ORGANISER, ANIMER UNE RÉUNION 3/5 La tenue

Summary

Cette formation vous guide à travers les étapes essentielles pour organiser et animer une réunion efficace. Elle couvre quatre parties clés : l'accueil, l'introduction, le cœur de la réunion, et sa clôture. Vous apprendrez à poser un cadre clair, à gérer les échanges pour garantir l'efficacité et le respect des participants, ainsi qu'à assurer la qualité du compte-rendu. La clôture est l'occasion de recueillir les retours et de préparer les suites. Cette formation met l'accent sur l'importance de la neutralité et de la gestion des relations pour atteindre les objectifs de manière constructive.

Takeaways

• 😀 Arrivez tôt à la réunion et soyez souriant pour donner un ton positif dès l'accueil.
• 😀 L'accueil est un moment clé pour poser l'ambiance de la réunion, soyez attentif à ce premier contact.
• 😀 Définissez clairement le cadre de la réunion : durée, règles de parole, ordre du jour et responsabilités.
• 😀 Désignez des responsables (comme le garde-temps et le preneur de notes) pour aider à la gestion du temps et des tâches.
• 😀 Soyez un animateur neutre et courtois, respectez l'intégrité du compte-rendu et assurez-vous que tous les participants aient la parole.
• 😀 Encouragez le dialogue lorsque c'est pertinent, mais recentrez la discussion si elle dévie du sujet.
• 😀 Utilisez des gestes simples, comme brandir votre montre, pour signaler la fin du temps imparti sans perdre en courtoisie.
• 😀 Lorsque la réunion touche à sa fin, prévoyez un moment de débriefing circulaire où chaque participant peut partager son avis.
• 😀 Ne commentez pas le débriefing, mais écoutez et donnez des perspectives sur l'avenir en conclusion.
• 😀 Restez neutre sur les relations interpersonnelles, mais soyez constructif pour atteindre les objectifs de la réunion.

Q & A

Pourquoi l'accueil d'une réunion est-il si important ?

L'accueil est important car il donne le ton de la réunion. Il est essentiel de soigner ce moment pour instaurer une atmosphère positive et professionnelle. Cela inclut d'arriver à l'heure, être souriant, et se positionner confortablement.

Quel est le rôle de l'introduction dans une réunion ?

L'introduction permet de poser l'ambiance de la réunion. Elle comprend l'énonciation du cadre, des règles de conduite, et la désignation des responsables, comme ceux du temps et du compte-rendu.

Quels sont les éléments du cadre à définir dans l'introduction ?

Le cadre à définir inclut la durée de la réunion, les règles de parole, l'ordre du jour, et la désignation des responsables. Ces éléments servent à garantir une gestion efficace de la réunion.

Quels types de responsables sont mentionnés dans la vidéo et quel est leur rôle ?

Deux types de responsables sont mentionnés : un responsable du temps, qui veille à respecter les limites temporelles de chaque sujet, et un responsable du compte-rendu, qui prend des notes pendant la réunion.

Comment l'animateur doit-il gérer les interventions lors du cœur de la réunion ?

L'animateur doit faire respecter le cadre posé, s'assurer que la parole de chaque participant est respectée, et ramener la discussion sur le sujet si nécessaire. Il doit aussi garantir l'intégrité du compte-rendu.

Que faire si une personne monopolise la parole ?

L'animateur peut recadrer la personne, en utilisant des gestes ou des phrases simples comme 'j'ai l'impression qu'on s'égare'. Il doit rester courtois et neutre, surtout dans la première moitié de la réunion.

Quand peut-on être plus flexible dans l'animation de la réunion ?

L'animateur peut être plus flexible après la première moitié de la réunion, une fois que le cadre a été bien respecté. Cela permet de s'ajuster en fonction de l'évolution de la discussion.

Quel est l'objectif d'une réunion concernant le compte-rendu ?

L'objectif est de garantir que le compte-rendu reflète fidèlement les décisions prises. L'animateur doit vérifier les formulations des propositions avant de passer à la décision, et s'assurer que les participants sont d'accord avec le contenu du compte-rendu.

Pourquoi la clôture d'une réunion est-elle importante ?

La clôture est un moment clé pour permettre à chaque participant de donner son avis sur la réunion. Elle permet aussi de résumer les suites à donner et d'ouvrir la discussion pour un débriefing sans commentaires ni justifications de la part de l'animateur.

Quel est le rôle de l'animateur lors du débriefing à la fin de la réunion ?

Lors du débriefing, l'animateur doit permettre à chacun de s'exprimer sans ajouter de commentaire ni justification. Il peut prendre la parole à la fin pour partager ses propres impressions et discuter des perspectives ouvertes par la réunion.