Principio de procedencia

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18 Jul 202201:50

Summary

TLDREl principio de procedencia es un concepto fundamental en la teoría archivística que establece que los documentos generados por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. Este principio refleja la estructura orgánica de la entidad y su organización documental. La actividad de la organización documental comienza con la identificación de los orígenes de los documentos a través del principio de procedencia, es decir, determinar quién los produce o elabora. Esto es similar a las funciones de verificación y clasificación que realiza el funcionario de correspondencia al recibir la documentación, revisando el canal de entrada, la competencia, las firmas, las fechas y proponiendo su clasificación en comunicaciones oficiales o personales. Las comunicaciones oficiales son aquellas que se producen o se despachan en cumplimiento de los objetivos de la entidad, mientras que las comunicaciones personales son aquellas dirigidas al funcionario en su carácter particular y no generan un proceso de erradicación.

Takeaways

📜 El principio de procedencia es fundamental en la teoría archivística y establece que los documentos de una institución no deben mezclarse con los de otras.
🏛️ Este principio refleja la estructura orgánica de la entidad y su organización documental, mostrando cómo se conforman los expedientes.
🔍 La primera actividad en la organización documental es identificar los orígenes de los documentos mediante el principio de procedencia.
👥 Se determina quién produce o elabora los documentos, lo que es similar a las funciones de verificación y clasificación realizadas por el funcionario de correspondencia.
📧 El funcionario de correspondencia revisa la documentación recibida, verifica el canal de entrada, la competencia, las firmas, las fechas y clasifica las comunicaciones.
💼 Las comunicaciones oficiales son aquellas que se reciben a través de los canales establecidos por la entidad y están relacionadas con los objetivos misionales.
📬 Las comunicaciones personales son aquellas dirigidas al funcionario en su calidad particular y que llegan a la entidad porque se usó la dirección de trabajo como dirección de correspondencia.
🚫 El funcionario de correspondencia no inicia un proceso de erradicación para las comunicaciones personales.
🗂️ El archivo general de la nación define las comunicaciones oficiales en el artículo 2 del acuerdo 060 del 2001.
✅ La erradicación es el proceso de clasificación y eliminación de documentos que ya no son útiles para la entidad.
🔑 La comprensión del principio de procedencia es clave para el manejo adecuado y la preservación de la información documental de una institución.

Q & A

¿Qué es el principio de procedencia en la teoría archivística?
-El principio de procedencia es un principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
¿Cómo muestra el principio de procedencia la conformación de expedientes?
-El principio de procedencia muestra la conformación de expedientes a través de la estructura orgánica de la entidad y la organización documental.
¿Cuál es la primera actividad de la organización documental según el principio de procedencia?
-La primera actividad es identificar los orígenes del documento, es decir, quienes los producen o elaboran, utilizando el principio de procedencia.
¿Qué similitud existe entre la función del principio de procedencia y la del funcionario de correspondencia?
-Ambos realizan funciones de verificación y clasificación; el funcionario de correspondencia revisa el canal de entrada de la comunicación, hace una revisión de competencia y clasifica las comunicaciones en oficiales o personales.
¿Qué es la 'comunicación oficial' según el archivo general de la nación?
-Las comunicaciones oficiales son aquellas que entran, se producen o se despachan en cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad y ameritan en el proceso de erradicación.
¿Cómo define el archivo general de la nación las 'comunicaciones personales'?
-Las comunicaciones personales son aquellas dirigidas a título propio que llegan a la entidad porque el funcionario destinatario ha dado como dirección de correspondencia su lugar de trabajo.
¿Qué proceso no realiza el funcionario de correspondencia para las comunicaciones personales?
-El funcionario de correspondencia no genera un proceso de erradicación para las comunicaciones personales.
¿Cuál es el acuerdo que define las comunicaciones oficiales y personales en el archivo general de la nación?
-El acuerdo que las define es el Acuerdo 060 del año 2001.
¿Por qué las comunicaciones personales no requieren un proceso de erradicación?
-Las comunicaciones personales no requieren un proceso de erradicación porque están dirigidas a título propio y no están relacionadas con los objetivos misionales de la entidad.
¿Qué importancia tiene la clasificación de documentos según su procedencia?
-La clasificación de documentos según su procedencia es crucial para mantener la integridad y la autenticidad de los archivos, facilitando así la追溯 (traza) y la gestión eficiente de la información.
¿Cómo afecta el principio de procedencia la organización documental de una institución?
-El principio de procedencia afecta la organización documental de una institución al garantizar que los documentos relacionados con una misma fuente se mantenga juntamente, reflejando así la estructura orgánica y los procesos de trabajo de la entidad.
¿Qué implica la no mezcla de documentos de diferentes instituciones en términos de gestión de archivos?
-La no mezcla de documentos de diferentes instituciones implica una gestión de archivos más ordenada y una mejor preservación de la información, evitando confusiones y posibles pérdidas de datos cruciales para la entidad.

Outlines

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📄 Principio de Procedencia en Archivística

El primer párrafo aborda el concepto de 'Principio de Procedencia', un elemento fundamental en la teoría archivística. Este principio establece que los documentos generados por una institución y sus dependencias deben ser mantenidos separados de los documentos de otras instituciones. El texto también describe cómo este principio refleja la estructura orgánica y la organización documental de la entidad. Además, se menciona la importancia de identificar los orígenes de los documentos, es decir, quiénes son sus productores o elaboradores, lo cual es similar a las funciones de verificación y clasificación que realiza un funcionario de correspondencia al recibir documentos, revisando el canal de entrada, la competencia, las firmas, las fechas y proponiendo una clasificación. Se destaca la diferencia entre las comunicaciones oficiales, que cumplen objetivos misionales de la entidad y ameritan en el proceso de erradicación, y las comunicaciones personales, que son dirigidas al funcionario en su calidad particular y no generan un proceso de erradicación.

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Keywords

💡Principio de procedencia

El 'Principio de procedencia' es un concepto fundamental en la teoría archivística que establece que los documentos generados por una institución y sus dependencias deben mantenerse separados de los documentos de otras instituciones. Este principio es crucial para entender la estructura y la organización documental de una entidad. En el video, se menciona que el principio de procedencia muestra la conformación de expedientes y la estructura orgánica de la entidad, lo que indica su importancia en la organización documental.

💡Archivo General de la Nación

El 'Archivo General de la Nación' es la institución responsable de la conservación y organización de los documentos históricos y gubernamentales de un país. En el contexto del video, se refiere a la entidad que establece las normas y políticas para la gestión documental en la nación. Se menciona en relación con el principio de procedencia y cómo este se aplica en la organización de los archivos.

💡Organización documental

La 'Organización documental' se refiere a la estructura y el sistema que se utiliza para organizar, clasificar y almacenar documentos en una institución. Es una actividad clave en la gestión de documentos y es mencionada en el video como una de las funciones que se realiza a través del principio de procedencia. La organización documental permite una mejor identificación y acceso a los documentos.

💡Identificación de orígenes

La 'Identificación de orígenes' es el proceso de determinar quién ha producido o elaborado un documento. Este proceso es esencial para el principio de procedencia, como se destaca en el video. Identificar el origen de un documento ayuda a mantener la integridad y la autenticidad de la información, y es un paso fundamental en la organización documental.

💡Funcionario de correspondencia

El 'Funcionario de correspondencia' es el responsable de recibir y revisar la documentación entrante en una institución. En el video, se describe cómo este funcionario verifica el canal de entrada de la comunicación, realiza una revisión de competencia y clasifica los documentos. Este rol es crucial para asegurar que la documentación sea apropiada y relevante para la entidad.

💡Comunicaciones oficiales

Las 'Comunicaciones oficiales' son los documentos que entran, se producen o se despachan en cumplimiento de los objetivos misionales de una entidad. El video menciona que el archivo general de la nación las define en el acuerdo 060 del 2001. Estas comunicaciones son importantes porque ameritan en el proceso de erradicación y son parte integral de la gestión documental de la entidad.

💡Comunicaciones personales

Las 'Comunicaciones personales' son aquellos documentos o mensajes que son dirigidos a título propio y llegan a una entidad porque el destinatario ha proporcionado su lugar de trabajo como dirección de correspondencia. A diferencia de las comunicaciones oficiales, el video indica que el funcionario de correspondencia no genera un proceso de erradicación para este tipo de comunicaciones, lo que sugiere que se tratan de manera diferente en la gestión documental.

💡Revisión de competencia

La 'Revisión de competencia' es el proceso por el cual se evalúa si una comunicación o documento es relevante y dentro de las responsabilidades de una institución para ser procesado o archivado. En el video, se menciona que el funcionario de correspondencia realiza esta revisión, lo que es esencial para garantizar que la documentación sea apropiada para la entidad.

💡Clasificación de documentos

La 'Clasificación de documentos' es el proceso de organizar y categorizar documentos según su contenido, importancia y la forma en que se relacionan con los objetivos y funciones de una institución. El video destaca que el funcionario de correspondencia clasifica las comunicaciones oficiales, lo que es un paso crítico en la organización documental y en el mantenimiento de la eficiencia en la gestión de documentos.

💡Erradicación de documentos

La 'Erradicación de documentos' se refiere al proceso de eliminar o desechar documentos que ya no son necesarios o relevantes para una institución. En el video, se indica que este proceso se aplica a las comunicaciones oficiales, lo que implica que hay un enfoque selectivo en la conservación y el almacenamiento de la información documental.

💡Canales de comunicación

Los 'Canales de comunicación' son los métodos o rutas a través de los cuales se transmite la información dentro de una entidad. El video menciona que las comunicaciones oficiales entran a través de los canales dispuestos por la entidad, lo que sugiere que hay un sistema estructurado para la recepción y el procesamiento de la documentación.

Highlights

El principio de procedencia es un concepto fundamental de la teoría archivística.

Los documentos producidos por una institución no deben mezclarse con los de otras.

El principio de procedencia refleja la estructura orgánica de una entidad y su organización documental.

La primera actividad de la organización documental es identificar los orígenes de los documentos.

El funcionario de correspondencia revisa la documentación recibida y realiza una revisión de competencia.

Las comunicaciones oficiales son aquellas que entran, se producen o se despachan en cumplimiento de los objetivos misionales de la entidad.

Las comunicaciones personales son aquellas dirigidas a título propio y llegan a la entidad por dirección de correspondencia del funcionario.

El archivo general de la nación define las comunicaciones oficiales en el artículo 2 del acuerdo 060 del 2001.

El funcionario de correspondencia no genera un proceso de erradicación para las comunicaciones personales.

La teoría archivística se basa en mantener la integridad y la estructura de los documentos de una institución.

La organización documental es crucial para la gestión eficiente de los archivos.

La identificación de los orígenes de los documentos es esencial para su clasificación y manejo adecuado.

Las funciones de verificación y clasificación son responsabilidad del funcionario de correspondencia.

La revisión de competencia incluye la verificación del canal de entrada, firmas, fechas y clasificación de la comunicación.

Las comunicaciones que no cumplen con los objetivos misionales de la entidad no requieren de un proceso de erradicación.

El acuerdo 060 del 2001 establece los criterios para diferenciar las comunicaciones oficiales de las personales.

El manejo adecuado de las comunicaciones personales es importante para mantener la privacidad y la eficiencia en la gestión de los archivos.

La conformación de expedientes y la organización documental son aspectos clave en la teoría archivística.