Trabajar sin estrés - Kanban

Oxean Cross Comunicación Interna

12 Jul 201103:40

Summary

TLDREl guion habla sobre la importancia de mejorar el flujo de trabajo en diferentes tipos de organizaciones. Propone el uso de un tablero de tareas, basado en el concepto de 'kanban', para visualizar y gestionar tareas. Este sistema ayuda a evitar la acumulación de trabajo y el estrés, permitiendo un enfoque claro y organizado en el avance de las tareas. Cada tarea se representa en un post-it, moviéndose de 'pendientes' a 'en proceso' y finalmente a 'terminadas'. También se aborda la gestión de impedimentos y la visualización de tareas para mantener el flujo de trabajo y la satisfacción del equipo.

Takeaways

👥 Las organizaciones pueden ser distintas en apariencia pero todas funcionan con gente que tiene distintas tareas.
📈 El acumulo de tareas puede convertirse en un peso y dificultar el avance del equipo.
🔍 Se propone una solución para desentrañar los problemas y ver las cosas de otra manera.
📋 Se sugiere aplicar el concepto de 'kanban', una palabra japonesa que se refiere a tablero visual o sistemas de tarjetas.
📝 El tablero de tareas ayuda a mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible sin estrés.
📑 El tablero se compone de columnas que representan los estados del flujo de tareas: pendientes, en proceso y terminadas.
📌 Cada tarea se escribe en un post-it y se coloca en la columna correspondiente según su estado.
🚫 Si hay un impedimento para concluir una tarea, se marca con una cruz roja o se coloca en una sección aparte.
🔄 Mantener la columna de 'en proceso' lo más despejada posible para mejorar la planificación y evitar la acumulación de tareas.
👀 El tablero permite a todo el equipo ver las tareas de cada uno, evitando duplicidades y mejorando la asignación de tareas.
🏆 Al final del día, el equipo puede ver las tareas terminadas y sentir satisfacción por su desempeño.

Q & A

¿Qué problema se presenta en las organizaciones según el guion?
-En las organizaciones, el problema presentado es que las tareas a menudo se acumulan hasta convertirse en un peso para el equipo, lo que lleva a un enredo que dificulta el progreso.
¿Cuál es la solución propuesta para el problema de acumulación de tareas?
-La solución propuesta es aplicar el concepto de 'kanban', que es un sistema de tablero visual que ayuda a mejorar el flujo de trabajo y alcanzar un ritmo sostenible libre de estrés.
¿Qué significa la palabra 'kanban' y de qué cultura proviene?
-La palabra 'kanban' es japonesa y se puede traducir como 'tablero visual' o 'sistemas de tarjetas'.
¿Cómo se organiza el tablero de tareas en el sistema Kanban?
-El tablero de tareas se organiza en columnas que corresponden a los estados del flujo de tareas, que pueden ser específicas para un proceso puntual o de una forma genérica de tres columnas: pendientes, en proceso y terminadas.
¿Cómo se representa una tarea en el tablero Kanban?
-Cada tarea se escribe en un post-it y se coloca en la columna correspondiente al estado de la tarea, empezando por 'pendientes'.
¿Qué significa mover una tarea de la columna 'pendientes' a la columna 'en proceso'?
-Mover una tarea de 'pendientes' a 'en proceso' indica que la persona se ha comprometido a trabajar efectivamente en esa tarea y debe dedicarse exclusivamente a ella hasta terminarla.
¿Qué se debe hacer si una persona encuentra un impedimento al realizar una tarea?
-Si se encuentra un impedimento, se debe marcar el post-it con una cruz roja o colocarlo en una sección aparte para tareas 'impedidas'.
¿Cuál es la recomendación para el número de tareas en la columna 'en proceso'?
-Se recomienda mantener la columna 'en proceso' lo más despejada posible, lo que significa replantear la planificación si esta columna está muy cargada.
¿Cómo funciona el sistema Kanban como control de flujo de trabajo?
-El sistema Kanban permite observar claramente los problemas en la planificación y trabajar en soluciones concretas, ya que todo el equipo puede ver las tareas de cada uno y evitar duplicidades.
¿Qué se puede lograr al final del día con el uso del tablero de tareas Kanban?
-Al final del día, las personas pueden visualizar las tareas terminadas, sentirse satisfechas con su desempeño y regresar a sus casas con la sensación de haber resuelto temas concretos.
¿Cuál es el propósito final del tablero de tareas Kanban para los equipos de trabajo?
-El propósito final del tablero de tareas Kanban es mantener a los equipos de trabajo enfocados en su dirección y evitar que pierdan de vista sus objetivos.

Outlines

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📊 Organización y Productividad con Kanban

El primer párrafo aborda el problema común de las organizaciones, donde las tareas acumulan y se vuelven un peso para los equipos de trabajo. Se presenta la solución de Kanban, un sistema de gestión de proyectos que se traduce como 'tablero visual' o 'sistemas de tarjetas'. Este método implica la creación de un tablero de tareas que se divide en columnas para representar los estados de las tareas: pendientes, en proceso y terminadas. Cada tarea se coloca en una tarjeta y se mueve de una columna a otra a medida que se avanza en su ejecución. La idea es mantener un flujo de trabajo claro y sostenible, reduciendo el estrés y mejorando la productividad. Se enfatiza la importancia de trabajar en una tarea a la vez y de mantener la columna de 'en proceso' lo más corta posible para evitar la acumulación de trabajo. Además, se sugiere que el tablero sirve como herramienta de control, permitiendo a los equipos visualizar y equilibrar las tareas, así como identificar y abordar problemas de planificación y ejecución.

Mindmap

Keywords

💡Organizaciones

Las organizaciones son grupos de personas que trabajan juntas para lograr un objetivo común. En el guion, se menciona que pueden ser oficinas, fábricas, estudios o talleres, lo que indica la diversidad de las estructuras y propósitos de las organizaciones. El tema central del video es cómo mejorar la eficiencia en estas entidades a través de la gestión visual de las tareas.

💡Tareas

Las tareas son las actividades específicas que las personas realizan dentro de una organización. El guion destaca que estas tareas pueden acumularse y volverse un problema, lo que demuestra la importancia de gestionarlas de manera efectiva para evitar la paralización del equipo de trabajo.

💡Acumulación de tareas

La acumulación de tareas se refiere a la acumulación de trabajo pendiente que puede causar estrés y confusión en el equipo. En el video, se presenta como un problema que se debe abordar para mantener un flujo de trabajo eficiente.

💡Kanban

Kanban es un sistema de gestión de trabajo que se originó en Japón y se utiliza para mejorar la eficiencia y la visualización del flujo de trabajo. En el guion, se presenta como la solución propuesta para desentrañar los problemas y mejorar la gestión de las tareas en las organizaciones.

💡Tablero visual

Un tablero visual es una herramienta que se utiliza para organizar y rastrear el progreso de las tareas. En el contexto del video, el tablero visual se construye con tarjetas que representan las tareas y se organizan en columnas que representan los estados del flujo de trabajo.

💡Flujo de trabajo

El flujo de trabajo se refiere al proceso secuencial de tareas que se llevan a cabo para completar un proyecto o lograr un objetivo. El video sugiere que el uso de un tablero Kanban puede mejorar el flujo de trabajo al mantenerlo libre de estrés y evitando la acumulación de tareas.

💡Tareas pendientes

Las tareas pendientes son aquellas que aún no se han comenzado o no se han completado. En el guion, se menciona que estas tareas se colocan en la columna 'pendientes' del tablero Kanban, lo que ayuda a visualizar y priorizar el trabajo que sigue por hacer.

💡Tareas en proceso

Las tareas en proceso son aquellas que están siendo actualmente trabajadas. El video enfatiza la importancia de mantener esta columna del tablero con pocas tarjetas para evitar la sobrecarga de trabajo y mejorar la eficiencia.

💡Tareas terminadas

Las tareas terminadas son aquellas que han sido completadas con éxito. En el guion, se indica que al mover una tarjeta a la columna 'terminadas', la persona puede sentir satisfacción por su desempeño y saber que ha avanzado en su trabajo.

💡Impedimentos

Los impedimentos son obstáculos o problemas que impiden la realización de una tarea. En el video, se sugiere que si alguien encuentra un impedimento, debe marcar la tarjeta con una cruz roja o colocarla en una sección aparte, lo que ayuda a identificar y abordar rápidamente estos problemas.

💡Planificación

La planificación es el proceso de establecer cómo se llevará a cabo un trabajo o proyecto. El guion menciona que si una persona tiene demasiadas tareas en proceso, debe replantear su planificación para entender y solucionar los problemas que impiden la finalización de las tareas.

Highlights

Las organizaciones pueden ser muy distintas en apariencia pero todas funcionan con gente.

La gente en las organizaciones tiene distintas tareas que se acumulan.

El acumulo de tareas puede volverse un peso sobre el equipo.

Propuesta de solución para desatar el nudo de los problemas.

Aplicación del concepto de 'kanban', una palabra japonesa que se refiere a tablero visual.

Kanban mejora el flujo de trabajo y alcanza un ritmo sostenible libre de estrés.

El tablero de tareas es simple de armar y cada persona puede hacerlo.

Las columnas del tablero corresponden a los estados del flujo de tareas.

Las columnas pueden ser específicas o adoptar una forma genérica de tres columnas.

Las columnas son: pendientes, en proceso y terminadas.

Se escribe cada tarea en un post-it y se coloca en la columna de pendientes.

Cuando se aboca a una tarea, el post-it pasa a la columna en proceso.

La persona debe dedicarse exclusivamente a la tarea hasta terminarla.

Una vez terminada la tarea, el post-it pasa a la columna terminadas.

Si hay un impedimento, el post-it se marca con una cruz roja o se pone en una sección aparte.

El sistema funciona como control para detectar y trabajar en la solución de problemas.

El tablero permite a todo el equipo ver las tareas de cada uno y evitar duplicidad de trabajo.

Al final del día, las personas pueden visualizar las tareas terminadas y sentir satisfacción.

El tablero de tareas es una solución dinámica para mantener al equipo enfocado en su objetivo.