How to Design an Occupational Health and Safety Management System

Summary

Este video ofrece una guía detallada sobre cómo estructurar un sistema de gestión de seguridad y salud ocupacional (SG-SST) basado en el Decreto 1072 de 2015. Se recomienda organizar la documentación en cuatro momentos clave: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar. A través de la creación de carpetas específicas, se puede estructurar toda la información relacionada con el sistema, desde la política de salud y seguridad hasta los informes de accidentes y auditorías. El objetivo es mantener un sistema dinámico que permita la mejora continua y el cumplimiento de las normativas vigentes.

Takeaways

• 😀 El Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional (SGSST) está regulado por el Decreto 1072 de 2015, y es fundamental para organizar y gestionar la documentación relacionada con la seguridad laboral.
• 😀 El sistema se divide en cuatro fases clave: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, cada una con su propio conjunto de documentos y objetivos.
• 😀 La fase de **Planificación** (25%) requiere la creación de subcarpetas con información esencial como presupuesto, afiliaciones, programas de capacitación y políticas de salud y seguridad.
• 😀 En la fase de **Hacer** (60%), se deben organizar documentos sobre la salud de los trabajadores, exámenes médicos ocupacionales, reportes de accidentes, y matrices de peligros, entre otros.
• 😀 Es importante organizar la documentación en carpetas y subcarpetas para facilitar su acceso y gestión, evitando la acumulación de información en un solo documento.
• 😀 El **presupuesto** de salud y seguridad debe basarse en los gastos del año anterior y debe ser incluido en la carpeta de planificación.
• 😀 La carpeta de **Hacer** debe contener, entre otras cosas, registros sobre prevención de riesgos, exámenes médicos ocupacionales, y la identificación de peligros, como riesgos biológicos o psicosociales.
• 😀 La fase de **Verificación** (5%) implica la recopilación de documentación sobre auditorías externas, revisiones de la gerencia, y el cumplimiento de los indicadores definidos para el sistema de gestión.
• 😀 La fase de **Actuar** (10%) está orientada a la mejora continua e incluye documentos sobre acciones correctivas y preventivas tomadas, así como planes de mejora basados en las evaluaciones del sistema.
• 😀 Para una gestión eficiente, se recomienda utilizar un sistema de carpetas bien estructurado (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) para almacenar todos los documentos relacionados con cada fase del SGSST.

Q & A

¿Qué debe incluirse en la carpeta de 'Planificación' del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)?

La carpeta de 'Planificación' debe incluir documentos como el responsable del SG-SST, los estudios y certificaciones del responsable (por ejemplo, curso de coordinador de alturas, curso de seguridad en el trabajo), presupuesto del año, afiliación al sistema de riesgos profesionales, política de seguridad y salud en el trabajo, objetivos del sistema, y la matriz legal.

¿Por qué es importante organizar la información en carpetas y subcarpetas dentro del SG-SST?

Organizar la información en carpetas y subcarpetas facilita el acceso y la revisión de documentos específicos durante auditorías o evaluaciones. Además, permite una mejor estructuración del sistema sin sobrecargar los documentos con demasiada información.

¿Qué documentos deben ir en la carpeta 'Hacer' del SG-SST?

En la carpeta 'Hacer' deben ir documentos relacionados con la salud del trabajador, como el perfil sociodemográfico, actividades de promoción y prevención de la salud, exámenes médicos ocupacionales, reportes de accidentes, matrices de peligros, evaluaciones de riesgos, y acciones preventivas y correctivas tomadas.

¿Qué carpeta del SG-SST tiene el mayor peso en la calificación del sistema?

La carpeta 'Hacer' tiene el mayor peso, representando el 60% de la calificación total del sistema. Esto se debe a la importancia de las actividades y medidas implementadas en el lugar de trabajo.

¿Qué tipo de documentos se incluyen en la carpeta de 'Verificar' dentro del SG-SST?

La carpeta 'Verificar' debe contener documentos relacionados con la evaluación de los indicadores del sistema, como auditorías externas, revisiones por parte de la alta dirección, y las auditorías internas realizadas por el personal capacitado.

¿Qué acciones deben registrarse en la carpeta 'Actuar' del SG-SST?

En la carpeta 'Actuar' deben registrarse acciones preventivas y correctivas que se hayan ejecutado, así como las acciones de mejora tomadas como resultado de las auditorías y las evaluaciones del sistema de gestión.

¿Cuál es la recomendación principal para organizar el sistema de gestión en términos de documentos?

La recomendación principal es organizar los documentos en carpetas y subcarpetas en lugar de crear un solo documento largo. Esto facilita la localización de la información y mantiene el sistema más organizado y accesible.

¿Qué debe incluirse en la subcarpeta de 'Acciones Correctivas y Preventivas' dentro de la carpeta 'Hacer'?

La subcarpeta de 'Acciones Correctivas y Preventivas' debe incluir todos los informes y evidencias de las acciones tomadas para corregir riesgos o prevenir incidentes en el futuro, como fotos, reportes y documentos relacionados.

¿Qué diferencia a la carpeta de 'Actuar' de las otras carpetas del SG-SST?

La carpeta 'Actuar' se distingue por ser el momento en el que se toman medidas específicas basadas en los hallazgos de las auditorías y evaluaciones, como acciones correctivas o planes de mejora, cerrando el ciclo de retroalimentación del sistema de gestión.

¿Qué porcentaje del total de la calificación del SG-SST representa la carpeta de 'Verificar'?

La carpeta de 'Verificar' representa el 5% de la calificación total del sistema, ya que está centrada en la comprobación de que los indicadores del sistema están siendo cumplidos y en la revisión de auditorías.