ORGANISER, ANIMER UNE REUNION 2/5 La préparation

Summary

Cette formation vous guide à travers les étapes essentielles pour organiser et animer une réunion efficace. Vous apprendrez à réfléchir sur l'enjeu de la réunion, définir des objectifs clairs et préparer l'ordre du jour en impliquant les bonnes personnes. Une attention particulière est accordée à la mise en place du cadre, du lieu, de la durée, et des aspects matériels nécessaires pour que la réunion soit un succès. L'objectif est de rendre la préparation aussi simple et structurée que possible, afin de maximiser l'impact de votre réunion.

Takeaways

• 😀 La préparation d'une réunion est essentielle pour sa réussite et nécessite une réflexion préalable sur son enjeu et ses objectifs.
• 😀 Avant d'organiser une réunion, demandez-vous si des alternatives comme des appels téléphoniques ou des emails ne seraient pas plus efficaces.
• 😀 L'élaboration d'un ordre du jour et l'invitation des participants sont des étapes cruciales pour structurer la réunion.
• 😀 Un exemple concret, comme l'intégration d'un nouveau client, peut aider à mieux comprendre l'importance de la réunion et à la planifier efficacement.
• 😀 Découper l'enjeu de la réunion en sous-objectifs facilite la construction de l'ordre du jour et permet de mieux structurer les discussions.
• 😀 La réunion doit être adaptée à son objectif : elle peut être courte, urgente, ou impliquer plusieurs services selon le contexte.
• 😀 Il est essentiel de définir la durée de la réunion, le type de prise de parole, le lieu et les aspects matériels (comme les équipements nécessaires).
• 😀 Une fois tous les aspects logistiques couverts, l'ordre du jour peut être rédigé de manière claire et structurée.
• 😀 Pour faire passer une décision importante, il est conseillé de la placer à la fin de l'ordre du jour.
• 😀 L'invitation à la réunion doit être accueillante et claire : utilisez un terme comme 'invitation' plutôt que 'convocation' pour favoriser une attitude positive.

Q & A

Pourquoi la préparation d'une réunion est-elle considérée comme fondamentale?

La préparation d'une réunion est essentielle car elle permet de définir les objectifs, d'analyser les enjeux, et de mettre en place un cadre adapté pour garantir l'efficacité de la rencontre.

Que faut-il réfléchir avant d'organiser une réunion?

Avant d'organiser une réunion, il est crucial de se demander si des moyens plus simples comme des coups de téléphone ou des mails ne seraient pas aussi efficaces. Cela permet de bien évaluer l'enjeu de la réunion et de définir des objectifs clairs.

Qu'est-ce que l'on entend par 'mettre en place le cadre' d'une réunion?

Mettre en place le cadre consiste à déterminer la durée de la réunion, le type de réunion, le mode de prise de parole, le lieu, le moment, et les aspects matériels comme les réservations et les équipements nécessaires.

Comment l'exemple d'un client insatisfait illustre la préparation d'une réunion?

L'exemple montre qu'une réunion est nécessaire pour comprendre les raisons de l'insatisfaction du client, pour élaborer un plan d'action d'amélioration et pour impliquer toute l'équipe dans la résolution du problème.

Pourquoi faut-il découper l'enjeu de la réunion en sous-objectifs?

Découper l'enjeu en sous-objectifs permet de structurer la réunion de manière plus efficace, en précisant les différents points à traiter et en impliquant les personnes concernées, ce qui permet d’atteindre les objectifs fixés plus facilement.

Quel est l'impact du mode de communication utilisé pour inviter les participants à une réunion?

L'usage du terme 'convoquer' peut rendre les participants moins ouverts. Il est préférable d'utiliser le mot 'inviter', car il transmet un message plus positif et engageant.

Quels éléments doivent être précisés lors de l'envoi des invitations à une réunion?

Les invitations doivent préciser le contexte, l'objectif de la réunion, sa durée et un délai pour répondre, afin d'assurer la bonne préparation des participants.

Pourquoi est-il important de réfléchir aux aspects matériels avant une réunion?

Les aspects matériels sont essentiels pour garantir le bon déroulement de la réunion, tels que les réservations de salle, le matériel de présentation, les boissons et les repas, si nécessaire.

Quelles sont les étapes clés de la préparation d'une réunion selon le script?

Les étapes clés incluent la réflexion sur l'enjeu et les objectifs, la mise en place du cadre (type de réunion, durée, lieu, etc.), l'élaboration de l'ordre du jour, l'envoi des invitations et la gestion des aspects matériels.

Quelle est l'importance de la durée de la réunion dans le cadre de la préparation?

La durée doit être adaptée à l'urgence et à l'objectif de la réunion. Une réunion trop longue peut être contre-productive, tandis qu'une réunion trop courte peut ne pas permettre de couvrir tous les sujets importants.