Turning Notion Into Your Automated CRM system

Summary

In diesem Video erklärt der Sprecher die Bedeutung eines CRM-Systems für ein servicebasiertes Unternehmen. Er betont, dass ohne ein CRM das Verfolgen von Kundenbeziehungen und -prozessen unmöglich ist, was zu Stress und verlorenen Kundenführen führen kann. Der Sprecher führt durch die Schritte der Kundenreise und zeigt, wie man mit Whimsical und Notion einen effektiven CRM aufbaut. Er erklärt, wie man mit externen Tools wie Zapier und E-Signature Services automatisierte Prozesse erstellt, um den CRM-Prozess zu optimieren und Zeit zu sparen, um sich auf die Kernaktivitäten des Unternehmens zu konzentrieren: die Serviceleistung und das Marketing.

Takeaways

• 📈 Ein CRM ist unerlässlich für ein servicebasiertes Unternehmen, um Kundenbeziehungen effektiv zu managen.
• 🚀 Die Kosten für das Nicht-Einführen eines CRMs können hoch sein, einschließlich verlorener Kunden und schlechter Kundenerfahrung.
• 📝 Entwickle die Kundenreise als erstes, um zu verstehen, welche Schritte ein Kunde durchläuft.
• 🎨 Nutze Werkzeuge wie Whimsical, um die Kundenreise zu visualisieren und zu planen.
• 🔄 Automatisiere Prozesse, um Zeit zu sparen und den Stress zu reduzieren.
• 📊 Verwende Notion als zentrale Datenbank für die CRM-Systeme.
• 🔧 Erstelle Eigenschaften wie Status, Zahlungen, Anrufinformationen und Nächstes Kontaktdatum für jeden Kunden.
• 🔗 Verwende Select-Eigenschaften für Status, um Automations zu ermöglichen.
• 🔄 Richte Automations ein, um bei Statusänderungen automatisch zu handeln, z.B. bei der Erstellung von Angeboten oder zur Erinnerung an Follow-ups.
• 🔗 Verknüpfe externe Apps wie Cal.com und E-Signature-Tools mit Notion, um ein nahtloses CRM-System zu erstellen.
• 📧 Erstelle Vorlagen für Anrufnotizen und Angebote, um den Prozess standardisiert zu halten.
• 📅 Setze Filter ein, um den Fokus auf den Kunden zu legen, mit denen du in der nächsten Zeit Kontakt aufnehmen musst.

Q & A

Was ist das zentrale Element einer servicebasierten Geschäftstätigkeit?

Das zentrale Element ist ein CRM-System (Customer Relationship Management), das hilft, Kundenbeziehungen zu verwalten und den Geschäftsprozess zu optimieren.

Warum ist ein CRM-System für ein wachsendes Unternehmen unerlässlich?

Ein CRM-System ist unerlässlich, weil es ohne es unmöglich wäre, alle Kundeninteraktionen effektiv zu verfolgen, was zu verlorenen Kundenpotenzialen, schlechter Onboarding-Erfahrungen und einem allgemeinen Stress für den Geschäftsführer führen könnte.

Wie beginnt man mit der Entwicklung eines CRM-Systems?

Die erste Schritte bei der Entwicklung eines CRM-Systems beinhalten das Design der Kundenreise, also der verschiedenen Schritte, die ein Kunde durchläuft, von der ersten Kontaktaufnahme bis hin zur Kundenbindung.

Welche Tools werden in dem Video zur Verwaltung der Kundenreise genutzt?

Im Video wird das Tool Whimsical genutzt, um die Kundenreise visualisieren und zu planen.

Wie wird in Notion ein CRM-System aufgebaut?

In Notion wird ein CRM-System aufgebaut, indem man eine Datenbank erstellt und verschiedene Eigenschaften wie Status, Zahlung, Anrufinfo und ein Nächstes-Kontaktdatum hinzufügt. Anschließend werden verschiedene Ansichten und Filter erstellt, um die Daten effektiv zu verwalten.

Was ist die Bedeutung der Status-Eigenschaft im CRM?

Die Status-Eigenschaft ist wichtig, um den aktuellen Zustand eines Leads oder Kunden zu kennzeichnen und entsprechende Aktionen oder Automatisierungen auszulösen.

Wie automatisieren Sie den Prozess, wenn ein Kunde einen Anruftermin bucht?

Der Prozess wird automatisiert, indem man eine Verbindung zwischen dem Terminservice (wie Calendly) und Notion herstellt, wodurch bei jedem Buchung automatisch eine Datensatzerstellung in Notion ausgelöst wird.

Welche externen Tools werden im Video genutzt, um den CRM-Prozess zu automatisieren?

Im Video werden externe Tools wie Zapier (oder Make.com) genutzt, um automatisierte Aktionen zwischen verschiedenen Apps und Notion zu erstellen.

Wie wird in Notion eine Vorlage für Anrufnotizen erstellt?

In Notion wird eine Vorlage erstellt, indem man eine neue Datensatzvorlage im CRM erzeugt und dort feste Script-Texte für den Anruf, sowie Platz für die Anrufnotizen einfügt.

Wie automatisieren Sie den Prozess der Erstellung und Sendung eines Vertrags?

Der Prozess wird automatisiert, indem man in Notion einen Webhook verwendet, der bei Statusänderung auf 'Vertrag gesendet' oder 'Vertrag erstellt' eine Verbindung zu einem dritten Tool (wie E-Signature-Diensten) herstellt, um den Vertrag zu erstellen und an den Kunden zu senden.

Wie kann man den CRM effektiv nutzen, um Leads zu verfolgen und zu verwerten?

Man kann den CRM effektiv nutzen, indem man regelmäßig die Status der Leads überwacht, automatisierte Benachrichtigungen für Follow-ups einrichtet, und den Prozess der Vertragserstellung und -sendung automatisiert, um Leads nicht zu verlieren und Zeit für den Service-Delivery und Marketing zu gewinnen.