Verificar y controlar el alcance - PMBOK

Summary

En este video, Marcelo explica los procesos clave de verificación y control del alcance en la dirección de proyectos según el PMBOK. Destaca la importancia de validar los entregables con el cliente o patrocinador, asegurándose de que cumplan los requisitos establecidos. Además, aborda cómo controlar el alcance para evitar desviaciones no autorizadas, gestionando cambios a través de un proceso controlado. Estos procesos son fundamentales para garantizar que el proyecto cumpla con las expectativas y objetivos establecidos, sin desviar el alcance original del proyecto.

Takeaways

• 😀 La verificación y control del alcance son procesos clave en la gestión de proyectos, que aseguran que los entregables cumplen con los requisitos del cliente o patrocinador.
• 😀 Validar el alcance implica la revisión de entregables por parte del cliente o patrocinador para asegurar que cumplen con los requisitos acordados.
• 😀 Los entregables deben ser verificados a través del control de calidad antes de pasar a la validación del alcance.
• 😀 La validación del alcance puede ocurrir al final de una fase o al finalizar un proyecto, dependiendo de la estructura del mismo.
• 😀 Es fundamental que todos los entregables sean validados, incluso si un proyecto es cancelado anticipadamente.
• 😀 El control del alcance es vital para evitar cambios no controlados y asegurar que solo se ejecuten los trabajos previamente acordados en el plan del proyecto.
• 😀 El control del alcance también incluye la gestión de cambios, lo que implica revisar y aprobar cualquier variación en el alcance del proyecto.
• 😀 Las entradas para el proceso de control del alcance incluyen los documentos de requisitos y la matriz de trazabilidad de requisitos, los cuales ayudan a controlar lo que se debe hacer y lo que no.
• 😀 La herramienta utilizada para el control del alcance es el análisis de variación, que compara lo realizado con lo planeado para identificar desviaciones.
• 😀 Los cambios en el alcance del proyecto deben ser aprobados de acuerdo con un sistema formal de control de cambios para evitar la alteración descontrolada de los objetivos del proyecto.
• 😀 Aunque es posible introducir nuevos entregables o características aprobadas, es crucial que los cambios se gestionen de manera controlada para proteger los objetivos del proyecto, como el alcance, los costos y la duración.

Q & A

¿Qué procesos se mencionan en el script relacionados con la gestión del alcance en los proyectos?

Se mencionan dos procesos principales: la verificación y el control del alcance, que forman parte del grupo de seguimiento y control dentro de la gestión del proyecto.

¿Qué implica el proceso de validar el alcance?

El proceso de validar el alcance implica formalizar la aceptación de los entregables generados en el proyecto, asegurando que estos cumplan con los requisitos y expectativas del cliente o patrocinador.

¿Qué información es necesaria para validar el alcance?

Se requiere la documentación de los requisitos, la matriz de trazabilidad de requisitos y los productos entregables ya verificados mediante el control de calidad.

¿Qué sucede si un entregable no cumple con los requisitos durante el proceso de validación del alcance?

Si un entregable no cumple con los requisitos, se solicita un cambio o reajuste del entregable y se puede repetir el proceso de validación una vez corregido el problema.

¿Quién lleva a cabo la validación del alcance en un proyecto?

El cliente o el patrocinador del proyecto son los responsables de validar si los entregables cumplen con los requisitos acordados.

¿Qué ocurre si el proyecto se cancela antes de tiempo?

Aunque el proyecto se cancele anticipadamente, es obligatorio validar todos los entregables generados hasta ese momento, ya que estos podrían ser útiles para proyectos futuros o para retroalimentar los activos de la organización.

¿Cómo se debe manejar la falta de respuesta en la validación del alcance?

Si no se recibe respuesta del cliente o patrocinador, se debe tener previsto un procedimiento de escalado, que permita llevar la petición de aceptación a otros interesados de mayor rango jerárquico.

¿Qué es el proceso de control del alcance?

El control del alcance es un proceso de seguimiento que asegura que los paquetes de trabajo definidos inicialmente en el proyecto se estén ejecutando según lo planeado, evitando cambios no controlados que afecten el alcance del proyecto.

¿Qué herramientas se utilizan en el proceso de control del alcance?

Se utiliza principalmente el análisis de variación, que compara lo que se ha hecho frente a lo que estaba planificado, ayudando a identificar desviaciones y tomar acciones correctivas.

¿Cuáles son los objetivos del proceso de control del alcance?

El principal objetivo es evitar la 'corrupción' del alcance, lo que significa evitar cambios incontrolados y asegurar que cualquier cambio aprobado se gestione de manera adecuada, protegiendo los objetivos del proyecto como el alcance, los costos y la duración.