INDUCCIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL

Comunicaciones Coredi-Coordinación

12 Dec 202320:15

Summary

TLDREl sistema de gestión documental es esencial para la administración de los documentos en las instituciones. A través de la Ley 594 de 2000, se establece la necesidad de contar con un marco legal y una estructura adecuada para gestionar y conservar los documentos. El proceso incluye varios puntos clave: desde la clasificación y conservación hasta la eliminación de documentos obsoletos. Además, el sistema contribuye a mejorar la eficiencia, productividad y el cumplimiento de normativas, facilitando el acceso a la información interna y externa. Es un componente fundamental para garantizar el orden y la transparencia en la gestión institucional.

Takeaways

😀 El sistema de gestión documental es esencial para administrar adecuadamente los documentos en las instituciones.
😀 La gestión documental tiene como objetivo principal administrar los documentos desde su creación hasta su disposición final, proporcionando información eficaz a usuarios internos y externos.
😀 La ley 594 de 2000 establece el marco legal para la gestión documental en Colombia, regulando su manejo en todas las instituciones públicas y privadas que cumplan funciones públicas.
😀 La gestión documental contribuye a la organización y preservación de documentos importantes, asegurando su conservación a largo plazo y facilitando la recuperación de información.
😀 Las instituciones deben contar con programas y políticas de gestión documental, como las unidades administrativas, manuales de correspondencia archivística, y tablas de clasificación y retención de documentos.
😀 El ciclo de vida de un documento consta de tres fases: activa (archivo de gestión), semi-activa (archivo central), e inactiva (archivo histórico).
😀 Existen ocho procesos clave en la gestión documental: planificación, producción, gestión y procesamiento, organización, transferencia, disposición, preservación a largo plazo y valoración.
😀 Los documentos deben ser clasificados y almacenados según su valor, ya sea administrativo, legal, fiscal, académico, cultural, histórico o científico, para determinar su duración en los archivos.
😀 El sistema de gestión documental mejora la productividad al facilitar la recuperación rápida de documentos y garantizar el cumplimiento con la normativa legal correspondiente.
😀 La eliminación de documentos debe basarse en un proceso claro, y siempre debe estar aprobada por el comité de gestión documental, teniendo en cuenta su valor histórico, cultural o científico.
😀 La implementación adecuada de un sistema de gestión documental ahorra tiempo y recursos al mantener los documentos organizados y fácilmente accesibles, asegurando eficiencia y transparencia en la institución.

Q & A

¿Por qué es necesario un sistema de gestión documental en las instituciones?
-El sistema de gestión documental es indispensable porque permite administrar de manera eficaz los documentos generados y recibidos por la institución, asegurando que se cumpla con las funciones y misión institucionales, garantizando la preservación y recuperación de la información a lo largo del tiempo.
¿Cuál es el objetivo principal de la gestión documental?
-El objetivo principal de la gestión documental es administrar los documentos que la institución produce y recibe, asegurando una adecuada disposición final de estos y proporcionando información oportuna y eficaz tanto a usuarios internos como externos.
¿Qué establece la Ley 594 de 2000 respecto a la gestión documental?
-La Ley 594 de 2000, conocida como la Ley General de Archivos, establece las normas técnicas y prácticas para la gestión de documentos en todas las instituciones públicas y privadas que cumplen funciones públicas, con el fin de garantizar la preservación y acceso adecuado a la documentación.
¿Qué instrumentos son fundamentales para una correcta gestión documental?
-Los instrumentos clave para una adecuada gestión documental incluyen las unidades administrativas, el programa de gestión documental, los procesos y procedimientos documentales, el manual de correspondencia archivística, las políticas de gestión documental, la tabla de clasificación documental y la tabla de retención documental.
¿Cuáles son los procesos que componen el sistema de gestión documental?
-El sistema de gestión documental comprende ocho procesos fundamentales: planificación, producción, gestión y procesamiento, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y validación.
¿Qué es el ciclo de vida de los documentos en la gestión documental?
-El ciclo de vida de un documento se divide en tres fases: activa (documentos en el archivo de gestión), semi-activa (documentos en el archivo central), e inactiva (documentos en el archivo histórico), con diferentes tiempos de retención y disposición según su valor para la institución.
¿Qué criterios se consideran para la eliminación de un documento?
-La eliminación de un documento debe basarse en los valores primarios y secundarios que este posea. Si el documento cumple con valores administrativos, legales, fiscales, académicos o técnicos, puede ser transferido al archivo central. Si tiene valores históricos, culturales, científicos o investigativos, será transferido al archivo histórico.
¿Por qué es importante la tabla de retención documental?
-La tabla de retención documental es crucial porque define el tiempo que un documento debe permanecer en los diferentes archivos (gestión, central o histórico), asegurando su adecuado manejo y eliminación conforme a su relevancia y valor.
¿Qué beneficios aporta un sistema de gestión documental bien estructurado a una institución?
-Un sistema bien estructurado mejora la productividad al optimizar la búsqueda y recuperación de documentos, establece un modelo organizacional eficiente y facilita la respuesta rápida a solicitudes de información, todo mientras se asegura el cumplimiento de las normativas legales sobre gestión documental.
¿Cuáles son las contribuciones clave de la gestión documental a la institución?
-La gestión documental contribuye a la eficiencia operativa, optimizando el tiempo en la búsqueda de documentos; garantiza el cumplimiento de las leyes y normativas sobre la conservación documental; y facilita el acceso a la información al tener los documentos organizados y clasificados adecuadamente.