Interreg Europe: Understanding staff costs

Summary

Cette vidéo explique comment déclarer les coûts de personnel dans les projets Interreg. Elle décrit ce que sont les coûts de personnel, comment les prouver avec des contrats de travail, et quelles dépenses peuvent être réclamées. Elle explique la méthode du pourcentage fixe pour estimer le temps passé sur le projet, comment définir ce pourcentage et quand le mettre à jour. Des exemples concrets de pourcentages sont fournis. Enfin, elle montre comment reporter facilement ces coûts dans le portail Interreg, ligne par mois par employé. Son but est d'aider les partenaires de projets Interreg à déclarer correctement les coûts de leur personnel.

Takeaways

• 😀 Les coûts de personnel concernent uniquement les membres du personnel employés directement par l'organisation partenaire et travaillant directement sur le projet.
• 📝 Les coûts des employés des membres qui ne sont pas employés directement par l'organisation partenaire ne peuvent pas être rapportés comme coûts de personnel.
• 🔍 Pour prouver qu'ils sont votre personnel, vous pouvez utiliser un contrat de travail ou tout autre document légal prouvant la relation d'emploi.
• 💰 Vous pouvez réclamer le coût brut d'emploi, incluant les taxes d'emploi, les contributions de sécurité sociale, et les bonus, tant qu'ils sont impliqués dans le projet et font partie des pratiques habituelles de l'organisation.
• 📊 Le pourcentage fixe est la seule méthode utilisée pour calculer les coûts de personnel, applicable que vous travailliez à temps plein ou à temps partiel sur le projet.
• 📝 La lettre d'assignation des tâches définit le pourcentage fixe du temps qu'un employé consacre au projet, incluant une description du rôle et des responsabilités.
• 🔄 Le pourcentage fixe peut être ajusté en cas de changement des tâches et responsabilités de l'employé, mais ne devrait pas être mis à jour trop fréquemment.
• 🕒 Le pourcentage fixe vise à refléter de manière moyenne l'implication réelle de l'employé dans le projet, sans nécessiter de feuilles de temps.
• 📑 Pour rapporter les coûts de personnel dans le portail, vous devez inscrire chaque mois dans une nouvelle ligne par employé.
• 🔎 Si vous avez des questions ou besoin d'assistance, n'hésitez pas à contacter vos officiers au secrétariat.

Q & A

Qu'est-ce que les coûts de personnel?

Les coûts de personnel sont les coûts pour le personnel employé directement par l'organisation partenaire et travaillant sur le projet Interreg.

Quels documents sont nécessaires pour prouver l'emploi du personnel?

Un contrat de travail ou tout autre document légal prouvant la relation de travail entre l'employé et l'organisation partenaire.

Quels coûts peuvent être réclamés pour le personnel?

Le coût brut de l'emploi, y compris les charges sociales et fiscales, tant que l'employeur ne peut pas les récupérer. Les primes peuvent également être réclamées si elles font partie des pratiques habituelles de l'organisation.

À quoi sert la lettre d'affectation des tâches?

La lettre d'affectation des tâches définit le pourcentage fixe de temps qu'un employé consacre au projet et décrit son rôle et ses tâches.

Comment définir un pourcentage plausible pour un employé?

Il faut identifier les tâches dont l'employé sera responsable dans le projet et estimer le temps qu'il y consacrera, en tenant compte d'éventuels autres projets ou tâches.

À quelle fréquence le pourcentage fixe peut-il être mis à jour?

En cas de changement des tâches et responsabilités de l'employé ayant un impact sur le temps consacré au projet Interreg.

Le pourcentage fixe doit-il refléter exactement le temps réel passé sur le projet?

Non, le pourcentage fixe est une moyenne du temps passé sur la durée totale du projet. Des fluctuations sont acceptables d'une période à l'autre.

Faut-il remplir des feuilles de temps avec le pourcentage fixe?

Non, aucune feuille de temps n'est nécessaire. Le pourcentage fixe doit seulement être documenté dans le contrat de travail et la lettre d'affectation des tâches.

Comment reporter les coûts de personnel dans le portail?

Il faut reporter un mois par ligne par employé. Le portail générera un échantillon de 10 éléments pour vérification.

Où trouver de l'aide supplémentaire sur les coûts de personnel Interreg?

Vous pouvez contacter les agents du secrétariat Interreg, qui sont là pour vous aider.

Outlines

00:00

📊 Introduction aux coûts de personnel

Cette section présente Alexi, Anu et Sean, des officiers financiers qui expliquent les bases des coûts de personnel dans le cadre d'un projet. Ils précisent que seule la méthode du pourcentage fixe est utilisée pour calculer ces coûts, applicable aux employés à temps plein ou partiel. La vidéo se divise en trois parties : les principes de base des coûts de personnel, la définition d'un pourcentage plausible pour différents employés, et enfin, la manière de rapporter ces coûts dans le portail. Ils détaillent que les coûts de personnel concernent uniquement les membres du personnel employés directement par l'organisation partenaire travaillant sur le projet. Les coûts pour le personnel d'entreprises internes séparées légalement ou le personnel de membres non employés directement ne peuvent être comptabilisés comme coûts de personnel. Ils expliquent également quels types de coûts peuvent être réclamés, y compris les taxes d'emploi, les contributions à la sécurité sociale non récupérables par l'employeur, et les bonus. Pour prouver l'appartenance du personnel, un contrat de travail ou tout document légal attestant de la relation d'emploi est nécessaire.

05:00

🔍 Définition et rapport des pourcentages fixes

Dans cette section, les officiers financiers Kami et Venzo discutent de la manière de définir un pourcentage fixe pour le rapport des coûts de personnel dans le cadre d'Interreg Europe. Ils expliquent l'importance de la lettre d'attribution des tâches, qui détaille le pourcentage de temps qu'un employé consacre au projet, son rôle et ses responsabilités. Cette lettre doit être signée au début de la période à laquelle elle s'applique. Ils soulignent que le pourcentage fixe devrait refléter une moyenne du temps passé par un employé sur le projet et qu'il n'est pas nécessaire de soumettre des feuilles de temps. Des exemples concrets sont donnés pour illustrer comment déterminer un pourcentage plausible pour différents employés en fonction de leur implication dans le projet. Enfin, R conclut en expliquant comment reporter les coûts de personnel dans le portail, en insistant sur l'importance de saisir chaque mois dans une nouvelle ligne pour chaque employé, ce qui facilite la vérification par le contrôleur.

Keywords

💡frais de personnel

Les frais de personnel font référence aux coûts salariaux du personnel employé directement par l'organisation partenaire et travaillant sur le projet financé. Ils incluent le salaire brut, les charges sociales, etc. Ces frais doivent être justifiés par des contrats de travail et des fiches de paie.

💡pourcentage fixe

La méthode du pourcentage fixe est utilisée pour calculer les frais de personnel. Un pourcentage représentant le temps de travail mensuel consacré au projet est défini pour chaque employé dans une lettre de mission.

💡lettre de mission

La lettre de mission décrit le rôle de l'employé dans le projet, ses tâches et responsabilités, ainsi que le pourcentage fixe du temps de travail qu'il consacrera au projet.

💡éligibilité

Certains frais de personnel sont éligibles, c'est-à-dire qu'ils peuvent être financés par le programme Interreg. D'autres frais ne sont pas éligibles, comme ceux du personnel des organisations membres.

💡preuves

Des preuves sont nécessaires pour justifier les frais de personnel déclarés, comme les contrats de travail, fiches de paie, preuves de paiement, lettres de mission.

💡pourcentage plausible

Le pourcentage fixe défini pour chaque employé dans la lettre de mission doit refléter de manière plausible, réaliste, le temps qu'il consacre réellement au projet.

💡moyenne

Le pourcentage fixe est une moyenne du temps de travail mensuel consacré au projet sur toute sa durée. Il peut varier d'un mois à l'autre.

💡révision

Si les tâches d'un employé sur le projet changent, sa lettre de mission et son pourcentage fixe peuvent être révisés en conséquence.

💡feuilles de temps

Avec la méthode du pourcentage fixe, il n'est pas nécessaire de remplir des feuilles de temps pour rapporter le temps de travail.

💡portail

Les frais de personnel sont déclarés mois par mois dans le portail en ligne du programme Interreg, avec les pièces justificatives téléchargées.

Highlights

Staff costs cover only staff directly employed by the partner organization working on the project

Staff costs cannot be claimed for staff of member organizations or separate legal entities

Employment contracts prove the employment relationship between staff and the partner organization

Gross employment costs like salaries, employment taxes and social security contributions can be claimed

Bonuses can be claimed if the employer is involved in the project and they are part of usual practices

Supporting documents like employment contracts, pay slips, proofs of payment are uploaded to the portal

The fixed percentage method is used to calculate and report staff costs

The task assignment letter sets the fixed percentage each employee works on the project

The fixed percentage should reflect the average time an employee spends on the project

The fixed percentage does not need to reflect 100% the time spent on the project every period

The fixed percentage is documented in employment contracts and task assignment letters, no separate timesheets needed

Example employee 1 works 75% on lead project and also supports another project

Example employee 2 works 20% as financial manager on one project and has other duties

Example director works 5% only attending some meetings and getting project updates

Staff costs are reported in the portal as one line per employee per month

Transcripts

hello my name is Alexi I'm finance

officer here at the Joint secretary at

in Li if you landed on this video it's

probably because you have questions

about staff cost but don't worry there

is only one method that we are using

currently the fixed percentage and you

can use it whether you're working

full-time or part-time on the project

the video will be divided in three parts

the first part will be the basics of the

staff cost then the second part will be

how to define a plausible percentage for

your different employees and see how the

fixed percentage Works in general the

third and last part will be about

reporting staff cost into the portal

hello I am Anu and I'm finance officer

hello everyone I'm seen and I'm also a

finance officer let's start with the

basics of Staff cost and Define what it

covers so what do you mean by staff cost

so as the name stands for IT staff costs

are only for staff members meaning the

staff employed by your partner

organization and working directly on

your

project all right so if I am an

association or a network only the staff

directly employed by my organization can

be reported as staff cost this means the

staff of my members which are not

directly employed by me as a partner

cannot be reported as staff cost also if

I work with an in-house company who is a

separate legal entity their cost for the

staff working on the project cannot be

reported as staff cost indeed they are

not directly employed by the partner

organization their cost can be reported

as external expertise and services as

long as there is a cash flow between the

partner organization and the in-house

company this means that there is

actually a reimbursement a payment from

the partner to the HH House Company so

how do we proove they are my staff well

you can prove they are your staff

members with an employment contract or

any other legal document proving the

employment relationship between the

employee and a partner organization

ation so the employment contract can be

signed before the beginning of the

project it does not need to be made only

for the project what cost can be claimed

you can claim the gross employment cost

this includes the employment taxes the

social security contribution as long as

the employer cannot recover the costs

bonuses may also be claimed as long as

the employer is involved in the project

and they are part of the usual practices

in the organization in case of that you

can always check with your controller if

cost can be determined eligible so what

are the supporting documents needed well

you will be uploading all the supporting

documents directly in the portal for

staff cost in most cases you will

provide the signed Employment contract

the pay slips uh with the details of the

gross employment cost the proof of

payment and the task assignment letter

for the employment contract and the task

assignment letter you will provide them

once at the beginning of the project and

then upload them again only in case of

change hello I'm Kami and I'm venzo we

are Finance officers and we're here to

tell you more about the fixed percentage

let's now see how the fixed percentage

to report staff cost to interact Europe

of works and how to define a plausible

percentage for your

employees what is a task assignment

letter the task assignment letter sets

out the fixed percentage in employee

works on the project it contains several

information the percentage of time the

employee will dedicate to the project

per month a description of the role of

the employee in the project for instance

if this person will be in charge of

project coordination financial

management or communication management

as well as description of the task and

responsibilities assigned to this

employee when should the task assignment

letter be signed the task assignment

letter is usually issued at the

beginning of the period it applies to

and it is Data then signed by both the

employee and the line manager or

supervisor you may find the task

assignment Lea model on our website

that's a template that contains all the

minimum requirements needed by the

program but in case of Doubt do not

hesitate to ask your controller if

several persons from your organization

work on the project then a fixed

percentage should be defined for each

one of them in a separated task

assignment letter how can I come up with

a percentage for an employee one of the

first things you need to do is to Define

what would be the role of the employee

in the project a good way to start is to

identify the task and D this employee

will be in charge of you should also

consider whether this person will be

involved in any other project or if he

or she has task not related to the inter

regular project by doing so you should

be able to estimate how much of their

working time they will spend performing

this task how often can the percentage

change in your organization you surely

have an un staff apprisal a performance

of review or any other opportunity to

discuss discuss your task and

responsibilities within your

organization if following such a meeting

your task and responsibilities within

the project change then the task assment

letter may be updated accordingly and if

following such a change within your task

and responsibilities also implies a

change in the time you will spend on the

project then the fixed percentage may

also be adjusted but let's make an

example and let's assume that an

employee within the organization is in

charge of both the project coordination

and communication task but after the

annual staff apprisal this person will

now be in charge only of the project

coordination task leaving the

communication to someone else in this

case the task assignment letter can be

revised in order to reflect the change

in the fixed percentage of this person

and in fact a new task assignment letter

should be issued remember though the

fixed percentage should not be updated

every

semester but what happens if the fixed

percentage does not reflect 100% the

reality of the cost spent in one period

the fixed percentage should be as close

as possible to the actual involvement of

the employee in the project however by

definition a percentage cannot always

reflect 100% accurately the time spent

on the project by an employee in every

period there might be period when the

employee spends more time on the project

and some others when the employee spends

less time on the project this is

perfectly understandable you need to

think of the fixed percentage as an

average of the time spent by an employee

on the project per month or the whole

project duration should I fill in any

time sheet that's one of the perks of

the fixed percentage you do not need to

fill in or shmit any time sheet as we

said earlier the fixed percentage needs

only to be documented in Employment

contract in the task assignment letter

or in any other official document issued

by your employer so time sheets no

longer necessary now you know how to

come up with a plausible fixed

percentage let's try to make it a bit

more concrete of course let's take the

example of an organization that is

involed ined in two inter Europe

projects one of his employees let's call

him Dwight is mostly involved in the

project bit farming Innovation where his

organization is lead partner he is the

project coordinator and he attends all

the project meetings mostly on site he

also supervises the work of his

colleagues in producing project

deliverables and is in charge of

preparing the activities and results

part of the progress report moreover he

also supports his colleagues on the

other project despite sharing his time

in two projects the of involvement of

Dwight in bit farming Innovation is way

higher this is why considering all of

his task we can imagine for Dwight a

percentage of approximately 75% the

organization got a second interre EUR

project approved called warehouse for

which an employee that we can call Jim

is involved as the Financial Manager Jim

does not only work on Warehouse project

he also works on other projects from

other programs and initiatives in

warehous Project Jim gathers also

supporting documents for the

verification of expenditure he leads all

public Pro procurement procedures and he

fills the financial side of the report

he is also the person in touch with the

controller if needed considering this

involvement in the project we could

imagine a fixed percentage of 20% for

Jim finally the director we can call him

Mike is not really involved in

implementation of project activities he

only takes part in meetings and in

Project events whenever they are

relevant for him and he gets also weekly

information about all of the projects

his organization is involved in

considering this kind of involvement we

could imagine that the fixed percentage

for Michael is around like 0o and 5% so

in fact considering such a low

involvement it is up to you to decide

whether it is really worth it to draft a

task assignment letter for Michael and

so to report this ST cost my name is R

I'm a finance officer in inter Europe

and I will tell you how to report staff

costs in the portal it's very easy you

have to report one month per one line

per employee you can now see on the

screen how it will look on the portal it

is important to put each month in a new

line since the portal will generate a 10

item sample for your controller to check

and that's wrap for today we really hope

that this series of short videos was

useful you should by now know that there

is only one staff course calculation

method in inter Europe the fixed

percentage you should know how to use it

and you should know how to define a

plausible percentage for each of your

employees it should be easier for you

now to also report this cost directly

into the portal of course if you still

have questions don't hesitate to contact

your officers at the Secretariat they're

here to help

you