How to organize an event

Summary

En este vlog, Adrià Muñoz comparte consejos útiles para organizar un evento de marketing. Primero, es fundamental definir el propósito del evento, como un lanzamiento o un evento para la prensa. Luego, se deben asignar tareas al equipo, elegir el lugar, negociar con proveedores y asegurarse de tener todos los recursos necesarios. Además, se recomienda crear una página de aterrizaje, contratar a los ponentes y notificar a los medios. No olvidar preparar materiales impresos y planificar para posibles imprevistos. Con estos pasos, seguro lograrás organizar un evento exitoso.

Takeaways

• 😀 Define el propósito del evento, ya sea un lanzamiento, evento para la prensa u otro.
• 😀 Diseña un programa detallado del evento y asigna tareas específicas a cada miembro del equipo.
• 😀 Realiza una búsqueda de lugares para elegir el adecuado para tu evento.
• 😀 Asegúrate de que el lugar elegido cuente con todos los servicios necesarios como catering, proyector, Wi-Fi, etc.
• 😀 Negocia con los proveedores para obtener lo que el lugar no puede ofrecerte.
• 😀 Crea una página de aterrizaje para compartir la información del evento y permitir la inscripción.
• 😀 Contrata a los ponentes clave para el evento y asegúrate de que sean adecuados para el público.
• 😀 Notifica a los medios de comunicación para que puedan difundir la información del evento.
• 😀 Envía la información necesaria a los asistentes inscritos, incluyendo horarios y ubicación.
• 😀 Prepara todo el material impreso, como banners, cuadernos, bolígrafos y merchandising.
• 😀 Si tienes patrocinadores, asegúrate de darles visibilidad, proyectando sus logos o imprimiéndolos en el material del evento.
• 😀 Ten un plan de acción para cualquier eventualidad durante el evento y considera contratar un seguro de responsabilidad.
• 😀 Confirma todos los detalles del evento y la asistencia de los participantes antes del gran día.

Q & A

¿Cuál es el primer paso que debes tomar antes de organizar un evento?

Antes de organizar cualquier evento, es esencial aclarar el propósito del mismo, como si será un evento de lanzamiento o un evento para la prensa.

¿Por qué es importante definir el objetivo del evento?

Definir el objetivo del evento es crucial porque guiará todas las decisiones sobre la planificación, el tipo de actividades y el enfoque que se dará al evento.

¿Qué tarea debes realizar en la etapa inicial de la planificación del evento?

Es importante diseñar un programa detallado que permita asignar tareas específicas a cada miembro del equipo.

¿Qué es lo que debes hacer al elegir la ubicación para tu evento?

Debes hacer un scouting para elegir el lugar adecuado y, una vez elegido, asegurarte de que el lugar tenga todo lo necesario, como catering, proyector y wifi.

¿Qué pasos debes seguir si el lugar elegido no proporciona todos los servicios necesarios?

Debes negociar con proveedores externos para conseguir los servicios que el lugar no puede ofrecer.

¿Cómo puedes facilitar la participación de los asistentes en tu evento?

Es útil diseñar una landing page con toda la información relevante sobre el evento, que también permita a los usuarios registrarse.

¿Qué acciones debes tomar para asegurarte de que los asistentes estén bien informados?

Debes enviar a los asistentes registrados la información relevante, como horarios, ubicaciones y detalles de las charlas del evento.

¿Qué materiales debes preparar antes del evento?

Debes preparar con antelación todos los materiales impresos necesarios, como banners, cuadernos, bolígrafos y merchandising.

¿Qué consideraciones debes tener si tienes patrocinadores en tu evento?

Debes asegurarte de darles visibilidad, como proyectar sus logotipos o imprimirlos en el material impreso del evento.

¿Qué debes hacer en caso de imprevistos durante el evento?

Es importante tener un plan de acción preparado para cualquier eventualidad que pueda surgir durante el evento. Además, contratar un seguro de responsabilidad civil puede ser útil.