【ノート術】マルチタスク苦手な方必見!仕事の効率を上げるタスク整理ノートテクニック【手帳術】
Summary
TLDRこのビデオでは、「ズボラノート術」と題して、忙しい人やスケジュール管理が苦手な人向けの効率的なタスク管理方法を紹介しています。特に、仕事の優先順位を決めるテクニックとして、十字を使った独自の分類法を提案。この方法では、タスクを緊急度と重要度で分類し、日々のスケジュール管理に役立つ具体的なノートの取り方を解説。料理の準備プロセスを例にとり、タスク管理の細分化と効率化の重要性を強調しています。最後には、デジタルツールよりもアナログのノートを推奨し、実践的なアドバイスを提供しています。
Takeaways
- 😀 本日のテーマは「ズボラノート術」として、スケジュール管理やタスク管理を改善するためのポイントを紹介。
- 📝 ズボラノート術では、複雑なノート取りよりも、重要なポイントを簡潔にまとめることを推奨。
- 🔍 タスクの仕分けと優先順位の決め方に焦点を当て、効率的なスケジュール管理を目指す。
- 📅 仕事の優先順位を決めるために、十字線を使った「時間管理マトリックス」のテクニックを利用。
- ⏰ 優先順位の決定には、仕事の重要度と緊急度を基準に4つの領域に分類する方法を紹介。
- 📊 自分の仕事を「今日しなければならないもの」と「今日しなくても良いもの」、「頼まれた仕事」と「自分で決めた仕事」に分けて考える。
- 🍛 カレーライス作りを例に、タスクの細分化と順序決めの重要性を説明。
- ✍️ ノートの書き方では、上段に十字線を引き、下段にタイムスケジュールとタスク管理ブロックを設けるフォーマットを提案。
- 🔄 タスクの可視化と整理を通じて、日々の仕事の効率を上げるための具体的なステップを提供。
- 🚀 「ズボラノート術」を実践することで、スケジュール管理やタスク管理のスキルを上達させることが可能。
Q & A
ズボラノート術企画とは何ですか?
-ズボラノート術企画は、複雑な手法を避け、ポイントだけを抑えたノート術のことです。スケジュール管理が苦手な人や、短期・中期・長期の計画を立てるのが難しい人向けの方法です。
ズボラノート術の目的は何ですか?
-ズボラノート術の目的は、仕事の生産性と効率を上げることにあります。特に、タスクの仕分けと優先順位付けにフォーカスしています。
仕事の優先順位を決める上での一般的な4領域とは何ですか?
-一般的な4領域には、重要度と緊急度を基準にした、重要かつ緊急、重要だが緊急ではない、緊急だが重要ではない、そして重要でも緊急でもないタスクの分類が含まれます。
ズボラノート術で用いるタスクの分類方法は?
-ズボラノート術では、タスクを「今日しなければならない仕事」と「今日しなくても良い仕事」、「頼まれた仕事」と「頼まれていない仕事」の軸で分類します。
ズボラノート術における時間管理のマトリックスとは?
-時間管理のマトリックスは、緊急度と重要度の軸でタスクを分類する一般的な方法ですが、ズボラノート術では、この概念をより実践的に適用しやすくするために、日常業務に即した新しい分類法を提案しています。
ズボラノート術でのタスク管理における重要なステップは?
-タスクの細分化、優先順位の明確化、そしてタスクにかかる時間の把握が重要なステップです。これにより、効率的にタスクを処理できるようになります。
なぜズボラノート術はアナログノートを推奨していますか?
-ズボラノート術では、具体的な書き方やタスクの可視化を通じて、より直感的かつ柔軟にタスク管理が行えるようにするため、アナログノートの使用を推奨しています。
ズボラノート術を用いることの最終目的は何ですか?
-ズボラノート術を用いる最終目的は、日々のタスクを効率的に管理し、生産性を向上させることにあります。これにより、仕事の進行において、優先すべきことに集中できるようになります。
ズボラノート術での時間割り当ての考え方は?
-ズボラノート術では、1日の中でのタスク実行の時間割り当てを重視し、実行可能なスケジュール計画を立てることに焦点を当てています。
ズボラノート術における「タスクの優先順位決め」の重要性は?
-タスクの優先順位を正しく決めることは、限られた時間の中で最も重要な仕事に集中し、効率良くタスクを処理するために極めて重要です。ズボラノート術ではこのプロセスを簡素化し、より取り組みやすくしています。
Outlines
📝ズボラノート術とタスクの仕訳優先順位
本動画では、スケジュール管理やタスク管理が苦手な人向けに、「ズボラノート術」を紹介しています。この方法は、複雑なノート術を避け、要点だけを抑えたスケジュール管理の技術です。具体的には、タスクの仕分けと優先順位の決定に焦点を当て、仕事の生産性と効率を上げるための十字の技を用いた優先順位決めテクニックを解説しています。また、仕事を4つの領域に分ける一般的な方法からさらに分かりやすく噛み砕いたノートの書き方も紹介し、最後までの視聴を推奨しています。
🗂時間管理マトリックスと具体的な書き方
第二段落では、時間管理マトリックスの原理を基にした具体的なノートの書き方を解説しています。このマトリックスは、緊急度と重要度の基準でタスクを分類する方法ですが、人によって基準が異なるため使いづらさを感じる人も多いと指摘します。そこで、より実践的で分かりやすいノート術を提案し、フォーマットの説明から、タスクの分類、時間スケジュールへの落とし込み方までを詳細に説明しています。アナログな作業を推奨し、デジタルツールよりも実際に紙のノートを使う方法を勧めています。
📊タスク管理と日々のスケジュール調整
最後の段落では、タスク管理と日々のスケジュール調整についてさらに深く掘り下げています。具体的には、どのタスクをいつ、どのように処理すべきかを示す方法を紹介し、固定化されたタスクとその間の隙間時間の活用法に焦点を当てています。また、タスクの細分化と優先順位付けの重要性を強調し、自分のキャパシティを超えた仕事の処理方法についてアドバイスを提供しています。最後に、ズボラノート術を利用することで、多忙な日々の中でも効率的にタスクを管理し、仕事の生産性を向上させることができると結論づけています。
Mindmap
Keywords
💡ズボラノート術
💡タスクの仕訳優先順位
💡時間管理のマトリックス
💡タスクの細分化
💡作業数の把握
💡優先順位の決定
💡タイムスケジュール
💡チェックボックス
💡アナログ作業
💡仕事の生産性
💡マルチタスク
Highlights
お仕事お疲れ様です。今日はズボラノート術企画をご紹介します。
ズボラノート術は、複雑なノート取りを避け、ポイントだけを抑える方法です。
スケジュール管理の改善に焦点を当て、タスクの仕訳優先順位決めが重要です。
仕事の生産性と効率をアップさせる十字を使った優先順位決めテクニックを紹介。
仕事の4領域を簡単に理解できるように説明します。
優先順位の決め方、タスクの記述の明確化、タスクの細分化、作業数の把握を解説。
カレーライスの例を使って、タスク管理の重要性を説明。
仕事の優先順位決めが難しい理由と、それを乗り越える方法。
時間管理のマトリックス技を用いた、より効率的なノート術を提案。
緊急度と重要度を軸にしたタスクの分類方法。
実践的なノートのフォーマットとその使い方。
具体的なタスク管理とスケジュール管理の方法。
アナログ作業の推奨とデジタルツールの使用方法について。
タスクを視覚化し、優先順位を決める具体的なステップ。
マルチタスクが苦手な方へのアドバイスとして、タスクの整理と計画の立て方を紹介。
Transcripts
本日もお仕事お疲れ様ですザお父さんの
秘密基地のケですさて本日はズボラノート
術企画でございますズボラノート術企画と
いうのはもややこしいことはもうええから
要点だけを教えてくれという方とかあとは
まスケジュール管理が元々苦手だからなん
とか改善したいけれども複数のノート術と
かそそう中期長期短期みたいないろんな
考え方をまだまだこう合わせて考えるのが
苦手な方えそんな人たちに向けてポイント
だけを抑えているノート術それがズボラ
ノート術でございます今日はスケジュール
管理の中でもとてもとても大事になって
くるタスクの仕訳優先純度ぎめですねここ
にフォーカスした内容となっておりますと
いうわけで本日の企画はこちらあなたの
仕事の生産性と率をアップさせる十字を
使った仕事の優先順位決めテクニックと
いうことで今日は一般的な仕事の4領域と
言われているところからもう1段階
噛み砕いて分かりやすくしたような考え方
ノートの書き方解説していきますので是非
最後までご視聴くださいそれでは行ってみ
ましょうそれでは本日のテーマ仕事の優先
順位についてなんですが昨日のですね
ライブ配信でちょっと話していたんです
けれどもスケジュール管理タスク管理を
スキルアップ上達させていくには複数のま
視点というか考え方が大事になってきます
今日今言った仕事の優先順位をちゃんと
決めましょう2つ目記述をちゃんと明確に
しましょうそして3つ目タスクの細分化を
しましょうそして4つ目1つ1つにかかっ
てくる作業数の把握をしましょうまざっ
こんな感じですねこういう言い方をすると
なんとなくまだイメージしづらいかもしれ
ませんがま僕がよく例えで出すカレー
ライスです例えば今日の晩御飯カレー
ライス2クロとなった場合カレーライスと
例えばサラダともしかしたら腹身漬け
みたいにいくつか準備するものがあった
場合てもちろん作っていく段階でどれから
最初に作っていこうかなえどういった順番
で料理をしていけば最終的に同時に冷める
ことなくま家族に晩御飯が提供できるかな
というのを主婦の方とかえ晩御飯作られる
方というのは逆算しるはずなんですよね
野菜を炒める時もそうですね火が通り
づらい例えばニンジンを最初にま炒めた方
が効率がいいとかありますよねこんな風に
カレーライスを作ろうというま1つの
テーマがあってもそれに付随するような
タスクま料理の工程をしっかり明確にして
おかないといけないし料理していく順番も
分かっていないといけないしそれぞれに何
分ぐらい大体かかるのかなって把握して
おかないと今日の6時半に晩御飯を
食べようと決めていてそこの時間設定が
甘かったら後になってしまうケースもあっ
たりしますま例えばま普段晩御飯作られる
のがお父様かお母様か分かりませんが
やっぱりこう経験踏んでいくとどんどん
この料理のこの準備するスピードとか
買い物のスピードとか完成までのスピード
が効率よく上がっていくのってこれ仕事も
全く同じま家事ってやっぱり家の仕事に
なってくるので全く同じなんですよねまな
ので最初に言ったみたいにいかにこう行動
を細分化したり何分かかるのかとかどれ
から手をつけたらいいのかという把握と
いうのがめちゃめちゃ大事になってくる
わけですで今日はその中でも仕事の優先
順位決めという話これは本当にえ重要で
ただめちゃめちゃ難しい仕事をしていると
上司とか周りから頼まれる仕事も増えるし
立場が上がってくるとマルチタスクをし
ないといけないので自分がやろうと思って
いる仕事以外にもかなり多い仕事を
抱え込むことになりますだからこそどれ
から最初手をつけていけばいいのかを把握
しておかないと生産性も効率も下がって
ミスが出るわけで一般的には仕事の優先
順位気味をしていく1つの有名なやり方と
してま時間管理のマトリックスという技が
あります僕の動画でも頻繁に登場する技で
十字線を書いて重要度の高い低い緊急度の
高い低いこの軸で4つの仕訳をしていく
やり方ですね重要度も高くて緊急度も高い
ものはめちゃめちゃ大事だよ逆に重要度も
低くて緊急度も低いものは逆に後でもいい
よみたいなまそういった考え方で自分が今
抱え込んでいる仕事はどの領域にあるのか
明確にしてえこなしていくというのがこの
マトリックスですただこれめっちゃ有名な
んですけどもめちゃめちゃやりづらいなん
でかと言うと緊急度の高い低い重要度の
高い低いの基準ラインが人によっても
異なるし会社によっても異なるし自分の
立場とかその時の状況によって異なります
よねなのですごく使い勝手はいいものの
いまいこれが使いづらい使いこなせてい
ない方が多いんですねなので今日は時間
管理のマトリックスの原理を使っていき
ますが考え方を変えることによってより
明確に自分の今抱え込んでる内容を把握
できるようなえノート術となっております
それでは今から具体的な考え方書き方解説
していきます
それでは実践本日もお好きなノートを準備
してくださいメモ帳ではちょっと厳しいの
で一般的な英語サイズとかキャンパス
ノートみたいなまノートを使って
いただければやりやすいかなと思います
これはちょっとデジタルではやりづらいの
でアナログ作業をお勧めしますまずは
フォーマットはこのような感じです上段と
エ段で大きくブロックが分かれています
上段にはもうおなじみの十字線があって
下段は大きく2つのブロックに分かれてい
ます左側がタイムスケジュールのブロック
そして右下はチェックボックスが並んで
いるタスク管理のブロックですねえこの3
つのブロックを使っていきながら仕事の
優先順位を明確に今はしていきますでは
やり方ステップ1上段からさあもう文字と
して書いているんですけれども本来の時間
管理のマトリックスというのはですね緊急
度の高い低い重要度の高低いの軸で判断し
ていくんですがこれ冒頭でもお話しした
ようにちょっとややこしいですなのでえ
まだまだ慣れていない方苦手な方はこう
考えてください縦軸は今日しないといけ
ない仕事が上そして下は今日しなくても
いい仕事は下ね強する市内ですねこれで上
と下分けますそして横線の軸左川の軸は
頼まれた仕事右側の仕事は頼まれていない
仕事になりますまず第1領域というのは
今日しないといけないししかも誰かに頼ま
れている仕事である第2領域は今日しない
といけないけれども自分で決めているま
締め切り系ですね第3領域というのは頼ま
れてる仕事ではあるけど今日しなくていい
仕事第4領域というのは生まれていない
自分で決めている仕事でかつ今しなくても
いい仕事というようなイメージになってき
ますなのでもう想像つくかと思いますが
今日しないといけないというのは期日が
今日確定しているので基本的には第1領域
と第2領域というのを手をつけないといけ
ない仕事になってきますまずは皆さん自分
の仕事で今抱え込んでいるような仕事
マルチタスク苦手な方はいろんなタスク
持ってると思いますがこれを一体これどこ
のブロックに入るのかを書いていきますで
まペンで書いてもいいですしグッドノート
とかアプリ使われるのであれば投げ縄
ツールでの移動も簡単でノートを僕みたい
に使いたい方はちょっとちっちゃいこう
いう風なやつねこれめちゃくちゃ
ちっちゃくて分かりづらいかな細い小さい
付箋を使っていけば書き出した後に移動が
簡単なのでお勧めしていますえそういった
ツールを使っていきながら自分の領域確認
してってくださいまずはここまでやって
いき
ましょうでは続いての動きです本来はです
ねよく僕第4領域とかでま期日がなくて
かつ自分で決めている仕事の中にヒントが
あるみたいなことよく言っているんです
けども今日はそれ置いておきますあくまで
も今日はズボラト術スケジュール管理
タスク管理が苦手毎日ドタバタしている方
に今日何をしないといけないのかを明確に
していくので4領域とかの魅力については
置いておきますえフォーカスすべき内容は
第1と第2です今日やらないといけない
ことをきっちりと順序よくやっていかない
といけないわけですねそれをするには左下
のブロックが超重要になってきます1時間
ごとに縦のバーチカル時間管理をして
いただきますま要はよく手帳で出てくる
こちらフォーマットですねここにまず自分
の今日の予定を書いてください症例あっ
たり会議があったり店舗のヘルプががあっ
たりアポがあったり人それぞれかと思い
ますがここに予定を書いてくださいそう
するとえ先日の動画でもお話したかな固定
化されているタスクが書いてあり多分隙間
時間はブランクで今表示されているかと
思います要はこのブラングの時間をいかに
使いながら今日やらないといけない仕事を
こなしていくかそこをチェックしないと
いけません左下は今状況の把握ですね
イメージで言うと買い出しする前に冷蔵庫
をガラガラっと開けて今どれぐらいの材料
が揃っていてどれぐらいのスペースがある
のかなっていう感覚に近いかな1日の自分
のキャパを把握するようなイメージになっ
てきますそして右下のブロック何書いて
いくのかと言うと第1領域と第2領域に出
てきたタスクの書き出しをもう1回して
欲しいんですけれども例えばねうん社長に
メールを変身するみたいにも瞬間的に
終わるようなタスクって中にはあるんです
もう1分のワとかこの辺りはね別に
書き写す必要がありませんえ忘れずに
しっかりとこなせばオッケーなんです
けれどもま約30分とか1時間以上とか
それぐらいかかってくるワイドのタスクは
もう1度ここに書き直しましょう第1領域
第2領域からある程度ボリューム感がある
タスクを右下に書き出していきますそして
書き出す時優先順位を決めながら書き出す
の難しいのでイメージで言うと先に第1
領域を書い下のパートに第2領域の方が
いいかもしれませんすると上の方は頼まれ
て今日やらんといけない仕事みたいに1発
で状況が分かりますねはい書き出した後
右側に縦線引いてますのでこの縦線の横に
30分60分90分みたいに自分がそれ1
個1個にかかる作業コースを書いていき
ますこれで完成ですはいあとは右側今
書き出したスケジュールタスクをチェック
しな
左側に書いたスケジュールチェックして要
はこのブラングタイム何時にそのタスクを
やっていくのかを決めるやったらタスクを
消しこむという作業をしていきますこう
すると自分の今頭の中心の中にある目に
見えないタスクをまずはしっかりと仕分け
することができてかつ今日やらないといけ
ないようなことにフォーカスして取り組む
ことができますマルチタスクが苦手な方と
いうのはやはり仕事をして振ってくる仕事
を何でもかんでもその場でこす3番目とか
第4番目に入っている仕事を12に振って
しまってる時があるんですね僕のスタッフ
とかもそうですあれやっててくれへんと
オーダーした後にすぐやろうとするんです
ねもうちょっとちょっと待ちと期日聞いた
方がいいよ別にこれ来週でもいいからねっ
てことって結構仕事では多いんですね自分
が今パンパンだなキャパオーバーしてるな
とにかく仕事増えて何からやったらいいの
かが分からないと思っている方は今自分が
食材どれぐらい持ち運んでいるのか冷蔵庫
の中に保管しているのかが分かっていない
状態なので一旦このような4両域に全て
出し切ってしまって再度1日の行動計画に
落とし込むのがおすめですそういった意味
では重要度緊急度の高い低いではなく今し
ないといけないのか今しなくていいのか
もしくは頼まれている仕事なのか頼まれて
いない仕事なのかこの十字線4領域で
考えるとスムーズに仕事こなしていけるか
と思い
ますはいというわけで今日はズボラノート
術ということで仕事のま優先順位決め4両
域のお話でしたいかがでしたでしょうかま
後半にも言っていますが1と2だけをやっ
ていればオッケーてわけではないんですね
3番目4番目の方が大事なケースもあっ
たりしますただこの辺りってやっぱりやら
ないといけないことをまずできるように
なってからじゃないと手出すことができ
ない領域ですのでまいつもドタバタされて
いる方とか仕事料いろんな複数ブランド見
ないといけないからそこがトラブルが続い
ていてうまいこと仕事推進できない方は
今日のやり方を試しながら1度整理をして
みてくださいというわけで本日もご視聴
いただきありがとうございましたよければ
チャンネル登録よろしくお願いいたし
ます
H
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