Documentos Administrativos Concepto y Clases
Summary
TLDREste vídeo ofrece una visión detallada sobre la importancia de los documentos administrativos en las empresas, destacando su papel crucial en la comunicación y la toma de decisiones. Se explica cómo redactar documentos como oficios, solicitudes, memorandos, circulares, cartas, informes, avisos, actas, currículos y correos electrónicos, abordando sus estructuras, partes esenciales y usos específicos. Además, se enfatiza la necesidad de un lenguaje claro y conciso para garantizar la efectividad en la comunicación administrativa.
Takeaways
- 😀 Los documentos administrativos son cruciales para la gestión de una empresa y son el soporte material de las actividades administrativas.
- 📄 La redacción de un documento administrativo requiere un ordenamiento lógico de ideas y un plan de redacción que va de general a específico.
- 💼 Los documentos administrativos tienen dos funciones primordiales: constancia y comunicación.
- 🔖 Los documentos deben cumplir con requisitos formales y sustantivos para ser válidos y ser emitidos por un órgano administrativo.
- 📧 Los tipos de documentos administrativos incluyen el oficio, la solicitud, el memorando, la circular, la carta, el informe, el aviso, el acta, el currículum vítae y el correo electrónico.
- 🏢 El oficio es una correspondencia institucional utilizada para establecer comunicación tanto interna como externa dentro de una organización.
- 📝 La carta de solicitud es un documento empleado para pedir derechos o servicios, y debe ser claro, natural y preciso.
- 📑 El memorándum es un documento simple para comunicaciones breves dentro de una organización, respetando el orden de jerarquía.
- 📢 La circular es utilizada para difundir noticias o información de interés dentro de una empresa o departamento.
- 💡 Los informes son documentos que informan sobre un asunto encomendado o imprevisto, y pueden ser expositivos, analíticos o persuasivos.
- 📋 El acta es un documento que certifica los acuerdos y conclusiones de una reunión o asamblea.
- 💬 El correo electrónico es una forma rápida y conveniente de comunicación, pero requiere atención para asegurar que los mensajes sean relevantes y leídos.
Q & A
¿Qué es la redacción de documentos administrativos?
-La redacción de documentos administrativos es el proceso de expresar por escrito información importante para lograr un objetivo específico, como informar, solicitar, ordenar, dirigir, diseñar o explicar. Requiere un ordenamiento lógico de ideas, desde lo general a lo específico, y priorizar la información por trascendencia.
¿Cuáles son las funciones primordiales de los documentos administrativos?
-Las funciones primordiales de los documentos administrativos son la función de constancia, asegurando la pervivencia de las actuaciones administrativas, y la función de comunicación, sirviendo como medio para transmitir los actos de la administración.
¿Qué características deben tener los documentos administrativos para ser válidos?
-Los documentos administrativos deben producir efectos frente a terceros, ser emitidos por un órgano administrativo, cumplir con requisitos formales y sustantivos según las normas que regulan la actividad administrativa.
¿Cuáles son algunos tipos de documentos administrativos mencionados en el guion?
-Algunos tipos de documentos administrativos mencionados son el oficio, la solicitud, el memorando, la circular, la carta, el informe, el aviso, el acta, el currículum vítae y el correo electrónico.
¿Qué es un oficio y para qué se utiliza?
-Un oficio es una correspondencia de carácter institucional, utilizada para establecer comunicación entre instituciones públicas y privadas, o entre una institución y un individuo. Contiene partes obligatorias como el membrete, código, destinatario, asunto, texto, y firma.
¿Cómo se estructura una carta de solicitud?
-Una carta de solicitud tiene una estructura que incluye la sumilla, destinatario, saludo, texto dividido en la parte considerativa y correspondiente, despedida, fecha, firma del solicitante, documento de identidad, teléfono y dirección.
¿Qué es un memorándum y cómo se diferencia de otros tipos de documentos?
-Un memorándum es un documento administrativo simple, utilizado para comunicaciones breves o notificaciones internas dentro de una organización, respetando el orden de jerarquía. Se diferencia por su carácter interno y su estructura, que incluye encabezamiento, vocativo, asunto, fecha, cuerpo y despedida.
¿Qué es una circular y qué propósito cumple?
-Una circular es un documento utilizado para comunicar noticia, información o eventos de interés dentro de una empresa o departamento. Su propósito es informar a varios destinatarios sobre asuntos relevantes de manera sencilla y directa.
¿Cuáles son las partes de una carta y cómo se diferencian de otros tipos de documentos?
-Las partes de una carta incluyen el membrete, lugar y fecha, código, destinatario, saludo, asunto, texto, ante firma, firma, y pie de página. Se diferencian de otros documentos por su carácter privado y uso fuera del estado, y pueden incluir anotaciones personales o postales especiales.
¿Qué es un informe y qué tipos existen?
-Un informe es un documento que comunica un asunto encomendado o imprevisto a una autoridad superior. Existen informes administrativos, legales e informes de investigación, que varían en estructura y propósito según la información que presentan y el contexto en el que se utilizan.
¿Qué es un aviso y cómo se utiliza?
-Un aviso es una advertencia o comunicación de una novedad, ya sea por vía oral o escrita, con el objetivo de advertir o llamar la atención sobre algo. Se utiliza para informar sobre condiciones, eventos o situaciones que requieren conocimiento o precaución.
¿Qué es un acta y cómo se elabora?
-Un acta es un documento que certifica los acuerdos y conclusiones de una reunión o asamblea, elaborado por alguien presente en la reunión. Debe llevar la fecha, lugar, hora y una introducción del motivo de la reunión, y generalmente se guarda en un libro de actas.
¿Qué es un currículum vítae y cuáles son sus tipos?
-Un currículum vítae es un documento que resume las acciones y logros突出 de una persona. Existen currículum vitae documentados y sin documentar, y se pueden clasificar como básico, con fines profesionales o académicos.
Outlines
📄 Introducción a la Redacción de Documentos Administrativos
El primer párrafo introduce la importancia de la redacción de documentos administrativos en una empresa, destacando que son el activo más importante y sustento de la mayoría del trabajo. Se explica que la redacción implica expresar información de manera escrita y lógica para lograr objetivos específicos como informar, solicitar, ordenar, entre otros. Se menciona la necesidad de un plan de redacción que va desde ideas generales a específicas y prioriza la importancia de los puntos a tratar. Además, se definen los documentos administrativos como el soporte de los actos de la administración pública y se describen sus funciones primordiales, como la constancia y la comunicación.
📑 Características y Tipos de Documentos Administrativos
Este párrafo profundiza en las características que definen a los documentos administrativos, como la producción de efectos frente a terceros y la emisión por parte de órganos administrativos. Se describen los requisitos formales y sustantivos para la validez de un documento. Luego, se enumeran los tipos de documentos como oficio, solicitud, memorando, circular, carta, informe, aviso, acta, currículum vítae y correo electrónico. Se explica específicamente el oficio como una correspondencia institucional, su difusión externa e interna y las partes obligatorias y complementarias que lo componen.
💌 Detalles de Cartas de Solicitud y Memorándums
El tercer párrafo se centra en dos tipos específicos de documentos: la carta de solicitud y el memorándum. La carta de solicitud es utilizada tanto en entidades públicas como privadas para solicitar derechos o servicios, y se requiere claridad, naturalidad y precisión. Se describe su estructura, incluyendo la sumilla, destinatario, saludo, texto y firma. El memorándum, por otro lado, es un documento para comunicaciones breves y se utiliza principalmente de superior a inferior. Se detallan las partes de un memorándum, como el encabezamiento, vocativo, asunto, fecha, cuerpo y despedida.
📧 Otros Formatos de Documentos y Características de la Carta
Este párrafo continúa explorando otros formatos de documentos, como la circular, que comunica noticias o eventos de interés para la empresa, y la carta, que es un documento privado para tratar asuntos de interés común. Se describen las características de una carta, como brevedad, claridad y concisión, y se mencionan diferentes clases de cartas. También se presentan estilos de presentación de cartas como bloque, bloque modificado y semi bloque, así como los estilos de puntuación abierta y mixta.
📈 Informes y Avisos como Herramientas de Comunicación
El penúltimo párrafo aborda el informe como un documento para informar sobre asuntos encomendados o imprevistos, y se destaca su uso en investigaciones y estudios en instituciones públicas o privadas. Se describen las partes de un informe y sus características, como ser un texto expositivo y objetivo, escrito en tercera persona. Se diferencian tipos de informes según su estructura, como expositivos, analíticos y persuasivos. Finalmente, se menciona el aviso como una forma de comunicación para advertir o llamar la atención sobre alguna novedad.
💼 Currículum Vítae y Conclusión del Vídeo
El último párrafo se enfoca en el currículum vítae, un documento que detalla las acciones y logros de una persona, y se clasifica por la presentación de documentos sustentatorios y por su grado de complejidad. Se proporciona un ejemplo de currículum con datos personales, educación y contacto. El vídeo concluye con una solicitud de like, comentarios, compartición y suscripción para apoyar el crecimiento del canal.
Mindmap
Keywords
💡Documentos administrativos
💡Redacción
💡Funciones de los documentos administrativos
💡Oficio
💡Solicitud
💡Memorando
💡Carta
💡Informe
💡Circular
💡Currículum vítae
Highlights
Introducción al tema de la importancia de los documentos administrativos en una empresa.
Explicación de la redacción de documentos y su importancia para lograr objetivos específicos.
Importancia del ordenamiento lógico de ideas en la redacción de textos.
Definición y características de los documentos administrativos.
Funciones primordiales de los documentos administrativos: constancia y comunicación.
Características que definen un documento administrativo.
Tipos de documentos administrativos y sus usos.
Detalles sobre el oficio y sus partes obligatorias y complementarias.
Uso y estructura de la carta de solicitud en entidades públicas y privadas.
Funciones y estructura de un memorándum en contextos administrativos.
Utilidad y características de la carta circular para comunicar información en una empresa.
Elementos y clases de cartas, incluyendo cartas comerciales y personales.
Importancia y estructura de un informe en contextos administrativos y técnicos.
Tipos de informes según su estructura y presentación de ideas.
Uso y contenido de un aviso para comunicar advertencias o noticias.
Función y contenido de un acta como registro de reuniones y asambleas.
Ventajas y riesgos del correo electrónico en el ámbito administrativo.
Descripción y ejemplo de un currículum vítae para fines profesionales y académicos.
Conclusión del video y llamado a la interacción y suscripción.
Transcripts
hola a todos cómo están bienvenidos a
una semana más de este su canal
estudiando con jacqueline la clase de
hoy trata de los documentos
administrativos es un tema muy
interesante porque es el activo más
importante de una empresa y sobre el que
se sustenta en la mayor parte del
trabajo
comencemos comenzamos respondiendo a la
siguiente pregunta que es redactarlo
consiste en expresar por escrito
información importante que se desea
hacer conocer para lograr un objetivo
informar solicitar ordenar diseñar
dirigir explicar la redacción de un
texto requiere de un ordenamiento lógico
de las ideas que se piensan plantear
para redactar se necesita tener un plan
de redacción que permite a partir de la
idea más general a la idea más
específica y luego priorizar desde la de
mayor trascendencia a las de menos
importancia
en seguida les explicaremos que son
documentos administrativos la actividad
administrativa se distingue por su
carácter documental es decir o
reflejarse en documentos que constituyen
el testimonio de la mencionada actividad
los documentos administrativos son el
soporte en el que se materializan los
distintos actos de la administración
pública la forma externa de dichos actos
los textos administrativos son los
documentos a través de los cuales se
realiza la comunicación entre la
administración y los ciudadanos la
relación administrativa consiste en la
elaboración de un documento de carácter
oficial empleados comúnmente por las
empresas o entidades en su afán de
comunicar disposiciones o acuerdos a sus
trabajadores oa otras entidades
vamos a conocer las funciones son dos
las funciones primordiales que cumplen
los documentos administrativos función
de constancia donde el documento asegura
la pervivencia de las actuaciones
administrativas al constituirse en su
soporte material y función de
comunicación donde los documentos
administrativos sirven como medio de
comunicación de los actos de la
administración se pueden apreciar una
serie de características que determinan
el que un documento pueda ser calificado
como documento administrativo
el primero es producen efectos no cabe
calificar de documento administrativo a
aquellos documentos que no están
destinados a la producción de efecto
alguno como son por ejemplo los
resúmenes y los extractos los documentos
administrativos siempre producen efecto
frente a terceros
en la propia organización administrativa
son emitidos por un órgano
administrativo el emisor de un documento
administrativo aquel que lo produce es
siempre uno de los órganos que integran
la organización de una administración y
un documento es válido cuando su emisión
cumple con una serie de requisitos
formales y sustantivos exigidos por las
normas que regulan la actividad
administrativa
los tipos de documentos son el oficio la
solicitud el memorando la circular la
carta el informe el aviso el acta el
currículum vítae y el correo electrónico
en seguida te explicaré acerca del
oficio el oficio es una correspondencia
de carácter institucional
el intercambio se puede dar entre una
institución pública y una privada o
viceversa una institución pública o
privada puede enviar un oficio a un
individuo pero no viceversa
su área de difusión y el oficio se
difunde en dos niveles a nivel externo
es decir fuera de una institución y a
nivel interno dentro de ella a nivel
externo establece comunicación con
personas ajenas identidad especialmente
con aquellas que ocupan cargos
directivos y a nivel interno enlaza a
los que desempeñan funciones de
dirección dentro de una entidad o
institución el oficio
tienen las siguientes partes
obligatorias membrete es el nombre de la
institución o entidad que envía el
oficio
lugar y fecha código es el que hace
referencia al tipo y el número de oficio
que se expide destinatario asunto es el
tema a tratar
el texto es el desarrollo del asunto
ante firma firma post firma y sello con
copia pie de página y las siguientes
partes complementarias son
a nombre del año es obligatorio
únicamente en los oficios de circulación
externa y anexo es opcional en caso de
enviar algún documento adjunto hablemos
ahora de la carta de solicitud es un
documento que se utiliza tanto en las
entidades públicas como privadas
mediante la cual el emisor solicitante
pide un derecho o un servicio al
receptor institución con motivos
administrativos o personales se usa para
conseguir préstamos créditos asignación
familiar empleos derechos etcétera son
requisitos de la solicitud la claridad
naturalidad y precisión tiene la
siguiente estructura la sumilla es el
resumen de lo solicitado el destinatario
persona o entidad a la que se le dirige
la solicitud saludo generalmente son
iniciales del cargo de la persona a la
que se dirigen
generales de ley que son los datos del
solicitante que termina con la siguiente
forma a usted con toda su consideración
expongo
el texto es el cuerpo de la solicitud
que consta de dos partes la parte
considerativa donde se indica el motivo
por los que se solicita la petición
correspondiente la despedida que consta
de dos partes mención a lo expuesto en
la solicitud ejemplo por lo expuesto
agradecimiento por la atención del
documento ejemplo a usted
pido atender la solicitud por ser de
justicia necesidad corresponder a mis
derechos constitucionales la fecha se
describe al pie de la despedida y a la
derecha firma del solicitante documento
de identidad teléfono y dirección
a continuación te presentamos un formato
de la carta de solicitud este es un
modelo el cual puedes leer puede
visualizar en cada una de las partes que
componen este tipo de cartas
seguimos con el memorándum es un
documento simple de calidad
administrativa que se utiliza para
comunicaciones breves o notificaciones
sencillas de cualquier índole se usa
respetando el orden de jerarquía o
autoridad es decir del superior al
inferior y no a la inversa
su carácter es interno se redacta en
primera o tercera persona gramatical las
partes son encabezamiento que contiene
membrete de la institución en el centro
de la parte superior va la palabra
memorando 1 memorando número luego al
cual de hodei
el vocativo que puede ser un saludo es
opcional el asunto se dispone en pocas
palabras lo que se desea comunicar la
fecha el cuerpo del asunto a tratar y la
fundamentación respectiva exponiendo las
razones la despedida que se usa la
palabra atentamente firma y sello del
que remite el documento los tipos de
memorando memorándums están el memorando
un simple cuando va dirigido a una sola
persona u oficina tienen memorando
múltiple va dirigido a varias personas u
oficinas y es de carácter general aquí
le presentamos un formato de memorando
donde podemos ver que en la parte
superior se encuentra lo que es el
membrete de la empresa la palabra
memorando de mayúsculas y el número a de
referencia a la fecha el vocativo el
cuerpo el saludo la firma el nombre del
cargo y las iniciales
hablemos de la circular la carta
circular es un documento que se utiliza
para comunicar cualquier noticia
información o evento actual que puede
resultar de interés para la empresa
departamentos empleados etcétera una
circular comunica una determinada
información o noticia a varios
destinatarios en empresas grandes puede
que a muchos destinatarios las
características que debe reunir una
circular son por la característica de
este documento informativo tendrá que
redactarse en un lenguaje sencillo sin
utilizar términos que impidan o
dificulten su comprensión debemos tratar
de redactar un texto breve sin rodeos y
de forma directa las ideas deberán
expresarse de una manera clara concisa y
ordenada
aquí les comparto el formato de una
circular interna ahí podemos ver que en
la parte superior dice el título de
circular interna tiene que ver con el
asunto tiene el para y tiene el texto
cuerpo de la carta
la frase de despedida y la firma de
quien emite la circular
[Música]
hablemos de la carta es un documento de
carácter privado que se utiliza fuera
del estado y entre personas naturales
para tratar asuntos de interés común
relacionados con la vida cotidiana las
partes de la carta son el membrete lugar
y fecha código destinatario el saludo
asunto texto ante firma firma o se firma
con copia pie de página en el caso de
una carta comercial puede incluir
anotaciones personales o postales
especiales ejemplo adjunto con copia
etcétera
ahora vamos a conocer las
características de la carta la carta
debe ser breve y precisa se organiza con
claridad concisión precisión esta
actitud busca dar información completa
recurre a un vocabulario exacto y cortés
usa oraciones completas organizadas
correctamente
no abre vía las palabras utiliza una
puntuación adecuada al sentido de lo que
se quiere expresar las clases de cartas
son cartas por el número de destinatario
carta por el tema que tratan
administrativa comercial notarial otros
tipos de carta pueden ser la carta poder
la declaración jurada y la solicitud de
empleo
es muy importante conocer los formatos
de la carta en la oficina se utilizan
los siguientes estilos para la
presentación de cartas bloque a bloque
modificado semi bloque es el bloque
modificado con párrafos sangrados el
estilo bloque tiene como característica
principal que todos los componentes de
la carta parten desde el margen
izquierdo
el estilo bloque modificado la fecha la
despedida y la firma parten desde el
centro hacia la derecha el estilo sea mi
bloque bloque con párrafos sangrado
tiene las mismas características del
estilo bloque modificado pero los
párrafos están sangrados a cinco
espacios
la puntuación de la carta para la
puntuación de una carta se usan dos
estilos puntuación abierta y mixta la
puntuación abierta se caracteriza por la
eliminación de los dos puntos después
del saludo y de la coma después de la
despedida este estilo de puntuación
ofrece una ventaja de economizar tiempo
y esfuerzo
aquí les mostramos un ejemplo de cart
estilo bloque extremo y podemos
visualizar como todo el contenido de la
carta se va hacia la izquierda como se
explicó en la unidad anterior
[Música]
hablemos del informe el informe es un
documento mediante el cual se da a
conocer al jefe o autoridad inmediata
superior algún asunto encomendado o que
se ha presentado en forma imprevista
presenta una situación administrativa o
técnica el informe puede ser presentado
por una o más personas por una comisión
especialmente encomendada se redacta
principalmente en tercera persona este
documento se utiliza con mucha
frecuencia en investigaciones o estudios
ya sea en instituciones públicas o
privadas los tipos de informes son
informes administrativos informes
legales e informes de investigación
hablemos de las partes del informe
encabezamiento al centro de la parte
superior informe luego de dos espacios
las siguientes palabras a cual de o del
asunto y fecha introducción
se estila las siguientes oraciones
cumplo con informar a su despacho
la comisión que suscribe en cumplimiento
lo dispuesto por la cndh de conformidad
a lo solicitado texto del informe o
cuerpo indicar los hechos exponer las
razones formular las recomendaciones y
conclusiones despedidas o fórmula de
cumplimiento es cuánto tengo que
informar a usted pido se sirva a
resolver de acuerdo a lo expuesto
atentamente firma y sello del informante
o post firma ahora les mostraré las
características del informe el propósito
del informe como su nombre indica es
informar sin embargo los informes pueden
incluir elementos persuasivos tales como
recomendaciones sugerencias u otras
conclusiones motivacionales que indican
posibles acciones futuras que el lector
del informe pudiera adoptar
dentro de sus características tenemos
que es un texto expositivo es un texto
explicativo tiene como propósito dar
información sobre resultados de
investigación se centra en un tema
determinado utiliza un lenguaje objetivo
se escribe en tercera persona la
estructura predominante es la
enunciativa en este tipo de textos
también está presente una estructura
argumentativa y por último en ellos
también aparece la estructura
descriptiva porque se describen hechos
vamos a ver los tipos de informes según
su estructura finalmente podemos
diferenciar tipos de informes según la
estructura del texto y la exposición de
las ideas informes y expositivos son
aquellos que recogen información sobre
un tema sin incluir conclusiones o
evaluaciones en ocasiones reciben el
nombre de dos cierto están los informes
analíticos tienen como finalidad
justificar una decisión o una opción ya
realizada o al menos planteada
previamente pueden denominarse propuesta
o proyecto y por último los informes
persuasivos que son informes con los
cuales se pretende convencer al
destinatario para que tomen una decisión
específica en la línea de lo que sea
pone en el estudio y te presentamos un
formato de informe donde contiene lo que
es el nombre del título la fecha el
objetivo el procedimiento el análisis
las conclusiones las recomendaciones y
las firmas del cargo
[Música]
seguimos con el aviso un aviso es una
advertencia que se comunica a alguien
puede tratarse de una señal un consejo o
un llamado de atención por ejemplo el
camino presenta mucha nieve esté atento
a los avisos de las autoridades recibe
un aviso de la compañía telefónica sobre
el posibles cortes en el servicio voy a
poner un aviso en la cartelera para que
nadie use el baño que no funciona el
aviso intenta advertir o comunicar una
novedad ya sea por vía oral o escrita en
seguida conoceremos el acta se llama
apta a todo aquel documento que ha sido
realizado durante una reunión o asamblea
y el cual es escrito por alguien que
estuvo presente en dicha reunión y en
donde se plasman todos los convenios y
conclusiones tratados durante la misma
la elaboración de una para permite que
la reunión celebrada tenga validez y si
se llega a dar el caso puede servir de
prueba si se presenta algún
inconveniente un acta por lo regular
siempre debe llevar la fecha lugar y la
hora en que se realizó además de una
pequeña introducción del motivo de la
realización de la misma generalmente
estas son guardadas o registradas en un
libro de actas en el cual están todas
las actas hechas durante un periodo
determinado y de forma cronológica
tomando en cuenta que todas sus páginas
deben estar enumeradas para llevar un
orden hablemos del correo electrónico el
correo electrónico es una forma
diferente y más rápida de escribir
cartas una de las grandes ventajas del
correo electrónico es la facilidad para
enviar un mensaje a varias personas
simultáneamente sin embargo esta ventaja
no
está exenta de riesgos si adoptamos la
costumbre de enviar únicamente los
mensajes que son de interés entonces
estaremos seguros de que los receptores
los recibirán y los leerán con interés
de lo contrario pasarán a ser eliminados
en estos mensajes es importante ser
concretos igualmente debemos dar
respuesta para que el emisor sepa que su
información ha sido recibida
[Música]
el currículum vítae es un documento que
contiene información sobre las acciones
más sobresalientes de una persona sus
clases son por presentarse con
documentos sustentatorios o sin ellos
son currículum vitae documentado y sin
documentar por su grado de complejidad
pueden ser currículum vitae básico con
fines profesionales y con fines
académicos aquí te muestro un ejemplo de
currículum vitae que posee los datos
personales la educación muy instrucción
que es recibido los cursos realizados la
dirección nombre el número telefónico y
todo lo que tiene que ver con tus datos
personales
[Música]
y
[Música]
i
[Música]
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