【2024年新シリーズ 第2弾】Gmailを100倍活用する方法。G神流の最強の使い方!
Summary
TLDRこのビデオスクリプトでは、Google Workspaceを最大限活用するためのGmailの使い方について紹介しています。スクリプトでは、Gmailの基本設定から始まり、キーボードショートカットの活用、チャットとGoogleカレンダーとのシームレスな連携方法まで、生産性を高めるための様々なテクニックを解説しています。特に、タスクの管理やチャットスペースの使い方について詳しく触れており、これらの機能を上手く活用することで、ビジネスコミュニケーションの効率化が期待できます。
Takeaways
- 😀 Gmailは日常的に90%の時間を使用しており、生産性に大きな影響を与える。
- 🔧 Gmailの設定を最適化することで、メールの管理と操作を効率化できる。
- 🗂 メールレイアウトを分割表示に設定し、手順を最小限に抑えることで、メールの確認と管理が容易になる。
- ⏰ 送信取り消し時間を10秒に設定し、誤送信を防ぐことができる。
- 💬 返信時のデフォルト動作を「全員に返信」に設定し、コミュニケーションを円滑にする。
- 🛠️ キーボードショートカットを有効にし、Gmailの操作を高速化する。
- 📧 メールをアーカイブすることの重要性を理解し、受信トレイを整理する。
- 📅 大文字の「T」ショートカットを使用して、メールからToDoリストを簡単に作成し、Googleカレンダーと連携する。
- 📝 Chromeの拡張機能「ブリスキン」を利用して、メールテンプレートを効率的に作成する。
- 🗣️ Google ChatをGmail上で使用し、チャットスペースの管理とタスクの割り当てを効率化する。
Q & A
Google Workspaceを100倍活用する方法の第2弾で紹介されたメインのアプリは何ですか?
-第2弾では、Gmailが紹介され、その使い方と設定方法について解説されています。
Gmailの画面で使用率が高い機能は何ですか?
-スレッド形式のメール表示、チャット、ミーティングの確認、カレンダーとの連携などが、日常的に使用されている機能です。
Gmailの設定で最初に紹介されたメールのレイアウトの変更方法を教えてください。
-右上の歯車マークをクリックし、設定画面の一番下までスクロールして「閲覧ウインドウ」を有効にすることで、メールのスレッドと中身が同時に表示されるようになります。
メールの「送信取り消し時間」を変更する意味は何ですか?
-「送信取り消し時間」を変更することで、メールを誤送信した場合にそのメールをすぐに取り消し、修正することが可能になります。
Gmailで「全員に返信」をデフォルトに設定する理由は何ですか?
-企業のメールのやり取りで、全員に返信をデフォルトに設定することで、個別返信が混入することを防ぎ、コミュニケーションの効率を上げることができます。
キーボードショートカットをオンにしておくべき理由は何ですか?
-キーボードショートカットを使用することで、Gmailの操作がより迅速で効率的になります。
Gmailの画面上でチャットやミーティングを確認する利点は何ですか?
-Gmailの画面上でチャットやミーティングを確認することで、異なるアプリ間を移動する必要がなくなり、一元管理ができます。
メール作成の際に使用するショートカット「C」は何を意味していますか?
-「C」は「Compose」の頭文字で、新しいメールを作成する際に使用されるショートカットです。
Gmailでアーカイブ機能を利用する意味は何ですか?
-アーカイブ機能を利用することで、アクションが必要なメール以外のものを受信トレイから整理し、効率的に管理することができます。
GmailのtodoリストとGoogleカレンダーを連携させる方法を教えてください。
-メール作成時に大文字の「T」を押すことで、todoリストが立ち上がり、その中で日付を設定すると、Googleカレンダーと自動的に連携されます。
チャットスペースの作成において、プロジェクトごとに分けることの利点は何ですか?
-プロジェクトごとにチャットスペースを作成することで、関連するタスクやファイルが整理され、プロジェクトの管理が効率化されます。
タスクの割り当て機能を使って、チャットからtodoリストにタスクを追加する方法を教えてください。
-チャットで依頼するメッセージを選択し、「タスク」から割り当て人、日時を設定して追加することで、チャットとtodoリストが連携します。
Outlines
😀 Gmailの使い方と設定の紹介
本動画では、Google Workspaceを最大限活用する方法について解説しています。特にGmailの使い方をメインに紹介しており、90%の時間をGmailで過ごしているという話からスタート。Gmailの画面レイアウトの設定方法や、メールのアーカイブ方法、効率的なメール管理のコツなどを説明しています。また、Gmailの設定を変更する際には、右上の歯車マークから「受信トレイの分割表示」や「送信取り消し時間」、「全員に返信」などの設定を変更することが推奨されています。さらに、キーボードショートカットの有効活用やGmail、Chat、Meetの連携方法についても触れています。
🔧 Gmailのショートカットと効率的なメール管理
第2段落では、Gmailのキーボードショートカットの活用方法が重点的に紹介されています。C(新規メッセージ作成)、R(リプライ)、A(オールリプライ)、F(転送)、E(アーカイブ)、T(Todoリストに追加)などのショートカットキーの使い方と、それらを用いたメールの効率的な管理方法が説明されています。アーカイブ機能の重要性や、TodoリストとGoogleカレンダーとの連携方法についても触れており、メールからTodoリストへのシームレスな連携が強調されています。また、Chromeの拡張機能「ブリスキン」を利用してメールテンプレートを簡単に呼び出せる方法も紹介されています。
💬 Google Chatの使い方とタスク管理
第3段落では、Google Chatの使い方とタスク管理の効率化について解説しています。Chatアプリ単体ではなく、Gmail上でChatを活用する方法が提案されており、最新のメッセージが簡単に確認できるようになっている点が強調されています。また、Chatスペースの作り方についても触れており、プロジェクトや課題ごとにスペースを分けることで管理しやすくなります。ミュート機能やタスクの割り当て方法についても説明されており、ChatからTodoリストやGoogleカレンダーへのシームレスなタスク連携が紹介されています。
📈 Google Workspaceのシームレスな機能連携
最後の段落では、これまでに紹介したGmailの基本的な設定やChatの使い方、GoogleカレンダーとTodoリストとの連携方法を総括しています。これらの機能をうまく組み合わせることで、Google Workspaceを最大限活用し、生産性を向上させることができるとアドバイスされています。また、動画の視聴者に対して「いいね」ボタンを押して評価してほしい、チャンネル登録を検討してほしいという要望も出されています。
Mindmap
Keywords
💡Google Workspace
💡Gmail
💡ショートカット
💡アーカイブ
💡チャット
💡Google Calendar
💡ToDoリスト
💡タスクの割り当て
💡効率化
💡シームレスな連携
Highlights
Google Workspaceを100倍活用する方法の第2弾としてGmailの使い方を紹介。
Gmailは90%の時間を使っており、画面の使い方によって生産性が大きく変わる。
メールのレイアウトを変更して、スレッドと中身が同時に確認できるように設定。
手順を最小限に抑えることで、メールのアーカイブのしやすさを紹介。
設定画面での分割表示を有効にし、手順を1つに簡略化する。
送信取り消し時間を10秒に設定し、メールの誤送信を防止。
返信時のデフォルト動作を全員に返信に設定する。
キーボードショートカットを有効にし、生産性を向上させる。
Gmailの画面上でチャットやMeetを利用し、一元管理を促進。
GmailアプリのカスタマイズでチャットとMeetを有効化する。
メール作成の個数を最小化し、Chromeの拡張機能ブリスキンを活用。
ショートカットを使用して、メールの作成と管理を効率化。
Gmailのアーカイブ機能を活用し、受信トレイを整理。
todoリストとGoogleカレンダーとのシームレスな連携を紹介。
チャットスペースの作り方とプロジェクト別管理の重要性。
タスクの割り当て機能を活用し、生産性を高める。
チャットスペースのミュート機能で不要なものを見ないように設定。
Gmailの設定変更を保存し、変更を有効にする。
Transcripts
はい皆さんこんにちはクカエトのお時間で
ございます牛さん社長の西です
Googleworkspaceを100
倍活用する使い方第2弾ということで前回
はGoogleChromeの設定の話を
したんですねで今回から実際に私が使って
いるま画面それをお見せしながらやって
いきたいと思いますまず第2弾は
GmailですこのGmailは私の使っ
ている時間の中で約90%使ってるんです
ねこのGmailの画面をどう使うかに
よって生産性めちゃくちゃ変わるんで今日
は期待してみていただけると幸いですそれ
では本編さ
ですはいそれでは本編スタートしていき
たいと思いますGoogleWスペースを
100倍活用する使い方Gmail編やっ
ていきたいと思います私自身この
Gmailほとんどの時間咲いてるんです
ねこのGmailの仮面上でチャットを見
たりミートを見たりカレンダーとの連携し
たりほとんどGmailの画面から動か
ないですなので今日はその私のGmail
の設定方法全てお見せしますでポイント
カマでお伝えするので是非皆さんも明日
からご活用いただけると思いますさ早速
画面をご覧くださいはいえそれでは画面を
実際にご覧いただいていますこれがですね
私のGmailの画面を再現したものに
なりますで今回はまずはえ大前提の
Gmailの設定ですねこれを皆さんにお
伝えしていきたいという風に思います1個
目はですねまずメールのレイアウトです
これをちょっとやっていきたいと思います
これ見ていただくと多分皆さんが普段お
使いなものとちょっと違うと思うんですね
左側にこのようにメールのスレッドがあっ
て右側に中身が見える設定にしていますで
これはですね手順を最小化したらこの形に
なりましたそしてアーカイブのしやすさ
これ後でお伝えしますがそういうメリット
があるので是非ちょっとこれからご説明し
ていきたいと思いますえまずはですねこの
メールの設定画面のやり方なんですけども
右上の歯車マークをクリックしていただい
て1番下にスクロールしますそうすると
閲覧ウンドウというのがあるんですねで
普段皆さんはこの分割しないになっている
はずですでこの分割しないの場合はメール
がドバーっとあってですねクリックをする
ことで初めて中身が確認できるんですね
これ手順が2つ必要になるわけですですな
ので1番手順が不要なのはですねこの設定
歯車マークから受信トレーの右にして
いただければはいこのようにですね下に
スクロールをしていくことによって中身が
見えるんですねなので手順が1手順減って
中身が見えるようになるこれ効率化のため
の第1歩になりますはいで続いてはですね
メールの設定ですねこのメールをやり取り
するいろんな設定があるんですけれども
ここで3つだけ是非皆さんに抑えて
いただきたいと思いますえ右上の歯車
マーク全ての設定を表示というのを
クリックしてくださいでそうするとこの
全ての設定の表示というのはいろんな
メニューができるんですあの署名を作っ
たりとかえメールで一覧できる件数を
100件にしたいとかそういう設定
いっぱいあるんですが3つこれを押さえて
いただければと思いますえまずは1つ目
送信取り消し時間ですこれねめっちゃ大事
なんですねちょっと見ていただくと
取り消せる時間が皆さんおそらく5秒に
なってると思いますこれを是非10秒にし
てくださいこれはGの体感値的に1番
ベストですでこれを10秒にするとメール
送信ボタンをクリックしたら10秒間は
メールを送らないでいてくれるんですねで
その間にやべえ間違えたと思ったら
取り消しをすることができますで30秒に
しちゃうとメールを送ってから相手に到達
するまでに少なくとも30秒以上かかっ
ちゃうんですねなので1番いい間は10秒
これをまず設定していただくといいと思い
ますそして2番目返信時のデフォルトの
動作これをですね必ず全員に返信にしとい
てくださいメールで誰かから送られてきた
時に差し出し人に対して個別に返信するの
が上の返信になりますで全員に返信はCC
で10人入ってますって時はですねそれに
対してデフォルトで全員に返信するように
するこれが設定としてできるんですね企業
のメールのやり取りで全員をせっかく入れ
てるのになぜか個別返信来る人って困っ
ちゃいますよねそういうのがならないよう
に必ず全員返信クリックしておきましょう
でさらに下にスクロールしておいて1番
大事なのがキーボードショートカットこれ
は必ずオンにしておいてくださいま
GmailGoogleカレンダー色々
ありますけどもショートカットを使うこと
で生産性爆上がりしますので是非お願いし
ますで最後にこれが終わったらですね変更
保存を必ずクリックするようにしておき
ましょうGmailは保存をしない限り
設定変更できませんので是非ご注意
くださいはいえそれではですね他の
メニュー見ていきたいと思います私の
Gmailの画面はですね左側見てもらう
とメールとチャットとmeっていう風に
入ってるんですねこれ絶対入れてください
Gmailとチャットとmeetを
Gmailの画面上で見れるようにする
これはねもうマストになりますまずやり方
見ていきましょう右上の設定マークこの
歯車をクリックしていきますでそこで
Gmailのアプリカスタマイズてのは
1番上に出てくるんですねでこれを
クリックしてもらうとGmailで使用
するアプリを選択しますというのが出てき
ますでこれはですね実はモバイルデバイス
にも影響を与えていくんですねで今回は
GoogleChatGoogle
meetこれ外すとメールだけの機能に
なります一方でチャットとmeetに
チェックを入れて完了という風に押して
おいてくださいこれが1番大事な設定に
なりますつまりGmail上でこの
チャットやり取りするということは今回は
新しくこのGoogleChat単体の
アプリは私は一切使ってないんですねなの
でGmailの画面上でメール見たり
チャット見たりっていうことをやるこれが
大前提になってるってことを是非ご認識
いただければと思いますはいえそれでは
ですね超簡単なG紙流の設定が終わったの
でじゃあ具体的にどうやってメールを使っ
ていくのかどうやってチャットを使ってく
のかこの2点を話していきたいという風に
思いますまずはGmailやっていきたい
と思いますはいえまずGmail1つ目は
ですねショートカットちゃんと使おうって
ことですねこのショートカット使うだけで
めちゃくちゃ便利になりますそこで
ショートカットぜひ覚えといて欲しいのが
CRAE大文字のTこれだけ覚えといて
くださいこれめちゃくちゃ便利なんでやっ
ていきたいと思いますメール画面を見てC
を押していただくと新規のメッセージが
もうすでに立ち上がるんですねこれで相手
にメールを打つことができますそしてRと
Aについてやっていきたいと思いますRと
いうのはリプライの頭文字Aというのは
オールリプライの頭文字なんですね例えば
え田中さんからメールが来てましたとこの
時にわざわざ返信ボタンを押す必要はあり
ません個別に返信したい時はRを押すと
田中太郎さんだけに送られますで今回はえ
実際にCCが入っていないんですがAを
押すと全員に返信になりますなんで常にA
して全員返信するまこういうのを癖付けて
くださいでさらに今回のメール来て誰かに
共有したい場合転送したい場合ですねこの
時にFを押しておいてくださいFっていう
のはフーデットメッセージの頭文字になる
んですねでFを押して他の方を宛先に
入れればこれで終わりになるわけですで
特に大事なのがeですこれはですね
Gmailの概念的にもめちゃくちゃ大事
なんですねEはアーカイブなんですねアー
カイブって言うとなんか削除されるんじゃ
ないかって思う方いると思うんですけれど
もこれGmailの概念とっては
めちゃくちゃ便利な機能になっています
これ今私がですね画面を見せしてるのは
この受信トレイていうのがありますねで
ここのメインの地震トレイの中にいろんな
メールがきますただGmailというのは
この地震トレイに残されているメールは私
がアクションしなければならないものが
受信トレイに残っていてそれ以外のものは
全てアーカイブするこれが大事になるわけ
です今メールいっぱいありますよねでも
アクションが必要なものっっていうのは
まさにこの田中太郎さんから来ている子宮
っていうメールだけなんですでそれ以外は
ですねEを押していただくことによって
こうやってどんどんどんどん省いていくん
ですねじゃあこれどんどんどんどん
アーカイブされたものどこに行くの消え
ちゃったのそんなことはなくて全てのメー
ルってところをクリックしてもらうとここ
に全て格納されてるんですなので
Gmailではメールを削除するのでは
なくてアーカイブをして本来やるべき
アクションの受信トレから外してあげるこ
いう概念がめっちゃ大事なんですなので
仕事をしていく上では受信トレーには
アクションをしなければならないものだけ
を残しておくこれが大事な運用の1つに
なりますはいそしたらですねアクションを
より効率化するために最後大文字のTが
必要になってくるんですねちょっと見て
いきたいと思いますこれ田中太郎さんよし
これアクションしなきゃなと思った時に
是非ですねシームレスな連携を皆さんにご
体感いただきたいと思いますこの時に
シフトのTをぜひ押してみてください
つまり大文字のTですねはいシフトのTを
押す
とはい右側にですねtodoリストが
立ち上がりますでこのtoリストが
立ち上がった時にここで日付を例えば1月
の30日に入れておきましょうはいそう
するとここの中でtodoリストを管理
できるんですねしかもこのtodoリスト
どこに連携されるかというとGoogle
カレンダーなんですですね皆さんの
スケジュールはGoogleカレンダーで
確認されることが多いと思います実際に
Googleカレンダーを見ていき
ましょうGoogleカレンダーの特集は
またやりますけれどもこのカレンダーの中
でtodoリストにチェックを入れておい
てくださいそうすると自分が持っている
todoがこの上のタスク欄のところに
ですねはいこのように可視化されるんです
ねで1月30日見てもらうとはい支給お
打合わせのお願いをしますさっき私が
メールで大文字のTでショートカットした
ものがなんとGoogleカレンダーにも
連携されてるんですですねでこれをじゃ
どこから来たのかなと思うとですね関連
するメールの表示っていうのがあるので
これをクリックするとあこのメールから来
たんだなってこれシームレスな連携ですよ
ねでしかもGoogleカレンダー上で
よしじゃあ日程調整終わったと思って完了
とするっていうのをクリックして
いただければ車線が引かれて先ほどの
こっち側のtodoリストからもはい今
このようにプンて自動で消えるんですね
こういう風にメールからtodolist
に連携todolistからGoogle
カレンダーに連携これがシームレスに
繋がっているこういう要素を最大限使う
ことによって100倍活用することができ
ますはいメール作成する上で1番大事なの
はメール作成の個数を最小化することです
そのために必要なのがChromeの拡張
機能のブリスキンをぜひ活用してください
ブリスキンはですね前回動画にも上がって
ますので是非そちらをご活用いただければ
と思いますま実際にちょっとやり方を見せ
ていきたいと思いますCで立ち上げて実際
にメールを入れていきたいと思いますその
時に例えば日程調整する時は私どういう風
にやるかと言うとですねこの手順でやって
いきますOを押してタブを押してエンター
エンターNを押してタブを押してはいこれ
でメールの文章と日程調整の素案ができる
わけですこのようにショートカットで使い
たいテンプレートを簡単に呼び起こすこと
ができるこれを組み合わせることができる
のがブリスキンていう拡張機能なんですね
これメールのブリスキンちょっとお見せし
ていきたいと思いますはいこれブリスキン
の拡張機能の画面になっているんですね
これ日程調整先ほど私呼び出したんです
けれどもこれ実際に自分でテンプレートの
中身をこのように書きますでこのショート
カットを何にしますか今Nにしたんですね
で例えばこれをPにすればPとタブを押す
ことによってこのテンプレートを呼び出す
ことができますよまこういう機能なんです
なのでどんどんやっていくうちにまよく
使うメール文章これだなと思ったらですね
ブリスキに登録しておいてまタブで
呼び出すまこういうことができるので是非
これはご活用いただけるといいと思います
はいそれでは最後にですねチャットの使い
方ですねこれもですね運用面も含めて生産
性の高いやり方がありますので皆さんに
共有していきたいと思いますはい先ほどお
伝えした通り私はチャットのアプリは使え
ませんGmailのアプリ上でチャットを
動かしますで見ていただくとチャットも
アップデートがかかっていてですね
チャットを見るとショートカット
ダイレクトメッセージスペースってのが
この画面でアクセスすることができるん
ですねで何よりこのホーム画面をクリック
していただくとどんなチャットスペース
どれくらいあったとしてもメッセージが来
た最新のものが上に表示されるようになっ
ていますそしてスレッドで返信されたもの
も表示されるようになってるんですねなの
でめちゃくちゃ便利になってるってことを
まず皆さんにお伝えしておきたいですで
まず大事なのがチャットスペースの作り方
なんですねよくあのチャットスペース作る
方って部署ごとで作られる方多いと思い
ますえ新規需要部営業本部とか経理部とか
部署ごとで作って同じ人たちをまとめて
このチャット内でやろうというのは実は
時神的には間違いだという風に考えてい
ますでどういう風に作ったらいいかという
と例えばこれご覧くださいオフィスの
リフォームですよで普段のメンバーと
変わらないんだけども課題別で
プロジェクト別でチャットスペース作っ
てるんですねで皆さんにお伝えしたいのは
チャットスペースが50100150に
なることを恐れないで欲しいっていうこと
なんですねあの新規事業部営業本部って
いう中にいろんな要素のチャットがあって
何がなんだか分からないってことよりも
このオフィスリフォームのためだけの
チャットスペースえ新しく新店舗を出す
ためだけのチャットスペースこういう風に
チャットスペースを作ることが1番なん
ですでこれ理由はですねこのチャットの中
の中身が分かりやすくなる2つ目はこの
オフィスリホに関連する資料がファイルの
中にまとまるそしてタスクの管理が
めちゃくちゃ楽になるんですねここで振ら
れてるオフィスリフォームのタスクって
いうのはオフィスリフォームに関する
タスクをこの中で見ていけばいいわけです
つまりプロジェクトの管理シートと一緒に
なるんですねなので課題とかプロジェクト
ごとにチャットスペースをいっぱい作り
ましょうじゃあぐちゃぐちゃになったら
どうするのっていう方のためにですね
チャットスペースはミュートの機能がある
んですね例えば今回この営業のチーム
あんまりもう作らなくなったなあんまり見
なくなったなと思ったら3つのポチで
ミュートという機能がありますのでこれを
クリックしてくださいそうすると何が
起きるかと言うとグレーアウトして1番下
に持ってかれるんですねでそうするとです
ねわざわざ退出する必要もないし見なけれ
ばいいものは1番下に行くこういう風にし
てチャットスペースを見なくする運用が
できればですねチャットスペースいくら
あっても問題がありませんので是非皆さん
そのようにご活用いただければと思います
で最後ですねあのすごい大事なのが今
タスクの割り当てていう機能が
めちゃくちゃ大事なんですねオフィス
リフォームの中でこのようにタスクを作っ
ていますちょっと見ていただくと普通の
メッセージなんですねえ提案資料社長に
任せていいですか外注業者の選定任せて
ください予算枠の設定を決めてくださいっ
ていう風に通常のメッセージを誰かに依頼
する時はタスクからやってくださいねとで
それで割り当てをして日付を割り当てて
くださいちょっと1回やってみますはい
外注業者のエ様に納品を急ぐように伝えて
くださいこれ普通だったらチャットの
やり取りであるじゃないですかでも誰かに
依頼してることことはタスクに入れて
くださいそして日時を例えば31日に入れ
て割当てを例えば私自身に割り当てます
それで追加という風にしましょうでこれが
todoリストにも連携がされてもちろん
Googleカレンダーのタスク欄の
ところにはい外注業者のN様に納品を急ぐ
ように伝えてくださいてこうやって
シームレスに連携するんですねなので
チャットからtodolist
Googleカレンダーこういう風に連携
するんだこれがシームレスで生産性が上が
るっていう証拠なんですねでじゃ実際に
じゃこれどこで割り当てられたんだろう
チャットスペースいくらあっても問題あり
ませんここにオフィスリフォームって書い
てますねつまりオフィスリフォームの
チャットスペースからこのtodoは
割り当てられたんだってことが分かります
でクリックするとそこのチャットスペース
にこのように戻ってくるわけなんですねな
のでチャットスペースがいくらあっても
いいチャットスペースの中でタスクを
割り当てることによってカレンダーとto
doリストから連携できるんだこれが
シームレスで連携で生産性が上がる
ポイントになっていますはい皆さんいかが
でしたでしょうかGoogle
Googleワスを100倍活用するため
の使い方Gmail編をやっていきました
Gmailの基本的な設定とチャット
GoogleカレンダーTODリスト
いかがでしたかこれがシームレスな連携な
んですね今ある機能だけをうまく活用して
ここまでできるんだってことを皆さんにお
伝えしたかったんです是非明日からこう
いうGmailの設定を使って皆さんの
生産性を上げていただければと思います
動画ければいいねボタンとチャンネル登録
是非よろしくお願いしますそれでは皆さん
また
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