¿Qué es la gestión documental digital?
Summary
TLDREl script destaca la importancia de los sistemas de gestión documental (DMS) en la optimización de procesos empresariales. Estos sistemas permiten ahorrar tiempo y dinero al gestionar documentos de manera eficiente, accesibles y segura. Ejemplos como la venta de productos y la aprobación de facturas ilustran cómo los DMS mejoran la respuesta a客户需求 y facilitan la integración y automatización en la gestión de flujos de trabajo. Los beneficios incluyen la centralización de información, la búsqueda rápida, la mejora de la eficiencia y la cumplimentación de las regulaciones legales de retención de documentos.
Takeaways
- 📚 La empresa produce una gran cantidad de documentos, que son fundamentales para su éxito.
- 🔍 Los documentos están involucrados en múltiples procesos y su gestión consume tiempo y recursos.
- 🛠 Los sistemas de gestión documental (DMS) son esenciales para optimizar los procesos y ahorrar tiempo y dinero.
- 💼 Un DMS mejora los servicios ofrecidos a clientes y socios, permitiendo un acceso más eficiente a la información.
- 🛑 Un ejemplo de proceso empresarial es la venta de un producto, que implica la creación y gestión de documentos en distintos formatos.
- 📁 Un DMS permite la recuperación rápida de documentos desde ubicaciones de almacenamiento, mejorando la respuesta a las consultas de los clientes.
- 🔗 Los DMS también facilitan la optimización de procesos internos, como los flujos de trabajo y la aprobación de facturas.
- 🔒 Un DMS garantiza la seguridad y el seguimiento de los documentos, evitando pérdidas y mejorando la eficiencia.
- 📈 La integración de un DMS con otros sistemas de software puede automatizar y simplificar el proceso de digitalización y almacenamiento de documentos.
- 📈 Los DMS ofrecen beneficios como el almacenamiento centralizado, la búsqueda rápida y precisa, y la optimización de flujos de trabajo.
- 🏢 Los DMS son adaptables a cualquier infraestructura y estructura empresarial, sin cambiar los procesos y flujos de trabajo existentes.
Q & A
¿Por qué es importante analizar y optimizar los procesos de gestión de documentos en una empresa?
-Es importante porque estos procesos consumen mucho tiempo y recursos, y optimizarlos puede ahorrar tiempo y dinero, lo cual es clave para el éxito de la empresa.
¿Qué es un TMS y cómo se relaciona con la gestión de contenido empresarial (FCM)?
-Un TMS es el componente principal de la gestión de contenido empresarial (FCM por sus siglas en inglés). Ayuda a mejorar los servicios ofrecidos a clientes y socios, ahorrando tiempo y dinero.
¿Cómo afecta la falta de un sistema de gestión documental en el proceso de venta de un producto?
-Sin un sistema de gestión documental, la recuperación de documentos de diferentes ubicaciones puede ser tediosa y demorar, lo que puede detener el proceso y tener un impacto negativo en la relación con los clientes.
¿Qué ventajas ofrece un sistema de gestión documental en el proceso de aprobación de facturas?
-Permite que los documentos estén almacenados de manera digital y accesibles desde cualquier lugar, lo que agiliza el proceso de aprobación y evita retrasos debido a la ausencia de empleados.
¿Cómo se puede acceder a los documentos en un sistema de gestión documental?
-Los empleados autorizados pueden acceder a los documentos desde su estación de trabajo utilizando búsquedas por palabras clave predefinidas o de texto completo.
¿Qué tipos de documentos pueden ser gestionados por un sistema de gestión documental?
-Puede gestionar una amplia variedad de documentos, incluyendo hojas, mensajes de correo electrónico, archivos de Word, faxes e incluso imágenes o archivos de vídeo.
¿Cómo se integra un sistema de gestión documental con otros productos de software?
-Los sistemas modernos de gestión documental pueden integrarse directamente con varios productos de software de otros desarrolladores, facilitando el proceso de digitalización y organización de documentos.
¿Qué es el proceso de digitalización de documentos y cómo se realiza?
-El proceso de digitalización consiste en convertir documentos en papel en una forma digital, generalmente mediante la escaneación. Los documentos escaneados se indexan con términos de índice para facilitar su búsqueda.
¿Cómo ayudan los sistemas de gestión documental a cumplir con los periodos de retención legales?
-Al almacenar y organizar de manera permanente los documentos en un archivador digital, los sistemas de gestión documental facilitan el cumplimiento de los requisitos legales de retención de documentos.
¿Qué beneficios adicionales ofrece un sistema de gestión documental según el guion?
-Además de ahorrar tiempo y espacio, proteger los documentos contra desastres naturales y optimizar los flujos de trabajo, también aumentan la eficacia de la empresa y garantizan la transparencia en los procesos.
Outlines
📚 Optimización de Procesos Documentales
El primer párrafo enfatiza la importancia de los documentos en el éxito empresarial y cómo consumen tiempo y recursos. Se introduce el sistema de gestión documental (DMS) como una solución para mejorar servicios, ahorrar tiempo y dinero. Ejemplifica con el proceso de venta de un producto, destacando los problemas de recuperación de documentos en diferentes formatos y ubicaciones. Expone cómo un DMS permite a los empleados acceder y buscar documentos de manera rápida y eficiente, mejorando la respuesta a客户需求 y manteniendo satisfechos a socios y clientes.
🔍 Beneficios y Funcionalidades del Sistema de Gestión Documental
El segundo párrafo detalla cómo los documentos llegan al archivador electrónico, ya sea a través de un proceso de digitalización semiautomático o automático. Describe la integración de DMS con otros softwares y cómo se indexan documentos electrónicos y correos electrónicos con palabras clave. Resalta los beneficios de un DMS, como el almacenamiento centralizado de documentos, la capacidad de búsqueda rápida, la optimización de flujos de trabajo, la transparencia y la protección contra desastres. Además, menciona la conformidad con los periodos legales de retención de documentos, presentando el DMS como una solución integral para la gestión de documentos empresariales.
Mindmap
Keywords
💡Documentos
💡Sistema de Gestión Documental (SGD)
💡Gestión de Contenido Empresarial (GCE) o FM
💡Proceso Empresarial
💡Digitalización
💡Flujos de Trabajo
💡Archivo Electrónico
💡Búsqueda por Palabras Clave
💡Optimización de Procesos
💡Integración de Sistemas
💡Seguimiento de Documentos
💡Retención Legal
Highlights
La importancia de los documentos en el éxito de una empresa y su relación con diversos procesos.
La necesidad de analizar y optimizar los procesos de gestión de documentos para ahorrar tiempo y recursos.
El papel central del TMS en la gestión de contenido empresarial (FM).
Cómo un DMS puede mejorar servicios y ahorrar tiempo y dinero a través de la optimización de procesos.
Ejemplo del proceso de venta de un producto y la implicación de documentos en papel y electrónico.
Los desafíos de recuperar documentos de diferentes ubicaciones y el impacto en la relación con los clientes.
La ventaja competitiva de las empresas con sistemas de gestión documental.
Cómo un sistema de gestión documental permite acceder y buscar documentos de manera rápida y eficiente.
La capacidad de un DMS para optimizar flujos de trabajo internos y procesos empresariales.
Ejemplo del proceso de aprobación de facturas y cómo un DMS mejora su eficiencia.
La integración de un DMS en la infraestructura y estructura empresarial existente sin cambios en los procesos.
El proceso de digitalización de documentos, ya sea semiautomático o automático, y su simplicidad.
La integración de sistemas de gestión documental con otros productos de software para una gestión más eficiente.
La automatización de la indexación de correos electrónicos y la vinculación con bases de datos de contactos.
Beneficios de un sistema de gestión documental, como el almacenamiento centralizado y accesibilidad desde cualquier lugar.
La mejora de la eficacia empresarial y la transparencia gracias a los flujos de trabajo optimizados por un DMS.
La protección de documentos y cumplimiento de los periodos de retención legales ofrecidos por los sistemas de gestión documental.
Los argumentos sólidos a favor de la implementación de un sistema de gestión documental en una empresa.
Transcripts
su empresa produce una enorme cantidad
de documentos cada día la información
que contienen es la piedra angular de su
éxito estos documentos están
relacionados con diversos procesos los
documentos se crean envían comprueban
almacenan y sobre todo se buscan una y
otra vez estas tareas
consumen una gran cantidad de tiempo y
recursos por eso merece la pena dedicar
tiempo a analizar estos procesos en
detalle y optimizarlos
aquí es donde entran en juego los
sistemas de gestión documental a su vez
el tms es el componente principal de la
denominada gestión de contenido
empresarial o fm por sus siglas en
inglés con un dms puede mejorar los
servicios que ofrece a sus clientes y
socios ahorrando tiempo y dinero
observemos más detenidamente un proceso
empresarial por ejemplo la venta de un
producto desde la petición del producto
y las posibles dudas hasta la
realización del pedido y la recepción de
la factura este proceso implica la
creación de diversos documentos tanto en
formato papel como en formato
electrónico la oferta actual puede
almacenarse como un archivo de excel o
word en el ordenador local o en un
servidor la correspondencia de correo
electrónico con el cliente se almacena
en el servidor exchange o 'notes el
pedido se archiva en formato papel en
una carpeta y la factura se guarda en el
programa de gestión cuando un cliente
llama es necesario recuperar estos
documentos de las distintas ubicaciones
de almacenamiento si en ese momento un
compañero tiene uno de los documentos en
formato papel y dicho compañero no está
presente el proceso se detiene con este
sistema su empresa no puede responder
con la
es necesaria lo cual tiene un impacto
negativo en la relación con los clientes
en este caso las empresas que usan un
sistema de gestión documental tienen una
gran ventaja el sistema de gestión
documental gestiona todos los documentos
que se acumulan a diario en la empresa y
los archiva correctamente en un
archivador electrónico al igual que
todos los empleados autorizados pueden
acceder desde su estación de trabajo con
una búsqueda por palabras clave
predefinidas o de texto completo en
todos los documentos puede obtener una
vista general de todo el proceso en
cuestión de segundos en la lista de
resultados todos los documentos se
muestran claramente y se pueden abrir
con tan solo hacer clic con el ratón
independientemente de si el documento es
una hoja un mensaje de correo
electrónico un archivo de word un fax o
incluso una imagen o un archivo de vídeo
con este sistema puede responder a las
consultas en cuestión de segundos ahorra
tiempo y mantiene satisfechos a sus
socios y clientes
pero los sistemas de gestión documental
pueden hacer mucho más también permiten
optimizar los procesos empresariales
internos comúnmente conocidos como
flujos de trabajo echemos un vistazo al
proceso de aprobación de facturas por
ejemplo
sin un sistema de gestión documental
todos los documentos se envían
manualmente y permanecen en posesión de
un empleado hasta que se procesan
incluso cuando un compañero no está en
la oficina si esta persona decide
posteriormente que el documento no forma
parte de sus responsabilidades devuelve
la factura y el proceso empieza de nuevo
con un sistema de gestión documental no
hay ningún cambio en el proceso básico
de aprobación de facturas la diferencia
radica en que las facturas listas para
aprobar no se envían en formato papel
sino electrónico por lo que permanecen
almacenadas en el archivador electrónico
el responsable del departamento o centro
de costes puede acceder a la factura
desde cualquier estación de trabajo
incluso durante los viajes y aprobarla
con un sello digital durante este tiempo
todos los empleados autorizados pueden
acceder al documento y ver el estado del
proceso claramente en todo momento
gracias a este sistema es posible
realizar un seguimiento de los
documentos y evitar pérdidas además la
rapidez del proceso permite adaptarse a
los periodos de descuento en el pago de
la factura
pero seguramente se está preguntando
cómo llegan los documentos al archivador
electrónico según el tipo de documento
el proceso de digitalización es
semiautomático o totalmente automático
por lo que es extremadamente sencillo
los documentos en papel por ejemplo
facturas cartas o copias impresas se
escanean una vez escaneados los
documentos se les asignan términos de
índice durante el proceso de escaneado
es posible extraer varias palabras clave
de manera automática además los sistemas
de gestión documental modernos pueden
integrarse directamente en varios
productos de software de otros
desarrolladores en el caso de los
documentos en formato electrónico por
ejemplo archivos en formato pdf ceade o
word basta con arrastrar los documentos
al archivador del sistema de gestión
documental o usar un controlador de
impresión especial
en este procedimiento puede proporcionar
usted mismo las palabras clave para
búsquedas rápidas o usar mecanismos
automáticos como por ejemplo en el caso
de una factura a saliente para extraer
palabras clave específicas directamente
del documento
los mensajes de correo electrónico se
almacenan automáticamente desde el
programa de correo electrónico y se
indexan con palabras clave como el
remitente el destinatario o el asunto si
vincula además su base de datos de
contactos podrá obtener automáticamente
el nombre y la empresa del remitente de
manera automática
como puede ver los sistemas de gestión
documental pueden integrarse en
cualquier infraestructura y adaptarse a
cualquier estructura empresarial los
procesos y flujos de trabajo de la
empresa no cambian en absoluto aunque se
llevan a cabo de manera electrónica lo
cual elimina procesos laboriosos y
largos tiempos de espera los documentos
se recopilan organizan y archivan
permanentemente en un archivador de
documentos digital
a continuación se ofrece un breve
resumen de los beneficios de un sistema
de gestión documental todos los
documentos se almacenan en un archivador
de documentos central al que se puede
acceder en cualquier momento y desde
cualquier lugar gracias al acceso por
internet independientemente del formato
del archivo la fecha o el autor de un
documento
una vez realizado el almacenamiento
automático o semiautomático es posible
hacer búsquedas rápidas y precisas en
los archivadores además la eficacia de
la empresa aumenta con flujos de trabajo
que optimizan los procesos y garantizan
la transparencia
gracias a este sistema la empresa ahorra
espacio protege sus documentos contra
incendios o inundaciones y podrá acceder
a ellos rápida y fácilmente durante
muchos años esto significa que los
sistemas de gestión documental también
le permiten cumplir con los periodos de
retención legales estos son argumentos
muy sólidos a favor de un sistema de
gestión documental
sin duda esta es la solución que ha
estado buscando
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