Tutorial Getting Things Done en Notion ☑️ [ + plantilla gratuita GTD para Notion paso a paso ]

Summary

En este tutorial, Laura de Arquer presenta la metodología Getting Things Done (GTD) para mejorar la productividad y la organización. Se ofrece una plantilla gratuita en Notion para aplicar GTD, que incluye cinco fundamentos claves y un enfoque en alcanzar objetivos. La plantilla permite recopilar, procesar, organizar y revisar tareas periódicamente. Se destaca la importancia de gestionar tareas rápidas y tener una vista organizada de proyectos y plazos. Además, se sugiere ocultar tareas completadas para una mejor gestión visual. El objetivo es liberar la mente de las tareas pendientes y concentrarse en la ejecución y el logro de metas.

Takeaways

• 📚 El método Getting Things Done (GTD) cambiará radicalmente la forma de trabajar y la productividad de una persona.
• 🔗 Se ofrece una plantilla gratuita en la descripción del video para implementar el método GTD en la vida diaria.
• 👩 Laura de Arquer, la presentadora, explica los fundamentos del método GTD y cómo utilizar la plantilla.
• 💡 El método se basa en liberar la mente de las tareas pendientes y almacenarlas en un lugar específico, que en este caso es la plantilla.
• 📝 El primer paso del método GTD es 'Recopilar las tareas', donde se deben anotar todas las ideas y tareas en una sola ubicación.
• 📱 Se sugiere marcar la tabla de 'Recopilar ideas o tareas' como favorita para tener acceso rápido a ella desde la barra lateral.
• ⏱ El segundo paso es 'Procesar las ideas o tareas', empezando por aquellas que toman menos de dos minutos.
• 📅 Para las ideas a futuro, se utiliza otra plantilla llamada 'Sueños e ideas locas o no tan locas' para tener una visión de los planes.
• 📋 El tercer paso es 'Organizar tus ideas o tareas', que implica categorizarlas, hacer seguimiento y establecer fechas límite.
• 🔍 Se ofrecen diferentes modos de vista para revisar periódicamente las tareas, como la vista por estado de tareas, por proyectos y el calendario de deadlines.
• 🗂 Para manejar tareas archivadas, se puede ocultar las tareas completadas utilizando filtros en la tabla.

Q & A

¿Qué es el método Getting Things Done y cómo puede cambiar mi forma de trabajar?

El método Getting Things Done (GTD) es una técnica para la gestión de tiempo y productividad desarrollada por David Allen. Se basa en capturar todas las tareas pendientes en un lugar específico para liberar la mente y concentrarse en cumplir objetivos. El método ha ayudado a muchas personas a mejorar su productividad y eficiencia en el trabajo.

¿Dónde puedo encontrar la plantilla gratuita para implementar el método GTD en mi día a día?

La plantilla gratuita para implementar el método GTD se encuentra en la descripción del vídeo mencionado en el script. Al hacer clic en el enlace proporcionado, podrás acceder a la plantilla y comenzar a utilizarla.

¿Cuáles son los cinco fundamentos del método GTD que se mencionan en el script?

El script no enumera explícitamente los cinco fundamentos del método GTD, pero generalmente incluyen: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Cada uno de estos pasos es crucial para aplicar el GTD de manera efectiva.

¿Cómo se define una 'idea loca' en el contexto del método GTD?

Una 'idea loca' en el contexto del GTD se refiere a una idea futura o un plan que aún no se ha materializado y que puede ser ambicioso o poco realista en el momento actual. Estas ideas se registran para no perderse y se evalúan más adelante para ver si son viables.

¿Por qué es importante marcar la tabla de 'recopilar ideas o tareas' como favorita en Notion?

Marcar la tabla como favorita en Notion es importante porque permite que esta tabla aparezca primero en la barra lateral, lo que facilita su acceso rápido y permite anotar nuevas tareas o ideas sin perder tiempo, asegurando que no se olviden detalles importantes.

¿Cómo se aborda el segundo paso del método GTD, que es procesar las ideas o tareas?

Para procesar las ideas o tareas, se inician por las tareas que requieren menos de dos minutos de dedicación, según la regla del método GTD. Estas tareas suelen acumularse, y el objetivo es completarlas lo antes posible para despejar la mente y avanzar en otras actividades más complejas.

¿Cómo se organiza una tarea en el tercer paso del método GTD?

Organizar una tarea implica categorizarla, hacerle un seguimiento, establecer una fecha límite si es necesario, y tener un recuento correcto de las mismas. Esto se logra a través de una tabla en Notion donde se completan columnas específicas para cada tarea.

¿Qué es la 'vista Estado de tareas' y cómo se utiliza en el cuarto paso del método GTD?

La 'vista Estado de tareas' es una de las modos de vista en Notion que permite ordenar las tareas según su estado actual, como 'por hacer', 'en proceso' o 'hecho'. Esto ayuda a los usuarios a tener una visión clara de su progreso y a priorizar sus tareas.

¿Cómo se pueden ocultar las tareas completadas en la tabla para mantener una vista general limpia?

Para ocultar tareas completadas, se aplica un filtro en la tabla de Notion. Se accede a los tres puntos para editar elementos y se selecciona 'filter'. Luego, se crea un filtro nuevo con la categoría de 'check', indicando a Notion que muestre solo las tareas que no están completadas.

¿Qué implica el quinto paso del método GTD, 'Hacer', y por qué es importante?

El quinto paso 'Hacer' implica la ejecución de las tareas y el cumplimiento de los objetivos. Es importante porque es la fase en la que se materializan los planes y se avanza hacia los objetivos establecidos. Este paso es crucial para la eficacia del método GTD y para la productividad personal.

¿Por qué es fundamental revisar periódicamente las tareas en el método GTD?

Revisar periódicamente las tareas es fundamental en el método GTD porque permite ajustar y actualizar el sistema de gestión de tareas. Esto asegura que las prioridades estén alineadas con los objetivos actuales y permite identificar y abordar rápidamente cualquier tarea obsoleta o cambiada.

Outlines

00:00

📈 Introducción al Método Getting Things Done (GTD)

El primer párrafo presenta el Método Getting Things Done (GTD), enfocado en cambiar radicalmente la forma de trabajar y aumentar la productividad. Laura de Arquer, de Emprende con Notion, ofrece una plantilla gratuita para implementar GTD en la vida diaria. Se menciona que el método se basa en liberar la mente de las tareas pendientes y almacenarlas en un lugar específico, en este caso, la plantilla gratuita. Se describen los cinco fundamentos del método y se enfatiza la importancia de recopilar tareas y ideas para no perderlas y poder concentrarse en cumplir objetivos.

05:03

📝 Proceso de Implementación del Método GTD en Notion

El segundo párrafo detalla cómo utilizar la plantilla de Notion para aplicar el Método GTD. Seguidamente, se presenta el primer paso del método: recopilar las tareas en una tabla llamada 'recopilar ideas o tareas'. Se sugiere la creación de nuevas tareas y el uso de categorías para ideas futuras, como 'idea loca'. Se da un consejo sobre cómo marcar la tabla como favorita para facilitar la anotación de nuevas tareas. Luego, se procede al segundo paso del método, procesando las ideas o tareas, iniciando con las tareas de menos de dos minutos, siguiendo la recomendación de GTD. Se muestra cómo llevar a cabo tareas y cómo organizarlas en la tabla de organización de Notion, destacando la importancia de mantener el orden y cómo marcarlas como hechas.

🗓 Organización y Seguimiento de Tareas en GTD

Este tercer párrafo se enfoca en el tercer paso del método GTD: organizar las tareas. Se describe cómo categorizar, hacer seguimiento y establecer fechas límites para las tareas en una tabla de organización. Se mencionan diferentes filtros y cómo crear categorías nuevas para proyectos o acciones. Se da un ejemplo práctico de cómo se pueden asociar tareas a un proyecto específico y cómo registrarse para recordar fechas límites importantes. Además, se discute la importancia de revisar periódicamente las tareas y se presentan diferentes modos de vista en Notion para facilitar esta revisión, como la vista por estado de tareas, por proyectos y el calendario de deadlines.

🔍 Revisión Periódica y Archivado de Tareas

El cuarto párrafo continúa con el tema de la revisión de tareas, destacando su importancia para el éxito del sistema GTD. Se sugiere cómo ocultar tareas completadas utilizando filtros en la tabla de Notion para mantener una vista organizada y sin sobrecarga de información. Se describe cómo crear un filtro que muestre solo tareas no completadas y se asegura que las tareas archivadas se puedan consultar en cualquier momento. Finalmente, se presenta el quinto paso del método: hacer, que implica la ejecución de las tareas y el cumplimiento de objetivos. El párrafo concluye con una invitación a suscribirse al canal para recibir más tutoriales y recursos útiles.

Keywords

💡Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) es un método de gestión de tiempo y tareas desarrollado por David Allen. Se centra en la recolección, organización y revisión de tareas pendientes para mejorar la productividad y reducir el estrés. En el video, se utiliza la plantilla GTD en Notion para enseñar cómo implementar este método y liberar la mente de las tareas pendientes.

💡Productividad

La productividad se refiere a la capacidad de una persona para realizar tareas de manera eficiente y efectiva. El video se centra en cómo el método GTD puede cambiar radicalmente la forma de trabajar y aumentar la productividad al enfocarse en alcanzar objetivos y no solo en la organización.

💡Plantilla gratuita

Una plantilla gratuita es una herramienta o guía que se ofrece sin costo para ayudar a las personas a estructurar y organizar sus tareas. En el contexto del video, la plantilla gratuita de GTD en Notion permite a los usuarios implementar el método GTD y gestionar sus tareas de manera más eficiente.

💡Recopilar

Recopilar es el primer paso del método GTD y consiste en anotar todas las tareas y ideas que se le ocurren a una persona en un solo lugar para no olvidarlas. En el video, se muestra cómo utilizar la sección 'recopilar ideas o tareas' de la plantilla para registrar estas ideas y tareas pendientes.

💡Tareas de menos de dos minutos

El video menciona que las tareas de menos de dos minutos son aquellas que a menudo se posponen pero pueden ser rápidamente ejecutadas. Se sugiere que se realicen lo antes posible para evitar acumular tareas pequeñas que generan estrés. Se da el ejemplo de realizar una llamada telefónica simple.

💡Organización

La organización es el proceso de estructurar y clasificar las tareas y proyectos de manera que se puedan llevar a cabo de manera eficiente. En el video, se utiliza una tabla en la plantilla de Notion para organizar las tareas por seguimiento, categoría, fecha límite y proyectos asociados.

💡Categorías

Las categorías son una forma de agrupar tareas o proyectos según su tipo o tema. En el contexto del video, se utiliza la sección de categorías para clasificar tareas como 'llamadas' o 'formación', lo que ayuda a tener una visión clara de las actividades por realizar.

💡Fechas límite

Las fechas límite son plazos específicos hasta los cuales se deben completar ciertas tareas o proyectos. El video muestra cómo establecer fechas límite en la plantilla de Notion y cómo recibir recordatorios para tareas pendientes, como enviar una planta de vivienda.

💡Revisar periódicamente

La revisión periódica implica el proceso de repasar y actualizar el sistema de gestión de tareas para asegurar que se mantengan actuales y efectivos. El video enfatiza la importancia de revisar las tareas y proyectos en la plantilla de Notion para mantener el sistema GTD en funcionamiento.

💡Visión de tareas

Una visión de tareas es una forma de presentar y ordenar las tareas en la plantilla de Notion para facilitar su revisión y seguimiento. El video describe diferentes modos de vista, como la vista por estado de tareas, por proyectos y el calendario de deadlines, para organizar y visualizar las tareas de manera efectiva.

💡Filtros

Los filtros son herramientas que permiten mostrar solo ciertas tareas o elementos que cumplen con ciertos criterios. En el video, se muestra cómo aplicar filtros en la plantilla de Notion para ocultar tareas completadas y centrarse en aquellas que aún requieren atención.

Highlights

El método Getting Things Done (GTD) cambiará radicalmente la forma de trabajar y la productividad de una persona.

Se ofrece una plantilla gratuita en la descripción del video para implementar el método GTD en la vida diaria.

Laura de Arquer presenta el método GTD y cómo integrarlo con Notion para mejorar la organización y la eficiencia.

El primer paso de GTD es 'Recopilar las tareas', donde se sugiere anotar todas las ideas y tareas pendientes en un solo lugar.

Se menciona la importancia de tener un lugar específico para almacenar las tareas pendientes para liberar la mente y concentrarse en las acciones.

Se puede crear una nueva tarea o idea en la plantilla de Notion mediante el botón 'New' y asignarle una categoría.

Es recomendable marcar la tabla de 'Recopilar ideas o tareas' como favorita para tener acceso rápido a ella desde la barra lateral.

El segundo paso de GTD es 'Procesar las ideas o tareas', empezando por las tareas de menos de dos minutos para evitar la acumulación.

Se puede mover una tarea a la tabla de 'Organización' después de completarla, manteniendo un orden específico.

Se describe cómo integrar ideas a largo plazo utilizando una plantilla de 'Sueños e ideas locas' para tener una visión de los planes futuros.

El tercer paso de GTD es 'Organizar tus ideas o tareas', que implica categorizarlas, establecer fechas límite y hacer seguimiento.

Se puede crear nuevas categorías y proyectos en Notion para una mejor organización de las tareas.

Se destaca la importancia de la columna 'Seguimiento' para tener un control de las tareas en proceso y las que están por hacer.

Se sugiere establecer fechas límite y recordatorios para tareas específicas para mantenerse en tiempo.

El cuarto paso de GTD es 'Revisar tus tareas periódicamente', lo cual es fundamental para mantener el sistema efectivo.

Se ofrecen diferentes modos de vista en Notion para facilitar la revisión de tareas según el estado, proyectos o fechas.

Se puede ocultar tareas completadas en la vista general mediante filtros para mantener una tabla organizada y sin sobrecarga.

El quinto y último paso de GTD es 'Hacer', que depende de la persona para cumplir con los objetivos y realizar las tareas.

Se anima a suscribirse al canal para recibir más tutoriales y plantillas gratuitas semanalmente.

Transcripts

Si todavía no conocías el método de Getting Things  Done ya te aviso que te va a cambiar radicalmente  

tu forma de trabajar y tu productividad. Y para que puedas implementar este método desde  

ya en tu día a día tienes en la descripción del  vídeo el enlace a esta plantilla gratuita y que  

vamos a ver juntos en este tutorial paso a paso. Para que dejes de perder tiempo organizándote y te  

centras en lo que realmente importa:  que es conseguir tus objetivos.

Soy Laura de Arquer y esto es  emprende con Notion. Vamos a verlo.

[Música]

Antes de enseñarte cómo funciona  esta plantilla te quiero contar muy  

por encima los fundamentos de este método. Y es que nada más entrar en la plantilla lo  

primero que vas a ver es una explicación  precisamente de qué es este método. Y  

por ejemplo algunas citas de David Allen e  incluso tips de cómo utilizar la plantilla.

Voy a abrir este primer desplegable, en el  que ves estos cinco fundamentos que ahora en  

siguiente voy a ir contando paso a paso, pero  también nos sale esta descripción de Getting  

Things Done en la que te explico precisamente  que el método se basa en que una persona  

necesita liberar su mente de todas esas tareas  pendientes y guardarlas en un lugar específico.

Y este lugar específico, obviamente es  esta plantilla que yo te traigo gratuita. 

De este modo no es necesario  recordar lo que hay que hacer,  

sino que nos podemos concentrar en hacer  las tareas es decir, en cumplir objetivos.

Paso 1 del método getting things done. Recopilar las tareas.

Si bajamos un poquito más por nuestra template  

llegamos a una primera tabla que  se llama recopilar ideas o tareas. 

Este es el primer paso del método. Y  quiero que pienses una cosa cuántas  

veces tienes en la cabeza o se te ocurre  una tarea pendiente como llamar a alguien,  

enviar un email e incluso leer un artículo o una  idea a futuro que piensas que quizás ahora no la  

puedes realizar pero no la quieres olvidar, por  si acaso en el futuro sí puedes realizarla ¿no? 

Y estas ideas acabas apuntándolas en post-it, en  libretas diferentes, incluso en notas del móvil,  

pero al final se acaban perdiendo porque no están  en un mismo lugar en el que tú las puedas revisar.

Cada una de estas tareas o ideas que tú tengas  las vas a apuntar a partir de ahora aquí. 

Para crear una nueva idea o tarea simplemente  clicamos en New y apuntamos el nombre. Como  

ya te he comentado David Allen  es el creador de este método. 

Esto por supuesto no es una  idea realista actualmente,  

pero quién saber si en el futuro  podría tener una entrevista con él.

Así que en categoría le pondríamos idea loca  o quizá no tan loca no lo sabemos. Aalimos  

clicando fuera y creamos otra tarea. Esta sí que es una tarea realista,  

y de hecho puede ser bastante rápida. Así que en  categoría vamos a decir que es una tarea de menos  

de dos minutos es una tarea rápida. Y ahora voy a crear algunas otras.

Incluso si yo quiero leer un artículo y  no quiero olvidarlo pues también podría  

crear una nota y guardarme este  enlace para leerlo más adelante.

Y un consejo que te doy es que tengas  esta tabla marcada como favoritos. 

Para ello le abrimos la página  completa, y aquí clica en la estrellita. 

Esto es importante porque nos va a aparecer  la primera en nuestra barra lateral.

Si no la quieres vuelve a darle a la estrella  y fíjate que se quita y se pone sin problemas. 

Pero esto es importante porque  cuando tengas una idea rápida o  

algo que no quieres que se te olvide,  tanto en la versión de escritorio,  

como Notion en el móvil, como en la web,  es igual, siempre te aparecerá la primera  

para que te sea muy fácil anotar una  tarea nueva y que no se te pase nada.

Segundo paso del método. Procesar las ideas o tareas.

Vamos a procesar una a una estas  tareas y para ello siempre empezaremos  

por las tareas de menos de dos minutos. Esta regla no me he inventado yo. Está también  

especificada en el método de Getting Things Done  y en realidad si lo piensas es muy práctico,  

porque son todas aquellas tareas rápidas que  muchas veces se nos acumulan porque nos da  

pereza ejecutarlas: quizás una simple  llamada ¿no? Y se nos van acumulando. 

Así que lo que hay que intentar es  quitar esas tareas lo antes posible. 

Cuando la tengamos hecha clicamos en estos seis  puntitos y nos la llevamos a nuestra tabla de  

organización. Nos saldrá este mensaje siempre en  el que nos dice que la tabla tiene un sorting,  

es decir, tiene un orden. Para no alterar  ese orden le decimos cancelar, y ya está.

Y como ya hemos hecho esta tarea,  en seguimiento de la tarea de esta  

primera columna, clicaremos y marcaremos la  tarea como hecha. Ves que es automático. En  

cuanto hemos clicado la tarea como hecha  se nos pone este listado de check azul.

Una vez procesadas las ideas de menos de dos  minutos pasamos a las ideas locas, es decir,  

a esas ideas a futuro. Y para ello te  traigo una template que también puedes  

encontrar en la descripción del vídeo que se  llama: sueños e ideas locas o no tan locas,  

es decir, como decíamos esos planes a  futuro que no sabes si se van a poder  

realizar pero que ya empiezas a tener una  visualización de ellos ¿no? en tu negocio.

Entonces en estos seis puntitos y me  la llevo a la plantilla de sueños e  

ideas locas. Clico aquí y efectivamente esta  idea a futuro se ha añadido a este listado. 

Y esta es una forma de realmente  tener un recuento de esas ideas,  

de esa proyección que vamos teniendo en nuestro  emprendimiento. Así que ahora vuelvo hacia atrás.

Y ahora ya todas estas tareas  restantes podría seleccionarlas  

y todas juntas llevármelas a mi siguiente tabla.

Tercer paso. Organiza tus ideas o tareas.

Organizar una tarea implica categorizarla hacerle  un seguimiento, darle una fecha límite si la  

tiene, en definitiva, tener un recuento de  ellas correcto. Y para ello es esta tabla. 

Vamos a ir ahora mismo completando  columna a columna estas tareas.

Así que la primera: hacer plano  de planta de vivienda de Ali,  

el seguimiento sería por hacer,  porque no lo he empezado. 

Hacer un moodboard, pues por ejemplo  podemos pensar que está en proceso. 

Y sobre leer este artículo  quizás no lo quiero hacer ahora,  

quizá lo quiero hacer en otro momento, así  que puedo aplicarle también este filtro.

La siguiente columna es la de categoría.Yy  esto realmente depende de hasta qué nivel  

tú quieres organizarte tus proyectos  o tus acciones. Por ejemplo llamar  

el asesor pues podrías tener una categoría de  llamadas. En leer un artículo podríamos tener  

una categoría que se llame formación. Fíjate cómo la he creado, simplemente  

escribe la categoría nueva que quieras  crear y clica en crear. Y ya lo tengo  

en este desplegable. Y lo mismo con este  proyecto. Podría crear un proyecto nuevo  

que se llame vivienda de Ali, y le doy a crear. Y tanto hacer la planta como hacer el moodboard  

las dos pertenecen a este proyecto, así que a  las dos les voy a aplicar la misma categoría. Y  

si alguna de estas acciones no podemos llevarlas  a cabo porque estamos esperando a algo externo  

a nosotros que no podemos controlar, esto  en esta columna. Por ejemplo quizás yo no  

puedo seguir haciendo el moodboard de estilo de  interiores de la vivienda de Ali porque primero  

debo contactar con la clienta y hacer una reunión  con ella. Pues esto es lo que voy a apuntar aquí.

Y por último, la fecha límite.  Es decir ¿tenemos una deadline,  

una fecha límite, en la que sí o sí tenemos  que haber acabado una de estas acciones? 

Quizás hacer esta planta de viviendas sí  que tiene una fecha límite para la cliente,  

así que podríamos añadírsela. Ves que te aparece  este calendario automáticamente y clicaríamos la  

fecha límite. E incluso podríamos marcarnos una  alarma para acordarnos, aquí donde pone remind, en  

vez de no le decimos pues por ejemplo el día del  evento. Y ya lo tenemos. Notion nos avisará tanto  

en nuestra versión de escritorio como en el móvil,  si es que tenemos la versión de móvil instalada.

Cuarto paso. Revisa tus tareas periódicamente.

Esto es fundamental. Y es que sin revisar  todo este sistema no tendría sentido. 

Para facilitarte este trabajo te he creado  diferentes modos de vista de esta misma tabla ¿no? 

Es la misma información pero  vista de forma diferente.

Por ejemplo ,si venimos aquí a la vista Estado  de tareas, vamos a ver las tareas ordenadas según  

el estado en el que se encuentran. Pero tienes muchas otras vistas,  

por ejemplo, por proyectos. Cierro aquí. Vale. En la vista por proyectos podríamos ver  

por ejemplo de la vivienda de Ali qué tareas  tengo pendientes solamente de este proyecto.

Tenemos también un calendario de deadlines.  Si venimos aquí al mes siguiente, podemos ver  

el deadline para enviar esa planta de  vivienda que habíamos comentado antes.

Y ya por último el ver las tareas archivadas. Y mira voy a volver a la vista general para  

explicarte que, obviamente, cuando empiezas a  utilizar esta tabla con más frecuencia se te van  

a acumular muchísimas tareas ya resueltas.  Y obviamente tener esta cantidad de tareas  

aquí en listado pues nos va a molestar  para el día a día, es lógico, así que yo  

lo que hago es ocultar todas estas tareas que  tienen el check activado de mi vista general.

Para ello vamos a aplicar un filtro en la  tabla. Ven a los tres puntitos. Siempre los  

puntitos en Notion son para editar  elementos. Clica donde pone filter,  

porque lo que vamos a crear es un filtro, añadimos  uno nuevo, y lo vamos a crear con la categoría de  

check. Lo que vamos a decirle a Notion es que  nos muestre solo lo que No está completado.

Y esta información no se ha borrado. Siempre  la vamos a poder ver aquí en tareas archivadas.

Y ya solo nos queda el quinto paso que es Hacer. 

Y esto depende enteramente de ti. Es  decir cumplir objetivos y cumplir tareas.

Y ahora sólo queda que te suscribas al canal  porque subo un tutorial con una plantilla  

gratuita cada semana así que si esta te ha  servido seguro que puedes encontrar muchos  

más recursos que te vayan bien. Y nos vemos en el siguiente vídeo

[Música]