Interreg Europe: How do staff costs work?

Summary

La vidéo explique comment définir le pourcentage fixe pour reporter les coûts de personnel dans les projets Interreg. Il décrit le processus : identifier les tâches, estimer le temps passé sur le projet, rédiger une lettre d'attribution des tâches. Il donne des exemples concrets de pourcentages plausibles pour différents rôles. Le % fixe est une moyenne sur la durée du projet et les fiches temps ne sont pas nécessaires.

Takeaways

• 😀 The task assignment letter defines the fixed percentage of time an employee works on a project
• 😊 It includes the tasks, responsibilities and role of the employee in the project
• 📝 It is usually issued at the start of the period it applies to and signed by both parties
• 😎 A fixed percentage should be defined for each employee working on the project
• 💡 To determine the percentage, identify the tasks and estimate time spent on the project
• 🔁 The percentage can be updated if tasks and time involvement changes significantly
• 🕐 It represents an average over time, variations month to month are expected
• ✅ No need to fill in timesheets when using the fixed percentage system
• 📈 Use concrete examples to determine plausible percentages based on roles and tasks
• 😐 Very minor involvement may not require a formal task assignment letter

Q & A

Qu'est-ce qu'une lettre d'assignation de tâches ?

La lettre d'assignation de tâches définit le pourcentage fixe de temps qu'un employé consacrera au projet chaque mois. Elle décrit également le rôle de l'employé dans le projet.

Quand la lettre d'assignation de tâches doit-elle être signée ?

La lettre d'assignation de tâches est généralement signée au début de la période à laquelle elle s'applique, par l'employé et son supérieur hiérarchique.

Comment définir un pourcentage plausible pour un employé ?

Il faut d'abord identifier les tâches dont l'employé sera responsable dans le projet. Il faut aussi considérer s'il travaillera sur d'autres projets en parallèle pour estimer le temps consacré au projet.

À quelle fréquence le pourcentage fixe peut-il changer ?

Le pourcentage fixe peut être mis à jour si les tâches et responsabilités de l'employé évoluent de façon significative suite à une évaluation annuelle par exemple.

Que se passe-t-il si le pourcentage fixe ne reflète pas parfaitement la réalité ?

Il est acceptable que le pourcentage fixe soit une approximation du temps réellement passé sur le projet. L'important est que ce soit une moyenne plausible sur toute la durée du projet.

Faut-il remplir des feuilles de temps avec le pourcentage fixe ?

Non, l'utilisation du pourcentage fixe dispense de remplir des feuilles de temps.

Comment définir un pourcentage fixe plausible pour Dwight ?

Etant donné que Dwight est le coordinateur principal du projet et supervise les activités, on peut estimer son pourcentage à 75%.

Comment définir un pourcentage fixe plausible pour Jim ?

Jim étant responsable financier à 20% sur le projet, on peut estimer son pourcentage fixe à 20%.

Pourquoi le pourcentage fixe de Michael peut être très faible ?

Michael n'est impliqué que ponctuellement dans le projet. Un pourcentage très faible se justifie donc, voire aucun pourcentage fixe.

Quels sont les avantages d'utiliser un pourcentage fixe ?

Cela simplifie le suivi administratif en évitant de remplir des feuilles de temps. Le pourcentage est une approximation plausible du temps passé sur toute la durée du projet.