Conta Como realizar un inventario

Daniel Martínez Huerta

11 Aug 201210:53

Summary

TLDREste video explica el proceso de realización de un inventario físico en un centro comercial. Se discuten los objetivos del inventario, como determinar el valor de las existencias y ajustar diferencias entre el inventario contable. Se describen los roles de los participantes, incluyendo contadores, supervisores y auditores, y se detallan las responsabilidades de cada uno. Además, se presentan los preparativos necesarios, como la preparación de bodegas, góndolas y áreas de ventas, y se enfatiza la importancia de la concentración y la precisión en el conteo para evitar errores.

Takeaways

📦 El inventario físico es un recuento de mercancías en una tienda para conocer el valor en pesos de las existencias, determinar utilidades o pérdidas y ajustar diferencias con el inventario contable.
👥 Todo el personal participa en el inventario físico, excepto aquellos con dificultades para leer o escribir; se asignan roles como contadores, supervisores y auditores según su experiencia y responsabilidad.
⏰ El inventario se realiza de 9 de la noche a 7 de la mañana, con un receso para alimentos proporcionados por la empresa.
🏪 El bodeguero debe asegurarse de que cada mercancía esté en su lugar correspondiente, sin cajas abiertas ni productos en lugares incorrectos.
📝 El gerente entrega un plano de la tienda con áreas numeradas para registrar la ubicación física de los productos y se asignan personas para capturar estos datos.
🧊 Las góndolas, vitrinas y congeladores deben prepararse con mercancías organizadas de atrás hacia adelante y productos vencidos o dañados deben ser retirados.
📋 La mesa de control debe organizar el material de trabajo, asignar áreas difíciles a personal experimentado y recolectar hojas de conteo de auditores.
🔢 Los contadores cuentan en silencio mientras los supervisores anotan las cantidades; ambos deben estar de acuerdo en las cifras para evitar errores.
🧐 Los auditores deben conocer bien sus áreas, asegurar que contadores y supervisores sigan los procedimientos y resolver cualquier duda durante el conteo.
🚫 No se permite sacar mercancía al piso de ventas una vez iniciado el inventario y se debe asegurar que las áreas asignadas estén bien delimitadas.

Q & A

¿Qué es un inventario físico y para qué sirve?
-Un inventario físico es el recuento físico de las mercancías existentes en la tienda a una determinada fecha. Sirve para determinar el valor en pesos de la mercancía en existencia, conocer el valor total de la mercancía para determinar la utilidad o pérdida durante el año, y para conocer las diferencias de faltante, sobrante de cada producto al compararlo con el inventario contable, realizando los ajustes necesarios.
¿Quiénes participan en un inventario físico y cuál es su papel?
-Todos el personal a excepción de aquellos que por su bajo nivel de estudios se les dificulte leer o escribir participan en un inventario físico. Los contadores son empleados con poca experiencia en el levantamiento de un inventario, los supervisores son empleados con experiencia y un alto sentido de responsabilidad, y los auditores son el personal administrativo, jefes y subgerentes de departamento, gerentes y subgerentes de tienda.
¿Cuál es el horario para levantar el inventario en el centro comercial Guajardo?
-El horario para levantar el inventario es de nueve de la noche a siete de la mañana.
¿Qué se debe verificar durante la preparación para el inventario físico en las bodegas?
-Se debe verificar que cada mercancía esté en el lugar que le corresponde, que todas las cajas estén cerradas y de origen, y que el contenido de piezas sea igual al original de la caja. También se debe verificar que las cajas en repack estén correctamente identificadas y que no haya piezas sueltas en bodega al momento del inventario.
¿Cómo se prepara la elaboración del pre-lista para el inventario?
-El gerente entrega un plano de las áreas de la tienda numeradas al departamento de sistemas. Se necesitan diez personas, cinco de sistemas y cinco de piso de venta, para registrar la ubicación física de cada tipo de producto y su ubicación en su respectiva área dentro del mapa. El orden de captura es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
¿Qué se debe hacer con los productos vencidos o en malas condiciones durante la preparación de góndolas y congeladores?
-Los productos vencidos, sin etiquetas o en condiciones no aptas para su venta, como bolsas rotas, platos golpeados o enmohecidas, deben ser retirados y reportados como merma o devolución según sea el caso.
¿Cuál es el procedimiento para el levantamiento de inventario físico en piso de ventas?
-El gerente habrá elaborado un plano de todo el piso de ventas con los muebles de exhibición y las mercancías principales. Se llenarán hojas para la mesa de control, dividiendo cada góndola en áreas numeradas y colocando cartulinas para delimitar las áreas. El gerente asignará contadores, supervisores y auditores a cada área.
¿Qué obligaciones tiene el responsable de mesa de control durante el inventario?
-El responsable de mesa de control debe dotarse de material de trabajo, tener ordenadas las hojas de cada área, asignar áreas difíciles a personal con más experiencia, registrar la hora de inicio y final del conteo, recolectar las hojas de los auditores correctamente llenadas y entregarlas al departamento de sistemas.
¿Cuáles son las responsabilidades de un contador y un supervisor durante el inventario de piso de venta?
-Presentarse 15 minutos antes del inicio del inventario, trabajar junto con el supervisor asignado, identificar y contar los productos en la área asignada, cotejar las cantidades hasta estar de acuerdo, evitar distracciones y errores, y entregar las hojas al auditor de la área al terminar.
¿Qué responsabilidades tiene el auditor de áreas durante el inventario?
-El auditor debe conocer perfectamente las áreas que le tocan auditar, asegurarse de que los contadores y supervisores realicen el inventario según los procedimientos, aclarar dudas, revisar un 40 por ciento de cada área en cuanto a productos con cantidades mayores o riesgo de error, y entregar las hojas con su nombre a la mesa de control al terminar.

Outlines

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📋 Introducción al Inventario Físico en el Centro Comercial Guajardo

Este párrafo introduce el concepto de inventario físico en el Centro Comercial Guajardo, explicando qué es y su importancia. Un inventario físico es el recuento de las mercancías en una tienda a una fecha específica, y sirve para determinar el valor de la mercancía disponible, calcular la utilidad o pérdida del año, y ajustar diferencias entre el inventario físico y contable. Se mencionan los roles de las personas involucradas: contadores, supervisores y auditores, así como el horario para llevar a cabo el inventario, de 9 p.m. a 7 a.m. Finalmente, se presentan los procesos y responsabilidades de los participantes en el inventario.

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🛒 Preparativos de Inventario en Bodegas y Piso de Ventas

Se detallan los preparativos necesarios para realizar el inventario físico en bodegas de abarrotes y en el piso de ventas. El bodeguero debe asegurar que cada mercancía esté en su lugar correcto y que todas las cajas estén cerradas. Se enfatiza la importancia de no tener piezas sueltas en la bodega y de manejar correctamente los productos en devolución. Se menciona también la preparación de góndolas y vitrinas en el piso de ventas, donde se deben retirar productos vencidos, sin etiquetas o en mal estado, y reportarlos como merma o devolución.

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📍 Organización y Asignación de Áreas para el Inventario en Piso de Ventas

Este párrafo describe cómo el gerente de ventas organiza el levantamiento del inventario en el piso de ventas, elaborando un plano del área y asignando números a las diferentes áreas para su fácil identificación. Los contadores, supervisores y auditores tienen áreas específicas asignadas, y se destaca la importancia de conocer estas áreas con anticipación. Se describen las responsabilidades del responsable de la mesa de control, como dotar a los participantes del material necesario y asignar áreas difíciles a personal experimentado.

📝 Responsabilidades de Contadores y Supervisores durante el Inventario

Se explican las responsabilidades específicas de los contadores y supervisores durante el inventario en el piso de ventas. Los contadores deben llegar 15 minutos antes, presentarse ante el responsable de la mesa de control, y contar los productos asignados siguiendo un orden específico. Los supervisores son responsables de anotar las cantidades y verificar la exactitud junto con el contador. Se subraya la importancia de evitar distracciones y de registrar correctamente cualquier cambio o duda con el auditor de área.

🔍 Tareas del Auditor en el Inventario Físico

Este párrafo describe las responsabilidades del auditor durante el inventario, quien debe conocer bien las áreas asignadas y garantizar que los contadores y supervisores realicen su trabajo correctamente. El auditor debe concentrarse en los productos con mayores cantidades o con más riesgo de error y revisar un 40% de cada área. Al finalizar cada área, debe entregar las hojas con los resultados a la mesa de control y presentarse antes del inicio del inventario para supervisar todo el proceso.

Mindmap

Keywords

💡Inventario físico

Un inventario físico es el recuento manual de todas las mercancías existentes en una tienda en una fecha específica. Este proceso es crucial para determinar el valor en pesos de los productos disponibles y para comparar estos datos con los registros contables para identificar posibles discrepancias, como faltantes o sobrantes.

💡Centro comercial Guajardo

El Centro Comercial Guajardo es el lugar donde se lleva a cabo el inventario físico descrito en el video. Es el entorno donde se implementan todos los procedimientos de inventario, lo que lo convierte en el contexto principal del video. Todos los ejemplos y explicaciones están basados en las operaciones de este centro comercial específico.

💡Contador

En el contexto del inventario físico, un contador es un empleado encargado de contar las mercancías en su área asignada. Generalmente, los contadores tienen menos experiencia en el proceso de inventario y trabajan bajo la supervisión de un supervisor. Son responsables de asegurarse de que todos los productos se cuenten con precisión.

💡Supervisor

El supervisor es un empleado con experiencia en el proceso de inventario y tiene un alto nivel de responsabilidad. Supervisan el trabajo de los contadores para garantizar que el conteo de los productos sea preciso y que se cumplan todos los procedimientos. También resuelven problemas y verifican la exactitud de los datos recopilados por los contadores.

💡Auditor

El auditor es parte del personal administrativo, como jefes de departamento, gerentes y subgerentes de tienda, que supervisa todo el proceso de inventario. Su función principal es asegurarse de que se sigan correctamente todos los procedimientos, resolver dudas, y revisar un porcentaje significativo de cada área inventariada para verificar la exactitud del conteo.

💡Mesa de control

La mesa de control es la unidad administrativa que organiza y coordina el proceso de inventario físico. Se encarga de distribuir los materiales necesarios, asignar áreas de trabajo a los contadores y supervisores, y recolectar las hojas de conteo completadas para su procesamiento posterior. Es un componente clave para el éxito del inventario.

💡Pre listado

El pre listado es un documento preliminar que contiene un registro de las áreas de la tienda y los productos que deben contarse en cada una. Este documento ayuda a los contadores y supervisores a planificar el inventario y asegura que no se omita ninguna mercancía durante el proceso de conteo.

💡Bodeguero

El bodeguero es el encargado de la organización y el mantenimiento de la bodega donde se almacenan los productos antes de ser colocados en el piso de ventas. Durante el inventario físico, el bodeguero asegura que cada mercancía esté en el lugar correcto y que las cajas estén cerradas y contengan la cantidad correcta de productos.

💡Merma

La merma se refiere a la pérdida de productos debido a factores como el vencimiento, daño o condiciones no aptas para la venta, como bolsas rotas o productos enmohecidos. En el contexto del inventario físico, los productos identificados como merma deben ser retirados y reportados, ya que no son contabilizados como inventario disponible para la venta.

💡Área de ventas

El área de ventas es la sección del centro comercial donde se exhiben y venden los productos. Durante el inventario físico, esta área se divide en secciones numeradas para facilitar el conteo y la organización de los productos. Cada sección tiene asignados contadores, supervisores y auditores para asegurar un inventario preciso.

Highlights

El inventario físico es el recuento de las mercancías existentes en la tienda en una fecha determinada.

El inventario físico permite determinar el valor en pesos de la mercancía existente.

Comparar el inventario físico con el inventario contable ayuda a detectar faltantes o sobrantes.

Todo el personal, excepto aquellos con dificultades para leer o escribir, participa en el inventario.

El inventario físico se lleva a cabo de 9:00 p.m. a 7:00 a.m., con un receso para alimentos.

Preparativos incluyen verificar que cada mercancía esté en su lugar correcto y que las cajas estén cerradas de origen.

Las cajas abiertas deben ser revisadas para asegurar que el contenido es igual al original.

El bodeguero debe asegurarse de que no existan piezas sueltas en la bodega al momento de levantar el inventario.

Se debe preparar un pre listado y organizar las áreas de la tienda en un mapa antes de iniciar el inventario.

Es crucial eliminar productos vencidos, sin etiquetas o en malas condiciones antes del inventario.

El gerente debe haber elaborado un plano del piso de ventas con todos los muebles de exhibición identificados.

La mesa de control debe tener el material de trabajo listo y organizar las hojas de inventario por áreas.

Contadores y supervisores deben presentarse 15 minutos antes del inicio del inventario y seguir procedimientos estrictos.

Los supervisores deben estar concentrados y evitar distracciones para asegurar la precisión en el conteo.

Los auditores revisarán un 40% de cada área, enfocándose en productos con mayores cantidades o riesgo de error.