3 Steps to Amazing Emails: How to Email Clearly and Concisely

Summary

このビデオスクリプトでは、効率的でアクションを促すメールの書き方に関する3つのステッププロセスを紹介しています。まず、メインポイントを示す一文を最初の段落に配置し、次に具体的なアクションを促すコール・トゥ・アクションを提供し、最後にメールの内容を予測させる2つのパートからなる件名を作成することが推奨されています。これにより、読者がすぐに必要な情報を把握し、効率的にコミュニケーションを行うことができます。

Takeaways

• 📧 メールは私たちのコミュニケーションの重要な手段であり、効率化することは時間管理に役立ちます。
• 🔍 メールを書く際には、3つのステップのプロセスに従うことで、効果的に伝える情報を整理できます。
• 📚 最初のステップは、メールの主題を一文で明確にすることです。これは、読者に必要な情報を伝えるのに役立ちます。
• 📝 メインポイントを伝える際には、5つのW（誰、何、いつ、どこ、なぜ）を用いて、情報を包括的に伝えます。
• 👀 メインポイントはメールの最初の段落に配置し、読者に直ちに理解してもらえるようにします。
• 🏃‍♂️ 第二ステップは、明確なアクションコールを含めることです。これは、読者に何をすべきか、いつまでにすべきかを明確に指示するものです。
• 🔗 アクションコールには、具体的な指示やリンクを含め、読者がどのように行動すべきかを明示します。
• 📚 第三ステップは、二部構成の件名を書くことで、メールの内容を予測させるものです。
• 📌 件名の最初の部分は、メールの主題を示し、二番目の部分はアクションコールを示します。
• 📈 このプロセスに従うことで、読者からの返答がより迅速で、質問が少なくなることが期待できます。
• 👍 効果的なメールの書き方についてのフィードバックや意見をコメントで共有し、次のビデオの内容を決めましょう。

Q & A

メールを効率的にする3つのステップは何ですか？

メールを効率的にする3つのステップは、まずメインポイントを示す強い文を書くこと、次に実際に行動を促すコール・トゥ・アクションを含めること、そしてメールの内容を予測させる2つのパートの件名を書くことです。

メインポイントの文を書く際に重要なポイントは何ですか？

メインポイントの文は、読者に伝える必要がある情報を含め、誰が何をいつどこでなぜ行ったのかを明確に示す必要があります。5つのW（誰、何、いつ、どこ、なぜ）を用いて情報を整理すると良いでしょう。

コール・トゥ・アクションとは何で、どのような形で提供されるべきですか？

コール・トゥ・アクションは、読者に具体的な行動を促す文であり、何をいつどこでどのように行うかを明確に指示する必要があります。例えば、「木曜日の終わりまでに修正案を提出してください」という具体的な要求を含めます。

2つのパートの件名とはどのようなものですか？

2つのパートの件名は、メールのメインポイントとコール・トゥ・アクションの両方を予測させるために使われます。最初のパートはメインポイントを参照し、コロンを置いた後、2つ目のパートはコール・トゥ・アクションを参照します。

メールのメインポイントを示す文を最初の段落に置く理由は何ですか？

最初の段落にメインポイントを置くことで、読者はすぐにメールの目的を理解し、必要な情報を迅速に把握できます。これにより、読者が情報を探す時間を節約し、メールの内容をより理解しやすくなります。

メールのコール・トゥ・アクションを明確にすることがなぜ重要ですか？

コール・トゥ・アクションを明確にすることで、読者は何をすべきか、いつまでに行動を起こすべきかを理解しやすくなり、メールの目的を達成する可能性が高くなります。また、誤解や質問の多い返答を回避することもできます。

メールの件名をどのようにして効果的に使用することができますか？

メールの件名は、メールの内容を予測させるために使用されます。メインポイントとコール・トゥ・アクションを両方含む2つのパートの構造で件名を作成することで、読者はメールを開く前にすでにメールの内容を理解し始めることができます。

メールの効率を高めるために、どのような具体的な例を提供されていますか？

メールの効率を高めるために、新しいクラスの提供に関するメールの例が提供されています。メインポイントは「私たちは先月に私たちの仮想コースの提供を更新しました」であり、コール・トゥ・アクションは「下周初めに以下のリンクを使ってこれらの新しいクラスに登録できます」です。

メールの内容を予測させることの利点は何ですか？

メールの内容を予測させることで、読者はメールを開く前にすでにメールの目的を理解し始めることができます。これにより、読者はメールの内容に適応し、必要な行動をより迅速かつ正確に行うことができます。

メールの効果を高めるために、どのような追加のアドバイスがありますか？

メールの効果を高めるために、読者に明確な指示を与えること、具体的な行動を促すこと、そして読者が期待する行動を予測させることで、メールの目的を達成しやすくなります。また、読者からの質問を減らすためには、メールの内容を明確にし、必要な情報を全て提供することが重要です。