48 Ejercicio final manejo de bases de datos

Summary

En este video, aprenderás a gestionar inventarios de manera eficiente en Excel, calculando métricas clave como inventario final, inventario promedio, rotación de inventarios y días de inventario. El tutorial muestra cómo usar tablas dinámicas para organizar los datos de compras y ventas, y cómo agregar campos calculados para obtener resultados como el costo promedio de inventario. Además, se exploran herramientas avanzadas como PowerPivot y Power BI para realizar cálculos más complejos. El objetivo es construir un tablero de indicadores interactivo y visualmente atractivo para mejorar la toma de decisiones en la gestión de inventarios.

Takeaways

• 😀 Se comienza con la necesidad de calcular indicadores de inventarios como el inventario final, promedio y rotación, basándose en datos de compras y ventas.
• 😀 Es importante evitar manipular directamente la base de datos, ya que esto puede alterar los resultados. Las manipulaciones deben realizarse a través de herramientas como las tablas dinámicas.
• 😀 Se utiliza la función MES y AÑO para desglosar las fechas de las compras y ventas, permitiendo segmentar los datos por mes y año.
• 😀 Las tablas dinámicas son esenciales para obtener sumas y promedios, sin alterar la base de datos original.
• 😀 Para calcular el inventario final, se usa la fórmula de compras menos ventas, aunque esto debe realizarse dentro de la tabla dinámica para mantener la integridad de los datos.
• 😀 La fórmula para calcular el inventario promedio es la media entre el inventario inicial (compras) y el inventario final.
• 😀 Excel tiene limitaciones para integrar cálculos complejos, como multiplicaciones o búsquedas, sin perder la capacidad de usar segmentadores.
• 😀 Los segmentadores son útiles para filtrar datos por categorías específicas como familia de productos, mes o año, y hacer que los cálculos sean más dinámicos.
• 😀 Para obtener indicadores como los días promedio de inventario, es necesario calcular primero el costo del inventario promedio y el costo de ventas.
• 😀 El costo de ventas y el costo del inventario promedio se calculan multiplicando los valores de las piezas por su costo unitario, y se usan para calcular los días promedio de inventario.
• 😀 Los días promedio de inventario se calculan utilizando la fórmula de costo del inventario promedio multiplicado por los días del periodo, dividido entre el costo de ventas.
• 😀 La rotación global de inventarios se obtiene dividiendo los días del periodo entre los días promedio de inventario.
• 😀 Es crucial crear un tablero de indicadores bien diseñado, con fórmulas y segmentadores adecuados, para facilitar el análisis de datos de inventarios.
• 😀 Al final del proceso, se deben realizar ajustes visuales como el formato de tabla, desactivación de filtros innecesarios y la creación de gráficas para representar los datos de manera efectiva.

Q & A

¿Por qué es importante tener una columna de compras y una de ventas en el archivo?

Es importante tener una columna de compras y una de ventas para poder calcular de manera más precisa el inventario final, el inventario promedio, la rotación de inventarios y otros indicadores clave. Esto permite controlar mejor los productos y ajustar las estrategias de compras y ventas.

¿Por qué no es recomendable manipular directamente la base de datos de Excel?

No es recomendable manipular directamente la base de datos porque cualquier modificación en los valores originales puede afectar la integridad de los datos. En su lugar, los cálculos deben realizarse con tablas dinámicas para mantener la base de datos intacta y realizar análisis sin alterar los datos fuente.

¿Cómo se calcula el inventario final utilizando tablas dinámicas?

El inventario final se calcula restando las ventas a las compras. En una tabla dinámica, esto se puede lograr mediante un campo calculado que reste las columnas de compras y ventas para obtener el inventario final.

¿Qué es el inventario promedio y cómo se calcula?

El inventario promedio es el valor medio del inventario durante un período. Se calcula sumando el inventario inicial (compras) y el inventario final, y dividiendo el resultado entre dos.

¿Qué limitaciones existen al trabajar con tablas dinámicas en Excel respecto a las fórmulas?

Las limitaciones incluyen que las tablas dinámicas solo permiten realizar operaciones básicas como sumar, restar, multiplicar y dividir entre los valores de la base de datos. No se pueden realizar búsquedas complejas, como obtener valores adicionales de otras tablas, como los costos del catálogo.

¿Por qué no se pueden calcular algunos indicadores con tablas dinámicas directamente?

Algunos indicadores, como el costo del inventario promedio o la rotación global de inventarios, requieren operaciones más complejas que no pueden resolverse directamente con tablas dinámicas, ya que estas requieren de operaciones más avanzadas como buscar valores en otras bases de datos.

¿Qué herramienta de Excel se sugiere utilizar cuando las tablas dinámicas no son suficientes?

Se sugiere utilizar PowerPivot o Power BI, que permiten interrelacionar datos de diferentes fuentes y calcular indicadores más avanzados. Estas herramientas son ideales para análisis complejos que superan las capacidades de las tablas dinámicas.

¿Cómo se calcula la rotación global de inventarios?

La rotación global de inventarios se calcula dividiendo 30 (los días del periodo) entre los días promedio de inventario. Este indicador muestra cuántas veces se renueva el inventario en un periodo determinado.

¿Cuál es la fórmula para calcular los días promedio de inventario?

La fórmula para calcular los días promedio de inventario es el costo promedio del inventario multiplicado por los días del periodo, dividido entre el costo de ventas. Esto muestra cuántos días, en promedio, permanece un producto en inventario antes de ser vendido.

¿Cómo se ajustan los datos en una tabla dinámica al filtrar por mes o familia?

Cuando se utiliza un segmentado (filtro) para seleccionar un mes o una familia, los valores en la tabla dinámica se ajustan automáticamente para reflejar solo los datos correspondientes al filtro seleccionado, facilitando el análisis por períodos o categorías específicas.