GTD for beginners: Full Getting things done summary in 15 min! (David Allen GTD)

Summary

「Getting Things Done」は、デビッド・アレンが考案したタスク管理システムで、ストレスのない生産性の秘訣を提供します。このシステムは5つのステップから成り立っており、キャプチャー、クラリファイ、オーガナイズ、リフレクト、エンゲージメントを通じてタスクを整理します。重要なのは、頭の中でタスクを覚えておくのではなく、システムに全てを記録することです。インボックスを設定し、全てのタスクをキャプチャーし、具体化し、整理します。アクション可能なものはすぐに実行、委任、または延期します。また、プロジェクトリストを通じて、複数のステップを必要とするタスクを追跡します。週に一度のレビューを行い、システムを維持管理することが肝心です。この方法は、生活の全ての側面を整理し、生産性を高めるのに役立ちます。

Takeaways

• 📝 GTD（Getting Things Done）は、デイビッド・アレンが考案したタスク管理システムで、生活の全てのタスクを追跡するのに役立ちます。
• 🔄 GTDモデルは、キャプチャー、クラリファイ、オルガナイズ、リフレクター、エンゲージという5つのステップから成り立ちます。
• 🧠 脳はタスクや ToDo アイテムを保持するためではなく、より創造的で知的な活動に使うべきです。
• 📭 インボックスは、システムの最初の鍵であり、将来的に何かを行う可能性がある全てをキャプチャーする場所です。
• 🗑 アクション不能なアイテムは、破棄、アーカイブ、または保留のいずれかに分類します。
• 🔄 アクション可能で2分以内ならすぐに行い、委任可能なら他人に委任し、延期可能なら後で行うことができます。
• 🗂 アーカイブは、将来的に参照が必要かもしれない但现在はアクションを起こせないアイテムを保管する場所です。
• 📅 ポストポンのタスクは、カレンダーに入れて特定の日または時間帯に設定されたタスクを追跡します。
• 📋 次のアクションリストは、すぐに行うべき全てのタスクを含み、コンテキストに基づいて分割することが推奨されます。
• 📈 プロジェクトは、1年以上かからない複数のステップを必要とする全てのタスクをリスト化します。
• 🗓 毎日のレビューはカレンダーと次のアクションリストをチェックし、週次レビューはシステムを維持する鍵です。
• 📝 トリガーリストは、生活の全ての分野をリスト化し、週次レビューでブラストストームアイデアを育むのに役立ちます。

Q & A

GTDとは何ですか？

GTDは「Getting Things Done」の略で、David Allenによって提唱された個人的な生産性向上システムです。タスク管理システムとして、人生の全てのタスクを追跡し、整理するためのものです。

GTDのワークフローはどのようなステップを含んでいますか？

GTDのワークフローは、Capture（キャプチャー）、Clarify（明確化）、Organize（組織化）、Reflect（反映）、Engage（参加）の5つのステップを含んでいます。

インボックスとは何ですか？

インボックスは、GTDシステムの最初の重要な部品で、将来的に何らかの行動が必要かもしれない全ての情報をキャプチャーする場所です。物理的なインボックスとして、文書トレーやバッグのフォルダーが挙げられます。また、デジタルインボックスとして、タスク管理アプリのインボックス部分や携帯電話のメモ、メール、テキストメッセージなどが挙げられます。

アクション可能かどうかをどのように判断しますか？

インボックス内のアイテムに対して「これはアクション可能ですか？」と尋ねます。アクション可能であれば、すぐに実行、委任、または延期のオプションがあります。アクション不可能であれば、破棄、アーカイブ、または保留のいずれかを選べます。

アーカイブはどのように使われますか？

アーカイブは、現在アクションを起こすことができないが、将来参照する可能性があるものを保管するために使われます。例えば、銀行書類や家屋書類、出生証明書などが該当します。デジタルアイテムもアーカイブの対象です。

「Someday/Maybeリスト」とは何ですか？

「Someday/Maybeリスト」は、現在アクションを起こすことができないが、将来的にやりたいと思っていることをリスト化するものです。旅行先、読書リスト、映画・テレビ番組の視聴リスト、レストランの試食、購入したいアイテムなどが挙げられます。

「Waiting Forリスト」とは何ですか？

「Waiting Forリスト」は、自分が主担当ではないが、進捗を追跡しておきたいタスクを記録するリストです。例えば、返品した靴の返信待ちや、届いたパッケージ、コールバック待ちなどのタスクが該当します。

カレンダーにはどのようなタスクを記録しますか？

カレンダーには、特定の日時に完了すべきタスクや期限のあるタスクを記録します。これは、イベント、仕事のデッドライン、または特定の日時に行う必要がある他のタスクが含まれます。

プロジェクトとは何ですか？

プロジェクトは、複数のステップまたはアクションが必要で、1年以内に完了できるタスクの集まりです。プロジェクトリストは、進行中の全てのプロジェクトをリスト化し、次のアクションを計画するのに使われます。

週次レビューとは何ですか？

週次レビューは、GTDシステムの主要なコンセプトであり、システムを維持するために毎週行う必要があります。週次レビューでは、インボックスを空にし、カレンダーを確認、プロジェクトリストをレビューし、待ちリストとSomeday/Maybeリストをチェックし、トリガーリストを使ってアイデアをブラストします。

トリガーリストとは何ですか？

トリガーリストは、人生の様々な分野でアクションが必要とされる可能性のあるアイテムをリスト化したものです。これは、週次レビューの一環として使用され、アイデアのブラストやタスクの追跡に役立ちます。