MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES

Summary

Este video ofrece una guía detallada sobre cómo elaborar un manual de organización y funciones, enfocándose en su desarrollo práctico. El licenciado Gonzalo Sosa explica la importancia de esta herramienta de gestión administrativa, que ayuda a clarificar funciones y relaciones dentro de una estructura organizacional, evitando duplicaciones de responsabilidades. Además, se abordan los elementos esenciales que debe contener el manual, desde la carátula hasta las funciones específicas de cada puesto, pasando por el marco legal, la estructura organizacional y la evaluación del desempeño. Un recurso crucial para optimizar la eficiencia y competitividad en cualquier entidad.

Takeaways

• 😀 El manual de organización y funciones es una herramienta esencial de gestión administrativa que describe las funciones de las unidades y áreas organizacionales, evitando la superposición de responsabilidades.
• 😀 Este manual promueve el entendimiento de la estructura organizacional y es clave para el establecimiento y cumplimiento de las funciones laborales de los trabajadores según el organigrama.
• 😀 El manual es fundamental para mejorar la eficiencia, eficacia y competitividad dentro de la organización al definir claramente las funciones, relaciones de autoridad y responsabilidades de cada puesto.
• 😀 Es una herramienta crucial para la toma de decisiones y el ordenamiento jerárquico de la organización, estableciendo niveles de relación internos, externos e interinstitucionales.
• 😀 Las certificaciones de calidad, como la ISO 9001, hacen que la elaboración de estos manuales sea cada vez más obligatoria, y ayudan a reducir conflictos de área y fomentar el orden dentro de la organización.
• 😀 El manual es una base para la evaluación de desempeño, permitiendo verificar anualmente si los trabajadores cumplen con sus funciones específicas y su desempeño frente a objetivos establecidos.
• 😀 Para desarrollar un manual de organización y funciones, es esencial definir primero la estructura organizacional, determinando los niveles jerárquicos y las relaciones de dependencia y coordinación entre los cargos.
• 😀 El manual debe incluir información como la carátula, índice, prólogo, introducción, marco legal, estructura organizacional y las funciones de cada unidad organizacional.
• 😀 En la carátula se debe incluir el nombre de la organización, su logotipo, el título del manual y los datos de elaboración. El índice debe ordenar los elementos y temas del manual de forma clara y sintética.
• 😀 Las funciones de cada unidad organizacional deben ser descritas con claridad, comenzando desde el nivel más alto y asignando un código según el organigrama para facilitar su identificación y referencia.
• 😀 El manual también debe incluir la aprobación oficial del documento, como una resolución administrativa, que valide la implementación del manual por la máxima autoridad ejecutiva de la organización.

Q & A

¿Qué es un manual de organización y funciones?

Es una herramienta de gestión administrativa que describe la estructura organizacional de una entidad y las funciones específicas de sus unidades y áreas. Su propósito es evitar la superposición de funciones y responsabilidades, promoviendo la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los trabajos.

¿Cuál es la importancia de un manual de organización y funciones en una organización?

El manual es crucial porque facilita la comprensión de los roles y responsabilidades dentro de la organización, optimiza la toma de decisiones, mejora el orden jerárquico, y ayuda en la asignación de funciones claras. También sirve para evaluar el desempeño y establecer una base para la compensación salarial.

¿Cuáles son los elementos clave que debe incluir un manual de organización y funciones?

El manual debe incluir la carátula, índice, prólogo, introducción, marco legal y estratégico, estructura organizacional, y las funciones específicas de cada unidad dentro de la organización.

¿Qué función tiene la carátula de un manual de organización y funciones?

La carátula debe contener el nombre de la organización, su logotipo, el título del manual, la unidad responsable de su elaboración, el lugar y fecha de creación.

¿Qué debe contener el índice de un manual de organización y funciones?

El índice debe presentar de manera ordenada y concisa los elementos y temas principales que contiene el manual, facilitando la navegación por el documento.

¿Cómo se estructura la sección del marco legal y estratégico en un manual de organización y funciones?

Esta sección debe exponer la base legal de la creación de la organización, las políticas sectoriales, y los objetivos institucionales, incluyendo la misión, visión, y objetivos de la entidad.

¿Qué se incluye en la parte de la estructura organizacional del manual?

En esta sección se debe describir la estructura jerárquica de la organización, comenzando por el nivel más alto (por ejemplo, gerente general), y desglosando las diferentes direcciones, jefaturas y unidades que componen la entidad.

¿Por qué es importante incluir las funciones de cada unidad organizacional en el manual?

Las funciones de cada unidad deben ser detalladas para clarificar responsabilidades y evitar duplicidad de tareas. Cada unidad tiene un código que se relaciona con su posición en el organigrama, facilitando su identificación y seguimiento.

¿Cómo se define el nivel jerárquico en el manual de organización y funciones?

El nivel jerárquico se clasifica en tres tipos: directivo, ejecutivo y operativo. Cada nivel tiene responsabilidades y atribuciones específicas, y esto se detalla en el manual para proporcionar claridad sobre la estructura y relaciones dentro de la organización.

¿Qué relación tiene el manual de organización y funciones con las certificaciones de calidad?

El manual de organización y funciones es fundamental para cumplir con estándares de calidad, como la ISO 9000, ya que establece de manera clara las responsabilidades y procedimientos dentro de la organización, lo que ayuda a mejorar la eficiencia y reducir los conflictos.