高效时间管理术🕙让你远超99%的人
Summary
TLDRIn this New Year's video, the speaker dives into the topic of time management, sharing insights from their experiences as a multi-tasker with diverse interests. They discuss the common challenge of setting and abandoning New Year's resolutions, such as exercising more or learning new skills, often due to poor time management rather than a lack of time. Highlighting the importance of setting SMART goals, the speaker shares their successful strategy of breaking down goals into actionable plans, incorporating tools like the Eisenhower Matrix and time boxing to prioritize tasks effectively. They emphasize regular progress checks, adjustments to plans, and integrating rest and exercise into schedules to improve efficiency and well-being, inspiring viewers to find their own effective time management strategies in 2024.
Takeaways
- 😊 The video will share time management tips for achieving New Year's resolutions and managing multiple tasks
- 👌 Many people eventually give up on their resolutions due to lack of time management rather than lack of time
- ✏️ Set concrete, measurable goals using the SMART framework: Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Time-based
- ⏱ Break big goals down into weekly and daily tasks to ensure feasibility
- 📈 Regularly monitor progress and adjust plans accordingly
- 🔼 Prioritize urgent and important tasks like work deadlines first
- 🗓 Schedule less urgent but important tasks like exercise at fixed times
- ⬇️ Delegate or outsource urgent but unimportant tasks to free up time
- 🛑 Identify and avoid unimportant and non-urgent tasks like unnecessary social media
- 😴 Take regular breaks to boost productivity - the brain works in ~90 minute cycles
Q & A
What is the main topic of the video?
-The main topic is time management, specifically how to set achievable goals and manage tasks effectively.
What does the speaker say is the main reason people fail to achieve their New Year's resolutions?
-The main reason is lack of time due to poor time management, not an actual lack of time.
How does the speaker recommend making goals SMART?
-Goals should be Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Time-based.
What is the Eisenhower Matrix and how does the speaker use it?
-The Eisenhower Matrix categorizes tasks by importance and urgency. The speaker uses it to prioritize tasks.
What is time boxing and how can it improve productivity?
-Time boxing involves assigning a fixed time limit for tasks. It helps focus efforts and prevent over-investment in one task.
Why does the speaker recommend scheduling exercise in the morning?
-It's harder to motivate oneself after a long tiring day. Morning exercise boosts energy for the whole day.
What is the Ultradian Rhythm the speaker mentions?
-It refers to 90-minute cycles of high productivity followed by breaks that enhance cognitive abilities.
How does the speaker track her fitness progress?
-She records metrics like weights lifted and calories consumed, reviews monthly, and adjusts her plan accordingly.
What tips does the speaker have for learning English?
-Have weekly speaking sessions, join small Cambly group classes, learn vocabulary/grammar, and incorporate listening/speaking practice.
Why does the speaker emphasize the importance of rest?
-Proper rest allows the brain to consolidate information and is key for both physical and mental health.
Outlines
😊Greetings and discussing time management for New Year's resolutions
The host greets the audience after a break. She wants to discuss time management deeply, as many people set New Year's resolutions like exercising more or learning new skills but fail due to lack of time. She asks people to share their 2024 resolutions and reflect on which 2023 resolutions they achieved. Research shows most people abandon their resolutions mainly due to poor time management rather than lack of time.
📝Using tools like the Eisenhower Matrix to prioritize tasks
The host shares tools to help prioritize tasks, like the Eisenhower Matrix which categorizes tasks by urgency and importance. For example, urgent and important tasks like preparing lectures get scheduled priority. Important but less urgent tasks like exercise get scheduled regularly too. Less important tasks can get delegated or deleted.
⏱️Leveraging time boxing and being aware of your energy cycles
The host recommends time boxing, which sets a fixed time limit for each task based on its nature and complexity, avoiding distractions during that time box. This helps develop efficient work habits. She also discusses research on 90-minute cycles of peak mental energy and the need to take regular 15-20 minute breaks after focused work rather than just scrolling feeds.
Mindmap
Keywords
💡Time Management
💡SMART Goals
💡Multitasking
💡Eisenhower Matrix
💡Time Boxing
💡Batch Processing
💡Language Learning
💡Physical Exercise
💡Progress Monitoring
💡Digital Detox
Highlights
New Year's Resolutions and the Importance of Time Management
SMART Goals for Effective Goal Setting
Breaking Down Goals into Actionable Plans
The Challenge of Multitasking and Prioritizing Interests
The Eisenhower Matrix for Task Prioritization
Time Tracking to Identify Time Wasters
Time Boxing for Focused Work Sessions
The Role of Rest and Breaks in Productivity
Leveraging Technology for Language Learning
Adjusting Plans Based on Progress Monitoring
Physical Exercise as a Keystone Habit
The Concept of High and Low Energy Times
Batch Processing for Efficiency
Using Simple Tools for Planning
Overcoming Procrastination by Tackling the Most Challenging Tasks First
Transcripts
大家新年好
更新啦好久不見
年底呢比較忙
然後前段時間給自己放了聖誕假休假
休息
現在是滿血復活回歸
咱們新年第一個視頻呢
我想和大家深入聊聊時間管理
不都是一直吵著讓我出這個影片嗎
作為一個
長期處於多線任務管理狀態的
多興趣人士
我有太多的經驗想要和大家分享了
很多人在新年都會立flag
比如說多運動
多讀書
多學一門新的技能或新的語言
大家說說2024都立了哪些flag啊
還有哪些2023立的flag是完成的
根據心理學和時間管理的研究顯示
大多數人最終放棄他們的新年目標
主要原因是沒時間
不知道大家是否同意啊
與其說沒時間
還不如說缺乏時間管理
其實很多人呢
只是做出了決定
說OK好
我有了這個idea(主意)
今年我要提高英語
我要減肥
卻沒有能夠將這個目標
細化到切實可行的計劃中
或者說我們不知道該如何去細化
而且我們往往有那種既要又要的心態
你又想健身
又想要學語言
還想要讀書
還想要多多和朋友社交
還想著去旅行看世界
哪來的時間
這一點呢
我是深有體會的
就是總是想著要太多的東西
設定了太多的目標
每個目標都有太高的標準
而時間和精力有限
然後就等著被現實打臉
大家有沒有聽說過smart目標設定法
高效的目標設定應該是具體化specific
可量化measurable可達成achievable
並具有相關性
relevant和時效性time based
例如 我去年年度增肌5公斤的目標達成了
很重要的一個原因呢
就是這個目標非常的具體和可量化
我將這個目標
分解到一年的時間框架內
並設定季度月度週目標
乃至具體的任務
我一般都會以周計劃為單位
考慮到每周可分配的時間
從而確保目標現實的可行性
比如我本來想要一周5練甚至6練
每次兩個小時
加上交通洗澡
來回就要3個小時
這就會擠壓我做其他事情的時間
完全不現實
我現在就調整到了一周四練的節奏
並把兩次強度比較大的訓練
安排到了周末
因為會有更多的時間休息
而不影響其他的任務
此外
定期的進展監控和必要的計劃調整
對於目標實現至關重要
比如說我的健身計劃
我會記錄舉鐵的進步
比如說臀推
這個星期是100公斤
四組做十次(口誤)
下個星期就會增加次數或重量
我每個訓練都會記錄下來
這樣你就可以清晰地看到你的進步
而且我會計算每天所需的卡路里
和蛋白質的攝入量
以確保能量攝入的順差
每個月末呢
我會根據進展調整我的訓練計劃
對於語言學習呢
可以參考比如說歐標等級
或者說托福雅思的分數
或者說四六級劃分
量化你的目標
比如說達到英語B2水平
或者說雅思的某個分數
然後呢根據每個等級所需的詞彙
語法和聽說技能
將每個階段的學習目標
分解到你一年的時間框架裡
關於英語學習
除了學習詞彙和語法
一定不要忘了將口語和聽力練習
結合到你的周計劃中
例如我之前就一直推薦大家使用的
歐美英語外教平台cambly
平台上的老師呢
都是各行各業的母語外教
大家可以堅持
至少和外教每週對話一個小時
大家可以進行一對一練習
高效輸入
但如果你有些社恐
又怕民聊
在訂閱後
也可以參加
cambly最近推出的三人小班課
cambly group
課堂上呢
老師會有固定的主題
大家可以選擇自己感興趣的主題
提前準備
還可以和來自不同國家的同學互動
我建議
大家可以將每週的口語課都固定下來
推薦訂閱
一周一個小時
兩到四節
並堅持訓練
如果你是cambly的新用戶
也可以在APP或者官網輸入推薦碼
可以在7.9元試聽課後
解鎖額外15分鐘免費課時
他們官方小程序
也推出了專門的一對三試聽課
下一步呢
就是可以運用很多時間管理的技巧
合理管理各種任務
關於有效的時間管理
最重要的呢
是要學會優先級的排序和任務分層
在社會咱們那個既要又要的心態啊
你們總是問我說哎呀
Zoe我可不可以同時學兩門外語
同時做這個做那個
其實呢多線任務可以被合理管理
但是關鍵在於
學會識別每個時期的任務優先級
和大家介紹一個
我自己會用的任務分層工具
艾森豪威爾矩陣
它基於任務的緊急性urgent和重要性
important將任務分為四個像限
立即執行
do first對於緊急且重要的任務
拿我的例子來說
備課撰寫學術文章和博士論文
應在日程中優先安排
為這些任務呢預留固定的時間
而且盡量把這些任務
安排到你每日的效率高峰時段
比如說
我早上8點到11點是我的高效時段
會優先分配給這些任務
計劃schedule對於重要但不緊急的任務
比如說健身
語言學習或者說視頻內容的規劃
這些目標對於我長期發展呢
至關重要
但是他們並不需要立即行動
因此我會為這些任務安排固定的時間
比如說
固定的每天的語言學習的時間塊
和周末寫視頻稿的時間塊
委判delegate緊急但不重要的任務
比如說視頻剪輯
打掃可以考慮委派或者外包
釋放自己的時間去處理更重要的事物
不做DELETE
識別那些既不緊急也不重要的任務
比如社交媒體和不必要的社交
避免他們
佔用你的時間
關於識別不做的任務啊
delete的任務
時間追蹤
time tracking是一個非常有用的工具
透過追蹤你每天的活動
你會發現
自己可能在不重要的事情上
浪費了太多的時間
例如你可能會驚訝的發現
自己每天在社交媒體上花費了幾個
甚至十幾個小時的時間
其實大家應該也不會覺得太驚訝吧
而這些時間
完全可以用於追求個人目標
個人成長
或與家人和朋友共度時光
大家手機上面
都會有記錄屏幕使用時間的功能啊
彈幕打下大家的每日屏幕時間
下一個工具time Boxing
時間盒子
是我想和大家分享的
另一個非常有效的策略
它是基於帕金森定律
即工作會擴展到用於完成它的時間
首先我們要預設時間限制
為每個任務分配一個具體的時間盒子
這個時間盒子呢
它既可以是幾分鐘
也可以是幾個小時
具體取決於任務的性質和複雜度
在這個時間內
你完全專注於這一任務
避免干擾和多任務處理
如果不是處理郵件
關掉你的郵件
拿開手機
所有不相關的東西
時間結束即停止
一旦到達設定的時間
即使任務未完全完成也要停止
這有助於培養咱們高效的工作的習慣
並防止對某一任務過度投入
評估和調整最後呢
完成後評估這個時間框架的有效性
並根據實際情況進行調整
前面和大家說過
我一般都是以周計劃作為單位
我習慣呢使用每週的時間表
一個小時到90分鐘為單位
分配時間
包括日常所有的活動
比如說起床
用餐鍛煉
學習等等
我一般呢
會測試這個一周的時間表
找出偏差和原因
如時間不足分心或者優先級混亂
並據此調整計劃
一般一個固定的周計劃
我可以持續4-5週的時間
時間盒子這個方法的好處就是
你可以靈活調整盒子的順序
已應對各種不可預見的情況
但是我個人的經驗就是
高效時間還是要用來處理最重要
最緊急的事情
比如說撰寫學術論文
而且盡量不要去改變這個時間
很多人呢
往往會忽略
將高效時間段和重要
緊急任務重疊的重要性
例如很多人有一大早就刷郵件
看訊息的習慣
我過去也這麼做
但是這麼做的問題就是
我們會讓大腦在早上最清醒的時刻
就去接觸雜亂的信息
有時一醒來看到一堆郵件就鬧心
我不知道大家經驗是怎麼樣啊
而且有很多工作是機械式的
不需要很多專注力和創造力
完全可以放到低效的時段去完整
比如說啊
上午11點到12點
下午5點到6點
這個時段就挺適合用來處理郵件的
高效時間段呢和低效時間段
這個都是根據大家個人的情況而定啊
針對這種零星的機械式的任務
批處理batching方法也非常有效
將相似任務分組在一次性的處理
如在特定的時間內
回复所有的電子郵件
而不是整天拖拉零星的回复
這樣可以提升效率
並且節省寶貴的時間
我個人呢
傾向於使用
簡潔的工具去做的周計劃
比如說Excel或者谷歌日曆
這些足以滿足我需要的功能
不需要太多花哨的工具
馬克吐溫說過如果你的工作是吃青蛙
那麼最好就是在早晨先乾這件事情
如果你的工作是吃兩隻青蛙
那麼就先吃更醜(或更大)的那一隻啊
這句話的意思呢
肯定不是真的叫大家去吃青蛙啊
如果你有一些困難的任務
最好是優先完成它們
這樣就可以在餘下的時間裡
感到更輕鬆和愉快
這也是對抗拖延症的一個好方法
我個人呢
非常喜歡這個理念
對於很多沒有運動習慣的人來說
很難開始享受運動
這是一件很痛苦的事情
其實 大家可以嘗試在清晨做簡單的運動
即使只是十幾分鐘的瑜珈或伸展
都是激發一天的活力的好方法
有的人會說啊
我決定運動
我下班我會去做Blabla
但是呢
當你一整天精力都被吸乾了啊
十有八九回到家以後
沒有心情再去運動了
但是如果你跟我一樣
養成不運動就皮癢的習慣呢
就不會有太多這個困擾了啊
再比如
有的人是morning person
就像我一樣
早上頭腦清醒
最適合處理需要思考學習創新的任務
比如說寫文案啦
策劃啦
說到語言學習
當時我的德語學習
都是安排在一大清早
因為我知道我一天的瑣事下來
到了晚上我是沒有能量學習的
好吧我承認
德語學習曾經就是我那隻醜青蛙
其實關鍵在於了解自己的節奏
找到最適合自己的時間段
然後堅持下去
大家可以使用時間盒子
來安排每日的任務
或者編寫一個代辦事項清單to do list
確保你的每一天都有條不紊
大家還可以每天早晨
用5分鐘的時間梳理任務
這個小細節
可以改變你一天的工作和學習效率
我每天早上都會梳理
比如說今天的1-3個主要專注的事務
3個已經很多了啊
多了就不建議
這個呢可以
對我一整天的工作都會有清晰的指引
還有呢就是要意識到
有時我們可能會因為外部的環境
和不可控因素
而無法完成某些事情
所以誠實地評估自己的表現
並從中吸取教訓是非常重要的
比如如果你因為突發事件
而無法完成計劃中的學習
那麼
反思如何在下次類似的情況下
更好地調整和應對
這是一種積極的學習態度
根據心理學家
納塞尼爾克 萊因特曼的研究
人的精力和注意力
通常遵循90分鐘的周期
他發現最高效的工作者
通常是在90分鐘的高強度工作後
然後休息一段時間
這種工作模式呢
被稱為烏爾拉特爾迪安
節奏心理學和神經科學的研究表明
定期休息能夠提高咱們的認知能力
增強記憶力和創造力
休息不僅僅是身體恢復的過程
更多的是大腦整理信息
鞏固記憶的關鍵時刻
我個人呢
會使用90分鐘的工作週期法
我一般會嘗試90分鐘的集中工作
然後休息15-20分鐘
注意哈
這個休息不是刷手機啊
因為圖像和信息的刺激並不
能讓 我們的大腦獲得真正 的休息
我一般呢會喝茶做冥想聽輕鬆的音樂
或者只是看著窗外發呆
如果你一天中工作了幾個小時
確保為自己安排較長的休息時間
完成了一個上午的工作任務後
可以在午餐時間後
安排一個小時的休息時間
進行一些非工作相關的活動
比如說閱讀瑜珈或午睡
我自己呢
是比較喜歡外出走走
我真心鼓勵大家每天都多在戶外走走
接受日光
這不僅僅呢可以遠離屏幕
休息眼睛
日間的自然光暴露
可以調節我們的生物鐘
然後白天的警醒度和夜間的睡眠品質
這些都是有科學依據的
而且
希望大家注意自己的身體和心理狀態
如果感到疲憊或者註意力不集中
那就是需要休息的信號
感覺眼睛疲勞
思維混亂
立即停下手中的工作
進行5-10分鐘的休息
所以
當你洋洋灑灑寫自己的新年願望
時間計劃是
千萬別忘了
把休息和鍛煉的時間和活動
都安排進去
提高工作效率的同時
也保護了咱們的身體健康
畢竟呢身體才是革命的本錢
好啦今天的分享就到這裡啦
我希望這個影片能啟發你
在2024年找到適合自己的時間管理方法
讓你的生活更有秩序更有效率
也希望新年大家都健健康康
開開心心
咱們下期影片再見啦bye
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