Departamento de Compras | Funciones y Responsabilidades

Conduce Tu Empresa

11 Nov 202304:38

Summary

TLDREn este video de 'Conduce tu empresa', se exploran las funciones y responsabilidades del departamento de compras, esencial para la gestión de adquisiciones en cualquier organización. Se destacan la selección y evaluación de proveedores, negociación de contratos, gestión de órdenes de compra, control de inventarios y cumplimiento normativo. Además, se mencionan responsabilidades como definir estrategias de compras, establecer políticas, gestionar presupuestos y relaciones con proveedores, así como lidiar con crisis en la cadena de suministro.

Takeaways

🛒 El departamento de compras es crucial para la adquisición de bienes y servicios necesarios para la organización.
🔍 Identificar y seleccionar proveedores adecuados es una función fundamental, teniendo en cuenta calidad, costo y confiabilidad.
📝 Negociar contratos ventajosos con proveedores asegura condiciones favorables para la empresa, incluyendo precios, plazos y garantías.
📑 Gestionar órdenes de compra precisas y su seguimiento es esencial para evitar errores en recepciones.
📈 Controlar inventarios es necesario para prevenir excesos o faltantes y garantizar una eficiente gestión de recursos.
🏛 Asegurar el cumplimiento normativo en las compras es vital para adherirse a regulaciones y políticas tanto internas como externas.
📊 Evaluar regularmente el rendimiento de los proveedores garantiza que se mantengan los estándares de calidad y servicios.
💼 Definir una estrategia de compras a largo plazo que se alinee con los objetivos de la empresa y la cadena de suministro.
💵 Establecer políticas y procedimientos internos para garantizar la consistencia y conformidad en el proceso de compras.
🤝 Gestionar relaciones sólidas con proveedores y ser el punto de contacto principal para resolver disputas.

Q & A

¿Cuál es la función principal del departamento de compras en una organización?
-La función principal del departamento de compras es gestionar la adquisición de bienes y servicios necesarios para el funcionamiento de la organización, considerando el precio, la calidad y los plazos de entrega.
¿Qué es una de las primeras funciones del departamento de compras mencionadas en el guion?
-Una de las primeras funciones mencionadas es identificar y seleccionar proveedores adecuados, investigar y evaluar a proveedores potenciales para determinar cuáles podrían ser los más adecuados para satisfacer las necesidades de la organización.
¿Cuál es la importancia de negociar buenos contratos con los proveedores según el guion?
-Negotiar buenos contratos con los proveedores es importante para garantizar condiciones favorables para la empresa, incluyendo precios, plazos de entrega, garantías y políticas de devolución.
¿Qué implica gestionar las órdenes de compra según el departamento de compras?
-Gestionar las órdenes de compra implica generar órdenes precisas, asegurar su seguimiento y cumplimiento, y describir todos los parámetros necesarios que debe cumplir un producto.
¿Cuál es el papel del departamento de compras en el control de inventarios?
-El departamento de compras supervisa los niveles de inventario para evitar excesos o faltantes y garantizar una gestión eficiente de los recursos.
¿Qué responsabilidades tiene el departamento de compras en cuanto a la evaluación del cumplimiento normativo?
-El departamento de compras debe asegurarse de que todas las compras cumplan con las regulaciones y políticas internas y externas, incluyendo las relacionadas con la ética empresarial y la sostenibilidad.
¿Cómo evalúa el departamento de compras el desempeño de los proveedores?
-El departamento de compras evalúa regularmente el desempeño de los proveedores para garantizar que siguen cumpliendo con los estándares de calidad y servicios establecidos cuando fueron contratados.
¿Qué estrategias de compras a largo plazo deben definir el departamento de compras según el guion?
-El departamento de compras debe definir estrategias de compras a largo plazo que se alineen con los objetivos de la empresa y con la cadena de suministro de la organización.
¿Cuál es la importancia de establecer políticas y procedimientos internos en el departamento de compras?
-Establecer políticas y procedimientos internos es importante para guiar el proceso de compras y garantizar la consistencia y la conformidad en las operaciones.
¿Cómo gestiona el departamento de compras las relaciones con los proveedores y los problemas potenciales?
-El departamento de compras gestiona relaciones sólidas con los proveedores y actúa como punto de contacto principal para abordar problemas y resolver disputas que puedan existir.
¿Qué medidas toma el departamento de compras para gestionar crisis e interrupciones en la cadena de suministro?
-El departamento de compras toma medidas rápidas para mitigar riesgos en caso de crisis e interrupciones en la cadena de suministro, asegurando la continuidad de operaciones.

Outlines

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🛒 Funciones y Responsabilidades del Departamento de Compras

Este video presenta las funciones y responsabilidades clave del departamento de compras en una organización. Se enfatiza en la importancia de este departamento para la gestión de la adquisición de bienes y servicios, siempre considerando el precio, la calidad y los plazos de entrega. Entre las funciones principales se incluyen la identificación y selección de proveedores adecuados, la negociación de contratos ventajosos, la gestión de órdenes de compra precisas, el control de inventarios para una eficiente gestión de recursos, y la evaluación del cumplimiento normativo. Además, se menciona la necesidad de evaluar regularmente el rendimiento de los proveedores y la importancia de gestionar crisis y posibles interrupciones en la cadena de suministro.

Mindmap

Keywords

💡Departamento de compras

El departamento de compras es una unidad clave en cualquier organización, responsable de la adquisición de bienes y servicios. En el video, se enfatiza su papel central en la gestión de la compra, considerando aspectos como precio, calidad y plazos de entrega. Este departamento es esencial para garantizar que la organización cuente con los recursos necesarios para su funcionamiento diariamente.

💡Proveedores

Los proveedores son entidades externas que suministran bienes o servicios a una organización. En el guion, se menciona la importancia de identificar y seleccionar proveedores adecuados, evaluando factores como calidad, costo, confiabilidad y capacidad de entrega. Esto es crucial para asegurar que la organización obtiene productos y servicios de alta calidad a precios competitivos.

💡Contratos

Los contratos son acuerdos legales entre la organización y los proveedores que establecen términos y condiciones de compra. El video destaca la función de negociar contratos ventajosos, incluyendo precios, plazos de entrega, garantías y políticas de devolución. Estos contratos son fundamentales para proteger los intereses de la empresa y asegurar la satisfacción de sus necesidades.

💡Órdenes de compra

Las órdenes de compra son documentos que detallan los productos o servicios a adquirir, y son esenciales para la gestión de la compra. El video habla sobre la necesidad de generar órdenes precisas y asegurar su seguimiento y cumplimiento. Esto ayuda a prevenir errores y garantizar que los productos recibidos cumplan con las especificaciones requeridas.

💡Inventario

El inventario se refiere a los bienes almacenados que una empresa tiene para su venta o uso. En el guion, se aborda la función de controlar los inventarios para evitar excesos o faltantes, lo que es fundamental para una gestión eficiente de recursos y para reducir los costos de almacenamiento.

💡Cumplimiento normativo

El cumplimiento normativo implica asegurarse de que todas las compras se realicen de acuerdo con las regulaciones y políticas, tanto internas como externas. El video menciona la importancia de cumplir con estándares éticos y de sostenibilidad, lo que ayuda a mantener la reputación de la organización y evitar posibles penalizaciones.

💡Evaluación de proveedores

La evaluación de proveedores es el proceso de medir el desempeño de los proveedores en términos de calidad y servicios. El video destaca la necesidad de realizar evaluaciones regulares para garantizar que los proveedores sigan cumpliendo con los estándares establecidos. Esto es crucial para mantener la calidad de los productos y servicios adquiridos.

💡Estrategia de compras

La estrategia de compras es un plan a largo plazo que define cómo la organización debe adquirir bienes y servicios. En el video, se menciona la importancia de alinear esta estrategia con los objetivos de la empresa y la cadena de suministro, lo que ayuda a optimizar los costos y mejorar la eficiencia en el proceso de compra.

💡Presupuesto

El presupuesto es un límite financiero establecido para controlar los gastos de una organización. El video habla sobre la responsabilidad de gestionar el presupuesto en colaboración con otros departamentos, lo que implica analizar y comparar costos para realizar compras dentro de los límites presupuestarios. Esto es esencial para mantener la sostenibilidad financiera de la empresa.

💡Relaciones con proveedores

Las relaciones con proveedores son interacciones continuas entre una organización y sus proveedores. El video subraya la importancia de gestionar estas relaciones para resolver problemas y disputas, actuando como punto de contacto principal. Estas relaciones sólidas son fundamentales para garantizar un suministro continuo y eficiente de bienes y servicios.

💡Crisis y interrupciones

Las crisis y interrupciones en la cadena de suministro son eventos imprevistos que pueden afectar la disponibilidad de bienes o servicios. El video menciona la función del departamento de compras de gestionar estas situaciones, tomando medidas rápidas para mitigar riesgos y garantizar la continuidad del negocio. Esto demuestra la importancia de la adaptabilidad y la planificación estratégica en el manejo de la compra.

Highlights

El departamento de compras es una parte integral de la organización, gestionando la adquisición de bienes y servicios.

Función principal: considerar precio, calidad y plazos de entrega en la adquisición.

Identificar y seleccionar proveedores adecuados es una función clave del departamento de compras.

Evaluación de proveedores potenciales basada en calidad, costo, confiabilidad y capacidad de entrega.

Negociar contratos ventajosos con proveedores para garantizar condiciones favorables.

Gestionar órdenes de compra precisas y asegurar su seguimiento y cumplimiento.

Describir parámetros de productos para evitar errores en recepción.

Controlar inventarios para evitar excesos o faltantes y garantizar una gestión eficiente de recursos.

Evaluar el cumplimiento normativo de las compras con regulaciones y políticas internas y externas.

Evaluar regularmente el desempeño de los proveedores para garantizar la calidad y servicios.

Definir estrategia de compras a largo plazo alineada con los objetivos de la empresa y la cadena de suministro.

Establecer políticas y procedimientos internos para la gestión de compras.

Gestionar el presupuesto en colaboración con otros departamentos para realizar compras dentro de límites presupuestarios.

Gestionar relaciones con proveedores y actuar como punto de contacto para resolver disputas.

Gestionar niveles de inventarios para satisfacer la demanda eficientemente y evitar costos de almacenamiento.

Gestionar crisis e interrupciones en la cadena de suministro y tomar medidas rápidas para mitigar riesgos.