Como realizar el diagnostico de un sistema de gestión de la calidad || iso 9001

Summary

En este tutorial, te mostramos cómo implementar la fase de diagnóstico al crear un sistema de gestión de la calidad bajo la norma ISO 9001. Explicamos la importancia de esta fase para evaluar el estado actual de la organización mediante entrevistas, encuestas y una lista de verificación. Además, te enseñamos a calcular la muestra para encuestas, tabular los resultados y elaborar un informe final con recomendaciones para mejorar. Con este diagnóstico, se puede planificar la siguiente fase de implementación del sistema de gestión de calidad.

Takeaways

• 😀 Se debe realizar una fase de diagnóstico para evaluar el estado actual de la organización respecto a los requisitos de la norma ISO 9001 o similar.
• 😀 La fase de diagnóstico incluye actividades como entrevistas, reuniones y la aplicación de una lista de verificación para recolectar información sobre la organización.
• 😀 Antes de iniciar el diagnóstico, es importante socializar con el personal sobre el sistema de gestión de calidad y sensibilizarlos con casos de éxito.
• 😀 El diagnóstico permite identificar las diferencias entre lo que la organización tiene y lo que debe cumplir según la norma, lo que es esencial para la planeación de la implementación.
• 😀 Para realizar la muestra para encuestas, se utiliza una tabla de confiabilidad con un nivel de confianza del 95% y un margen de error del 5%.
• 😀 La distribución de la muestra se realiza proporcionalmente según el número de empleados en cada área organizacional.
• 😀 Las encuestas se aplican a un número determinado de empleados, basado en la muestra calculada previamente y se deben seleccionar aleatoriamente.
• 😀 En las encuestas, se utiliza una escala de 0 a 5 para evaluar el cumplimiento de los requisitos de la norma, donde 0 es 'no sabe' y 5 es 'cumple plenamente'.
• 😀 Para tabular las encuestas, se calcula la frecuencia de cada respuesta, luego se convierte a porcentajes y se multiplica por los valores de la escala para obtener un puntaje.
• 😀 El informe del diagnóstico debe incluir información sobre la organización, los resultados del diagnóstico, las interpretaciones de los resultados y las recomendaciones para la siguiente fase de implementación.

Q & A

¿Qué es la fase de diagnóstico en la implementación de un sistema de gestión de calidad?

La fase de diagnóstico es una serie de actividades de recolección de información sobre el estado actual del sistema de gestión de la calidad de la organización, con el fin de identificar las diferencias entre lo que la organización tiene y lo que debería tener según los requisitos de la norma ISO 9001.

¿Por qué es importante realizar la fase de diagnóstico?

La fase de diagnóstico es crucial porque permite reconocer las diferencias existentes entre el estado actual de la organización y los requisitos de la norma. Esto ayuda a planificar la implementación del sistema de gestión de calidad y facilita la identificación de áreas de mejora.

¿Qué actividades se realizan durante la fase de diagnóstico?

Las actividades principales son planificar la realización del diagnóstico, ejecutar el diagnóstico a través de entrevistas y encuestas, y validar el informe del diagnóstico para entregar un informe final con los hallazgos y recomendaciones.

¿Cuáles son las entradas necesarias para realizar un diagnóstico?

Las entradas necesarias son los empleados con conocimiento del proceso, la normatividad legal aplicable, la norma de calidad, la infraestructura física, la documentación existente, la estructura administrativa y la planta de cargos.

¿Qué es una lista de verificación y cómo se utiliza en el diagnóstico?

La lista de verificación es una herramienta utilizada para evaluar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001 en la organización. Se aplica durante las entrevistas o encuestas para recolectar información de los empleados sobre el estado de la organización en relación con la norma.

¿Cómo se calcula la muestra para aplicar las encuestas?

La muestra se calcula con base en el tamaño de la población de la organización, utilizando una tabla de cálculo con un nivel de confianza del 95% y un margen de error del 5%. El número de empleados a encuestar se determina proporcionalmente por área organizacional.

¿Cómo se distribuyen las encuestas entre las áreas organizacionales?

Una vez determinada la muestra total, se distribuye proporcionalmente entre las áreas de la organización según el número de empleados de cada área. Se calcula el porcentaje correspondiente para cada área y luego se multiplica por el número total de encuestas para obtener el número de personas a entrevistar en cada área.

¿Cómo se deben manejar las respuestas en una encuesta?

Cada respuesta en la encuesta se califica de acuerdo con una escala de 0 a 5, donde 0 significa 'no se sabe' y 5 significa 'se cumple plenamente'. Las respuestas se tabulan para obtener un puntaje que indica el grado de cumplimiento de cada requisito de la norma.

¿Cómo se tabulan los resultados de las encuestas?

Los resultados de las encuestas se tabulan dividiendo la frecuencia de cada respuesta por el número total de encuestas aplicadas, y luego se multiplican por los valores correspondientes (0 a 5). Los valores parciales obtenidos se suman para calcular un puntaje promedio, que indica el estado de cumplimiento del requisito evaluado.

¿Qué se hace después de validar el informe de diagnóstico?

Después de validar el informe de diagnóstico, se socializa el informe preliminar con los empleados, se realizan los ajustes necesarios y se entrega el informe final con las recomendaciones para las siguientes fases de implementación del sistema de gestión de calidad.