¿Qué es la gestión documental digital?

Summary

Este video destaca la importancia de los sistemas de gestión documental en las empresas, explicando cómo optimizan la creación, almacenamiento, búsqueda y recuperación de documentos, tanto en formato físico como digital. A través de ejemplos prácticos, muestra cómo estos sistemas mejoran la eficiencia y la comunicación interna, reducen el tiempo de respuesta a los clientes y facilitan la integración con otros softwares. También se abordan los beneficios de la digitalización, la mejora de los flujos de trabajo y la protección de documentos, garantizando su acceso seguro y eficiente a lo largo del tiempo. Una solución clave para modernizar y optimizar procesos empresariales.

Takeaways

• 😀 La gestión de documentos es fundamental para el éxito de las empresas, ya que facilita la creación, envío, verificación, almacenamiento y búsqueda de documentos.
• 😀 Los sistemas de gestión documental (DMS) son cruciales para optimizar los procesos empresariales, ahorrando tiempo y recursos.
• 😀 El DMS organiza todos los documentos en un archivador digital, lo que permite un acceso rápido y eficiente desde cualquier estación de trabajo.
• 😀 Con un DMS, los empleados pueden acceder a los documentos desde diferentes ubicaciones, superando los problemas de acceso a documentos en papel.
• 😀 Los sistemas de gestión documental mejoran la relación con los clientes y socios al permitir respuestas rápidas y precisas a consultas.
• 😀 El DMS no solo organiza documentos, sino que también optimiza los flujos de trabajo internos, como el proceso de aprobación de facturas.
• 😀 Los documentos electrónicos, como facturas y correos electrónicos, se almacenan automáticamente y pueden ser indexados con palabras clave para facilitar su búsqueda.
• 😀 La digitalización de documentos en papel es simple y puede realizarse de manera semiautomática o automática, asignando palabras clave durante el proceso de escaneo.
• 😀 Los sistemas de gestión documental permiten integrar fácilmente otros productos de software, mejorando aún más la eficiencia operativa.
• 😀 Los beneficios del DMS incluyen mayor eficiencia, ahorro de espacio, mayor seguridad de los documentos, y cumplimiento de los periodos de retención legales.
• 😀 Un DMS permite a las empresas adaptarse a los cambios y mejorar la transparencia y eficacia en sus procesos internos, garantizando una mejor respuesta ante contingencias.

Q & A

¿Qué tipo de documentos maneja una empresa con un sistema de gestión documental?

Una empresa maneja documentos tanto en formato papel como electrónico, como ofertas, pedidos, facturas, correos electrónicos, faxes, y archivos de vídeo, entre otros.

¿Cuál es la principal ventaja de un sistema de gestión documental para una empresa?

La principal ventaja es la optimización de los procesos empresariales, ya que permite almacenar, buscar y acceder a los documentos de manera rápida y eficiente, lo que ahorra tiempo y mejora la relación con los clientes.

¿Cómo facilita un sistema de gestión documental la búsqueda de documentos?

El sistema permite buscar documentos por palabras clave predefinidas o realizar búsquedas de texto completo en todos los documentos almacenados, lo que hace que recuperar información sea rápido y preciso.

¿Qué impacto tiene un sistema de gestión documental en los flujos de trabajo internos de una empresa?

Un sistema de gestión documental optimiza los flujos de trabajo internos, permitiendo que los documentos sean gestionados electrónicamente, lo que mejora la rapidez y la transparencia de los procesos como la aprobación de facturas.

¿Cómo se integran los documentos escaneados en el sistema de gestión documental?

Los documentos escaneados se digitalizan y se les asignan palabras clave automáticamente durante el proceso de escaneado, lo que facilita su búsqueda y organización en el archivador electrónico.

¿Qué sucede si un documento en formato electrónico se debe almacenar en el sistema de gestión documental?

Los documentos en formato electrónico como archivos PDF, Word o Excel pueden ser arrastrados al archivador del sistema o impresos directamente en él mediante un controlador de impresión especial.

¿Cómo se manejan los correos electrónicos dentro del sistema de gestión documental?

Los correos electrónicos se almacenan automáticamente desde el programa de correo electrónico y se indexan con palabras clave como el remitente, destinatario o asunto, lo que facilita su búsqueda.

¿De qué manera puede un sistema de gestión documental mejorar el proceso de aprobación de facturas?

El sistema permite que las facturas sean enviadas y almacenadas electrónicamente, lo que posibilita su aprobación digital por los responsables, incluso durante viajes, eliminando el uso de papel y agilizando el proceso.

¿Qué beneficios ofrece un sistema de gestión documental en términos de espacio y seguridad?

El sistema ayuda a ahorrar espacio al almacenar documentos digitalmente, los protege contra pérdidas debido a incendios o inundaciones, y facilita su acceso rápido durante muchos años, cumpliendo con los períodos de retención legales.

¿Cómo contribuye un sistema de gestión documental a la eficacia de la empresa?

El sistema aumenta la eficacia de la empresa optimizando los flujos de trabajo, garantizando transparencia y agilizando procesos, lo que se traduce en ahorro de tiempo y recursos, y mejora en la satisfacción de los clientes.