CORRESPONDENCIA

Summary

En este video, Guy, el guía de gestión documental, nos presenta el proceso de recepción y despacho de documentos. Se destaca la importancia de verificar el contenido y la información de la comunicación, así como el uso de sistemas manuales o electrónicos para su radicación. El script ilustra cómo los mensajeros o patinadores recolectan, verifican y reparten documentos, asegurando su correcta entrega y seguimiento. El objetivo es garantizar una gestión eficiente y controlada de la correspondencia en una organización.

Takeaways

• 📄 A la hora de tramitar un documento, es importante verificar el contenido de la información recibida.
• 📝 La comunicación de los documentos puede radicarse de forma manual o electrónica.
• 💾 Los datos de la comunicación se ingresan en una base de datos.
• 📂 Las comunicaciones se clasifican por dependencias para su distribución.
• 📬 Los mensajeros o patinadores recogen las comunicaciones de las dependencias y las llevan a la oficina de despacho.
• 🔄 Se verifica la información de las comunicaciones comparando la recibida con la respuesta.
• 📑 Se sacan dos copias de la comunicación radicada: una para la oficina de despacho y otra para la dependencia productora.
• 📇 El consecutivo se utiliza como control de las comunicaciones.
• 📈 Se ingresa la información de las comunicaciones en la base de datos y se entrega al mensajero.
• 🚚 El mensajero dirige las comunicaciones a su destino final, dejando constancia y relación de las comunicaciones entregadas.

Q & A

¿Cuál es el tema principal del video?

El tema principal del video es el recibo y despacho de documentos.

¿Qué se debe hacer una vez recibido un documento?

Una vez recibido el documento, se debe verificar el contenido de la información.

¿Qué se hace después de revisar la comunicación de un documento?

Después de revisar la comunicación de un documento, se procede a radicarlo, lo cual puede hacerse de forma manual o electrónica.

¿Cómo se ingresan los datos de la comunicación en el sistema?

Se ingresan los datos de la comunicación en una base de datos, utilizando un formato específico.

¿Cuál es la función de los clasificadores en este proceso?

Los clasificadores cumplen la función de separar las comunicaciones por dependencias para ser repartidas posteriormente por los patinadores o mensajeros.

¿Qué hace el mensajero o patinador en el proceso de despacho de correspondencia?

El mensajero o patinador recoge la correspondencia producida en las dependencias y la lleva a la oficina de despacho de correspondencia.

¿Qué se verifica en la oficina de despacho de correspondencia?

Se verifica la información de las comunicaciones comparando la comunicación recibida con la respuesta.

¿Cuántas copias se sacan de la comunicación radicada y qué se hace con ellas?

Se sacan dos copias: una se deja en la oficina de despacho de correspondencia para crear el consecutivo y la otra se envía a la dependencia productora.

¿Qué se hace cuando se ingresa la información de las comunicaciones en la base de datos?

Se entrega al mensajero o patinador las comunicaciones, diligenciando el formato de entrega de correspondencia y dejando constancia de las comunicaciones entregadas.

¿Cuál es el paso final del mensajero o patinador en este proceso?

El paso final del mensajero o patinador es dirigir las comunicaciones a su destino.

¿Qué invita el presentador a los espectadores a hacer al final del video?

El presentador invita a los espectadores a continuar con el recorrido virtual y los ve en el siguiente video.