Información Documentada

Virtual Training Lteam

27 Apr 201604:53

Summary

TLDREl curso virtual de Lteam Gestión de la Información Documentada se enfoca en la creación, control y integridad de la información para mejorar la eficiencia y la gestión de riesgos en una organización. Se explica el ciclo documental, la importancia de la documentación y los principios de homogeneidad, extensión, consenso y equilibrio. Se destaca que los documentos deben responder a preguntas clave sobre actividades y procesos, y se menciona la norma ISO 9001, que establece criterios para el control de la información y la evidencia de conformidad en auditorías.

Takeaways

📚 La gestión de la información es fundamental para la creación, control e integridad de la información de una organización.
🔍 El ciclo documental es el punto de partida para la gestión de información, definiendo criterios de creación y control de documentos.
📈 Identificar la información y tipos de documentos necesarios es esencial para planificar la estructura documental.
🖥 Es importante considerar el soporte de los documentos, ya sea físico o digital.
📝 La documentación debe ser homogénea, extensa, consensuada y equilibrada.
🔑 La creación de documentos sigue un proceso que incluye identificación, creación, aprobación, uso y control.
📋 Los documentos deben responder a preguntas clave sobre actividades para garantizar claridad y comprensión.
📊 La documentación puede utilizar diferentes metodologías, como cursogramas, flujogramas o pictogramas.
🔗 La ISO 9001 establece requisitos para el control de la información, incluyendo identificación, almacenamiento, preservación y acceso.
🛡️ La organización debe mantener y proteger la información documentada para demostrar conformidad y mejorar el sistema de gestión.

Q & A

¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de la información documentada?
-El objetivo principal es la creación, control e integridad de la información de una organización, lo que permite la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de riesgos y la continuidad del mismo.
¿Qué es el ciclo documental y cómo inicia la gestión de la información?
-El ciclo documental es el proceso por el cual un equipo de trabajo define los criterios de creación y control de los documentos según las necesidades de los procesos y recursos de la organización. La gestión de la información inicia con este ciclo.
¿Qué se debe identificar para planificar la estructura documental?
-Se debe identificar la información, los tipos de documentos requeridos y el medio de soporte que los contiene, ya sea físico o digital.
¿Cuáles son los principios a tener en cuenta al elaborar la documentación?
-Los principios a tener en cuenta son Homogeneidad, Extensión, Consenso y Equilibrio.
¿Cómo se inicia la elaboración de un documento según el guion?
-La elaboración de un documento inicia con la identificación de la necesidad, sigue con su creación, aprobación, uso y termina en la definición de los criterios de disponibilidad y control del mismo.
¿Qué métodos se pueden utilizar para elaborar documentos?
-Los documentos pueden elaborarse utilizando métodos como cursogramas, flujogramas, pictogramas, entre otros.
¿Cuáles son las preguntas clave que deben responder los documentos que describen el desarrollo de actividades?
-Los documentos deben responder a las preguntas de qué se hace, por qué lo hace, quién lo hace, cuándo lo hace, dónde lo hace y cómo se hace.
¿Qué es lo que la documentación no debería ser según el curso?
-La documentación no debería ser un fin en sí misma, sino que debería ser una actividad que aporte valor al sistema de gestión de calidad.
¿Cuáles son las nueve condiciones que el control de la información debe garantizar según la ISO 9001?
-Las nueve condiciones son: identificación, almacenamiento, preservación, acceso, recuperación, distribución, retención, disposición y control de cambios.
¿Qué información documentada debe mantener una organización según la ISO 9001?
-La información documentada que debe mantener una organización incluye el alcance del sistema, la operación de los procesos, la política y objetivos de calidad, y la información requerida para la eficacia del sistema, el control de la producción y provisión del servicio.
¿Cómo la ISO 9001 trata la información documentada de origen externo?
-La ISO 9001 establece que la información documentada de origen externo que la organización determine como necesaria debe ser identificada y controlada según sea apropiado.
¿Qué papel juega la documentación en las auditorías según el guion?
-La documentación juega un papel básico en las auditorías, proporcionando los criterios para llevar a cabo su ejecución y las evidencias para la demostración de la conformidad y mejora del sistema de gestión.

Outlines

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📚 Introducción a la Gestión de la Información Documentada

El curso virtual de Gestión de la Información Documentada se enfoca en la creación, control e integridad de la información de una organización, lo cual es esencial para la eficiencia, rendición de cuentas, gestión de riesgos y continuidad. El ciclo documental es el punto de partida, donde se definen criterios de creación y control de documentos según las necesidades de los procesos y recursos de la organización. Se destaca la importancia de la documentación y se mencionan siete razones principales para su elaboración, siguiendo principios como homogeneidad, extensión, consenso y equilibrio. El proceso de documentación comienza con la identificación de la necesidad, sigue con la creación, aprobación, uso y termina con la definición de criterios de disponibilidad y control. Los documentos deben responder a preguntas clave sobre las actividades que describen, como quién, qué, por qué, cuándo, dónde y cómo. Además, se menciona la importancia de la documentación en el control de la información según los requisitos ISO 9001, que garantizan condiciones como identificación, almacenamiento, preservación, acceso, recuperación, distribución, retención, disposición y control de cambios.

Mindmap

Keywords

💡Gestión de la información documentada

La gestión de la información documentada es el proceso de creación, control y mantenimiento de la información dentro de una organización, asegurando su integridad y disponibilidad. Es fundamental para la eficiencia, la rendición de cuentas, la gestión de riesgos y la continuidad de la organización. En el guion, se menciona que este proceso comienza con el ciclo documental, donde se definen los criterios de creación y control de los documentos según las necesidades de los procesos y recursos de la organización.

💡Ciclo documental

El ciclo documental es la secuencia de actividades que incluyen la creación, aprobación, uso, almacenamiento y eliminación de documentos. Es crucial para la gestión de la información documentada y se menciona en el guion como el punto de partida para definir los criterios de creación y control de los documentos, adaptándose a las necesidades de los procesos y recursos de la organización.

💡Homogeneidad

La homogeneidad en el contexto de la documentación se refiere a la uniformidad y consistencia en el estilo, formato y contenido de los documentos, lo que facilita la comprensión y la utilización de la información. En el guion, se destaca como uno de los principios a seguir al elaborar documentos, asegurando que la información sea coherente y estédarizada a lo largo de la organización.

💡Extensión

La extensión en la documentación hace referencia a la cantidad de información que se debe incluir en un documento para que sea suficiente y útil. Es uno de los principios mencionados en el guion, indicando que la documentación debe ser lo suficientemente detallada como para ser comprensible y útil sin ser excesivamente extensa o redundante.

💡Consenso

El consenso en la documentación implica que todos los interesados en un documento deben estar de acuerdo con su contenido y propósito. Se menciona en el guion como un principio clave en la elaboración de documentos, asegurando que la información refleje un acuerdo común y sea aceptada por todos los involucrados.

💡Equilibrio

El equilibrio en la documentación se refiere a la capacidad de proporcionar una cantidad adecuada de detalles y contexto sin sobrecargar al lector o perder la esencia del mensaje. Es otro de los principios que se destacan en el guion, sugiriendo que la documentación debe ser equilibrada en términos de profundidad y alcance.

💡ISO 9001

La ISO 9001 es un estándar internacional para la gestión de la calidad que establece requisitos para la creación y mantenimiento de un sistema de gestión de calidad efectivo. En el guion, se menciona que este estándar requiere que las organizaciones controlen la información de acuerdo con nueve condiciones, lo que incluye la identificación, almacenamiento, preservación, acceso, recuperación, distribución, retención, disposición y control de cambios.

💡Control de la información

El control de la información implica garantizar que la información sea identificada, almacenada, preservada, accesible, recuperable, distribuible, retenida, y sujeta a control de cambios de manera efectiva. En el guion, se describe cómo estos controles son esenciales para la gestión de la información documentada y se relacionan con los requisitos establecidos por la ISO 9001.

💡Auditorías internas

Las auditorías internas son evaluaciones sistemáticas realizadas por una organización para verificar si sus procesos y procedimientos cumplen con los estándares y requisitos establecidos. En el guion, se menciona un ejemplo de un documento que describe el procedimiento para la realización de auditorías internas, destacando la importancia de la documentación en este proceso.

💡Conformidad

La conformidad se refiere a la capacidad de una organización para cumplir con los requisitos establecidos por normas, estándares o políticas. En el contexto del guion, la conformidad es un objetivo clave de la gestión de la información documentada, y la documentación misma sirve como evidencia de dicha conformidad, permitiendo a la organización demostrar que sus sistemas y procesos cumplen con los estándares de calidad.

💡Mejora del sistema de gestión

La mejora del sistema de gestión es el proceso continuo de identificar y aplicar mejoras en los procesos y prácticas de una organización para aumentar su eficiencia y efectividad. El guion destaca la importancia de la documentación en este proceso, ya que proporciona una base para evaluar el rendimiento actual, identificar áreas de mejora y demostrar la implementación de cambios para mejorar el sistema de gestión.

Highlights

El objetivo de la gestión de la información es la creación, control e integridad de la información de una organización.

La gestión de la información es fundamental para la eficiencia, rendición de cuentas, gestión de riesgos y continuidad del negocio.

El ciclo documental es el inicio de la gestión de la información, donde se definen los criterios de creación y control de documentos.

Para planificar la estructura documental, es necesario identificar la información y los tipos de documentos requeridos.

Los documentos pueden ser soportados en medios físicos o digitales.

Existen siete razones principales para la elaboración de la documentación.

La documentación debe atender a los principios de homogeneidad, extensión, consenso y equilibrio.

El proceso de documentación inicia con la identificación de la necesidad y termina con la definición de criterios de disponibilidad y control.

Las metodologías de documentación incluyen cursogramas, flujogramas, pictogramas, entre otros.

Los documentos deben responder a preguntas clave sobre el desarrollo de actividades.

La documentación no es un fin en sí misma, sino una actividad que aporta valor al sistema de gestión de calidad.

El control de la información debe garantizar 9 condiciones según los requisitos ISO 9001.

Las organizaciones deben mantener información documentada relacionada con el alcance del sistema, operación de procesos, política y objetivos de calidad.

La ISO 9001 establece que la información documentada debe protegerse contra modificaciones no intencionadas.

La información documentada de origen externo debe ser identificada y controlada.

La documentación es esencial en las auditorías, proporcionando criterios y evidencias para la conformidad y mejora del sistema de gestión.

La frase clave para resaltar es: 'Documenta para gestionar'.