Organización formal e informal
Summary
TLDRThe video script discusses the dual nature of organizational structures, highlighting the formal structure with clear roles and procedures set by management to achieve business goals, and the informal structure that emerges from interpersonal relationships and complements the formal setup. It emphasizes the importance of effective communication, workflow, and control within these structures and the impact of formalization on corporate culture. The script also addresses the potential issues arising from ineffective organizational structures and the risks of informal networks, such as gossip and rumors, which can lead to serious problems if not managed properly.
Takeaways
- 🏢 Formal Organization: Refers to the structured hierarchy and job positions within a company, defined by top management to achieve business objectives and subject to rules and procedures.
- 🤝 Informal Organization: Comprises the unstructured relationships and interactions among members that complement the formal organization, not appearing on the org chart but playing a crucial role in achieving goals effectively.
- 📋 Assignment of Responsibility: In a formal organization, each individual is assigned specific responsibilities and the necessary authority to perform their tasks.
- 🔄 Complementary Nature: The informal organization complements the formal one, helping to bridge gaps and improve efficiency and effectiveness where formal structures may fall short.
- 🗣️ Communication Flows: Depend on the development of processes and the communication guidelines set by top management, varying between centralized and decentralized organizations.
- 🔄 Work Flow: Relates to a systemic vision where internal and external stakeholders, suppliers, and customers are considered for effective decision-making.
- 🛠️ Control Mechanisms: Essential for establishing whether objectives are being met and for making necessary adjustments or initiating new activities to steer the organization back on track.
- 🔢 Levels of Authority: Determined by management, affecting the degree of centralization or decentralization within the company, which in turn influences the organizational structure.
- 📚 Strategic Organizational Structure: A well-planned and strategically designed structure helps a company function effectively and efficiently, while an ineffective one can lead to significant problems.
- 👔 Formalization: The degree to which procedures, rules, and guidelines are established and followed, affecting the company's culture and operations, such as work schedules, breaks, and conduct codes.
- 🌐 Informal Relationships: Based on social networks and personal interactions rather than hierarchical positions, which can lead to positive or negative outcomes like camaraderie or gossip.
- 🚫 Potential Risks of Informality: If informal organization becomes too influential, it can cause serious problems for the company, such as misinformation and reduced productivity.
- 📢 Importance of Clear Communication: Informal organizations often emerge due to poor communication or lack of clear, objective information, which can lead to rumors and gossip if not properly managed.
Q & A
What is the difference between a formal and an informal organization?
-A formal organization is structured with defined roles, responsibilities, and a hierarchy as per the company's procedures, while an informal organization consists of relationships and interactions among members that are not part of the official structure.
How does a formal organization function within a company?
-A formal organization is built by management to achieve company goals, following rules, systems, and procedures. Each person is assigned specific responsibilities and the necessary authority to perform their tasks.
What role does an informal organization play within a company?
-An informal organization complements the formal structure, helping to achieve objectives effectively and efficiently through personal relationships and interactions that are not part of the official hierarchy.
How can the communication flow within a company be affected by its organizational structure?
-Communication flow depends on the company's processes and management directives. Centralized organizations where top management makes decisions will have different communication flows than decentralized organizations where middle management can make decisions.
What are the potential negative impacts of an ineffective organizational structure?
-An ineffective organizational structure can lead to significant problems such as loss of profits, employee turnover, lack of retention, and a decrease in productivity.
How does the level of formalization in an organization affect its culture and operations?
-Formalization determines the procedures, rules, and guidelines of a company, influencing its culture and operations, such as how employees register their attendance, their breaks, computer usage, and the dress code.
What is the relationship between the formal and informal organizations in terms of communication channels?
-Informal organizations can affect the communication channels within a company, and it's important to structure these channels to avoid confusion that may arise from informal relationships.
How can personal attitudes, prejudices, and preferences influence informal organizational relationships?
-Personal factors can determine human relationships within an informal organization, affecting where individuals find their place based on these factors, which can lead to favoritism or conflicts.
What are the origins of informal organizations within a company?
-Informal organizations often emerge by default due to poor communication, unclear policies, or procedures, leading people to interact and form relationships outside of the formal structure.
How can rumors and gossip become a problem in an informal organization?
-Rumors and gossip can become a problem when there is a lack of clear, objective information, leading people to believe in unverified stories due to inadequate communication.
What is the impact of a strong informal organization on a company?
-A strong informal organization can seriously affect a company if it influences decision-making or workplace dynamics negatively, potentially leading to serious problems.
Outlines
🏢 Organizational Structure Dynamics
This paragraph discusses the dual nature of organizational structures, both formal and informal. The formal organization is characterized by a structured hierarchy, clear job positions, and defined functions, governed by management to achieve corporate goals. It operates within established rules and procedures, with each individual assigned specific responsibilities and authority. Conversely, the informal organization, not depicted in the organizational chart, complements the formal structure through internal relationships among members. This paragraph also touches on the impact of leadership on team dynamics and the importance of communication flows, work processes, and control mechanisms within the organization. It emphasizes the need for a strategic and well-planned organizational structure to ensure effectiveness and efficiency, while also acknowledging the potential issues arising from an ineffective structure, such as loss of profits and employee turnover.
🌐 Informal Organization and Its Influence
The second paragraph delves into the informal aspects of an organization, which are not based on hierarchical relationships but rather on social networks and personal interactions among employees. It highlights how informal relationships can affect the organization positively or negatively, with the potential for gossip and rumors when not properly managed. The paragraph also discusses the emergence of informal organizations due to poor communication or unclear policies. It underscores the importance of structuring communication channels to avoid confusion and the role of personal attitudes and preferences in shaping human relationships within the company. The summary concludes by noting the serious problems that can arise if informal structures become too influential, potentially leading to misinformation and a negative impact on the organization's overall health.
Mindmap
Keywords
💡Formal Organization
💡Informal Organization
💡Communication Flows
💡Work Flow
💡Control
💡Authority Levels
💡Formalization
💡Organizational Culture
💡Informal Relationships
💡Gossip and Rumors
💡Organizational Structure
Highlights
Formal organization is structured with a clear hierarchy and defined roles and responsibilities established by top management.
Informal organization consists of internal relationships and social interactions that complement the formal structure.
Formal organization follows rules, systems, and procedures to achieve company objectives efficiently.
Each person in a formal organization is assigned specific responsibilities and authority to perform tasks.
Informal organizations emerge from personal relationships and can influence the company's effectiveness.
Communication flows vary in organizations based on their centralization or decentralization.
Centralized organizations have decision-making concentrated at the top, whereas decentralized ones distribute decision-making authority.
Organizational structures should be strategically planned to ensure effectiveness and efficiency.
Ineffective structures can lead to issues like loss of benefits, employee turnover, and decreased productivity.
Formal organizations implement a degree of formalization, defining procedures, rules, and guidelines.
Formalization includes aspects like employee registration, break times, and use of company resources.
Informal organizations are based on social networks and relationships within the company.
Strong informal organizations can positively or negatively impact the formal organization.
Properly structured communication channels help avoid confusion caused by informal relationships.
Informal organizations can lead to issues like gossip and rumors if not well-managed.
Transcripts
ahora
dentro de toda organización vamos a ver
qué va a existir una organización formal
que es la que está estructurada el
organigrama los diferentes niveles de la
empresa y la organización informal que
es todo aquello que se mueve
internamente las relaciones entre sus
miembros etcétera
cuando hablamos de organización formal
se refiere entonces a la estructura de
puestos de trabajo y posiciones con
funciones y relaciones claramente
definidas según lo establecido en los
procedimientos por la alta gerencia
este tipo de organización está
construida por la gerencia para cumplir
los objetivos de la empresa y está
sujeta a reglas sistemas y
procedimientos
a cada persona se le asigna cierta
responsabilidad por el desempeño de la
tarea dada y se le otorga la cantidad
necesaria de autoridad para llevarla a
cabo
pero por otro lado convive la
organziación informal que no aparece en
el organigrama y complementa la
organización formal para el logro del
objetivo de manera efectiva y eficiente
que encontramos una organización
individuo personas sus orígenes sus
intereses
que su interés es por un lado
estar desarrollado en función de
donde vienen y que buscan pero también
por las interrelaciones que se producen
dentro de la empresa los equipos de
trabajo que pudiesen ser efectivos o no
en función de un líder que desarrolla
las actividades
el desarrollada estos equipos los vamos
a llamar formales cuando se desarrollan
en función de una estructura de la
organización por ejemplo el equipo de
ventas el equipo de logística el equipo
de la contabilidad y los equipos
informales que son aquellos que se
forman por las relaciones entre los
diferentes miembros de la organización
pero también dentro de la organización
vamos a encontrar diversos flujos en
primer lugar los flujos de comunicación
va a depender de cómo se desarrollen los
diferentes procesos incluso cómo son las
directrices de la alta gerencia en
función a la comunicación si estamos
hablando de una empresa muy centralizada
por ejemplo donde solo la alta gerencia
toma decisiones no va a ser lo mismo que
una organización descentralizada donde
cada una de las gerencias medias
puede tomar las decisiones el flujo de
trabajo en función de una visión
sistémica donde van a ver proveedores y
clientes internos de esa información
que es necesaria para que la empresa se
maneje
y que pueda desarrollar todos aquellos
aspectos que puedan
conllevar la toma de decisiones
apropiadas en función de ese medio
ambiente dónde se está desarrollando y
en la búsqueda de cumplir los objetivos
el control que debe existir para
establecer si se están cumpliendo o no
los objetivos que se están buscando y si
hay que hacer algún pequeño desvío
o nueva actividad en función de llevar a
la organización nuevamente hacia ese
cumplimiento que se está buscando y los
niveles de autoridad que plantea la
gerencia la organización en función de
la descentralización o centralización de
la empresa
la organización formal cuenta con una
estructura claramente definida
de diferentes niveles altos medios
operativos administrativos con unas
políticas y normativas claras conocidas
por sus integrantes
de allí que entonces cada quien debería
estar cumpliendo su función
en función de todo lo que le ha sido
asignado
una estructura organizativa estratégica
y cuidadosamente planificada ayuda a que
la empresa funcione de manera efectiva y
eficiente
pero por otro lado una estructura
inefectiva puede causar problemas
importantes para la empresa tales como
pérdida de beneficios
rotación o falta de retención de los
empleados y la pérdida de productividad
además las estructuras organizativas
implementan ciento grado de
formalización la formalización en el
elemento que determinan los
procedimientos reglas y pautas de la
empresa según lo adoptado por la
gerencia esa estructura que hemos
hablado previamente y que va y que debe
ser clara y conocida por todos sus
integrantes
la formalización también determina los
aspectos de la cultura de la empresa
como si los empleados tienen que
registrarse al ingresar y salir de la
oficina cuántos descansos pueden tomar
los trabajadores cuánto tiempo puede
durar esos descansos como y cuando los
empleados pueden usar las computadoras
de la empresa cómo trabajan los
colaboradores el código d
vestirte vestirse el código de conducta
todas esas cosas van a dirigir a la
organización a cumplir una norma
que le dan ese criterio formal del cual
estamos hablando
contrariamente a una organización formal
una informal no depende de las
relaciones de rango per se
incluso las funciones de las personas no
definen su posición dentro de la
organización
está basada en las redes son relaciones
sociales que existen entre los miembros
de la empresa
la gente de algunas áreas se comunican
con otras en primer lugar para una
actividad común una fiesta deporte
e ir al cine pero se van generando
entonces
amiguismo porque puede ser positivo o
negativo y no siempre la organización
aunque sabemos que existe informal es
positiva pues se puede contribuir si no
está bien
llevada al chisme al rumor
dado que no están reglamentadas y no
posee una estructura definida importante
sabiendo que existe la organización
informal que los canales de la
comunicación dentro de la empresa sean
bien estructurados informales para
evitar confusiones que se puedan generar
por esta relación informal
en las cuales las actitudes personales
los prejuicios los gustos los disgustos
determinan entonces las relaciones
humanas no me gusta fulanito porque usa
esta ropa no me gusta a fulano porque me
miró mal
las personas encuentran su lugar en la
organización
dependiendo de estos factores informales
y obviamente si esta organización
informal es tan fuerte que puede afectar
a la empresa la empresa puede caer en un
problema serio
las organizaciones informales
generalmente emergen por defecto es
decir por ejemplo esa mala comunicación
que hablamos anteriormente las políticas
procedimientos o rangos no desempeñan un
papel en su establecimiento
las personas terminan creando las
interactuando entre ellas por ejemplo a
falta de una información una información
clara objetiva que hace que el chisme o
el rumor sea una fuente de información
que dada la carencia de una comunicación
adecuada lleve a la persona a creer que
lo que se está diciendo es cierto cuando
muchísimas veces no es así y como ya
digo esto puede contribuir a un problema
muy serio para la organización
muchísimas gracias por su atención les
deseamos el mayor de los éxitos adelante
Посмотреть больше похожих видео
5.0 / 5 (0 votes)