Conta Como realizar un inventario
Summary
TLDREste video explica el proceso de realización de un inventario físico en un centro comercial. Se discuten los objetivos del inventario, como determinar el valor de las existencias y ajustar diferencias entre el inventario contable. Se describen los roles de los participantes, incluyendo contadores, supervisores y auditores, y se detallan las responsabilidades de cada uno. Además, se presentan los preparativos necesarios, como la preparación de bodegas, góndolas y áreas de ventas, y se enfatiza la importancia de la concentración y la precisión en el conteo para evitar errores.
Takeaways
- 📦 El inventario físico es un recuento de mercancías en una tienda para conocer el valor en pesos de las existencias, determinar utilidades o pérdidas y ajustar diferencias con el inventario contable.
- 👥 Todo el personal participa en el inventario físico, excepto aquellos con dificultades para leer o escribir; se asignan roles como contadores, supervisores y auditores según su experiencia y responsabilidad.
- ⏰ El inventario se realiza de 9 de la noche a 7 de la mañana, con un receso para alimentos proporcionados por la empresa.
- 🏪 El bodeguero debe asegurarse de que cada mercancía esté en su lugar correspondiente, sin cajas abiertas ni productos en lugares incorrectos.
- 📝 El gerente entrega un plano de la tienda con áreas numeradas para registrar la ubicación física de los productos y se asignan personas para capturar estos datos.
- 🧊 Las góndolas, vitrinas y congeladores deben prepararse con mercancías organizadas de atrás hacia adelante y productos vencidos o dañados deben ser retirados.
- 📋 La mesa de control debe organizar el material de trabajo, asignar áreas difíciles a personal experimentado y recolectar hojas de conteo de auditores.
- 🔢 Los contadores cuentan en silencio mientras los supervisores anotan las cantidades; ambos deben estar de acuerdo en las cifras para evitar errores.
- 🧐 Los auditores deben conocer bien sus áreas, asegurar que contadores y supervisores sigan los procedimientos y resolver cualquier duda durante el conteo.
- 🚫 No se permite sacar mercancía al piso de ventas una vez iniciado el inventario y se debe asegurar que las áreas asignadas estén bien delimitadas.
Q & A
¿Qué es un inventario físico y para qué sirve?
-Un inventario físico es el recuento físico de las mercancías existentes en la tienda a una determinada fecha. Sirve para determinar el valor en pesos de la mercancía en existencia, conocer el valor total de la mercancía para determinar la utilidad o pérdida durante el año, y para conocer las diferencias de faltante, sobrante de cada producto al compararlo con el inventario contable, realizando los ajustes necesarios.
¿Quiénes participan en un inventario físico y cuál es su papel?
-Todos el personal a excepción de aquellos que por su bajo nivel de estudios se les dificulte leer o escribir participan en un inventario físico. Los contadores son empleados con poca experiencia en el levantamiento de un inventario, los supervisores son empleados con experiencia y un alto sentido de responsabilidad, y los auditores son el personal administrativo, jefes y subgerentes de departamento, gerentes y subgerentes de tienda.
¿Cuál es el horario para levantar el inventario en el centro comercial Guajardo?
-El horario para levantar el inventario es de nueve de la noche a siete de la mañana.
¿Qué se debe verificar durante la preparación para el inventario físico en las bodegas?
-Se debe verificar que cada mercancía esté en el lugar que le corresponde, que todas las cajas estén cerradas y de origen, y que el contenido de piezas sea igual al original de la caja. También se debe verificar que las cajas en repack estén correctamente identificadas y que no haya piezas sueltas en bodega al momento del inventario.
¿Cómo se prepara la elaboración del pre-lista para el inventario?
-El gerente entrega un plano de las áreas de la tienda numeradas al departamento de sistemas. Se necesitan diez personas, cinco de sistemas y cinco de piso de venta, para registrar la ubicación física de cada tipo de producto y su ubicación en su respectiva área dentro del mapa. El orden de captura es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
¿Qué se debe hacer con los productos vencidos o en malas condiciones durante la preparación de góndolas y congeladores?
-Los productos vencidos, sin etiquetas o en condiciones no aptas para su venta, como bolsas rotas, platos golpeados o enmohecidas, deben ser retirados y reportados como merma o devolución según sea el caso.
¿Cuál es el procedimiento para el levantamiento de inventario físico en piso de ventas?
-El gerente habrá elaborado un plano de todo el piso de ventas con los muebles de exhibición y las mercancías principales. Se llenarán hojas para la mesa de control, dividiendo cada góndola en áreas numeradas y colocando cartulinas para delimitar las áreas. El gerente asignará contadores, supervisores y auditores a cada área.
¿Qué obligaciones tiene el responsable de mesa de control durante el inventario?
-El responsable de mesa de control debe dotarse de material de trabajo, tener ordenadas las hojas de cada área, asignar áreas difíciles a personal con más experiencia, registrar la hora de inicio y final del conteo, recolectar las hojas de los auditores correctamente llenadas y entregarlas al departamento de sistemas.
¿Cuáles son las responsabilidades de un contador y un supervisor durante el inventario de piso de venta?
-Presentarse 15 minutos antes del inicio del inventario, trabajar junto con el supervisor asignado, identificar y contar los productos en la área asignada, cotejar las cantidades hasta estar de acuerdo, evitar distracciones y errores, y entregar las hojas al auditor de la área al terminar.
¿Qué responsabilidades tiene el auditor de áreas durante el inventario?
-El auditor debe conocer perfectamente las áreas que le tocan auditar, asegurarse de que los contadores y supervisores realicen el inventario según los procedimientos, aclarar dudas, revisar un 40 por ciento de cada área en cuanto a productos con cantidades mayores o riesgo de error, y entregar las hojas con su nombre a la mesa de control al terminar.
Outlines
📋 Introducción al Inventario Físico en el Centro Comercial Guajardo
Este párrafo introduce el concepto de inventario físico en el Centro Comercial Guajardo, explicando qué es y su importancia. Un inventario físico es el recuento de las mercancías en una tienda a una fecha específica, y sirve para determinar el valor de la mercancía disponible, calcular la utilidad o pérdida del año, y ajustar diferencias entre el inventario físico y contable. Se mencionan los roles de las personas involucradas: contadores, supervisores y auditores, así como el horario para llevar a cabo el inventario, de 9 p.m. a 7 a.m. Finalmente, se presentan los procesos y responsabilidades de los participantes en el inventario.
🛒 Preparativos de Inventario en Bodegas y Piso de Ventas
Se detallan los preparativos necesarios para realizar el inventario físico en bodegas de abarrotes y en el piso de ventas. El bodeguero debe asegurar que cada mercancía esté en su lugar correcto y que todas las cajas estén cerradas. Se enfatiza la importancia de no tener piezas sueltas en la bodega y de manejar correctamente los productos en devolución. Se menciona también la preparación de góndolas y vitrinas en el piso de ventas, donde se deben retirar productos vencidos, sin etiquetas o en mal estado, y reportarlos como merma o devolución.
📍 Organización y Asignación de Áreas para el Inventario en Piso de Ventas
Este párrafo describe cómo el gerente de ventas organiza el levantamiento del inventario en el piso de ventas, elaborando un plano del área y asignando números a las diferentes áreas para su fácil identificación. Los contadores, supervisores y auditores tienen áreas específicas asignadas, y se destaca la importancia de conocer estas áreas con anticipación. Se describen las responsabilidades del responsable de la mesa de control, como dotar a los participantes del material necesario y asignar áreas difíciles a personal experimentado.
📝 Responsabilidades de Contadores y Supervisores durante el Inventario
Se explican las responsabilidades específicas de los contadores y supervisores durante el inventario en el piso de ventas. Los contadores deben llegar 15 minutos antes, presentarse ante el responsable de la mesa de control, y contar los productos asignados siguiendo un orden específico. Los supervisores son responsables de anotar las cantidades y verificar la exactitud junto con el contador. Se subraya la importancia de evitar distracciones y de registrar correctamente cualquier cambio o duda con el auditor de área.
🔍 Tareas del Auditor en el Inventario Físico
Este párrafo describe las responsabilidades del auditor durante el inventario, quien debe conocer bien las áreas asignadas y garantizar que los contadores y supervisores realicen su trabajo correctamente. El auditor debe concentrarse en los productos con mayores cantidades o con más riesgo de error y revisar un 40% de cada área. Al finalizar cada área, debe entregar las hojas con los resultados a la mesa de control y presentarse antes del inicio del inventario para supervisar todo el proceso.
Mindmap
Keywords
💡Inventario físico
💡Centro comercial Guajardo
💡Contador
💡Supervisor
💡Auditor
💡Mesa de control
💡Pre listado
💡Bodeguero
💡Merma
💡Área de ventas
Highlights
El inventario físico es el recuento de las mercancías existentes en la tienda en una fecha determinada.
El inventario físico permite determinar el valor en pesos de la mercancía existente.
Comparar el inventario físico con el inventario contable ayuda a detectar faltantes o sobrantes.
Todo el personal, excepto aquellos con dificultades para leer o escribir, participa en el inventario.
El inventario físico se lleva a cabo de 9:00 p.m. a 7:00 a.m., con un receso para alimentos.
Preparativos incluyen verificar que cada mercancía esté en su lugar correcto y que las cajas estén cerradas de origen.
Las cajas abiertas deben ser revisadas para asegurar que el contenido es igual al original.
El bodeguero debe asegurarse de que no existan piezas sueltas en la bodega al momento de levantar el inventario.
Se debe preparar un pre listado y organizar las áreas de la tienda en un mapa antes de iniciar el inventario.
Es crucial eliminar productos vencidos, sin etiquetas o en malas condiciones antes del inventario.
El gerente debe haber elaborado un plano del piso de ventas con todos los muebles de exhibición identificados.
La mesa de control debe tener el material de trabajo listo y organizar las hojas de inventario por áreas.
Contadores y supervisores deben presentarse 15 minutos antes del inicio del inventario y seguir procedimientos estrictos.
Los supervisores deben estar concentrados y evitar distracciones para asegurar la precisión en el conteo.
Los auditores revisarán un 40% de cada área, enfocándose en productos con mayores cantidades o riesgo de error.
Transcripts
a continuación observaremos el proceso
de cómo se realiza un inventario físico
en el centro comercial guajardo
pero primero que es un inventario físico
un inventario es el recuento físico de
las mercancías existentes en la tienda a
determinada fecha para qué sirve un
inventario físico 1 para determinar el
valor en pesos de la mercancía que
tenemos en existencia 2 al conocer el
valor total de la mercancía podemos
determinar la utilidad o pérdida que
tuvimos durante el año
para conocer las diferencias de faltante
sobrante de cada uno de los productos al
compararlo contra el inventario contable
y hacer los ajustes necesarios
quienes participan en un inventario
físico todo el personal a excepción de
aquellos que por su bajo nivel de
estudios se les dificulte leer o
escribir
como participamos en un inventario
físico
como contadores supervisores y auditores
los contadores son aquellos empleados
que tienen poca experiencia en el
levantamiento de un inventario los
supervisores son aquellos empleados que
ya tienen experiencia y tienen un
sentido alto de responsabilidad y los
auditores es el personal administrativo
jefes y subjefes de departamento
gerentes y subgerentes de tienda el
horario para levantar el inventario es
de nueve de la noche a siete de la
mañana esta noche la empresa
proporcionará el alimento en un receso
de media hora
los procesos de preparación y
responsabilidades de cada uno de los
participantes que veremos en este vídeo
son los siguientes
preparativos para inventario físico en
bodegas de abarrotes y variedades
preparación para elaborar el pre lista
do
preparación de góndolas de abarrotes
variedades vitrinas y congeladores de
lácteos
preparativos de gerencia de ventas para
levantamiento de inventario físico en
piso de ventas también veremos las
obligaciones del responsable de mesa de
control
las responsabilidades de un contador y
supervisor en inventario de piso de
venta y por último las responsabilidades
de un auditor de áreas
iniciamos con los preparativos para
inventario físico en bodegas de
abarrotes y variedades
el bodeguero verificará que cada
mercancía esté en el lugar que le
corresponde una misma mercancía no puede
estar en dos lugares diferentes
verificará que todas las cajas estén
cerradas de origen si se encuentra
alguna caja abierta deberá ser revisada
para corroborar que el contenido de
piezas sea igual al original de la caja
una vez confirmado esto la caja debe
cerrarse
cuando el producto haya sido reemplazado
en cajas diferentes deberá mencionarse
en una hoja de máquina tanto el producto
como la cantidad que contiene es muy
importante que el reempaque de cada
producto se haga en la cantidad
correspondiente a una caja original no
deben de existir piezas sueltas en
bodega al momento de levantar el
inventario con anterioridad deben enviar
se al piso de ventas en el área de
devoluciones se contarán solo los
productos que realmente sean devolución
ya ha iniciado el inventario no se podrá
sacar nada de mercancía al piso de
ventas el bodeguero deberá tener un
disponible de productos de muy alta
rotación que de antemano conocen que no
aguantan dos días sin resurgir sé
ahora veremos la preparación para
elaborar el pre lista
primero el gerente entrega el plano
elaborado con las áreas de la tienda
numeradas al departamento de sistemas se
necesitarán diez personas cinco de
sistemas y cinco de piso de venta esto
para registrar la ubicación física de
cada tipo de producto y la ubicación en
su respectiva área dentro del mapa el
orden de captura deberá ser de izquierda
a derecha y de arriba hacia abajo una
vez terminado el mapa con las capturas
de los productos en sus respectivos
lugares se entregará a mesa de control
la preparación de góndolas de abarrotes
variedades vitrinas y congeladores de
lácteos se hará de la siguiente manera
la mercancía debe fondearse verificando
que todos los productos son los mismos
desde atrás hacia adelante las alturas
de los productos deberán ser las mismas
para hacer una multiplicación rápida las
cajas cerradas y con el contenido
original se enviarán a bodega la parte
superior de las góndolas deberá
despejarse totalmente a excepción de
aquellos productos que están exhibidos
ahí para su venta
todos aquellos productos que se
encuentren vencidos sin etiquetas o en
condiciones no aptas para su venta como
bolsas rotas platos golpeadas o
enmohecidas deberán ser retiradas y
reportadas como merma o devolución según
sea el caso
todas las mercancías exhibidas en aretes
deberán retirarse en su totalidad
también deberán eliminarse la exhibición
de productos en tiras colgantes el
gondolero cuidara que una misma
mercancía no ocupe espacio en dos áreas
inmediatas
el preparativo de gerencia de ventas
para el levantamiento de inventario
físico en piso de ventas es el siguiente
como se mencionó previamente el gerente
habrá elaborado un plano de todo el piso
de ventas donde aparecerán todos los
muebles de exhibición en el plano se
mencionarán las mercancías principales
que contiene cada mueble de exhibición
en base a lo anterior se llenarán las
hojas que se utilizarán en la mesa de
control cada góndola será dividida en
varias áreas cada área tendrá un número
asignado el número asignado se exhibirá
en una cartulina que se colocará a la
vista y son rojos determinarán donde
inicia y dónde termina el área
el gerente exhibirá el listado de
contadores supervisores y auditores de
cada área el guía del inventario
los auditores deberán reconocer desde un
día antes de alimentario las áreas que
les tocó auditar
las obligaciones de responsables de mesa
de control son las siguientes
dotarse de las cantidades necesarias de
material de trabajo lápices tablas de
apoyo calculadoras y sacapuntas deberá
tener ordenadas perfectamente las hojas
pero empresas de cada área deberá tener
en su tabla de apoyo las primeras áreas
que se asignarán las cuales son las más
difíciles de contar incluyendo el área
de cajas deberá asignar a veces áreas
difíciles personal con la mayor
experiencia
deberá registrar la hora de inicio del
conteo en cada área así como la hora
final casi para terminar recolectar a
las hojas de los auditores correctamente
llenadas y por último entregar a esas
hojas al departamento de sistemas para
su posterior procesamiento una de las
partes más importantes de todo este
proceso son las responsabilidades de un
contador y un supervisor en inventario
de piso de ventas
las responsabilidades son las siguientes
presentarse 15 minutos antes de la hora
programada para el inicio del inventario
presentarse con el responsable de la
mesa de control el cual le proporcionará
un lápiz una calculadora una tabla de
apoyo hojas con el pre listado que
menciona el número de área y los
productos contenidos en la misión el
responsable de mesa de control le
asignará un supervisor que contará junto
con él
el inventario aquí también se hará saber
quién es el auditor del área para
aclarar dudas los dos empleados
identificará en el área asignada si
tienen duda lo harán saber al auditor
que es responsable del área que les fue
asignado el área asignada deberá estar
bien definida donde inicia y donde
termina si el contador detecta algún
producto diferente lo contará ahí mismo
y lo agregará en la hoja que le ha sido
proporcionada en blanco
si en el listado se menciona algún
producto y ya no se encuentra en el área
se pondrá en el renglón la cantidad de 0
el conteo se hará de la siguiente manera
posicionándose a frente al área de
trabajo de izquierda a derecha y de
arriba hacia abajo
cada charola delimita los productos es
decir si en una charola hay un producto
igual que en la que sigue se cuentan de
forma independiente
el supervisor es el responsable de
anotar las cantidades contadas el
contador contará en silencio cada
producto y el supervisor hará lo mismo
deberán cotejar cada una de las
cantidades hasta que los dos estén de
acuerdo en la cantidad correcta el
contador y supervisor deberán estar
concentrados en la tarea del
levantamiento para evitar errores se
deberán evitar charlas banales o
innecesarias que originan distracción y
errores
cuando el supervisor tenga que borrar la
cantidad anotada debe hacerlo sin dejar
duda en el nuevo número que anotó la
cantidad debe ser totalmente legible
para evitar errores en la captura todas
las dudas deben ser consultadas y
resueltas por el auditor de área
al terminar el área deberán entregar las
hojas al auditor de la misma y solamente
pasarán el contador y supervisor a mesa
de control para que les sea asignada una
nueva área
en las hojas entregadas al auditor se
deberá anotar nombre no firma del
contador y supervisor
la hora para tomar alimentos será
designada por el responsable de mesa de
control
la hora en que cada empleado deberá
retirarse a sus casas
también será asignada por el responsable
de mesa de control las responsabilidades
del auditor de áreas son las siguientes
deberá conocer perfectamente las áreas
que le tocó auditar cuidar a que cada
uno de esos contadores y supervisores
realicen el inventario de acuerdo a los
procedimientos mencionados
vigilará que el contador y supervisor
estén bien concentrados en su tarea de
contar aclarará todas las dudas que
broten en el levantamiento del
inventario según vayan terminando el
conteo de arias se procederá a revisar
un 40 por ciento de cada área
concentrándose en los productos con
cantidades mayores o con más riesgo de
error al ir terminando cada área
entregara inmediatamente la mesa de
control las hojas con su nombre deberá
presentarse desde una hora antes del
levantamiento del inventario físico
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