Administración de las Compras 3 - Proceso de compras primera parte
Summary
TLDREn este vídeo, se explica el proceso de compras en empresas, con énfasis en las pequeñas. Se discuten los primeros cuatro pasos: el recibo de requisición de compra, el análisis de fuentes de abastecimiento, el análisis de cotizaciones y la colocación de órdenes de compra. Se enfatiza la importancia de la formalidad en las cotizaciones y órdenes de compra, y se sugiere incluir información detallada y condiciones específicas para garantizar transparencia y responsabilidad en cada paso.
Takeaways
- 😀 El proceso de compras comienza con el recibo de requisición de compra, que es una solicitud interna de compra específica.
- 🔍 Se debe incluir información básica como la cantidad, disponibilidad y detalles del producto o servicio solicitado en la requisición.
- 🏢 Los videos están enfocados en pequeñas empresas, pero los conceptos son aplicables a cualquier organización, independientemente de su tamaño.
- 📋 Es importante incluir detalles adicionales como el inventario actual y características especiales del artículo en la orden de compra.
- 🛒 Sugerir posibles proveedores en la requisición puede ser útil, especialmente cuando los compradores no son expertos en el artículo solicitado.
- 🔎 El análisis de fuentes de abastecimiento es crucial y requiere una base de datos de proveedores aprobados.
- 📊 Se deben solicitar múltiples cotizaciones para garantizar transparencia y comparabilidad en el proceso de selección de proveedores.
- ✅ Las cotizaciones deben ser formales y detalladas, incluyendo precios, términos de crédito, fechas de embarque y detalles de entrega.
- 🔄 La reciprocidad es importante; se debe considerar la historia de entrega y confiabilidad de los proveedores en el pasado.
- 📑 La colocación de órdenes de compra externas es un paso crítico y debe ser tratada con la misma seriedad que un contrato.
- 📝 La orden de compra debe contener información precisa y detallada, y el departamento de compras es responsable de su contenido y cumplimiento.
Q & A
¿Qué es un recibo de requisición de compra y qué información se debe incluir en él?
-Un recibo de requisición de compra es una solicitud interna de compra que se hace al departamento de compras. Debe incluir la información específica del producto o servicio, la cantidad de unidades, la fecha en que deben estar disponibles y el nombre del solicitante o departamento.
¿Por qué es importante tener una estructura detallada en las empresas pequeñas para el proceso de compras?
-Aunque los videos están enfocados en empresas pequeñas, cualquier organización, independientemente de su tamaño, puede beneficiarse de una estructura detallada para el proceso de compras, ya que ayuda a mantener la transparencia y la eficiencia en las operaciones de compra.
¿Qué información adicional se puede incluir en una orden de compra para justificar la necesidad de un producto?
-Se puede incluir el inventario actual del producto, características detalladas o especiales del artículo solicitado, posibles proveedores y datos de la última compra para justificar la necesidad de adquirir más unidades.
¿Qué es una base de datos de proveedores aprobados y por qué es esencial para el departamento de compras?
-Una base de datos de proveedores aprobados es una lista de proveedores que han sido calificados y aprobados por la empresa. Es esencial para el departamento de compras porque permite seleccionar proveedores confiables y garantizar la calidad y la entrega de los productos o servicios.
¿Cuál es la importancia de solicitar múltiples cotizaciones en el proceso de compras?
-Solicitar múltiples cotizaciones ayuda a mantener una competencia justa entre proveedores, lo que puede resultar en mejores precios y condiciones de compra. También promueve la transparencia y evita la dependencia excesiva de un solo proveedor.
¿Por qué es crucial que las cotizaciones de proveedores sean formales y no informales a través de redes sociales?
-Las cotizaciones formales proporcionan un registro escrito de los términos y condiciones acordados, lo que es fundamental para evitar malentendidos y para tener una base documental sólida en caso de conflictos o discrepancias en el futuro.
¿Qué se debe revisar en una cotización formal de un proveedor antes de proceder con la orden de compra?
-Se debe revisar el precio, el tiempo de crédito, los tipos de descuentos aplicables, las fechas de embarque, el proceso de entrega, la solvencia del proveedor y cualquier otro factor que pueda ser relevante para la empresa.
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra interna y una orden de compra externa?
-Una orden de compra interna es el documento que inicia el proceso de compras dentro de la empresa, mientras que una orden de compra externa es el documento que se envía a los proveedores para confirmar la compra de productos o servicios.
¿Qué elementos mínimos debe contener una orden de compra formal para ser considerada como un contrato obligatorio?
-Una orden de compra formal debe contener un número de orden consecutivo, la descripción del artículo o servicio solicitado, el precio acordado, la cantidad, las condiciones de pago, y las instrucciones de entrega, incluyendo la fecha esperada de entrega.
¿Por qué es importante que el departamento de compras asuma la responsabilidad de la información en la orden de compra?
-El departamento de compras es responsable de toda la información en la orden de compra porque esta información es crucial para la ejecución correcta de la compra y para garantizar que se cumplan los términos y condiciones acordados con el proveedor.
Outlines
🛒 Proceso de Compras y Requisición Interna
En este primer vídeo se aborda el proceso de compras, específicamente los primeros cuatro pasos. Se comienza con el recibo de requisición de compra, que son solicitudes internas que se hacen al departamento de compras. Estas solicitudes deben incluir detalles específicos como la cantidad de productos o servicios, la disponibilidad y el nombre del solicitante. Además, se sugiere incluir información adicional como el inventario actual, características detalladas del artículo y posibles proveedores. Este enfoque ayuda a las empresas, especialmente las pequeñas, a estructurar mejor sus procesos de compra y a justificar las decisiones de compra.
🔍 Análisis de Fuentes de Abastecimiento y Cotizaciones
El siguiente paso es el análisis de las fuentes de abastecimiento, es decir, la selección de proveedores. Se requiere de una base de datos de proveedores aprobados y se debe considerar la cantidad de cotizaciones necesarias para asegurar una selección justa y abierta. Es fundamental que las cotizaciones sean formales y detalladas, incluyendo precios, plazos de entrega, términos de crédito y condiciones de servicio. Se enfatiza la importancia de la transparencia y la formalidad en el proceso de selección de proveedores, evitando métodos informales como cotizaciones a través de redes sociales.
📑 Colocación de Órdenes de Compra y Consideraciones
Después del análisis de cotizaciones, se procede a la colocación de órdenes de compra, distinguiendo entre órdenes internas y externas. Se hace hincapié en la importancia de que las órdenes de compra sean formales y detalladas, actuando como un contrato entre la empresa y el proveedor. Se debe incluir información como el número de orden, descripción del artículo, precio acordado, condiciones de pago e instrucciones de entrega. El responsable de compras debe validar y ser responsable de la información contenida en la orden de compra, asegurando así la formalidad y la responsabilidad en el proceso de compra.
Mindmap
Keywords
💡proceso de compras
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💡órden de compra
💡análisis de fuentes de abastecimiento
💡cotización
💡proveedores
💡transparencia
💡recursos humanos
💡formalidad
💡responsabilidad
Highlights
El proceso de compras se discute en detalle, abordando desde el inicio hasta consideraciones importantes.
El primer vídeo se centra en los primeros cuatro pasos del proceso de compras.
El recibo de requisición de compra es una solicitud interna que desencadena el proceso de compras.
La información básica requerida en una requisición incluye detalles específicos y la persona o departamento solicitante.
Las empresas pequeñas pueden beneficiarse de estructuras básicas en el proceso de compras.
Es importante incluir el inventario actual y características detalladas del artículo en la requisición.
Se sugiere incluir posibles proveedores y datos de la última compra en la requisición.
El análisis de las fuentes de abastecimiento es crucial y requiere una base de datos de proveedores aprobados.
Se debe estimar el número de cotizaciones para justificar la selección de proveedores.
El análisis de cotizaciones debe ser formal y no se debe confiar en métodos informales como WhatsApp o Facebook.
Las cotizaciones formales deben incluir precios, términos de crédito, descuentos y fechas de embarque.
Es fundamental revisar la solvencia y capacidad de entrega del proveedor.
La reciprocidad es clave, considerando a los proveedores que han demostrado confiabilidad y ayuda en el pasado.
Se deben evaluar factores como servicio adicional y otros aspectos que interesen a la empresa.
La colocación de orden de compra es un paso crucial y debe ser tratada como un contrato.
Las órdenes de compra externas a los proveedores y internas dentro de la empresa deben ser formales.
El responsable de compras debe validar la información en la orden de compra y asumir responsabilidad.
Una orden de compra formal debe incluir número de orden, descripción del artículo, precio, condiciones de pago e instrucciones de entrega.
Se enfatiza la importancia de formalidad en el proceso de compras para evitar problemas futuros.
Se invita a los espectadores a analizar estos pasos y a compartir el vídeo con interesados.
Transcripts
en esta ocasión vamos a hablar sobre el
proceso de compras
en general vamos a hablar de todo el
proceso y de consideraciones importantes
pero aquí en este primer vídeo solamente
vamos a ver los primeros cuatro pasos
vamonos directamente con el primero de
ellos el recibo de requisición es de
compra a qué nos referimos con este
recibo de requisición es básicamente son
aquellas solicitudes internas de compra
que se hacen al departamento del mismo
nombre aquí la información básica que tú
debes de requerir si es que tú lo estás
viendo desde el punto de vista de
compras es que es lo que necesita la
persona que está haciendo el
requerimiento de una manera específica
cuántas unidades cuando deben estar los
productos artículos o servicios
disponible y el nombre de la persona o
mínimo el departamento que está haciendo
la requisición recuerda que estos vídeos
están más enfocados a empresas pequeñas
que a lo mejor no tienen una estructura
muy detallada pero no importa realmente
cual sea el tamaño de tu organización
estos elementos básicos te pueden ayudar
en caso de que necesites darle un
apretada de tuercas a tu departamento
otra información que podría ser
importante y aquí ya depende del nivel
la estructura que tenga tu empresa es
que a veces en las órdenes de compra se
puede poner el inventario actual de ese
producto que se va a requerir por
ejemplo tal vez vaya a solicitar motores
y en mi empresa es necesario que yo
ponga cuantos motores existen
actualmente en el inventario y eso me
ayuda a justificar el por qué estoy
pidiendo x cantidad más puedo también
poner características todavía más
detalladas o especiales del artículo que
estoy solicitando posibles proveedores y
datos inclusive de la última compra esta
parte de posibles proveedores ayuda
muchísimo cuando los compradores no son
expertos en aquellos artículos que se
les están solicitando es por ello que no
tiene nada de malo que se sugieran
proveedores
bueno una vez que yo realizó la
recepción de las requisiciones de
compras que le vamos a llamar órdenes de
compra internas pues el siguiente paso
es el análisis de las fuentes de
abastecimiento y básicamente aquí nos
estamos refiriendo a los proveedores
para esto yo como departamento de
compras necesito tener una base de datos
de proveedores aprobados igual no
importa el tamaño de tu empresa si es
muy pequeña pues es una lista que debe
de estar aprobada por el dueño o
director general si ya es una empresa
con más estructura pues tal vez el jefe
de compras o el gerente o director de
materiales es quien debe de aprobar esta
lista solo los proveedores calificados
pueden aplicar cuando se requiere hacer
una requisición de compra para ellos se
debe de estimar el número de
cotizaciones que tú como departamento
vas a solicitar para poder justificar
que no te vas exclusivamente con un
proveedor sino que estás manejando una
opción abierta que dos o más proveedores
pueden ofrecerte el servicio y aquel que
reúna las mejores características es el
que va a ser escogido así en manejar
muchísima más transparencia en el
departamento
y es muy importante que tú contemplen
para la hora que estás escogiendo los
proveedores el precio y el tiempo de
entrega tu puedes seleccionar más
variables de acuerdo a aquello que para
tu empresa o para tu proceso sea muy
importante lo que estamos mostrando aquí
es lo mínimo que consideramos necesario
que contemplen
ya hiciste el análisis de proveedores y
lo siguiente que vas a hacer es el
análisis de las cotizaciones que te
envían esos proveedores algo muy
importante es esas cotizaciones deben de
ser formales me ha tocado ver en muchas
organizaciones que a veces cotizan ahora
que está de moda el whatsapp se cotizan
por whatsapp o se cotiza por facebook y
eso la realidad habla de un proceso muy
informal y se puede prestar a malas
interpretaciones
las cotizaciones siempre tienen que ser
formales si a tu proveedor le da flojera
hacer una cotización formal yo pienso
que debe de contemplar muy seriamente si
debe de seguir siendo proveedor de tu
empresa pero lo que tienes que revisar
son los precios que te está dando cuánto
tiempo de crédito el tipo de descuentos
pueden aplicar fechas de embarque y eso
aplica también a cuándo se compromete a
que llegaría el material cómo sería el
proceso de entrega cual es la solvencia
del proveedor muchas veces un proveedor
te puede cotizar una entrega muy grande
de material muy costosa y la realidad es
que ese proveedor no tiene las
instalaciones ni tiene la
infraestructura para poder
ese pedido y se tiene que apoyar con un
tercero y esto lo único que hace es
ponerte en riesgo a ti te da un precio
según ellos preferencial para que
aceptes comprarles y la realidad es que
solamente te están metiendo en un
problema porque ellos van a acudir a un
tercero y te pueden poner en un riesgo
muy alto de que no te entreguen lo que
pides en el tiempo o en la forma que lo
está solicitando la parte de la
reciprocidad y esto tiene que ver que le
vas a comprar aquellos proveedores que
ya te han demostrado que son confiables
y que te han ayudado en el pasado eso
sería lo mejor el servicio adicional que
te ofrecen si hay un servicio por ventas
sería muy bueno y cualquier otro factor
que te interesa estos son los mínimos
que te recomendamos que debes de evaluar
una vez que haces el análisis de
cotizaciones
lo que vas a hacer es la colocación de
orden de compra y aquí vale la pena
hacer una pequeña pausa para que vea la
diferencia entre estas órdenes de compra
que están en rojo o en tinto y las
primeras requisiciones de compra que te
están llegando en realidad a ambas se
les llaman órdenes de compra pero una
pueden son órdenes de compra internas
que es lo que dispara el proceso lo que
está en color azul y las otras son las
órdenes de compra externas que tú les
vas a hacer a los proveedores nuevamente
si tus proveedores son formales y ya
tienen cierta estructura debes de
enviarles y ellos te van a pedir que les
envíes una orden de compra de tu empresa
hacia ellos tú de la misma manera tienes
que mostrar esa formalidad y por eso
tienes que generar una orden de compra
interna para que todas las personas
dentro de tu empresa te hagan
requisiciones de compra habiendo
explicado esta diferencia pues la
colocación de grandes de compra hacer
tus proveedores recuerda que hacia ellos
se debe de considerar como si fuera un
contrato y este contrato es obligatorio
si el proveedor acepta las condiciones
que tú estás poniendo en la orden de
compra por eso
ahora de que desarrolles el formato que
es totalmente abierto no hay un formato
específico debes de considerar que lo
que pongas allí el proveedor si lo
acepta lo tiene que cumplir por eso
también tienes que tomar en cuenta que
compras el responsable de toda la
información que está en ese documento no
es cuestión de producción no es cuestión
de recursos humanos o de cualquier otro
departamento si tú envía la orden de
compra es responsable eres tú y eso es
importantísimo que te quede claro ya que
tienes que validar la información que
está ahí y como mínimo para que se
reconsidere un documento formal debe de
contener un número de orden tiene que
tener un número de orden consecutivo y
si está foliada mucho mejor firma de los
responsables llámese jefe de compras
comprador el gerente de área dependiendo
la estructura de la empresa la
descripción del artículo el servicio que
se pide el precio acordado de acuerdo a
la cotización muchas veces puedes enviar
la orden de compra impresa con la
cotización anexa que te dio el proveedor
para que se vea que por eso estás
poniendo ese precio qué cantidad
obviamente está solicitando las
condiciones de pago
y dejar claro a otros proveedores cómo
les vas a pagar y las instrucciones de
entrega obviamente esto incluye la fecha
en la que tú estás esperando que te
entreguen el material y esto te estás
basando obviamente en la información que
te envió el proveedor en la cotización
es por ello que es muy importante que tu
proceso lo formalice es no aceptar
cotizaciones a través de redes sociales
porque es mucho más difícil cuando
existe algún problema tratar de buscar
esa información y demostrarle al
proveedor que ellos se comprometieron de
una manera formal si tú pides una
cotización formal la puedes enviar junto
con tu orden de compra y así te evitas
muchísimos problemas bien hasta aquí es
la primera parte te lo dejo para que
puedas analizar estos primeros pasos que
vimos si te gustó el video por favor
dale me gusta compártelo con aquellas
personas que crees que les puede
interesar como siempre te agradezco el
tiempo que le dedicaste a ver este vídeo
y nos vemos en la parte número dos hasta
luego
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