Como usar GTD em 11 minutos
Summary
TLDRThis video provides a concise guide on managing the continuous influx of information in our lives, focusing on the GTD (Getting Things Done) methodology. It highlights the importance of capturing everything that comes our way, clarifying each item to understand whether it demands action, and then organizing accordingly. The speaker emphasizes options for items that don't require immediate action, such as discarding, archiving, or setting them aside for future consideration. Detailed strategies for efficiently handling actionable items, including delegation and scheduling, are also discussed. By applying these principles, viewers can achieve clarity, prioritize their tasks, and ensure that nothing important gets overlooked, ultimately leading to a more organized and stress-free life.
Takeaways
- 💭 Constantly capturing information is essential, including both internal and external ideas, notes, and digital inputs.
- 📃 The GTD (Getting Things Done) method encourages clarifying each item captured to make it actionable or decide its future.
- 🗑 Items that don't require action can be discarded, archived for future reference, or incubated for potential future action.
- 📝 For actionable items, defining the next immediate step is crucial to advance the task.
- 💾 Tasks taking less than 2 minutes should be done immediately, while others can be delegated or scheduled.
- 📖 Organizing involves categorizing tasks into lists based on context, tools needed, or as part of larger projects.
- 🔧 Incubation involves setting aside tasks that are not currently actionable but may become relevant in the future.
- 📋 Regular review processes ensure that all tasks are revisited and updated, maintaining clarity and focus.
- 🔖 The GTD method helps to filter and prioritize tasks, distinguishing between personal and work-related tasks.
- 📊 Weekly and daily reviews are essential for staying on top of tasks and ensuring progress towards goals.
Q & A
What is the main purpose of capturing items in one's inbox as mentioned in the video?
-The main purpose is to clarify each item captured, be it ideas or tasks from internal or external sources, to make them clearer for organization and action.
What are the steps to deal with items that do not require any action according to the video?
-For items that do not require action, the options are to discard them if irrelevant, archive them for future reference, or incubate them for potential future action.
What does 'incubating' an item mean in the context of the video?
-Incubating an item involves setting it aside for reevaluation at a later time to decide if it will require action in the future.
How should one decide the next action for items that require action?
-One should determine the very next physical action required to move the situation forward and decide if it can be done quickly, needs to be delegated, or scheduled for a later time.
What is the 'two-minute rule' mentioned in the video?
-The 'two-minute rule' suggests that if an action can be completed in less than two minutes, it should be done immediately.
How does the video suggest handling delegated tasks?
-Delegated tasks should be tracked in a 'Waiting For' list with the name of the person it was delegated to, the task itself, and the date it was delegated.
What should be done if an action is part of a larger outcome or project?
-If an action is part of a larger outcome, one should define the desired result and include this in a list of projects or larger outcomes to keep track of it.
What is the importance of the weekly and daily review mentioned in the video?
-The weekly review ensures that all tasks and projects are up-to-date and prioritized, while the daily review focuses on the day's calendar and next actions to maintain engagement and progress.
How does the video suggest organizing tasks that are not date or time-specific?
-Tasks not tied to a specific date or time should be organized into a 'Next Actions' list, categorized by context, such as location or tool required to complete the task.
What is the final step in the process outlined in the video, after capturing, clarifying, and organizing tasks?
-The final step is engaging with the tasks, which involves executing actions based on their priority and the context, such as calendar commitments or the 'Next Actions' list.
Outlines
😊 Explicando captura de ideias e ações necessárias
Esse parágrafo introduz o conceito de captura de ideias e ações necessárias do dia a dia. Explica que as pessoas capturam informações o tempo todo, desde notas em guardanapos até ideias internas, e que é importante esclarecer e organizar essas capturas para ter clareza sobre o que precisa ou não ser feito.
😉 Organizando capturas que não demandam ação
Esse parágrafo explica opções para organizar capturas que não demandam ação imediata: jogar fora se não for relevante, arquivar como referência para consultar no futuro, ou incubar para reavaliar posteriormente.
😃 Processo completo de captura, esclarecimento e organização
Esse parágrafo finaliza explicando o processo completo envolvendo capturar ideias e ações necessárias, esclarecê-las para definir próximos passos, e organizá-las em listas e calendários para poder revisar regularmente.
Mindmap
Keywords
💡caixa de entrada
💡captura
💡notação
💡guardanapo
💡idéias
💡ação
💡organizar
💡projeto
💡resultado
💡revisão
Highlights
Transcripts
olá pessoal do bem no meu país e esse
vídeo é para a gente bater um papinho
rapidinho sobre como esclarecer as
coisas que a gente captura na nossa
caixa de entrada está lembrando que a
gente captura coisa no tempo todo então
assim meio é uma coisa de facturar uma
notação mas não é uma coisa de captura
uma nota do guardanapo no restaurante
que a gente junta e pega guarda na bolsa
é uma captura assim como idéias que
surgem o sangue interna e externa
telefone tudo isso chega na nossa vida a
gente captura ea proposta do gdf que a
gente esclareça cada um desses itens
a gente torce e limão deixado tinham
muita diferença quando a gente esclarece
torna isso mais claro para a gente ir a
gente tem a possibilidade de organizar e
representar o completa de coisa pra
fazer ou não se não tem vários mais
apropriados deixa novamente livre o que
realmente importa vamos lá você pega
algo que você capturou que fez na sua
caixa de entrada então sem a caixa de
entrada do gmail seja a taxa de entrada
física tem uma caixa de entrada digital
que você tem uma ferramenta como tweet o
evernote você vai pegar esse item
perguntar se ele demanda algum tipo de
ação é uma vez e não sua vida pode
decidir muito bem que não nasceu agora
tá bom é permitido então vamos falar
rapidinho sobre o que fazer com aquilo
que não demanda ação que não demandam
tem que ter opções que você pode fazer
primeira delas a jogar fora porque é uma
informação que não é relevante porque
não vai fazer 20 interessa a segunda
opção senão demanda ação é você arquivar
como referência então é algo que não
devia nem tipo de ação é você que
aguardar porque motivo para consultar no
futuro então aqui geralmente entram
exames médicos enfim coisas que você
quer ter um ceo nato biblioteca pessoal
e vamos referência bom gente e o
terceiro tipo de coisa que não demanda
são agora é que não demandam agora mas
pode ser um futuro fim e daí então a
gente em cuba que querem roubar você vai
deixar pra ver esse item posteriormente
para reavaliar semana um tipo de ação ou
não tá então aqui entram coisas desde os
ônibus até projetos que momento você não
pode investir tempo e dinheiro não tem
tempo nem energia para ir
é implementar um projecto novo no ano na
sua área de trabalho aqui em esperar
aprovar o orçamento do ano e por aí vai
coisas que você não pode não ver nenhuma
ação agora ou não quer
tá bom mas não quer perder de vista
então até fazer mestrado um dia mas por
ora anunciada para folha com relação a
isso aqui então isso vai ser incubado aí
agora só um pouquinho sobre as coisas
que demandam ação depois ao falar sobre
a organização tudo isso tá aqui é o
terceiro item 5 142 esclareceram gente
tá terceiro organizar os pareceres em um
universo que é um raciocínio a gente não
vai anunciando coisa a vossa visita
quinta ainda tem um tempo sem fazer a
gente feita então por isso esclarecer
bem antes de organizar porque a gente
num organismo de uma vez direto nos
livros que sobrecarrega e torna as
listas um monte de coisas não concorda
se você tem alguma coisa que você
definiu demanda são os tempos uma
pergunta que é chave
qual a próxima ação ou seja qual é a
primeira tem que fazer tem que fazer
onde está a primeira coisa mesmo para
mover nossa que adiante uma vez que você
defina aproximação
aí você tem que ter opções a primeira é
mais rápido você executar relação do
governo do mali para ver depois
agora filhos não era a mesma pergunta
que você pode delegar à outra pessoa
porque você não é a pessoa mais
apropriada fazer você não precisa ter
uma equipe abaixo de você não pode dizer
coisas o chefe vezes e ele é a pessoa
mais apropriada para competir então de
hleb não pode delegar algo que leva mais
de dois minutos daí a dia para fazer um
momento mais apropriado para você sair e
assim entrar na sua lista
agora o que é muito importante é que
esse processo ele não está finalizado
ainda está em qualquer momento aqui
tanto na preta quando não costuma
treinar o fundo sim você pode descobrir
que esse único item ele faz parte de
alguma nós pessoalmente com nova demanda
ação uma vez que você defina
a mansão tem que se perguntar se essa
ação um se conclui que você precisa
fazer se não conclui então tem total que
qual é o resultado desejado
acho que se ela conclui ok é só uma ação
mesmo definida que vai entrar mas
solicita a boca agora ela não conclui
tem que perguntar qual o estado desejado
e aí esse resultado desejado esse nome
no que você vai dar vai entrar em uma
lista sua de projeto dos resultados
maiores uma vez que a gente fechou a
psico do esclarecimento vamos falar um
pouquinho sobre como organizar em todo
está em tão bom do lado do não a gente
tem a primeira opção que é jogada fora
como você dizer no lixo na mesma mas que
pode querer reciclar o que você quiser
o segundo é aqui vamos arquivar um
arquivo de referência e timo informações
sobre como você pode fazer isso mas nada
tão mais complexo do que passa é tudo
que o gtd usa a páscoa com um toque
abete essa é a recomendação aí a entrar
referência está combatendo uma maneira
de organizar depende muito de quanto
você quer rever essa informação para
reavaliar o que agora demandará são não
se é uma coisa que você tem que revisar
com uma certa regularidade
a sugestão é colocar em uma rua chamada
algum dia talvez uma agência que você
vai dar toda semana na sua revisão final
do gp de kiev ucr vivo e você garante
que a escola consegue derrotar a próxima
revisão você está tranqüilo com essa
decisão não deixa por enquanto daqui a
pouco vem de novo agora que por algo que
você não precisa de tanta regularidade
só pensando em uma época difícil você
pode inserir o que a gente chama de
gatilho no seu calendário proponhamos
que você só vai poder saber se o projeto
vai ser incorporado na sua área quando
saiu o orçamento do ano que vem
então aí você pode colocar pela negativa
sua qualidade para novembro para o tudo
ou quando for a época que saiu do
flamengo
e aí quando chega nessa área para ser
lembrado disso tudo mas tudo isso é
incubar duas maneiras então onde é
talvez
o gatinho uma data específica agora com
as coisas que demandam lançou se leva
menos de 2 minutos você faz uma hora em
seu dna em nenhum lugar afinal esse é o
motivo de você vai ver na hora não se
envolvem em uma lista agora se você for
de ligar para alguém ou seja leva mais
dois - mas você não é a pessoa mais
apropriada quando você delega a
recomendação é você organizar uma lista
chamada aguardando metal feito vai
colocar lá o nome da pessoa que delegou
o que você negou e desde quando estão
com informações importantes para você
acompanhar a inflação redução semanal
também
agora se você tem que dizer para você
mesmo fazer um momento mais apropriado
também vai julgar o primeiro lugar é de
se perguntar o que fazer daqui um dia no
horário específico que ainda resistem se
for o caso você vai inserir no seu
calendário se não for o caso ou seja
você não tem que fazer com um dia
específico um horário específico depende
apenas de você estará no contexto mais
apropriado para fazer então você vai
colocar uma lista de próximas emoções
organizada com queijo ou seja lugares
das ferramentas lugar sem estar ou
ferramentas que você tem que ter para
poder executar se então quando você
tiver um computador pelo checo telefone
como fez chegar em casa continuaram
escritório mas se você identifica então
se você tem aí mansão me perguntar nessa
inflação conclui que você tem que fazer
se ela não conclui
então qual o resultado desejado uma vez
que você defina resultado porque são
muitos custar para você concluiu
você vai inserir esse resultado aí uma
lista de projetos ou de resultados
maiores projeto daquilo que você quer
concluir
é no horizonte até um ano para poder
vigiar orienta mas leva mais um passo
para ser concluído então se você quer
concluir em até um ano pode ser semana
que vem daqui um mês ou um ano até um
ano você coloca mais do projeto se
passar dito já vai produtos horizonte do
gtb que são igualmente resultado estados
mas aí a gente tem outros horizontes
estão a gente tem um horizonte um
projeto ou levamos dois área de fogos
são agora da vida
o levante três metas e objetivos para de
hoje até 2 do ano então veja isso
passado um ano dos projetos pode ser que
esteja mais no dia 23 ou 24 seria visão
são do estilo de longo prazo então acima
de dois anos pra você e hoje 15 a
proposta e princípios da isenção
propósito de vida e por aí vai
tá bom é assim que a gente conhece
absolutamente tudo que a gente captura
na nossa vida pode parecer complicado
não é diferente é uma maneira diferente
de pensar mas que ajuda a gente tem
muito mais clareza sobre todas as coisas
que a gente tem e acho que a gente não
tem que fazer porque é importante
considerar a pensar sim em quando eu
tenho que esclarecer as capturas minha
caixa de entrada a gente olha é todo dia
dependendo do volume de coisas que você
recebe é claro que se você sair pouca
coisa
no mesmo dia uma vez a cada dois dias é
suficiente mas tem muita coisa que vou
deixar de reconhecer que chega pra você
a favor ou ficar extremamente
sobrecarregado classe em pouco tempo
talvez já tenha percebido isso tá bom
pra você organizar tudo isso você só
precisa ser livre papa não importa o
aplicativo também pode fazer a uma folha
de sulfite para estar nessa lista também
não importa realmente importa você
entenda isso e acabei explicar por que
você comendo isso você filtra
absolutamente tudo que entra na sua vida
e aí com vai ter muito mais clareza do
que é o trabalho do seu trabalho dos
outros do que aquilo que você quer
concluir alcançar a favor também aí
gente o quarto passo que o restante é
quando você vai revisar regularmente
todas essas linhas são animais que você
precisa saber nesse primeiro momento em
primeiro lugar a revisão semanal uma vez
por semana você vida tudo porque tem que
fazer pra garantir que a fifa esteja
convidados ea segunda revisão diária já
com foco no paço 5 que o engaja você vai
revisar o que você tem no seu calendário
então que tal um calendário que você tem
que fazer hoje ou em algum horário
específico hoje e ainda os intervalos de
ficar lendário no intervalo dos
compromissos você vai acessar pela
solidão de tal afirmação já foram
acontecer de você está poder optar tanto
formais perguntar para você então no dia
a dia você vai executar está no
calendário na província de próximas
ações
além de é claro continuar alimentando um
fluxo de capturar esclarecer organizada
obviamente deixa seus olhinhos bosque
então segue aqui o canal e deixa um
comentário falando que você acha desse
vídeo qualquer dúvida e do espumante
baixo demais
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