Como realizar la planeación de un Sistema de Gestión de la Calidad || ISO 9001

Summary

En este tutorial se aborda la fase de planeación para la implementación de un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), destacando la importancia de socializar el diagnóstico, asignar un equipo responsable y definir los recursos necesarios. Se detallan las actividades clave de la fase, como la planificación, ejecución y aprobación de resultados, con énfasis en la elaboración de la estructura organizativa, el cronograma general y el plan de comunicaciones. Además, se resaltan las responsabilidades de los diferentes grupos involucrados y se proporcionan recomendaciones para asegurar la dedicación y la correcta difusión de la documentación durante todo el proceso.

Takeaways

• 😀 Es fundamental socializar el diagnóstico con todos los empleados antes de la fase de planeación para asegurar una comprensión común del estado actual de la organización.
• 😀 La fase de planeación en la implementación de un sistema de gestión de calidad es crucial, ya que define la estructura organizativa, el cronograma y el plan de comunicaciones del proyecto.
• 😀 Se debe designar un equipo responsable para llevar a cabo la fase de planeación, asegurando que todos los miembros comprendan sus roles y responsabilidades.
• 😀 El informe de diagnóstico aprobado es el insumo clave para la fase de planeación, ya que ayuda a establecer las bases para las actividades a realizar.
• 😀 La fase de planeación permite establecer actividades claras, asignar recursos, determinar plazos de ejecución y nombrar responsables, lo que contribuye al éxito del proyecto.
• 😀 La fase de planeación debe alinearse con el ciclo PDCA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) para asegurar que el proyecto sea manejado de manera eficiente.
• 😀 La actividad de planificación debe incluir la creación de un plan detallado, la asignación de tiempos y la identificación de recursos humanos y tecnológicos necesarios.
• 😀 La estructura organizativa del proyecto debe ser transitoria e incluir diferentes niveles de autoridad y responsabilidad para un desarrollo eficiente del sistema de gestión de calidad.
• 😀 Es importante que el equipo de calidad esté formado por un grupo multidisciplinario de empleados que representen todas las áreas de la organización para asegurar una implementación eficaz.
• 😀 El cronograma general y el plan de comunicaciones son herramientas clave para asegurar la transparencia y el seguimiento del progreso del proyecto durante la implementación del sistema de gestión de calidad.

Q & A

¿Por qué es importante realizar la fase de planeación en la implementación de un sistema de gestión de calidad?

La fase de planeación es importante porque permite definir las actividades, recursos, plazos de ejecución y responsables. Además, ayuda a estructurar el proyecto bajo el ciclo PHVA, asegurando que el sistema de gestión de calidad cumpla con los requisitos establecidos en la norma.

¿Qué actividades deben realizarse en la fase de planeación?

En la fase de planeación, se deben realizar tres actividades clave: planificar la realización de la fase, ejecutar la fase de planeación y aprobar los resultados de la fase de planeación.

¿Qué entradas son necesarias para realizar las actividades de planeación?

Las entradas necesarias son: el compromiso formal de la alta dirección, el informe de diagnóstico aprobado, empleados con conocimiento de la norma a implementar (ISO 9001 en este caso), la normatividad legal aplicable y los recursos necesarios para la fase.

¿Qué salidas se obtienen de la fase de planeación?

Las salidas de la fase de planeación incluyen la estructura organizativa del proyecto, el cronograma general, el plan de comunicaciones, el plan detallado del proyecto y los recursos necesarios para el proyecto.

¿Cuáles son los componentes principales de la estructura organizativa del proyecto?

La estructura organizativa del proyecto está conformada por tres grupos: el comité de calidad (grupo directivo), el equipo de calidad (grupo operativo) y el grupo de evaluadores (auditores internos).

¿Cómo debe ser el equipo de calidad dentro de la organización?

El equipo de calidad debe ser multidisciplinario, con representatividad de todas las áreas de la empresa y supervisado por el representante de la dirección. Este equipo será responsable de los procesos de diseño, apoyo y coordinación con otras dependencias.

¿Qué responsabilidades tiene el comité de calidad?

El comité de calidad debe establecer directrices generales para el sistema de gestión de la calidad, garantizar la disponibilidad de recursos, evaluar el proyecto a intervalos definidos y asegurar la comunicación adecuada sobre la eficacia del proyecto.

¿Qué es un cronograma general y por qué es importante?

El cronograma general es un documento que resume las bases del proyecto y los tiempos de ejecución. Es importante porque ayuda en la socialización del proyecto y actúa como un mecanismo de control para asegurar que el proyecto se ejecute según lo planeado.

¿Cuál es el propósito del plan de comunicaciones en la fase de planeación?

El plan de comunicaciones busca garantizar la participación activa de todos los empleados, compartir las mejores prácticas y asegurar que todos estén informados sobre los avances del proyecto, los roles y las responsabilidades dentro de la implementación del sistema de calidad.

¿Qué recomendaciones generales se dan para el desarrollo de la fase de planeación?

Se recomienda asegurar la disponibilidad de tiempo del equipo de calidad, ajustar el plan detallado según sea necesario, pero mantener la fecha de finalización como referencia, y difundir toda la documentación a los miembros del equipo para garantizar la transparencia y claridad en el proceso.