¿Qué es la información documentada ISO 9001? | ¿Cuál es la información documentada obligatoria?

Summary

Este video ofrece una guía sobre la gestión de la información documentada según la Norma ISO 9000, explicando su definición y los requisitos de la versión 2015 de la Norma ISO 9001. Se discuten los aspectos clave como la creación, actualización y control de documentos, así como los registros obligatorios que una organización debe mantener para cumplir con los estándares. Además, se destaca la importancia de la identificación, formato y revisión adecuada de la información documentada para garantizar su integridad y confidencialidad.

Takeaways

• 📚 La Norma ISO 9000 define la información documentada como datos que una organización debe controlar y mantener.
• 📖 El Capítulo 7.5 de la Norma ISO 9001 versión 2015 se enfoca en la gestión de la información documentada, incluyendo creación, actualización y control.
• 🔍 La información documentada es crucial para garantizar la conformidad con los requisitos de la Norma ISO 9001 y para la eficacia del sistema de gestión de calidad.
• 🏢 La extensión de la información documentada puede variar según el tamaño y tipo de organización, así como sus procesos y servicios.
• 📝 Al crear y actualizar la información documentada, es importante asegurar la identificación adecuada, el formato y la revisión y aprobación.
• 🔒 El control de la información documentada debe garantizar su disponibilidad, idoneidad para su uso y protección contra pérdida o uso inadecuado.
• 🗂 Las actividades de control de la información documentada incluyen distribución, acceso, recuperación, uso, almacenamiento, preservación y control de cambios.
• 📁 La información documentada de origen externo también requiere identificación y control adecuado para la planificación y operación del sistema de gestión de calidad.
• 📋 La organización es responsable de determinar qué información documentada se necesita conservar, el periodo de tiempo y el medio de conservación.
• 📈 Se deben mantener registros obligatorios según los requisitos de la Norma ISO 9001, que incluyen información sobre procesos, políticas, objetivos y resultados de auditorías, entre otros.
• 🔄 La organización tiene la libertad de agrupar los registros obligatorios y puede conservar la misma información documentada para propósitos específicos.

Q & A

¿Qué es la información documentada según la Norma ISO 9000?

La información documentada es cualquier información que una organización debe controlar y mantener, y el medio que la contiene. Son datos que poseen significado.

¿Cuál es el capítulo 7 de la Norma ISO 9001 versión 2015 que se refiere a la información documentada?

El capítulo 7 de la Norma ISO 9001 versión 2015 se refiere a la gestión de la calidad y dentro de él se divide en tres numerales: 7.5.1 Generalidad, 7.5.2 Creación y actualización, y 7.5.3 Control de la información documentada.

¿Qué se debe asegurar al crear y actualizar la información documentada según la norma?

Al crear y actualizar la información documentada, se debe asegurar que sea apropiada en cuanto a identificación y descripción, formato, revisión y aprobación, y que se identifiquen adecuadamente los autores o referencias.

¿Qué actividades se deben abordar para el control de la información documentada según la norma?

Para el control de la información documentada, se deben abordar actividades como distribución, acceso, recuperación y uso, almacenamiento y preservación, control de cambios, y disposición.

¿Cómo se define la información documentada de origen externo en la norma ISO 9001 versión 2015?

La información documentada de origen externo es aquella que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad y debe ser identificada y controlada según sea apropiado.

¿Qué se entiende por 'mantener la información documentada' en la norma ISO 9001 versión 2015?

Mantener la información documentada se refiere a lo que en la versión 2008 se conocía como registros obligatorios, y la organización es responsable de determinar qué información documentada se necesita conservar, el periodo de tiempo y el medio de conservación.

¿Cuáles son algunos de los requisitos de información documentada que deben ser conservados según la norma ISO 9001 versión 2015?

Algunos requisitos incluyen la política de calidad, objetivos de calidad, recursos de seguimiento y medición, información documentada sobre competencia, información requerida por esta Norma internacional y determinada por la organización, y resultados de revisión de productos y servicios, entre otros.

¿Qué cambios se han implementado en la terminología de la norma ISO 9001 de la versión 2008 a la 2015?

La versión 2015 de la norma ISO 9001 ha cambiado la terminología de documentos o procedimientos documentados, manual de calidad o plan de calidad, a requisitos para mantener la información documentada, y los registros se refieren a la información documentada que debe ser conservada.

¿Qué significa 'información documentada' en el contexto de la evaluación y auditoría de la organización?

En el contexto de la evaluación y auditoría, la 'información documentada' es la que se utiliza para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos de la norma, incluyendo resultados de auditorías, revisiones por la dirección y acciones correctivas.

¿Cómo se aborda la información documentada en relación con los productos y servicios no conformes según la norma?

La información documentada en relación con productos y servicios no conformes debe incluir la naturaleza de las no conformidades, las acciones tomadas posteriormente y los resultados de cualquier acción correctiva.