ORGANIZZA il tuo spazio su NOTION - P.1
Summary
TLDRThe video script is an informative guide on using Notion, a versatile software for organization and productivity. The host, Sara, a freelance designer, walks viewers through the intricacies of Notion, explaining its logic, layout options, properties, filters, and sorting capabilities. She shares her personal journey of initially finding Notion overwhelming but eventually discovering its power once she understood her needs. The script aims to demystify Notion's complexities, emphasizing that grasping one's requirements is crucial to leveraging the software effectively. With patience and a structured approach, Sara promises to teach viewers how to build their ideal Notion workspace in subsequent videos.
Takeaways
- 👉 Notion is a versatile software that can be used for various purposes such as organizing school work, managing projects, tracking personal activities, and more.
- 🌀 Notion has a nested structure where pages can contain other pages, and databases can be linked and related to each other.
- 🎨 Notion allows you to choose different layouts for your data, such as tables, boards, timelines, calendars, lists, and galleries.
- 📝 Notion databases can have properties, filters, and sorting options to better organize and visualize your information.
- 🔗 Relation and rollup properties in Notion allow you to link databases and aggregate data across different pages.
- 🧩 Notion can be overwhelming at first due to its many features, but understanding your needs is key to utilizing it effectively.
- 🔑 The author initially struggled with Notion but eventually learned to use it by following three steps: learning, schematizing, and applying.
- 🔄 The author tried various other productivity tools like Google Sheets, Airtable, and Todoist before finding Notion to be the most suitable solution.
- 🤔 Notion can seem complex if you don't understand your requirements, but once you do, it can become your best friend for organization and productivity.
- 📚 The video aims to provide an overview of Notion and its capabilities, setting the stage for future videos on how to effectively set up and use the software.
Q & A
What is Notion?
-Notion is a versatile software that allows you to do almost anything. It's not just a document or spreadsheet application, but a flexible workspace where you can organize your projects, tasks, notes, and personal activities.
Why do people often abandon Notion at first?
-People often abandon Notion at first because it can be overwhelming with its many features. The main problem is that Notion is versatile, but if you don't know your specific needs and what you want to use it for, it can become chaotic and challenging to set up an effective workspace.
What are the three main aspects of Notion that are discussed?
-The three main aspects of Notion that are discussed are: 1) Its logic (how pages and databases are structured), 2) Layouts (different views like tables, boards, timelines, etc.), and 3) Properties, filters, and ordering.
How does Notion's logic work?
-Notion's logic works like a matryoshka doll (Russian nesting dolls). You can have a main page with other pages inside it, and those pages can have more pages linked to them, creating a nested structure.
What are properties in Notion, and why are they important?
-Properties are additional information or attributes that you can add to each element (row) in your Notion database. They are important because they allow you to categorize, filter, and sort your data in various ways, making it easier to manage and extract relevant information.
What are some examples of properties that can be added in Notion?
-Some examples of properties that can be added in Notion include status (e.g., to-do, in progress, done), labels or tags, dates, formulas, relations (linking to other databases), and roll-ups (summarizing data from other databases).
What is the purpose of filters in Notion?
-Filters in Notion allow you to show or hide specific information based on certain criteria. For example, you can filter to only show projects within a specific date range or of a particular type.
Why did the speaker initially struggle with using Notion?
-The speaker initially struggled with using Notion because she didn't fully understand her needs and what she wanted to use the software for, leading her to abandon it and try other applications like Google Sheets, Airtable, and Todoist.
What were the three steps the speaker followed to successfully set up her workspace in Notion?
-The three steps the speaker followed were: 1) Learning about Notion, 2) Schematizing or outlining her needs and requirements, and 3) Applying what she learned to set up her workspace.
What is the speaker's overall advice regarding Notion?
-The speaker's overall advice is that Notion may seem complex at first, but once you understand your needs and what you want to use it for, it can become your best friend and an incredibly useful tool for organizing your work and personal life.
Outlines
🤖 Notion: A Complex yet Versatile Software
The paragraph introduces Notion as a complex software at first, but reassures that it becomes easier to use with the help of this video series. It provides an overview of Notion, describing it as a highly versatile tool that allows users to create customized workspaces for various purposes, such as managing school, work projects, personal activities, and more. The paragraph emphasizes the flexibility and wide range of applications that Notion offers.
🧩 Understanding Notion's Logic, Layout, and Properties
This paragraph delves into the core aspects of Notion: logic, layout, and properties. It explains Notion's hierarchical structure, where pages can contain other pages and databases. It discusses the different layout options available, such as text, databases (tables with rows and columns), and how databases can be transformed into various views like boards, timelines, calendars, and galleries. The paragraph also covers properties, filters, and sorting options that can be applied to databases, enabling users to organize and display information effectively based on their needs.
Mindmap
Keywords
💡Notion
💡Complexity
💡Workspace
💡Database
💡Page
💡Layout
💡Properties
💡Filters
💡Relations and Roll-ups
Highlights
Nation è un software talmente versatile che vi permette di fare qualsiasi cosa
Ad esempio se siete degli studenti potete creare il vostro spazio di lavoro per la scuola dove collezionare gli appunti, avere una preview delle valutazioni, oppure una preview dei vostri docenti
Se siete dei professionisti invece potete organizzare il vostro spazio di lavoro per gestire i progetti oppure i singoli progetti per vedere delle Task collegate ad essi oppure per avere sott'occhio il fatturato
Potete anche utilizzarlo semplicemente per gestire le vostre attività personali come catalogare libri o film che volete leggere e vedere per tenere traccia delle vostre abitudini, oppure per organizzare il vostro prossimo viaggio
Notion è come una matrioska, quindi possiamo avere una pagina con all'interno altre pagine alle quali sono collegate altre pagine
Quando apriamo una nuova pagina su Motion possiamo scegliere se inserire del semplice testo oppure se trasformare quella pagina in un database
Il bello di notion è che quel database che ha l'aspetto di una semplice tabella può essere trasformato in qualsiasi cosa ma davvero Qualsiasi cosa
Un database può avere più rappresentazioni in una stessa pagina
Le proprietà sono delle informazioni che possiamo aggiungere ad ogni elemento del nostro database
Le relazioni vi permettono di mettere appunto in relazioni i diversi database, quindi collegare un database ad un altro, e viceversa
I roll up vi permettono di raccogliere delle informazioni all'interno di un altro database e sommare un numero in un altro database
Ci sono i filtri che invece ci servono per mostrare più o meno informazioni all'interno di determinate visualizzazioni
Con ordine intendiamo il fatto di ordinare i progetti o le righe di un database in un determinato modo
Motion è tanto complesso quanto versatile può diventare davvero il vostro secondo cervello
Se non abbiamo capito Quali sono le nostre necessità e i nostri bisogni e quindi non abbiamo capito a cosa può servirci in otion difficilmente riusciremo ad impostare uno spazio di lavoro che sia funzionale ed efficace
Transcripts
Nation è un software che all'inizio è
così complesso da utilizzare Ma è
davvero così difficile la mia risposta è
sì e non mi nascondo che all'inizio lo è
stato anche per me però non
demoralizzatevi perché in questa serie
di video saranno circa due o tre vi
racconterò cosa notion come funziona e
quali sono gli step necessari per
costruire il vostro spazio su questo
software
[Musica]
sono Sara una designer freelance che ha
trasformato la propria passione per le
presentazioni in un lavoro Oggi però non
parliamo di presentazioni Ma parliamo di
un'altra mia grande passione ovvero
l'organizzazione nello specifico
parliamo di notion prima di addentrarci
però nelle sue caratteristiche
funzionalità e doverosa una panoramica
di quello che io definirei il mio
software preferito quelli di notion si
definiscono in questo modo siamo di più
di un documento o di una tabella
Personalizza notion per lavorare nel
modo in cui vuoi tu notion non è un
software per creare documenti o per
creare tabelle sarebbe veramente
diminutivo definire notion come un
software di questo genere Nation è un
software talmente versatile che vi
permette di fare qualsiasi cosa Ad
esempio se siete degli studenti potete
creare il vostro spazio di lavoro per la
scuola dove collezionare gli appunti
avere una preview delle valutazioni
oppure una preview dei vostri docenti se
siete dei professionisti invece potete
organizzare il vostro spazio di lavoro
per gestire i progetti oppure i singoli
progetti per vedere delle Task collegate
ad essi oppure per avere sott'occhio il
fatturato potete anche utilizzarlo
semplicemente per gestire le vostre
attività personali come catalogare libri
o film che volete leggere e vedere per
tenere traccia delle vostre abitudini
oppure per organizzare il vostro
prossimo viaggio Tutto stupendo Ma come
funziona notion prima di aprire notion
dobbiamo approfondire questi tre aspetti
la sua logica il layout e infine
proprietà filtri e ordine Partiamo dalla
logica notion è come una matrioska
quindi possiamo avere una pagina con
all'interno altre pagine alle quali sono
collegate altre pagine ad esempio io
posso avere una macro pagina progetti al
suo interno avere un database con
l'elenco di tutti i progetti tutti
questi progetti sono pagine che al loro
interno hanno magari altre pagine legate
Non lo so alle Note relative a quel
singolo progetto Ma attenzione perché le
note sono solamente collegate a quel
progetto in realtà le note fanno parte
di un'altra macro pagina che al suo
interno ha tutte le note che io ho
creato su Motion Passiamo poi ai layout
quando apriamo una nuova pagina su
Motion possiamo scegliere se inserire
del semplice testo oppure se trasformare
quella pagina in un database quel
database non è altro che una tabella una
tabella con righe e colonne su ogni riga
abbiamo un elemento che su ogni colonna
abbiamo una proprietà il bello di notion
è che quel database che ha l'aspetto di
una semplice tabella può essere
trasformato in qualsiasi cosa ma davvero
Qualsiasi cosa può trasformarsi in una
board può trasformarsi in una Timeline
in un calendario in una lista oppure in
una galleria Sta a noi scegliere il
layout più adatto in base alle
informazioni che dobbiamo raccogliere ad
una prima visualizzazione Considerate
che un database può avere più
rappresentazioni in una stessa pagina ad
esempio io ho un database progetti in
cui ho una panoramica generale dei
progetti quindi una semplice tabella con
elencati tutti i progetti ma poi ho una
visualizzazione Timeline che mi permette
di vedere ad una prima occhiata quanti
progetti ho attivi in quel determinato
periodo per definire Qual è il layout
più adatto Dobbiamo capire subito quali
informazioni dobbiamo estrapolare ad una
prima occhiata se non facciamo questo il
layout Praticamente sono inutili infine
passiamo a proprietà filtri e ordine le
proprietà sono delle informazioni che
possiamo aggiungere ad ogni elemento del
nostro database dico elemento perché in
realtà quando noi Creiamo un database e
aggiungiamo un elemento all'interno del
database quell'elemento non è ancora una
pagina diventerà una pagina nel momento
in cui inseriremo nuove informazioni su
Motion possiamo ad esempio definire lo
stato di un progetto Quindi se
quell'attività o quel progetto è ancora
da fare se si sta svolgendo oppure se è
già stata fatta Possiamo aggiungere
delle etichette Quindi ad esempio non lo
so la tipologia di progetto se un
progetto per la scuola se un progetto di
lavoro Se un progetto di un sito web sia
un progetto di una presentazione
Possiamo aggiungere delle semplici date
magari la data di inizio e fine di un
progetto Ma poi possiamo anche
aggiungere proprietà un pochino più
complesse come ad esempio
delle formule le relazioni e i roll up
le relazioni ereola app sono le
proprietà più interessanti in assoluto
Le relazioni vi permettono di mettere
appunto in relazioni i diversi database
quindi collegare un database ad un altro
e viceversa; invece vi permettono di
raccogliere delle informazioni
all'interno di un altro database e
sommare un numero in un altro database
ad esempio io ho un Roll up Che somma
per ogni progetto Quante ore segno
all'interno della mia pagina Tracker
Quindi alla fine di ogni giornata segno
Quante ore Ho svolto per quel
determinato progetto all'interno della
mia pagina Tracker e automaticamente
notion attraverso questo Roll Up mi
somma tutte le ore non solo di quella
giornata ma di tutte le ore che ho
svolto relative a quel singolo progetto
Poi ci sono i filtri che invece ci
servono per mostrare più o meno
informazioni all'interno di determinate
visualizzazioni noi possiamo applicare i
filtri per qualsiasi cosa per la
tipologia di progetto per per le date di
un progetto ad esempio diciamo emotion
mostrano i soli progetti che ho svolto
da una tal data a una tal data oppure
Mostrami solo i progetti di quella
determinata tipologia insomma possiamo
filtrare per tutte le proprietà che
abbiamo aggiunto infine parliamo
dell'ordine con ordine intendiamo il
fatto di ordinare i progetti o le righe
di un database in un determinato modo ad
esempio possiamo scegliere di ordinare
il database in base a una determinata
data Nel caso specifico la data di
inizio di un progetto e potremo
ordinarle dal più recente almeno recente
oppure l'opposto Insomma notion è tanto
complesso quanto versatile può diventare
davvero il vostro secondo cervello Ma
allora perché ad una prima apertura
notion viene spesso abbandonato perché
ha troppe funzionalità No secondo me non
è questo il vero problema il vero
problema è che Motion è versatile Perché
sa cosa vuole ma allo stesso tempo è
davvero caotico per chi non ha la minima
idea di quello di cui ha bisogno se ci
pensiamo bene questo è il problema che
sta alla base dell'utilizzo di qualsiasi
software anche Powerpoint noi possiamo
saperlo utilizzare tecnicamente
benissimo ma se poi non sappiamo quali
sono le nostre necessità tutte quelle
funzioni non ci serviranno assolutamente
a niente quindi noi dobbiamo sfruttare
le funzionalità per soddisfare i nostri
bisogni se non abbiamo capito Quali sono
le nostre necessità e i nostri bisogni e
quindi non abbiamo capito a cosa può
servirci in otion difficilmente
riusciremo ad impostare uno spazio di
lavoro che sia funzionale ed efficace
prima di proseguire ti invito ad
iscriverti al canale ed attivare la
campanella così da non perderti il
prossimo video su Motion come accennavo
all'inizio del video anche per me
all'inizio la sfida contro notion è
stata davvero davvero ardua non lo
capivo e infatti la prima volta l'ho
abbandonato l'ho aperto per la prima
volta a gennaio 2020 sapendo che era il
software adatto alla gestione della mia
partita IVA dei miei progetti ma non
sapevo veramente quello di cui avevo
bisogno probabilmente perché non avevo
ancora iniziato a lavorare seriamente
quindi non verbo capito quali potevano
essere le informazioni di cui avevo
bisogno per gestire bene la mia attività
Quindi come L'ho aperto l'ho anche
chiuso Sono passato ad un software che
conoscevo meglio quindi Google fogli un
po' era perché lo conoscevo meglio un
po' era perché deformazione
professionale lo volevo tanto carino e
poi mi sentivo davvero un hacker quando
riuscivo a creare le formule giuste per
fare di per sé tutto quello che adesso
faccio su Motion ma in modo molto più
semplice ad un certo punto però la cosa
è diventata davvero ingestibile avevo
100.000 fogli e formule che ogni tanto
non funzionavano quindi ho detto ok
Forse è meglio passare ad un altro
software Quindi sono passata ad airtable
che è una specie di Motion ma forse un
pochino più limitato Infatti
l'impressione che ho avuto è quella di
essere limitata spesso capivo che magari
mi serviva una cosa che però con ere
table non potevo fare o comunque non
potevo farla con la versione gratuita
Allora sono passata tu due list turisti
invece è un software un'applicazione che
ti permette in grado di gestire le
attività dei singoli progetti
utilizzando todoist mi sono resa conto
che la gestione del progetto attraverso
le task non era proprio la soluzione
ideale e quella più comoda attraverso
tutti questi tentativi ho capito quello
di cui avevo bisogno e quello che invece
non mi serviva avevo raggiunto la giusta
chiarezza mentale e quindi ero secondo
me pronta per iniziare a costruire il
mio spazio su un Motion mi sono armata
di pazienza perché fidatevi che ci vuole
tanta pazienza e ho seguito questi tre
step ho imparato ho schematizzato e
infine Ho applicato Ma tutto questo lo
vediamo nel prossimo video l'obiettivo
di questo primo video era semplicemente
darvi una panoramica di questo software
e farvi capire che è complesso solamente
se non sapete quello di cui avete
veramente bisogno nel momento in cui lo
capite vedrete che notion sarà il vostro
migliore amico quindi nel prossimo
episodio andiamo ad approfondire i tre
step che io ho seguito per costruire il
mio spazio di lavoro su Motion Ma gli
stessi step che potrete seguire voi
giocatori per costruire il vostro spazio
su questo bellissimo software se il
video vi è stato utile lasciate un
commento oppure un semplice mi piace in
bocca al lupo per la tua prossima
presentazione Ah no non ho parlato di
presentazioni quindi vabbè ci vediamo al
prossimo video
[Musica]
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