Customer payment follow up | Odoo Accounting

Summary

يشرح هذا الفيديو كيفية متابعة المدفوعات المستحقة للعملاء في شركة بلوم. يتم التأكيد على أهمية التحقق من تسوية جميع البيانات المصرفية والمدفوعات قبل إرسال التذكيرات. يوضح الفيديو كيفية إعداد مستويات المتابعة في النظام، بما في ذلك تحديد عدد الأيام، واختيار نوع التذكير (بريد إلكتروني، رسالة، أو رسالة نصية). يتم استعراض التقارير المالية وتفاصيل العملاء المستحقين، مع إمكانية تخصيص رسائل التذكير والأنشطة. الهدف هو الحفاظ على تدفق نقدي ثابت من خلال متابعة فعالة للمدفوعات المستحقة وضمان دفع الموردين والموظفين في الوقت المناسب.

Takeaways

• 😀 إعداد فواتير العملاء في بلوم قد يكون صعبًا أحيانًا بسبب العمليات المحاسبية الطويلة وغير الموثوقة لبعض العملاء.
• 📅 تقرر إرسال متابعات أسبوعية بعد التحقق من تسوية جميع كشوف الحسابات والمدفوعات لضمان عدم إرسال تذكيرات للعملاء الذين دفعوا بالفعل.
• 📜 تأكد من إعداد شروط الدفع بشكل صحيح من خلال مراجعة الفيديو المتعلق بشروط الدفع.
• 📧 يمكن تذكير العملاء بالدفع عبر رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو الرسائل البريدية.
• 🔧 من الممكن تعديل عدد أيام التأخير في المتابعة وتخصيص الرسائل المرسلة حسب الحاجة.
• 🛠 تتيح لك علامة التبويب النشاطات جدولة الأنشطة لضمان إدارة المتابعات بشكل صحيح.
• 📊 في تقارير المتابعة، يمكن إزالة الفلتر لمراجعة جميع الديون المستحقة على العملاء.
• 👨‍💼 يمكن الاطلاع على نظرة عامة شاملة على العملاء وفواتيرهم المفتوحة، بما في ذلك تواريخ الاستحقاق وتواريخ الدفع المتوقعة.
• 🔔 يمكن إعداد التذكيرات لتكون تلقائية أو يدوية حسب الحاجة، مع إمكانية استثناء فواتير معينة من المتابعات.
• 🏷 يمكن تصنيف العميل كجيد أو عادي أو سيء بناءً على أدائه في الدفع.

Q & A

ما هي المشكلة التي تواجه شركة Bloom فيما يتعلق بالدفع من العملاء؟

تواجه شركة Bloom مشكلة في تحصيل المدفوعات من العملاء بسبب أن بعضهم يعتمد على عملية محاسبية طويلة وغير موثوقة، مما يؤدي إلى تأخير في الدفع.

ما هي الخطوة الأولى التي يجب اتخاذها قبل متابعة الدفعات؟

الخطوة الأولى هي التأكد من أن جميع البيانات المصرفية والمدفوعات قد تمت تسويتها، لتجنب إرسال تذكير لعميل قد قام بالفعل بالدفع.

ما الذي يجب التحقق منه فيما يتعلق بشروط الدفع؟

يجب التأكد من إعداد شروط الدفع بشكل صحيح، ويمكن للمستخدم مراجعة الفيديو الخاص بشروط الدفع للحصول على مزيد من المعلومات.

ما هي الأداة المستخدمة في متابعة الدفعات؟

يتم استخدام قاعدة بيانات الشركة للدخول إلى إعدادات المحاسبة وتحديد مستويات المتابعة لمراجعة الإجراءات التي يتم تفعيلها بعد عدد معين من الأيام.

ما هي الخيارات المتاحة عند إعداد متابعة الدفع؟

يمكن اختيار عدد الأيام المطلوبة، نوع التذكير (بريد إلكتروني، رسالة، أو SMS)، قالب الرسالة، وتحديد ما إذا كان التذكير سيتم إرساله تلقائيًا.

ما هو الهدف من تقرير المتابعة الموجود في قائمة العملاء؟

تقرير المتابعة يمكن المستخدم من رؤية جميع المدفوعات المستحقة من العملاء، بما في ذلك المبالغ الإجمالية والمبالغ المتأخرة.

كيف يمكن التعامل مع عميل معين يحتاج إلى تذكير؟

يمكن الضغط على اسم العميل (مثل Acres Lawn Care) للحصول على نظرة شاملة على الفواتير المفتوحة الخاصة به، بالإضافة إلى معلومات مثل تواريخ الاستحقاق وتواريخ التذكير التالية.

ما هي الخيارات المتاحة لإدارة تذكيرات الدفع اليدوية والتلقائية؟

يمكن إعداد تذكيرات الدفع لتكون إما تلقائية أو يدوية، وأيضًا يمكن استبعاد فاتورة معينة من المتابعة.

كيف يمكن تصنيف العملاء بناءً على سلوكهم في الدفع؟

يمكن تصنيف العملاء على أنهم 'جيد' أو 'عادي' أو 'سيء' بناءً على سلوكهم في دفع الفواتير.

ما هو الهدف من إعداد المتابعة اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية؟

الهدف هو ضمان متابعة الفواتير غير المدفوعة بشكل منتظم، مما يساعد على تحسين التدفق النقدي للشركة وضمان القدرة على دفع الموردين والموظفين في الوقت المحدد.

Outlines

00:00

👋 مقدمة عن متابعة مدفوعات العملاء

الفيديو يرحب بالمشاهدين ويقدم موضوع متابعة مدفوعات العملاء في شركة بلوم. يشير إلى أن بعض العملاء لديهم عملية محاسبية طويلة وغير موثوقة مما يؤخر المدفوعات. الشركة قررت إجراء متابعات أسبوعية بعد التأكد من تسوية جميع كشوف الحسابات البنكية والمدفوعات، لتجنب إرسال رسائل للعملاء الذين قاموا بالدفع بالفعل. الفيديو أيضًا يشير إلى أهمية إعداد شروط الدفع بشكل صحيح ويوجه المشاهدين لمشاهدة فيديو آخر عن هذا الموضوع.

🔄 خطوات تفعيل المتابعات والإعدادات

الفيديو يوضح كيفية استخدام قاعدة البيانات للوصول إلى إجراءات المتابعة. من خلال الذهاب إلى 'التكوين' ثم 'مستويات المتابعة' في قسم المحاسبة، يمكن للمستخدمين رؤية الإجراءات المفعلة بعد عدد معين من الأيام. يمكنهم إدارة هذه الخيارات واختيار عدد الأيام ونوع التذكير، سواء كان بالبريد الإلكتروني أو رسالة أو رسالة نصية، واختيار القالب المناسب للرسالة. يمكن أيضًا تحديد ما إذا كان يجب إرسال المتابعة تلقائيًا أو لا، وكذلك جدولة النشاط لضمان التعامل مع الأمور بشكل صحيح.

📊 تقرير المتابعات واستعراض العملاء

الفيديو يشرح كيفية الذهاب إلى تقارير المتابعة من خلال قائمة العملاء لإزالة الفلتر ورؤية كافة المبالغ التي يدين بها العملاء. يتم استعراض إجمالي المبالغ المستحقة وما هو متأخر منها. تم ذكر مثال لعميل 'أكرز لون كير' الذي يحتاج إلى تذكير، ومن خلال النقر عليه يتم الحصول على نظرة عامة شاملة عن هذا العميل وفواتيره المفتوحة، مع معلومات مثل تواريخ الاستحقاق والتواريخ المتوقعة للدفع إذا قدم العميل تاريخ الدفع المتوقع.

🔔 تخصيص وإعداد تذكيرات الفواتير

الفيديو يوضح كيفية إضافة تاريخ تذكير لاحق وإعداد خيارات أخرى مثل تفعيل التذكيرات التلقائية أو جعلها يدوية، وكذلك استثناء فواتير معينة من المتابعات. يمكن تصنيف الاتصال مع العميل كجيد أو عادي أو سيئ. يختتم الفيديو بالإشارة إلى سهولة متابعة الفواتير غير المدفوعة بشكل يومي أو أسبوعي أو شهري، وتوديع المشاهدين للاستعداد للفيديو التالي.

Keywords

💡المتابعات

تشير المتابعات إلى عملية متابعة العملاء الذين لم يسددوا فواتيرهم في الوقت المحدد. الفيديو يوضح كيف يمكن تنظيم هذه المتابعات باستخدام أدوات النظام مثل رسائل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية، مما يساعد في ضمان التدفق النقدي المستقر للشركة.

💡الفواتير

الفواتير هي المستندات التي تحتوي على المبالغ المستحقة على العملاء لقاء الخدمات أو المنتجات المقدمة لهم. الفيديو يركز على أهمية متابعة الفواتير غير المدفوعة لضمان حصول الشركة على مستحقاتها في الوقت المناسب.

💡التدفق النقدي

التدفق النقدي يشير إلى حركة الأموال داخل وخارج الشركة. الحفاظ على تدفق نقدي مستقر هو هدف أساسي للمتابعات على المدفوعات المتأخرة، وذلك لضمان قدرة الشركة على دفع مستحقات الموردين والموظفين في الوقت المحدد.

💡العملاء

العملاء هم الأفراد أو الشركات التي تتعامل مع الشركة وتشتري منها خدمات أو منتجات. في هذا الفيديو، يتم التركيز على إدارة العلاقة المالية مع العملاء، خاصة أولئك الذين يتأخرون في تسديد فواتيرهم.

💡الشروط المالية

الشروط المالية تتعلق بالقواعد التي تحدد المدة الزمنية والمبالغ المستحقة للدفع من قبل العميل. الفيديو يشير إلى أهمية التأكد من أن الشروط المالية معدة بشكل صحيح لتجنب التأخيرات في الدفع.

💡تقرير المتابعات

تقرير المتابعات هو أداة تساعد على عرض الفواتير المستحقة والمدفوعات المتأخرة من قبل العملاء. من خلال هذا التقرير، يمكن للشركة رؤية إجمالي المبالغ المستحقة وما هو متأخر منها، واتخاذ الإجراءات المناسبة مثل إرسال التذكيرات.

💡قواعد المتابعة

قواعد المتابعة هي الإعدادات التي تحدد متى وكيف تتم متابعة العملاء بعد مرور فترة محددة على استحقاق الفواتير. يمكن تخصيص هذه القواعد لتشمل إرسال رسائل بريد إلكتروني أو رسائل نصية بعد عدد معين من الأيام.

💡التذكيرات التلقائية

التذكيرات التلقائية هي رسائل يتم إرسالها تلقائيًا للعملاء بناءً على قواعد محددة مسبقًا لمتابعة الفواتير غير المدفوعة. الفيديو يشرح كيفية إعداد هذه التذكيرات لتسهيل متابعة المدفوعات.

💡قاعدة بيانات

قاعدة البيانات هي المكان الذي يتم فيه تخزين جميع معلومات العملاء والفواتير والمتابعات. الفيديو يظهر كيفية الوصول إلى قاعدة البيانات لإدارة متابعات الفواتير ورؤية المبالغ المستحقة من العملاء.

💡إعداد التقارير

إعداد التقارير يشير إلى عملية عرض وتحليل البيانات المتعلقة بالمدفوعات المستحقة والفواتير المتأخرة. الفيديو يوضح كيفية استخدام التقارير لفهم الوضع المالي للشركة واتخاذ الإجراءات المناسبة لتحسين التدفق النقدي.

Highlights

The challenge of delayed payments due to customers' lengthy and unreliable accounting processes.

Weekly follow-ups are conducted after all bank statements and payments have been reconciled.

Ensuring that payment terms are correctly set up is crucial for effective follow-ups.

Importance of stable cash flow for paying suppliers and employees on time.

Using the accounting configuration to set up follow-up actions based on the number of overdue days.

Flexibility to choose the type of reminder (email, letter, or SMS) and customize the message template.

Automating follow-up actions or scheduling manual activities to ensure everything is handled properly.

Viewing follow-up reports under the customers' menu to see total customer debt and overdue payments.

Example of Acres Lawn Care customer needing a reminder due to overdue payments.

Ability to manually enter expected payment dates and customize next reminder dates.

Option to exclude specific invoices from follow-ups based on the business context.

Labeling customers as good, normal, or bad payers based on their payment history.

Ensuring follow-ups can be conducted daily, weekly, or monthly based on business needs.

Automated and manual follow-up actions ensure timely reminders are sent for unpaid invoices.

Using the database to manage payment follow-ups effectively and maintain cash flow stability.

Transcripts

hi jod doers and welcome to this

tutorial about customer payment

follow-ups here at Bloom getting our

invoices paid is often harder than it

should be some of our customers have a

lengthy and unreliable accounting

process and take a while to pay us we've

decided to run weekly follow-ups after

ensuring that all bank statements and

payments have been reconciled this way

we're not sending an email or a letter

to a customer who's already paid first

it's important that our payment terms

are set up correctly so be sure to check

out the video on payment terms if you

haven't already now let's see how to

remind our customers to pay us for the

excellent work that we do this way we

can keep our cash flow stable and make

sure that we consistently have enough

money to pay our suppliers and our

employees on time let's go into our

database where we can check out our

followup actions by going into

accounting configuration and follow-up

levels we can see which actions are

activated after a specific number of

days and by clicking on any one of them

I can manage the different options I can

choose the number of days I can choose

the type of reminder to be sent whether

that's email a letter or SMS I can

choose a template for the message to be

used and we can determine if this

followup should be sent

automatically in the activity tab we can

even schedule and activity to make sure

everything is handled

correctly now let's go to the followup

reports under the customers

menu and we'll remove our

filter and here we can see everything

that our customers owe us so from this

page we can see both the total amount

our customers owe and how much is

overdue it looks like one of our

customers Acres Lawn Care could use a

reminder so we'll click on Acres lawn

care and here we get a full overview of

this customer and their open invoices

with information like their due dates

the expected dates if the customer tells

us when a payment should arrive we can

enter that

manually the date of a next reminder and

we can have other options that we can

set like automated reminders or manual

ones and we can decide to exclude a

specific invoice from

follow-ups we can even label contact as

a good normal or bad

de and it's that easy to follow up on

unpaid invoices every day week or month

that's all for today from your palow

I'll see you in the next video