquí a diciembre
para el caso de los contratos va a haber
contratos que inicien en un año y
terminen
porque pues es una serie documental
compleja entonces aquí en la parte de la
ordenación documental podemos ver
reflejados varios conceptos continuamos
con la aplicación de los principios
archivísticos en todas las etapas
también en la ordenación no lo podemos
dejar de lado si llegamos a encontrar un
documento que no se ha producido en este
trámite de hacer un contrato aplicamos
el principio de procedencia y lo
entregamos a la dependencia que produce
igual mantenemos constantemente el
principio de orden original que consiste
en que se vean reflejadas las
actuaciones administrativas un ejemplo
de digamos de que estuviera mal aplicado
yo no puedo considerar que digamos el
acta de liquidación de un contrato que
es uno de los documentos finales del
contrato si yo simplemente agarrar ahora
a ordenar lo cronológicamente y mediará
únicamente por la fecha en caso dado que
se la hayan colocado mal o algo si el
funcionario no conoce el proceso lo que
va a hacer es archivar esa acta de
liquidación donde la fecha de producción
documento le dice digamos un ejemplo ahí
por acá
pero ahí estaríamos no no sería lógico
porque se estaría transgrediendo el
principio de orden natural de los
documentos porque el acta de liquidación
es uno de los documentos finales del
mismo si entonces eso es lo bonito de
los archivos que no solamente el tema
digamos de las fechas de los documentos
va a determinar en qué posición van a ir
dentro del expediente si uno conoce el
procedimiento y se aplica al principio
de orden natural van a irse viendo
reflejadas las actuaciones admite
administrativas en el momento que fueron
dadas y en el lugar donde van a ir en el
expediente en este caso en la parte
final eso es un ejemplo
igualmente pues bueno tomamos como
referencia las fechas de producción de
los documentos entonces en la mayoría de
casos va a tener la fecha de producción
si no la tiene y va a tener una fecha de
recibido porque no en los archivos no
solamente van a haber ser reposados
documentos que producen la dependencia
sino que en el desarrollo en el mismo
trámite también va a recibir documentos
y que tienen que ir dentro del contrato
por uno por ejemplo digamos los informes
de supervisión y demás todos esos tipos
de documentos van a ir dentro del
contrato aunque no sean producidos por
la dependencia deben ir dentro del
contrato por ende en caso de que no
tenga la fecha de producción se va a
tomar como referencia la fecha de
recibido del documento cuando llega el
documento a la dependencia entonces hay
varias formas de tomar digamos que esas
fechas para ubicarlo cronológicamente
dentro del expediente entonces en eso
consiste básicamente la ordenación
ordenamos digamos podemos hay una
técnica que se aplica simplemente
separamos por meses donde el expediente
sea muy largo entonces lo que hacemos es
digamos agrupar los documentos de enero
los documentos
de marzo de abril así sucesivamente de
una misma vigencia
digamos enero febrero y marzo del 2019
en caso de que ya avance más el contrato
y surja otra vigencia pues vamos a amar
enero febrero marzo del 2020 y así
sucesivamente cuando tengamos separados
ya por meses organizamos que ordenamos
cada mes
de forma cronológica entonces digamos
solo enero entonces primero de enero
3 de enero 5 de enero tiene que ir de
forma ascendente y una vez terminada esa
ordenación en cada una
de los meses entonces ya agrupamos enero
febrero marzo y hasta que lleguemos al
final de la experiencia y ahí ya
consideramos que está aplicada la
ordenación documental cronológica de una
misma serie documental que para este
caso sería contratos de un mismo
contrato por ejemplo el contrato 100 29
del 2019 un mismo contrato una misma
serie una misma unidad productora que es
el grupo contractual y una ordenación
cronológica desde el documento más
antiguo al más reciente hasta donde
finaliza ahí sería la aplicación de uno
de los sistemas de ordenación igualmente
como les dije tienen que buscar el
sistema que más se adecue a las
necesidades de consulta del archivo
ahora otro aspecto muy importante en
esta parte de la ordenación
documental dependiendo la serie
documental que estemos ordenando
si es una serie de documental con
unidades documentales simples o con
unidades documentales complejas o con
las dos al mismo tiempo pueden aparecer
es muy importante que tengan en cuenta
estos conceptos que los conozcan y que
los apliquen en la ordenación documental
porque ahí es donde se cometen los
errores
en la ordenación del expediente qué
quiere decir esto por ejemplo en la
serie de contratos hay unos hay unidades
documentales tantos simples como
complejas ahí les voy a dejar la
definición técnica que está establecida
en el acuerdo 0 27 el archivo general de
nación por el cual se actualiza el
glosario bueno terminológico de este
tema de gestión documental una serie
documental digamos con unidades
documentales simples y complejas vamos a
hacer un pequeño ejemplo para que lo
tengan en cuenta digamos un informe de
supervisión es una tipología documental
porque es simple porque tiene un mismo
formato no tiene anexos porque
simplemente es el informe de supervisión
por tanto es decir el trámite de inicio
del informe y ahí quedó es una serie
simple es un formato de diagramación y
ética para todos los informes de
supervisión es único no tiene anexos es
un documento simple o un tipo documental
si es una unidad documental simple en
este caso simplemente se toma la fecha
de producción del documento de recibido
del mismo y se ubica cronológicamente
dentro del expediente hasta ahí no hay
problema es una serie simple sin embargo
haber también casos especiales en la
serie contratos donde a ver dónde van a
existir dos unidades documentales
complejas sí es decir que la componen
más de un documento pero que no la puedo
que no la puedo desintegrar dentro del
expediente ejemplo una oferta de un
contrato o si digamos una oferta
remitieron una oferta de contrato en una
fecha sin embargo esa oferta al final
indica que tiene unos anexos y los
anexos pueden ser
fechas más antiguas que la misma oferta
o sea pueden tener fechas diferentes
porque porque están anexando digamos
antecedentes de otros contratos u otros
tipos de documentos que necesitan
comprobar en esa oferta sí entonces sí
ahí viene lo que les digo si aplicáramos
simplemente un sistema de ordenación
cronológico sin conocer qué es una
unidad documental compleja estaríamos
desintegrando este expediente y por
tanto estaríamos desbaratando la oferta
que es una sola con sus anexos es decir
las la definición como tal de unidad
documental compleja es que cuenta con
diferentes tipos de documentos pero que
hacen parte del mismo trámite y no se
pueden pues decir tegra no disolver
dentro del mismo desde dentro de la
misma ordenación del expediente en este
caso el deber ser es conservar toda la
unidad documental compleja y archivarla
con la fecha de producción de pues del
documento inicial es decir no lo podemos
desintegrar ya que lleva diferentes
tipos de documentos pero que hacen
el mismo es muy importante conocer eso
porque si no des agregaríamos todo y lo
ubicaríamos en diferentes posiciones del
expediente creyendo que estamos
aplicando la cronología correctamente
pero a la hora de consultar la
información no nos va a aparecer o sea
no va a aparecer los anexos no va a ser
lógico el desarrollo de las actuaciones
administrativas es muy importante que
conozcamos esto
la composición de un expediente y que
también lleva a series simples y series
unidades documentales simples y
complejas en este caso de las complejas
como le digo simplemente aplican la
fecha de producción o de recibido de la
misma y se archiva con esa fecha en la
en el lugar que le corresponde dentro
del expediente es eso básicamente la
ordenación subsiguiente a la
clasificación documental finaliza en ese
momento cuando ya hemos ordenado todos
nuestros expedientes según el sistema de
la ordenación escogido y ahí ya pasamos
a la fase de descripción documental
cualquier cosa o comentario que tengamos
al respecto lo podemos dejar en el
enlace de comentarios y resolvemos las
dudas entre todos muchas gracias y hasta
el próximo vídeo
[Música]
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