【電子帳簿保存法】手間とお金をかけずに対応する方法を税理士がわかりやすく解説!
Summary
TLDR入野税理士が2024年1月から義務化される電子帳簿保存法について解説します。この法律は、電子取引データの保存を主眼に置いており、注文書や請求書などのデータ交換を紙の印刷ではなく、デジタル形式で保存することが求められます。保存方法には特定の要件があり、小規模事業者には免除措置もあります。具体的には、データ保存の3つの要件、即ち、ディスプレイやプリンターの設置、改ざん防止措置、検索可能性が挙げられます。また、中小企業や個人事業主は、特定の条件下で要件の緩和を受けられることも説明しています。この動画は、新しい電子帳簿保存法の概要と、それに伴う事業者の対応策をわかりやすく解説しています。
Takeaways
- 😀 2024年1月から電子帳簿保存法のもと、電子取引データの保存が義務化されます。
- 📖 電子取引とは、注文書、請求書、領収書などの書類をデータ形式でやり取りすることを指します。
- 📄 これまでは電子取引の書類を印刷して紙で保存することが一般的でしたが、新しい法律ではデータ形式での保存が原則となります。
- 🔒 保存方法には特定の要件があり、ルールに従って保存する必要があります。
- 🏢 小規模事業者には一部の要件が免除される場合があります。
- 💾 電子帳簿保存法には、データ保存、スキャナ保存、電子取引データ保存の3つの要素が含まれます。
- 🗓️ 電子取引データの保存には、ディスプレイやプリンターの設置、改ざん防止、検索可能性の3つの要件があります。
- 🔍 検索要件では、日付、金額、取引先などによるデータの検索が可能でなければなりません。
- 🛠️ 改ざん防止策として、タイムスタンプの付与、削除履歴の残るシステムの利用、または改ざん防止のための事務処理規定の設置が必要です。
- 📊 売上高が5000万円以下の法人や個人事業主は、一部の検索要件の免除を受けられる可能性があります。
Q & A
2024年1月から義務化される電子取引データの保存とは何ですか?
-2024年1月からは、注文書や請求書、領収書などの電子取引データを原則としてデータの形で保存しなければならなくなります。これまでは紙にプリントアウトして保存することが一般的でしたが、新たに義務化されるルールではデータとしての保存が求められます。
電子帳簿保存法にはどのようなカテゴリーがありますか?
-電子帳簿保存法には、帳簿書類のデータ保存、スキャナ保存、電子取引のデータ保存の3つのカテゴリーがあります。
電子取引のデータ保存における保存方法の要件は何ですか?
-電子取引のデータ保存には、ディスプレイやプリンターを備え付けること、改善を防ぐ措置を講じること、そして検索可能であることの3つの要件があります。
データ改善防止のためにはどのような措置を講じれば良いですか?
-データ改善を防止するための措置として、タイムスタンプの付与、改正削除の履歴が残るシステムの使用、改ざん防止のための事務処理規定の設置のいずれかを行う必要があります。
検索要件を満たすためにはどのような方法がありますか?
-検索要件を満たす方法として、ファイル名に日付や金額、取引先を含める、またはExcelで管理するなどの方法があります。これにより、必要なデータを効率的に検索できるようにする必要があります。
小規模事業者にはどのような緩和措置がありますか?
-小規模事業者には、売上高が5000万円以下の場合や、プリントアウトした書面を取引先ごとかつ取引年月日ごとに整理し、すぐに提出できる状態にある場合など、一定の条件を満たせば検索要件を満たさなくても良いという緩和措置があります。
電子取引データの保存義務化における主な目的は何ですか?
-電子取引データの保存義務化の主な目的は、電子データの適正な管理と保存を通じて、取引の透明性を高めることにあります。これにより、税務調査などでのデータ提出が容易になり、不正の防止にも繋がります。
電子取引データの保存において改善防止措置を講じる理由は何ですか?
-改善防止措置を講じる理由は、電子データが改ざんされるリスクを減らし、取引データの信頼性を保つためです。これは税務調査時などに正確なデータを提供するために重要です。
電子帳簿保存法におけるスキャナ保存とは何ですか?
-スキャナ保存とは、紙の帳簿書類や取引書類をスキャンして電子化し、その電子データを保存する方法です。これは電子帳簿保存法の一環として認められています。
電子取引データの保存に際して、最も推奨される改善防止措置は何ですか?
-改善防止のための事務処理規定の設置が最も推奨される措置です。これはタイムスタンプの付与や特定のシステム使用に比べて手間やコストが比較的少なく済むため、特に中小企業にとって実践しやすい方法です。
Outlines
📊2024年から始まる電子取引データの保存義務化
入野氏は2024年1月から施行される電子帳簿保存法に基づく電子取引データの保存義務について説明しています。電子取引とは、注文書や請求書などの書類をデジタル形式で交換することを指し、これまで紙で印刷し保存していたものを、原則としてデジタルデータのまま保存しなければならなくなります。保存方法には特定の要件があり、小規模事業者には免除措置もあること、電子帳簿保存法は帳簿書類のデータ保存、スキャナ保存、電子取引のデータ保存の3つの部分から成り立っていることを解説します。また、電子取引データを保存する際のルール、如何にしてデータの改ざん防止、検索可能性を確保するかについて具体的な方法を提案しています。
🔍検索要件の緩和と実務への影響
電子取引データの保存における検索要件とその緩和措置について説明しています。本来、日付、金額、取引先による検索が可能でなければならないが、小規模事業者や個人事業主には現実的に難しい部分があるため、特定の条件下でこの要件が緩和されること、例えば売上高が5000万円以下の場合や、書面が整理されていれば検索要件が免除されることを説明します。さらに、すべての要件から免除される条件として、税務調査時にデータのダウンロードやプリントアウトした書面の提示が可能であれば良いとされています。これらの緩和措置を利用して、実務においてどのように対応するかについて具体的なアドバイスを提供しています。
Mindmap
Keywords
💡電子帳簿保存法
💡電子取引
💡保存方法
💡改ざん防止
💡検索要件
💡緩和措置
💡スキャナ保存
💡ディスプレイプリンター
💡事務処理規定
💡国税長
Highlights
Introduction to the mandatory preservation of electronic transaction data starting January 2024.
Definition and examples of electronic transactions, such as invoices and receipts exchanged digitally.
The transition from paper-based to digital preservation of transaction data.
Overview of the electronic bookkeeping law and its implications for businesses.
Detailed explanation of the three main aspects of the law: data preservation, scanner preservation, and electronic transaction data preservation.
The significance of preserving electronic transaction data in its original digital format.
Requirements for digital data preservation and the complexity involved.
Exemptions and simplified requirements for small-scale business operators.
Practical advice on how to comply with the digital preservation rules.
Introduction to the specific requirements for data preservation: display and printer setup, tamper prevention, and searchability.
Explanation of tamper prevention measures and recommendations.
Discussion on the challenges of meeting the searchability requirement and practical solutions.
Simplification measures for SMEs and individual proprietors regarding the searchability requirement.
Overview of exemptions based on business size and organization of printed documents.
Final advice on practical and cost-effective compliance strategies for small businesses.
Transcripts
こんにちは税理氏の入野です今日のテーマ
は電子帳簿保存法のうち2024年1月
から義務かされる電子取引データの保存に
ついてお話をしていこうと思います電子
取引っていうのはざっくり言うと注文書と
か請求書とか領収書とかをデータで
やり取りすることですこれって今までも
あったと思うんですけど多分今までは紙に
プリントアウトして保存してたと思うん
ですねそれで問題なかったんですなんです
けど2024年1月からは原則的には
データのまま保存しなきゃいけないよと
いうことになってるんですね保存方法にも
要件があったりとかルールがあったりとか
するのでそこもややこしいしあるいは小
規模な事業者さんはそこの要件免除します
よとかもあったりします色々複雑なので
注文を追って1つ1つ解説してみたいと
思いますまず電子帳簿保存法の概要から
説明したいんですけど電子帳簿保存法略と
全長法って言いますざっくり3つに分ける
ことがができて帳簿書類のデータ保存正式
には国税関係帳簿書類の電磁的記録による
保存とかって言うんですけどこの動画では
帳簿書類のデータ保存って言いますね2つ
目がスキャナ保存そして3つ目が今日解説
する電子取引のデータ保存この3つがあり
ます電子取引のデータ保存が2024年の
1月1日から義務化されるというわけなん
ですがまずそもそも電子取引って何かって
言うと教科書的には注文書領収書契約書書
とかをデータでやり取りする取引です電子
って言葉が分かりにくいんですけど要は紙
じゃなくてデータってことですPDFなり
画像のスクショなりとかってことですよね
典型的な具体例をあげるとメールで請求書
とか領収書とかのPDFデータを送ったり
もらったりするとかあるいは請求書とか
領収書が紙じゃなくってネットで買い物し
たらネット上で出てそっからダウンロード
することができるあるいはスクショを取る
とかそういう感じのもの要は証拠書類を紙
じゃなくってデータでやり取りをするのが
電子取引ですこういうの今までもあったと
思いますが今までは大体の会社が紙に
プリントアウトしてそれを保存してたと
思います請求書PDFでもらって紙では
もらえませんよっていうのありますよね
それプリントアウトしてたと思うんですよ
なんですけど2024年の1月1日からは
原則データのまま保存しなきゃいけないと
いう風になりましたデータで送ったり
もらったらデータが原本だからデータで
保存してね紙で送ったり受け取ったりし
てるんだだったら紙を今まで通り保存すれ
ばいいというイメージですね1口でデータ
で保存と言っても単にパソコンに保存して
おけばいいというわけではなく一定の
ルールに従って保存しなきゃいけないだ
からちょっと大変なわけですではその保存
のルールについてお話を移していくんです
が3つ要件があります1つ目が
ディスプレイプリンターを備え付けること
2つ目が改善を押しすること3つ目1番
大変なのが検索できることこの3つの要件
ですね1つ目についてはディスプレイ
プリンターを備えつけておけばいい税務所
に言われた時にデータをすぐに出力できる
見れるような状態にしておけばOKという
わけですこれは大丈夫かなと思いますで2
つ目改善防止ですねこれは要はデータなの
でなんか不正が起こりやすいそこを防止
しようねっっていうイメージです勝手に
書き換えたりとかできないような処置をし
てください方法としてはいくつかあって
そのいくつかのうち1個だけやればいいん
ですけどタイムスタンプを付与する
あるいは定正削除の履歴が残るシステムを
使うあるいは改ざん防止のための事務処理
規定っていうのを備えつけるとこの3つの
うち1人か1つやればいいということに
なってます個人的に1番おすめなのは改善
防止のための事務書力定の備え付け感なん
と思っていますなぜかと言うとタイム
スタンパで中小企業にとってはちょっと
手間とコストがかかりすぎて難しいかなと
思いますねシステムの利用については選択
肢としてはありだと思いますパチッと
はまるシステムがあるとか今まで使ってた
ソフトが対応してくれているとかだったら
全然いいと思います例えば今やい製品で
あればスマート商標管理を無料で使えるの
でそれを使っているのであればそのまま
使い続ければ履歴が残るシステムっていう
要件を満たすという感じですね一番楽なの
が事務処理規定で対応するっていう形に
なるかなと思います事務処理規定を作って
その規定通り運用していくというところ
ですねサンプルを国税長が公表してますん
でこれ概要欄に貼っていただくのでそれを
参考に作ってみてもらえたらと思い
ますでは最後検索要件なんですけどこれが
ちょっと非常に面倒くさくて税理業界は
ざわついた点なんですけれども日付金額
取引先でデータを検索できるようにして
おく必要があります例えばファイル名に
日付金額取引先を入れておくとか例えば
入りの匠税理事務所から2024年の1月
1日に10万の請求書をもらったのであれ
ばファイル名に
2020101アンダバの水事務所
アンダバ10万円みたいなのを入れておく
とかですねこれで検索はできるようになる
わけですよねあるいはExcelで作品棒
をつつけるという方法もありますこれも
国定長がサンプルを公表してますんで概要
欄に貼っていただきます補足なんですけど
本来この検索要件ってもっと厳しいんです
よ日付金額取引先を組み合わせて検索
できるようにしろうとかあるいは日付とか
金額を範囲してできるようにしろうみたい
な感じなんですけど税務所がデータの提示
とか提出を求めた時に応じるんだったらま
そこまでは求めないよ組み合わせとか反映
してはいいよっていうことになってるわけ
ですなのでその求めには応じるという前提
でちょっとお話をしています検索要件が
特になんですけどこんな感じで結構めんど
くさいルールがあるわけですよね現実的に
中小企業や個人事業主だと対応できないよ
というところがあったので一定の要件を
満たせばこの要件をですね緩和するよって
いう風になりました緩和のパターンは2つ
あって検索要件だけはなしにするよって
いうパパターンと全部要件なしでいいよっ
ていう2パターンが出ましたそれぞれ
ちょっと条件が変わってくるんですけど
まず検索要件がなしになる条件からいき
ます2年前法人だったら2期前なんです
けど売上高が5000万円以下であること
あるいはプリントアウトした書面が取引先
ごとかつ取引年月日ごとに整理してある
そしてすぐに提出できる状態になっている
とこのどっちかを満たせば検索要件はなし
でいいよっていうことになってます僕の
考えるなんでこういうことになったかって
いう理由なんですけど多分ですけど売上
5000万円いかないぐらい小さめな事業
者さんであればそれほどデータの数は多く
ないでしょうだったら検索できなくても
なんとか探せるよねっていうことかなと
あと書面が整理されているんだったら
まあまあそっちで探せばいいでしょうって
いうことなんだろうなと思っています次
全部の要件がなしになる条件は何かって
言うと税務所長が相当の理由があると認め
調査の時にデータのダウンロードに応じる
プリントアウトした署名を提示できるこう
いう場合には検索だけではなく解散防止と
か他の要件もいらないということになり
ましたここで言相当の理由っってのが何
かって言うと具体例として上がっているの
はシステムや車内でのワークフローの整備
が間に合わないとか資金繰りとか人手不足
なので対応できないとかこういう理由が
あるんだったら要件はなしにしますよと
いうことでしたということですねまこの2
つの緩和措置を含めて現実的にどう対応
するのがいいのかっていう話なんです
けれどもこれ動画なので個別的な話はでき
なくてできるだけ汎用性高い話をしたいと
思うんですけどまず前提として個人事業の
人か中小企業はこの緩和措置があるので気
にしすぎる必要はないかなと思いますかつ
手間もお金もやっぱりかけちゃいけない
かけずに要件を満たすようにしたいという
ところでまず最低限やっぱり改善防止の
要件だけは満たしておくと事務処理規定
なりスマート商標管理やさんのような無料
システムを使うでもいいですしそういった
ところで満たしておくと次1番めどくさい
検索要件をどうするかなんですけど
ファイル名なりExcel作品簿なりで
満たせるのがベストですただこれが
やっぱりどうしても難しければプリント
アウトしてそのプリントアウトした書面を
整理することで原索預けの免除を狙うのが
現実的なところかなという風に思いますね
プリントアウトして取引年月日と取引詐欺
ごとに整理するんですねこんな感じの対応
が基本的にはいいのではないでしょうかと
思っていますインボイスと同じくですね
できる限り手間をかけずにお金もかけずに
対応するっていうのが個人的には大事だと
考えています本日の内容は以上になります
最後までご視聴ありがとうございました
内容が役に立ったと感じてくださった方
是非高評価とチャンネル登録をお願いし
ますこのチャンネルでは引き続きスモール
ビジネスの方向の情報をどんどん発信して
いきますので引き続きチェックしてみて
ください最後までご視聴ありがとうござい
まし
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