TIME BLOCKING y TIME BOXING para ORGANIZAR mi AGENDA y mis TAREAS

Summary

En este video, Roberto, conocido como 'el productivista', nos enseña cómo organizar el día utilizando dos técnicas clave: el Time Blocking y el Time Boxing, mediante la aplicación Akiflow. A través del Time Blocking, divide su jornada en bloques dedicados a tareas específicas como la rutina matutina, el manejo del correo y tiempos de descanso. Por otro lado, el Time Boxing asigna tareas concretas dentro de esos bloques, lo que le permite ser más productivo. Roberto destaca cómo este enfoque le ha permitido gestionar su tiempo de manera más eficiente y flexible, mejorando así su productividad personal y profesional.

Takeaways

• 😀 La aplicación Akiflow permite integrar el calendario con tareas, facilitando la organización y seguimiento del tiempo de manera eficiente.
• 😀 El concepto de 'Time blocking' se refiere a asignar bloques de tiempo específicos para tareas o actividades durante el día, similar a un horario escolar.
• 😀 'Time boxing' es más específico, ya que asigna tareas concretas dentro de esos bloques de tiempo para garantizar que se trabajen objetivos específicos.
• 😀 El objetivo es organizar la semana en bloques de tiempo y asignar tareas según su duración, lo que permite visualizar de manera clara cómo se está utilizando el tiempo.
• 😀 Es fundamental tener una rutina diaria estructurada, como la rutina matutina, para comenzar el día de manera organizada y con hábitos saludables.
• 😀 Las rutinas se pueden programar en Akiflow para repetirse diariamente, como en el caso de la rutina de la mañana, lo que facilita la implementación de hábitos consistentes.
• 😀 La importancia de 'Inbox cero' radica en organizar y limpiar los correos y notificaciones, aunque es preferible hacer esta tarea en la tarde y no por la mañana.
• 😀 Los bloques de tiempo pueden adaptarse según las necesidades personales, como el tiempo de almuerzo o actividades familiares, permitiendo flexibilidad en el día a día.
• 😀 En el modelo de productividad, se busca asignar tareas en momentos del día para maximizar la eficiencia y la claridad sobre lo que se debe hacer.
• 😀 'Time boxing' es útil para asignar tareas con un tiempo determinado, ayudando a evitar la procrastinación y permitiendo que las actividades se hagan de manera más puntual y enfocada.

Q & A

¿Qué es el concepto de 'Time Blocking' y cómo lo utiliza Roberto?

El 'Time Blocking' es un método de organización que consiste en dividir el día en bloques de tiempo específicos dedicados a una actividad en particular. Roberto utiliza este concepto para asignar periodos del día a actividades generales, como estudiar inglés o almorzar, sin especificar tareas exactas dentro de esos bloques.

¿En qué se diferencia el 'Time Blocking' del 'Time Boxing'?

El 'Time Blocking' organiza el día en bloques de tiempo sin especificar tareas puntuales dentro de ellos, mientras que el 'Time Boxing' asigna tareas específicas a esos bloques de tiempo, determinando también la duración exacta de cada tarea.

¿Qué herramientas usa Roberto para organizar su calendario y tareas?

Roberto utiliza la aplicación Akiflow, que integra su calendario con sus tareas. Además, la sincroniza con otras aplicaciones como Todoist, ClickUp y Google Calendar.

¿Cómo estructuró Roberto su rutina diaria en Akiflow?

Roberto crea un evento para su rutina matutina, que incluye actividades como tomar café, meditar, leer y escuchar podcasts. Este evento se repite de lunes a viernes, y lo organiza como una especie de checklist dentro de su calendario.

¿Qué importancia le da Roberto a la motivación en su rutina?

Roberto destaca que su rutina matutina está diseñada para ayudarlo a despertar y conectarse con el día, motivándose con actividades que le son agradables como escuchar podcasts o leer, antes de comenzar con tareas más exigentes.

¿Qué problema identifica Roberto al realizar su 'Inbox Cero' por la mañana?

Roberto señala que realizar el 'Inbox Cero' en la mañana no es lo ideal, ya que le toma entre 45 y 50 minutos y a menudo le genera nuevas tareas para más tarde. Aunque lo hace por costumbre, está intentando mover esta tarea a la tarde para ser más productivo por la mañana.

¿Cómo organiza Roberto sus bloques de descanso durante el día?

Roberto asigna un bloque largo de tiempo para el almuerzo, dado que lo utiliza no solo para comer, sino también como un espacio de descanso mental, durante el cual se dedica a cocinar, lavar y descansar.

¿Qué tipo de actividades se incluyen en el tiempo que pasa con su hija?

Roberto dedica tiempo a su hija entre las 4 y 5 de la tarde, donde realizan actividades como conversar, tomar un snack y jugar. A veces, el horario varía dependiendo de actividades extracurriculares como ballet o robótica.

¿Qué ajustes realiza Roberto en su calendario según cambian sus actividades diarias?

Roberto ajusta su calendario dependiendo de su día, moviendo tareas según el tiempo disponible y las prioridades del momento. Por ejemplo, si su hija tiene actividades extracurriculares, mueve los bloques de tiempo para adaptarse a su horario.

¿Cómo maneja Roberto las tareas relacionadas con su marca personal y otros proyectos?

Roberto organiza tareas como la gestión de su marca personal y otros proyectos en bloques de tiempo específicos, generalmente en la tarde. Estas actividades se incluyen bajo el bloque de 'gestión y planificación del productivista', que se repite semanalmente.