Gestión documental, archivo y normatividad Introducción

Summary

Este componente formativo aborda la ciencia de los archivos, enseñando cómo manejar documentos y archivos para preservar la historia y evolución de los mismos. Se explora el proceso completo de gestión documental, desde la captura hasta la recuperación, y se destacan estrategias para su protección y almacenamiento. Además, se aborda la importancia de la planificación y regulación para una gestión documental óptima, asegurando el acceso y preservación de la información.

Takeaways

• 📚 La gestión documental es una ciencia que involucra el manejo de documentos y archivos para el aprendizaje histórico y su evolución.
• 🔍 Se profundiza en el proceso de gestión documental, que incluye captura, almacenamiento y recuperación de documentos.
• 📝 La elaboración de documentos requiere regulación, control y planeación para una gestión documental efectiva.
• 🏛️ Se presentan principios y estrategias para el manejo adecuado de documentos e información, asegurando su acceso y preservación.
• 🛠️ La optimización de archivos desde su origen implica aplicar estrategias de protección, almacenamiento y recuperación.
• 📈 Se analiza la estructuración de pasos para la gestión documental, incluyendo revisión, clasificación, eliminación y custodia de documentos.
• 📋 La planeación es fundamental y se basa en la implementación de protocolos, normas y objetivos para la producción, clasificación y almacenamiento de documentos.
• 📑 En la producción, se evalúan la creación, ingreso y distribución de documentos, considerando su importancia y funcionalidad.
• 🔍 Se analiza integralmente el documento y su influencia en los procesos de la organización, revisando trámites y acceso.
• 🗂️ La organización implica establecer orden y almacenamiento basados en el ciclo de vida del documento, incluyendo su valoración y tiempo de almacenamiento.
• 💾 Se implementan procedimientos tácticas y requisitos para la preservación a largo plazo de la información en el proceso de gestión documental y archivo.

Q & A

¿Qué es la ciencia de los archivos y qué conocimientos y métodos incluye?

La ciencia de los archivos es una agrupación de conocimientos y métodos para el manejo de los documentos y archivos, con el objetivo de preservar la información histórica y facilitar el aprendizaje sobre la historia y evolución de los documentos.

¿Cuál es el propósito de la gestión documental?

El propósito de la gestión documental es capturar, almacenar y recuperar documentos de manera eficiente, asegurando su acceso y preservación, y optimizar su manejo desde su origen hasta su conservación.

¿Qué estrategias se deben aplicar para una correcta conservación de los archivos?

Se deben aplicar estrategias que ayuden a proteger los archivos, su almacenamiento y su recuperación, garantizando así su preservación a largo plazo.

¿Qué se entiende por 'planeación' en el contexto de la gestión documental?

La 'planeación' en la gestión documental implica la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y objetivos empresariales que influyen en la implementación de protocolos, normas y objetivos para la gestión de los documentos.

¿Cuáles son los pasos clave en la producción de documentos en la gestión documental?

Los pasos clave incluyen evaluar la creación, ingreso y distribución de documentos, considerando su importancia y funcionalidad, así como revisar la creación, estructura y medios de tratamiento de los documentos.

¿Qué se debe analizar durante la ejecución de tecnologías y estrategias en la gestión documental?

Se debe analizar cómo el documento influye en los procesos de la organización, revisando los trámites en los que participa, su nivel de importancia y la calidad y viabilidad del acceso que debe tener.

¿Qué significa 'gestión y trámite' en el contexto de la gestión documental?

La 'gestión y trámite' se refiere a las operaciones técnicas de gestión documental, donde se establece la categoría, serie documental, valoración, tiempo de almacenamiento y departamento al que pertenece.

¿Cuál es el objetivo de la organización en la gestión documental?

El objetivo de la organización es establecer orden y almacenamiento basados en el ciclo de vida de los documentos, con el fin de preservar la información a largo plazo.

¿Qué se debe hacer durante el proceso de preservación a largo plazo de los archivos?

Durante el proceso de preservación a largo plazo, se implementan los medios y formas para la conservación de la información, asegurando su disponibilidad y accesibilidad futura.

¿Cómo se define la vigencia de un documento en la gestión documental?

La vigencia de un documento se define por su relevancia y utilidad en el tiempo, y se debe eliminar de la gestión documental una vez que ha perdido su vigencia.

¿Qué tipo de archivos se deben custodiar y cómo se define su custodia?

Se deben custodiar los archivos que tienen valor y relevancia para la organización. La custodia se define por cómo se van a mantener, proteger y acceder a esos documentos a lo largo del tiempo.