El entorno en el que operan los proyectos Capítulo 2

Summary

En este video se abordan los conceptos clave del capítulo 2 de la sexta edición de la guía del PMI sobre la dirección de proyectos, centrándose en el entorno que afecta los proyectos. Se exploran dos categorías principales de influencias: los factores ambientales de la empresa y los activos del proceso de la organización. Además, se destaca la importancia de los sistemas organizacionales y su influencia en la dirección de proyectos. El video también profundiza en el papel de las PMOs y su impacto en el control y ejecución de proyectos, proporcionando ejemplos y lecciones clave para los futuros gestores de proyectos.

Takeaways

• 😀 Los proyectos operan en entornos que pueden influir en su éxito, y estas influencias pueden ser tanto favorables como desfavorables.
• 😀 Existen dos categorías principales de influencia sobre los proyectos: los factores ambientales de la empresa y los activos del proceso de la organización.
• 😀 Los factores ambientales de la empresa se dividen en dos tipos: internos (como cultura, estructura organizacional, recursos) y externos (como condiciones de mercado, leyes, regulaciones).
• 😀 Los activos del proceso de la organización incluyen procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento que la organización utiliza para ejecutar y gobernar proyectos.
• 😀 Los activos del proceso de la organización pueden incluir lecciones aprendidas de proyectos anteriores, información histórica y datos sobre riesgos y valor ganado.
• 😀 Los sistemas organizacionales tienen un rol significativo en la dirección de proyectos, ya que influyen en el poder, intereses y competencias dentro de la organización.
• 😀 El director de proyecto debe comprender cómo utilizar el poder e influencia dentro de los sistemas organizacionales para ejecutar proyectos de manera eficaz.
• 😀 Existen tres tipos de Oficina de Gestión de Proyectos (PMO): de apoyo, de control y directiva, que varían en el grado de control e influencia sobre los proyectos.
• 😀 La PMO de apoyo tiene un control reducido, la PMO de control tiene un control moderado, y la PMO directiva tiene un control elevado sobre los proyectos.
• 😀 Las funciones clave de una PMO incluyen gestionar recursos compartidos, desarrollar metodologías y mejores prácticas, capacitar al equipo, y asegurar el cumplimiento de políticas y procedimientos en los proyectos.
• 😀 Los proyectos deben operar dentro de las restricciones de la organización, por lo que el director del proyecto debe estar familiarizado con la estructura organizacional para gestionar con éxito los proyectos.

Q & A

¿Qué son los factores ambientales de la empresa en el contexto de la dirección de proyectos?

Los factores ambientales de la empresa son condiciones externas e internas que influyen en el proyecto. Los factores internos incluyen aspectos como la cultura organizacional, la estructura, la gobernanza, y la infraestructura tecnológica, mientras que los factores externos incluyen condiciones del mercado, regulaciones legales, condiciones sociales y culturales, y cuestiones económicas.

¿Cómo pueden los factores ambientales de la empresa influir en el proyecto?

Los factores ambientales pueden tener un impacto tanto positivo como negativo en el proyecto. Pueden restringir o mejorar las opciones disponibles para la gestión del proyecto, afectando los resultados de acuerdo con las circunstancias del entorno.

¿Cuáles son los activos del proceso de la organización y cómo afectan la dirección de proyectos?

Los activos del proceso de la organización son los recursos internos que la organización utiliza para ejecutar y gobernar proyectos, como procesos, políticas, procedimientos y bases de conocimiento. Estos activos incluyen lecciones aprendidas de proyectos anteriores, cronogramas completados y datos históricos, y son esenciales para la planificación y ejecución de proyectos.

¿Qué diferencia hay entre los factores ambientales internos y externos de la organización?

Los factores internos se refieren a elementos dentro de la organización, como la cultura, estructura, infraestructura y recursos humanos. Los factores externos son influencias fuera de la organización, como regulaciones gubernamentales, condiciones de mercado, y factores socioeconómicos.

¿Qué ejemplos se dan de factores ambientales internos de la organización?

Los ejemplos incluyen la cultura organizacional, la visión, valores, creencias, normas culturales, estilo de liderazgo, la distribución geográfica de las instalaciones, infraestructura tecnológica, y la capacidad de los recursos humanos como las habilidades y competencias del personal.

¿Qué son los sistemas organizacionales y cómo afectan al ciclo de vida de un proyecto?

Los sistemas organizacionales son los marcos y estructuras que la organización utiliza para operar de manera eficiente. Afectan al ciclo del proyecto ya que las decisiones relacionadas con la autoridad, poder, influencia, y la política interna dentro de la organización juegan un papel crucial en la ejecución exitosa de un proyecto.

¿Qué rol desempeña la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) en la dirección de proyectos?

La PMO gestiona los proyectos dentro de la organización, proporcionando metodologías, herramientas, mejores prácticas y apoyo. Su rol puede variar desde ofrecer soporte consultivo hasta ejercer control directo sobre los proyectos, dependiendo del tipo de PMO.

¿Cuáles son los tres tipos de PMO mencionados y cómo se diferencian?

Los tres tipos de PMO son: apoyo, control y directiva. La PMO de apoyo tiene un control reducido y proporciona recursos y plantillas. La PMO de control ofrece soporte y exige cumplimiento. La PMO directiva tiene un control elevado y asume la dirección directa de los proyectos.

¿Qué funciones principales realiza una PMO dentro de la organización?

Las funciones fundamentales de una PMO incluyen gestionar los recursos compartidos entre proyectos, desarrollar metodologías y mejores prácticas, entrenar y capacitar al personal, monitorear el cumplimiento de los estándares y procedimientos, y coordinar la comunicación entre proyectos.

¿Cómo se actualizan los activos del proceso de la organización durante el ciclo de vida de un proyecto?

Los activos del proceso de la organización, como las políticas, procedimientos y bases de conocimiento, se actualizan continuamente durante el ciclo del proyecto. Por ejemplo, las lecciones aprendidas y los datos de desempeño se van incorporando a los repositorios de conocimiento, mientras que los procesos pueden adaptarse según las necesidades específicas del proyecto.