¿Cómo gestionar los costos en un proyecto?

Procem Consultores

1 Nov 202110:08

Summary

TLDREn este video, se explora cómo la empresa Los Pasos S.A. gestiona los costos de su proyecto de mejora y optimización de procesos. Siguiendo la metodología PMBOK, se abordan los cuatro grandes procesos de gestión de costos: planificación, estimación, determinación del presupuesto y control de costos. Luis, el Project Manager, y su equipo revisan las bases financieras, estiman los costos, definen el presupuesto y monitorean el desempeño del proyecto para asegurar que se mantenga dentro del presupuesto aprobado. El video invita a los usuarios a aprender más sobre la gestión de proyectos y cómo se planifican las restricciones de alcance, tiempo y costo.

Takeaways

😀 La gestión de los costos del proyecto incluye planificación, estimación, presupuesto, financiación, obtención de financiamiento, y control de los costos para asegurar que el proyecto se complete dentro del presupuesto aprobado.
😀 La metodología PM establece cuatro procesos principales en la gestión de los costos del proyecto: planificar, estimar, determinar el presupuesto y controlar los costos.
😀 El primer proceso es la planificación de la gestión de costos, que implica definir cómo se estimarán, presupuestarán, gestionarán, monitorearán y controlarán los costos del proyecto.
😀 En el proceso de estimación de costos, se utiliza el juicio de expertos, estimación analógica, estimación paramétrica y otras técnicas para calcular los recursos financieros necesarios para completar el proyecto.
😀 El tercer proceso es la determinación del presupuesto, que implica sumar los costos estimados de las actividades y establecer una línea base de costos autorizada para el proyecto.
😀 La línea base de costos es la versión aprobada del presupuesto del proyecto que se utiliza para monitorear y controlar el desempeño del proyecto.
😀 Para controlar los costos del proyecto, es necesario monitorear el estado del proyecto y gestionar los cambios a la línea base de costos mediante herramientas como el análisis de datos y el juicio de expertos.
😀 Durante todo el proceso, el equipo gestor realiza un monitoreo constante y actualiza los costos, pronósticos y la información del desempeño de trabajo, presentando informes a los stakeholders.
😀 La planificación de la gestión de costos incluye aspectos como el nivel de precisión de las estimaciones, los umbrales de control, las reglas para medir el desempeño y los formatos para informes financieros.
😀 La implementación adecuada de la gestión de los costos es crucial para completar el proyecto dentro del presupuesto y asegurar su éxito, especialmente al seguir los procedimientos definidos de la organización.

Q & A

¿Qué abarca la gestión de los costos del proyecto según la metodología del PM?
-La gestión de los costos del proyecto incluye planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener financiamiento, gestionar y controlar los costos del proyecto para que se complete dentro del presupuesto aprobado.
¿Cuáles son los cuatro grandes procesos de la gestión de costos en la metodología del PM?
-Los cuatro grandes procesos son: 1) Planificar la gestión de los costos, 2) Estimar los costos, 3) Determinar el presupuesto, 4) Controlar los costos.
¿En qué consiste la planificación de la gestión de costos del proyecto?
-La planificación de la gestión de costos del proyecto implica definir cómo se estimarán, presupuestarán, gestionarán, monitorearán y controlarán los costos del proyecto.
¿Qué factores considera el equipo gestor para definir la planificación de los costos?
-El equipo gestor considera la experiencia del equipo en proyectos similares, así como los aportes de todas las partes involucradas, incluyendo al gerente financiero.
¿Qué herramientas y técnicas utiliza el equipo para estimar los costos del proyecto?
-El equipo utiliza herramientas y técnicas como el juicio de expertos, estimación analógica, estimación paramétrica, estimaciones ascendentes, estimaciones de tres valores, análisis de datos y toma de decisiones.
¿Qué es la línea base de costos y por qué es importante?
-La línea base de costos es la versión aprobada del presupuesto del proyecto, que incluye reservas y contingencias, pero no las reservas de gestión. Es crucial para monitorear y controlar el desempeño del proyecto.
¿Cuál es el principal beneficio de la determinación del presupuesto en la gestión de costos?
-El principal beneficio es que permite establecer una línea base de costos que sirve para monitorear y controlar el desempeño del proyecto a lo largo de su ejecución.
¿Qué técnicas usa el equipo para controlar los costos del proyecto?
-El equipo utiliza el juicio de expertos, análisis de datos, índice de desempeño del trabajo por completar y sistemas de información para la dirección de proyectos.
¿Cómo se asegura el equipo de mantener la línea base de costos durante el proyecto?
-El equipo mantiene la línea base de costos a lo largo del proyecto mediante la actualización continua de los costos, la gestión de cambios y la presentación de informes de desempeño.
¿Qué resultados se obtienen al controlar los costos del proyecto?
-Se obtienen informes sobre el desempeño del trabajo, pronósticos de costos, solicitudes de cambios, actualizaciones al plan de dirección del proyecto y a los documentos del proyecto.