How To Improve Work-Life Balance For Employees

Summary

El script del video ofrece estrategias para mejorar el equilibrio entre vida laboral y personal de los empleados. Se discuten cuatro enfoques principales: organización personal, equilibrio y salud en equipo, uso de tecnología y metodologías Lean. Se enfatiza la importancia de sistemas de organización, planes diarios y la adopción de tecnología que reduzca la carga de trabajo. El objetivo es aumentar la capacidad del equipo sin recurrir a más recursos, promoviendo un ambiente de trabajo más eficiente y equilibrado.

Takeaways

• 🧘‍♂️ La mejora del equilibrio entre vida laboral y personal es crucial para prevenir el agotamiento en los empleados.
• 🛠 Hay cuatro estrategias principales para crear capacidad en el equipo y evitar la sobrecarga de trabajo.
• 📈 La educación y la implementación de un sistema de organización personal pueden ser más efectivas que solicitar más recursos.
• 📝 Es importante que los empleados tengan un sistema de organización personal, como un planificador, para gestionar sus tareas.
• 🗣️ La enseñanza y el ejemplo en la organización de la vida personal de los empleados pueden mejorar la eficiencia del equipo.
• 🔑 El desarrollo de un 'Trabajo Estándar de Líder' puede ayudar a los empleados a equilibrar sus responsabilidades laborales y personales.
• 📆 La planificación diaria, incluyendo el bloqueo de tiempo para tareas y el Trabajo Estándar de Líder, es fundamental para el éxito.
• 👥 La 'Tablero de Cobertura del Equipo' es una herramienta clave para gestionar la asistencia y las responsabilidades dentro del equipo.
• 🤝 Fomentar una cultura en la que los empleados se apoyen mutuamente y se toman responsabilidades adicionales cuando sea necesario.
• 💻 El uso de tecnología que reduzca la carga de trabajo y mejore la eficiencia es esencial para un mejor equilibrio laboral.
• 📚 La implementación de metodologías Lean, como se describe en el libro '2 Segundos de Lean', puede aumentar la efectividad y reducir el desperdicio.

Q & A

¿Qué es lo que se discute en el video sobre cómo mejorar el equilibrio entre vida laboral y personal para los empleados?

El video trata sobre cuatro estrategias principales para crear capacidad en el equipo de trabajo y evitar el agotamiento, enfocándose en el equilibrio entre la vida laboral y personal.

¿Cuál es el problema que se enfrenta cuando los equipos de trabajo se abordan a sí mismos sin ayuda?

Cuando los equipos trabajan sin una estructura adecuada, es común que aumenten la cantidad de trabajo y, con el tiempo, el desperdicio, lo que lleva a un agotamiento.

¿Por qué es importante educar a los empleados sobre el sistema de organización personal?

La educación en el sistema de organización personal es crucial para que los empleados puedan manejar sus tareas de manera efectiva, reduciendo así la necesidad de más recursos y mejorando su capacidad de trabajo.

¿Qué es el sistema de organización personal 'Getting Things Done' de David Allen y por qué es recomendado en el video?

El sistema 'Getting Things Done' es una metodología para la gestión de tareas y la productividad personal. Es recomendado porque ayuda a los empleados a tener un sistema de organización personal que les permita trabajar de manera más eficiente.

¿Qué es un 'planner' y por qué es esencial tener uno en el sistema de organización personal?

Un 'planner' es una herramienta, ya sea física o digital, que ayuda a las personas a planificar y organizar sus tareas y actividades. Es esencial porque permite tener un registro visual y accesible de las tareas pendientes y prioridades.

¿Qué son las 'Leader Standard Work' y cómo pueden ayudar a mejorar el equilibrio en el trabajo?

Las 'Leader Standard Work' son actividades estándar que cada líder realiza semanalmente para cuidar de sí mismo, su familia y su carrera. Ayudan a mantener un equilibrio al asegurar que se tomen decisiones y se realicen acciones que beneficien a todos los aspectos de la vida del empleado.

¿Qué es 'Time blocking' y cómo se relaciona con el éxito en el trabajo?

'Time blocking' es la técnica de asignar bloques de tiempo específicos para tareas específicas en el día. Ayuda a mantener el enfoque y a trabajar de manera más eficiente, lo que lleva al éxito en el trabajo.

¿Qué es un 'coverage board' y por qué es útil para la planificación de la cobertura en un equipo?

Un 'coverage board' es una herramienta visual que muestra quién estará disponible y quién estará ausente o cubriendo actividades clave en un proyecto. Es útil para asegurar que siempre haya alguien dispuesto para cubrir las necesidades del equipo en ausencia de un miembro.

¿Cómo puede la tecnología ayudar a mejorar el equilibrio entre vida laboral y personal?

La tecnología puede ayudar a mejorar el equilibrio al reducir la carga de trabajo y aumentar la eficiencia. Es importante elegir herramientas que simplifiquen tareas y no creen más trabajo.

¿Qué son las metodologías Lean y cómo pueden ser útiles para el equilibrio de vida laboral y personal?

Las metodologías Lean son prácticas para identificar y eliminar el desperdicio en los procesos de trabajo, organizar el entorno y mejorar la eficiencia. Ayudan a crear un ambiente de trabajo más efectivo y equilibrado.

¿Por qué es importante implementar estrategias antes de solicitar más recursos para mejorar la capacidad de trabajo del equipo?

Implementar estrategias adecuadas puede mejorar la eficiencia y la capacidad de trabajo del equipo sin la necesidad de más recursos, lo que a su vez puede acelerar el trabajo y reducir el agotamiento. Es una forma de optimizar los recursos existentes antes de considerar la adquisición de más.

Outlines

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🛠️ Mejorando el Equilibrio entre Trabajo y Vida Personal

El primer párrafo se centra en cómo mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal de los empleados. Se discuten cuatro estrategias principales para crear capacidad en el equipo y prevenir el agotamiento. Se enfatiza la importancia de la educación y la implementación de un sistema de organización personal, como el sistema 'Getting Things Done' de David Allen, para incrementar la eficacia y reducir la necesidad de más recursos. Se sugiere que los supervisores deben involucrarse en el proceso de enseñar y fomentar la organización personal, incluyendo el uso de planificadores y la creación de un ambiente que promueva la organización y el equilibrio.

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📊 Implementación de Estrategias para un Buen Equilibrio y Salud del Equipo

El segundo párrafo se enfoca en las estrategias para lograr un equilibrio y una buena salud en el equipo de trabajo. Se menciona la necesidad de un tablero de cobertura que muestre quién estará disponible y quién no, y cómo planear la cobertura durante las reuniones de equipo semanales. Se resalta la importancia de que los que cubren entiendan el plan diario del proyecto y se convierta en una cultura de apoyo mutuo, asegurando que los miembros del equipo puedan atender a sus compromisos personales sin comprometer el trabajo. Además, se enfatiza la relevancia de utilizar tecnología que reduzca la carga de trabajo y acelere los procesos, y se invita a los espectadores a suscribirse para recibir más contenido útil.

Keywords

💡equilibrio trabajo-vida

El término 'equilibrio trabajo-vida' se refiere a la capacidad de una persona para gestionar y distribuir su tiempo y energía entre las obligaciones laborales y personales de manera efectiva. En el video, este concepto es central, ya que se discute cómo los empleadores pueden ayudar a sus equipos a lograr este equilibrio evitando el agotamiento. Se menciona que el supervisor deberá enfrentar el agotamiento en algún momento y es importante educar a los empleados sobre sistemas de organización personal para mejorar su capacidad de trabajo.

💡capacidad

La 'capacidad' en el contexto del video se refiere a la habilidad de un equipo para manejar su carga de trabajo sin sentirse abrumados. Se sugiere que, en lugar de solicitar más recursos, es mejor educar y mejorar la eficiencia de los procesos existentes para aumentar esta capacidad. Un ejemplo es el uso de un sistema de organización personal que ayuda a reducir el desperdicio y aumentar la efectividad.

💡sistema de organización personal

Un 'sistema de organización personal' es una metodología o herramienta que ayuda a las personas a planificar y organizar sus tareas y proyectos. En el video, se destaca el sistema 'Getting Things Done' de David Allen, que es promovido por Paul Akers para su empresa FastCap. Este sistema es visto como una forma de mejorar la capacidad del equipo y contribuir al equilibrio trabajo-vida.

💡planificación diaria

La 'planificación diaria' implica la creación de un plan para el día que incluye tareas prioritarias y espacios de tiempo para la concentración en una sola tarea, conocido como 'flujo de una pieza'. El video enfatiza la importancia de la planificación diaria para mantener el éxito y el equilibrio, sugiriendo que incluir elementos personales y profesionales en dicha planificación.

💡tablero de cobertura

Un 'tablero de cobertura' es una herramienta visual que muestra quién estará presente y quién estará cubriendo las responsabilidades clave en la empresa durante una semana. El video menciona que este tablero es parte de la estrategia para el equilibrio y la salud del equipo, asegurando que todos los miembros del equipo estén al tanto de quién está disponible y quién necesita ser reemplazado.

💡tecnología

La 'tecnología' en el video se refiere a las herramientas y aplicaciones que pueden ayudar a simplificar y acelerar los procesos de trabajo. Se enfatiza la importancia de elegir la tecnología que realmente reduce la carga de trabajo en lugar de aumentarla, y se sugiere que la tecnología que mejore la organización personal y la eficiencia diaria puede ser beneficiosa.

💡métodos Lean

Los 'métodos Lean' son prácticas basadas en la eliminación de desperdicios y la mejora continua en los procesos de producción y gestión. El video menciona el libro '2 Segundos Lean' de Paul Akers, que enseña cómo aplicar estos principios para mejorar la organización personal y el trabajo en flujo, contribuyendo al equilibrio trabajo-vida.

💡desperdicio

El 'desperdicio' en el contexto Lean se refiere a cualquier elemento en un proceso que no aporta valor al producto final o al servicio. El video sugiere que identificar y eliminar el desperdicio en el trabajo diario puede mejorar la eficiencia y contribuir al equilibrio entre la vida laboral y personal.

💡flujo de una pieza

El 'flujo de una pieza' es un concepto de Lean que promueve la realización de tareas de manera continua y sin interrupciones. El video lo menciona como una técnica para mejorar la concentración y la productividad, lo que puede ayudar a los empleados a mantener un mejor equilibrio entre su vida laboral y personal.

💡5S

El '5S' es un método de organización del lugar de trabajo que se compone de cinco pasos: orden, sistematización, limpieza, estandarización y sustento. Aunque no se menciona directamente en el video, es un concepto relacionado con los métodos Lean que podría mejorar la organización y eficiencia, lo que间接 se relaciona con el tema principal del video.

Highlights

The video discusses strategies to improve work-life balance for employees and prevent burnout.

Four main strategies are presented to create capacity and prevent overburdening of the team.

The importance of personal organization systems for employees, inspired by David Allen's Getting Things Done methodology.

Paul Akers from FastCap advocates for the 2 Second Lean approach to increase efficiency and reduce waste.

The necessity of providing planners to employees to enhance their personal organization skills.

Teaching employees about personal organization systems and their benefits for productivity.

Encouraging a culture of personal organization within the company to improve overall efficiency.

The concept of Leader Standard Work to ensure employees have weekly standard tasks for self-care and career development.

The integration of time blocking in daily planning to focus on high-priority tasks and maintain work-life balance.

Aligning time blocking with customer needs and project requirements for effective resource management.

The use of a coverage board to plan for employee absences and ensure continuous project coverage.

Planning team coverage during weekly meetings to maintain project momentum even when team members are out.

The importance of having a clear day plan for those covering tasks to understand their responsibilities.

Creating a supportive culture that encourages employees to take care of personal needs without guilt.

Leveraging technology to reduce workload and increase efficiency, with the right software making a significant difference.

The role of technology in simplifying tasks and automating processes to free up time for employees.

Implementing lean methodologies to work smarter, identify and remove waste, and create a culture of continuous improvement.

The book '2 Second Lean' by Paul Akers as a resource for learning lean principles and their application.

The emphasis on improving existing processes before seeking additional resources to increase capacity.

A call to action for viewers to explore the provided resources and consider implementing the discussed strategies for better work-life balance.

Transcripts

How to improve work life balance for  your employees. That's what we're  

gonna talk about in this video  today, and you're gonna love it.

The main question is, how can you create more  capacity for your team so that they don't get  

overburdened, this is what we're going to talk  about today. So there are four main strategies  

that we can use in order to do that and create  that capacity and there's definitely a flow  

to these strategies, which you'll want to know  about. So stay with me, as we go through this  

really cool concept about how to really get a  work life balance for your people. Let's go. So  

the bottom line is if you supervise people in  your organization, there's going to be a day,  

when they get burnout, it's just going to happen,  it happens to everyone, it happens to every team,  

it's just a thing. Typically, human beings,  as they scale, create more and more and more,  

and a lot of times more waste. And then  there's a time period where it becomes natural,  

where we scale back that waste and start being  more effective. And we increase our capacity,  

instead of asking for more resources. So  usually, it's a matter of education versus a  

need for more resources. And speaking of that, if  you love the education, if you love these videos,  

why not like and subscribe to this video, because  that will create more capacity for you. So let's  

do that right now. You know, you want to, okay, so  the first thing that you'll want to do is really  

help your people with a personal organization  system. And you're probably like, well, whoa,  

J money. That's not my business hold on,   hold on, hold on. Let me give you an example.  

I was once talking to Paul Akers, he's obviously a  lean guru that almost everyone knows about if you  

don't know about him, subscribe to him after you  subscribe to this one on YouTube. He has a company  

that's called FastCap. And he has a book called  2 Second Lean and he wants told me in person,  

he said, Jason, I pretty much require  that anyone that comes to work for me,  

follows the David Allen Getting Things Done  personal organization system. And I was like,  

huh, that's interesting. So that means that he has  a vested interest in his people having a system.  

So it is your business. And let's get it done. And  this means that you will have the following key  

training strategies with your people. So let's  go through them. Number one, do they have the  

planners. Meaning do they have something on their  phone, something printed, do they have a to do  

list a tablet, do they have a planner that will  encourage their personal organization system and  

there will be links in the description below if  you want one of ours, by the way, in construction,  

these are phenomenal. And there's a description a  podcast that will take you through it. And you can  

start using them tomorrow and buy them for all  of your people. So step number one within your  

personal organization, is make sure that they have  personal organization planners. Two, teach about the  

system. Take time with your team to say, Hey, this  is what personal organization is about. This is  

what it's not about. And this is how I use mine.  Make sure that you have those open discussions,  

ask the team what they do, and improve their  systems, one to one or within a group. But take  

time to do the training. Three, encouraged to  do this, just make it a thing in your company,  

make sure everyone knows Hey, like this is what  we do. We get everything out of our head. And  

we keep to do list by priority and it's just  the thing amongst our company, teach it and set  

an example so that people will follow your good  example. And number four, develop Leader Standard  

Work and encourage people to follow it when they  have Leader Standard Work. That means every week,  

they will have standard things that they do for  themselves. So they take care of themselves,  

their family and their future career. Remember, as  a good leader, you're looking for the win win win,  

not just a win for work, that happens in Leader  Standard Work. And in the description below,  

we're going to link you to a video on this channel  about the to do list and about the Leader Standard  

Work in case you're ready and jammin and want to  do that which you should. And then number five,  

just like you'll see in the other videos that  were linking you to, letting people time block  

their days, their to do list, their Leader Standard  Work, those come together into a day plan where  

they have buffers and can focus in one piece flow  on things that day that will keep them successful.  

And hopefully, they also have items in there  for themselves, their family and their career,  

in addition to the large chunks of time,  where they're going to be taking care of  

the construction project. And lastly, their  time blocking not only should come from the  

Leader Standard working to do list, but also be  aligned with customer needs and the needs of the  

overall project. But once you have that into a  day plan, it's pretty easy to execute. And if you  

don't have the needs of the project, their career,  themselves and the needs of their family in that  

time block. It ain't gonna happen. So encourage  everyone please, please please, to use planners  

And to have a personal organization system again  in the description below will take you to some  

really cool content, never to have a good team  balance and health strategy. Again, we're going  

to link you to some cool content. But I do want  to say at a minimum, these are the things that we  

must be doing for a team balance in health effort.  Number one, get a coverage board I'm looking at,  

like I want to in the conference room, and nice  board that says Monday through Friday, hopefully  

not Saturday, or Sunday, let's not do that. But  Monday through Friday, the hours of the day,  

and you know, who can cover meaning open the site,  close the site, or cover really key activities  

throughout the week, and who is going to be  gone, come in late, go to a doctor's appointment,  

go coach Johnny's baseball, team, date night,  whatever, we don't need everyone on the project  

all the time, we need people to find that win,  win win. And so we need to know who's covering  

for those people. That's the first part of Team  balance and health. Two, make sure that every week in  

your team meeting, you're planning that coverage,  and we know who is out and who is covering. Three,  

when people are covering, they have to know the  plan. So you also got to know the day plan. So  

the project should also have really nice day plan  boards, visual boards, that not only the workers  

in the trades in the form you can see but also  whoever's covering for the project management team  

can see so that when they're actually scheduled  to cover for you for your doctor's appointment or  

your date night, they actually no, this is what  I'm covering. This is absolutely crucial. So you  

have to have that in place, and then make it a  culture. It's one thing to say hey, please go  

to your doctor's appointment. And that's a quite  another thing to be like, hey, hey, bro, Hey, sis,  

like, I thought you were going to an appointment?  Well, I'm too busy. No, no, give me your stuff.  

You gotta go. You gotta go take care of your  family. Yeah, but I'm gonna say no, we need to  

create a culture like, please go, I'll take care  of it. Hand it to me, let go the paper like, okay,  

all right. We'll see. I'll see you tomorrow,  right? Make it a culture on your project. So  

please engage a really cool team balance in health  effort. The third major strategy is technology,  

like really leverage technology. And here's a  tip for you that I'll give you really quickly.  

You can know if your tech is right for you or not  by asking this question, does it create more work  

for me or does it create less work. And so I'll  give you an example where we work at lean tact.  

The team as they create tech plans, they can  leverage software and do twice as much work if  

they have the software that works properly. Versus  when we do it in Excel. Now, we love Excel. And  

we're always going to use it. But if somebody was  like, hey, just go faster, like that's not going  

to work. But if you said, Hey, have a personal  organization system, good team balance and health.  

And here's technology that is proven to speed you  up? Well, that's a real solution. So the third  

major strategy on making sure that your people  have a good work life balance is using technology  

that will actually reduce your load and speed  you up and speak into technology. There's this  

really cool thing on this YouTube channel called  the subscribe button. And if you click on it,  

it's going to automatically feed these videos  to you is something that you don't belong doing. 

Like would you rather search them one by one, or  leave it to technology, this is going to speed  

you up. So like and subscribe to the channel. You  know you want to, I love you. Let's do that right  

now. And lastly, I want to say implementing  lean methodologies. If you read the book 2

Second Lean, and you listen to Paul Akers, He'll  teach you in addition to personal organization,  

to balance and health and technology, He'll  teach you how to work in one piece flow, how  

to use buffers throughout your day, how to five  s your area, meaning eliminate waste and actually  

organize your environment. So you can be more  effective, how to identify, see and remove waste  

unevenness and overburden and actually like let it  bother you and take steps every day to fix it, and  

how to just take those two second improvements,  those small improvements every day and share  

them and scale them with the organization to  create a culture. So the main strategies are  

personal organization, team balance and health,  the use of technology and the implementation of  

Lean once you understand it. And so I just  want to say it's not always people, a lot of  

times it's the way we're doing things. So if you  need more capacity, it's not a given like, hey,  

let's just go get more resources that in fact,  could slow you down, you need to ask yourself,  

Am I implementing the right strategies to have  the work life balance based on doing things better  

with what we already have? That's step number one.  And then if you need more resources, that's fine.  

But that is step number two. So in the description  below, and here's my call to action. I'm going to  

ask you to go check out those planners, check out  these presentations that I'm going to link you to  

for the team balance and health and ask you to  think about hey, what technology could speed me  

up and I'll also for Lean ask you to read the book  2 Second Lean. It's all in the description below.  

You know you want Gonna go down there so go check  it out I hope you've enjoyed this video it's going  

to make a world of difference if you implement  these things. I'm excited for you. On we go.